5. Bố cục của luận văn
1.1.2. Nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông
Có rất nhiều hình thức và quy mô dự án khác nhau nhưng yếu tố quan trọng trong công tác quản lý dự án đầu tư về cơ bản đều giống nhau. Những nội dung này được giải quyết trong quy trình bốn giai đoạn: xác định mục tiêu và tổ chức dự án; lập kế hoạch dự án, quản lý thực hiện dự án, kết thúc dự án.
Sơ đồ số 1.2: Sơ đồ quy trình quản lý dự án đầu tư [6]
Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu và tổ chức dự án (chuẩn bị dự án):
Công việc trong giai đoạn đầu tiên là xác định rõ ràng các mục tiêu của dự án và tổ chức nhân sự nguồn lực cho phù hợp xoay quanh những mục tiêu đó. Lực lượng thúc đẩy chịu trách nhiệm tổ chức công việc nên là nhà điều hành đã đề xuất và cấp phép cho dự án hoặc cá nhân được chỉ định làm người quản lý dự án đầu tư.
Mục đích chính của giai đoạn này là: xác định các mục tiêu của dự án và tổ chức công việc một cách rõ ràng, chi tiết. Xác định việc thực hiện dự án nhằm đạt được điều gì, giải quyết vấn đề gì, các tiêu chuẩn được sử dụng để đánh giá sự thành công của dự án và triển khai để tất cả mọi người trong bộ phận tham gia quản lý dự án đầu tư đều hiểu rõ ràng và thống nhất về mục tiêu dự án.
Tổ chức công việc của dự án bao gồm xác định nhân sự và nguồn lực thực hiện công việc, đảm bảo công tác tổ chức nhân sự sao cho phù hợp và sắp xếp tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các mục tiêu dự án.
Điều chỉnh Xác định và tổ chức Xác định và tổ chức Xác định và tổ chức Xác định và tổ chức Điều chỉnh cho dự án hiện tại Học hỏi cho các dự án tương lai
Trong giai đoạn này, nhiệm vụ của nhà quản lý là sử dụng linh hoạt các kỹ năng quản lý để xác định mục tiêu của dự án, hướng cả dự án đi theo một mục tiêu chung nhất và tổ chức nhân sự sao cho phù hợp, trong đó phải có một nhóm nhỏ gồm những người có kinh nghiệm (nhóm nòng cốt) để điều phối các hoạt động của dự án giúp cho người đứng đầu quản lý dự án đầu tư.
Giai đoạn hai: Lập kế hoạch thực hiện dự án đầu tư cơ bản bao gồm việc xác định các nhiệm vụ và công việc cần thiết để đạt được mục tiêu, xác định trình tự thực hiện và ước tính thời gian cần thiết để hoàn tất các nhiệm vụ hợp lý. Cụ thể hơn, những người lập kế hoạch phải xác định trình tự và thời hạn để hoàn tất những nhiệm vụ đã đề ra. Người lập kế hoạch tác mục tiêu đã định thành những nhiệm vụ chính, phân biệt khung thời gian của dự án với thời hạn mà mỗi nhiệm vụ phải hoàn tất, sao cho mục tiêu tổng thể của dự án được thực hiện theo đúng lịch trình. Khi tất cả mọi nhiệm vụ đã được đưa vào một lịch trình tổng thể (với một số việc tiến hành theo thứ tự kế tiếp nhau, một số có thể thực hiện song song), nhà quản lý dự án đầu tư có thể xác định (1) liệu một số cá nhân có bị quá tải, trong khi những người khác còn nhàn rỗi hay không; và (2) khoảng thời gian chung cần thiết cho dự án. Nếu kết quả là quãng thời gian đó nhiều hơn lượng thời gian đã định, nhà quản lý phải điều chỉnh lịch trình hoặc nguồn lực để phù hợp với yêu cầu thực tế của dự án. Sau đó, nhà quản lý dự án đầu tư và các thành viên trong nhóm sẽ phân tích các nhiệm vụ để xác định có phải tất cả những nhiệm vụ này đều cần thiết và liệu có thể sắp xếp lại một số nhiệm vụ để đẩy nhanh tiến độ và giảm chi phí hay không.
Giai đoạn 3: Quản lý thực hiện dự án đòi hỏi người quản lý phải vận dụng tất cả những kỹ năng quản lý truyền thống, cũng như cần kiểm tra và giám sát nghiêm ngặt. Điều đó sẽ đảm bảo cho dự án luôn theo đúng lịch trình, ngân sách và các tiêu chuẩn chất lượng đã định. Khả năng thất bại của dự án sẽ rất cao nếu công tác quản lý kém. Những công việc không được điều hành hợp lý sẽ gây lãng phí thời gian, tiền bạc và công sức của người tham gia. Nhà quản lý còn phải kiểm tra và giám sát chặt chẽ lịch trình, ngân sách và các tiêu chuẩn chất lượng của tất cả các mục tiêu trong dự án. Trong giai đoạn này, nhà quản lý thực hiện các kỹ năng nhằm tạo động lực thúc đẩy và tập trung mục tiêu, làm trung gian giải quyết các mối quan hệ các cấp, thực hiện các phân bổ và điều chỉnh nguồn lực đồng thời giải quyết các vấn đề phát sinh. Trong mọi công việc luôn luôn phải kiểm tra và giám sát về tiến độ, ngân sách tài chính thực hiện và kiểm soát về chất lượng để đảm bảo dự án luôn theo đúng lịch trình, ngân sách và các tiêu chuẩn chất lượng đã định, đảm bảo an toàn lao động và các điều kiện về môi trường.
Giai đoạn 4: Kết thúc dự án khi đã hoàn thành mục tiêu dự án, thực hiện nghiệm thu và bàn giao công trình, chuyển kết quả cho các thành phần liên quan, thực hiện đánh giá, tổng kết, rút kinh nghiệm về các vấn đề có liên quan đến quá trình thực hiện dự án này. Dự án sẽ kết thúc sau khi đạt được mục tiêu và chuyển giao kết quả cho các thành phần liên quan. Nhóm dự án cũng chấm dứt hoạt động, nhưng chỉ sau khi các thành viên đã tổng kết và rút ra các bài học kinh nghiệm [15].
Tương ứng với mỗi giai đoạn quản lý dự án đầu tư, các công việc phải thực hiện như sau:
+ Quản lý dự án đầu tư ở giai đoạn hình thành:
- Lập báo cáo đầu tư, dự án đầu tư, báo cáo kinh tế kỹ thuật: - Đánh giá hiệu quả dự án và xác định tổng mức đầu tư; - Xây dựng phương án đền bù, giải phóng mặt bằng;
- Xây dựng và biên soạn toàn bộ công việc của công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng theo từng giai đoạn của quản lý đầu tư xây dựng công trình.
+ Quản lý dự án đầu tư ở giai đoạn tiền thi công: - Điều hành quản lý chung dự án;
- Tư vấn, tuyển chọn nhà thầu thiết kế và các nhà tư vấn phụ;
- Quản lý các hợp đồng tư vấn (soạn thảo hợp đồng, phương thức thanh toán); triển khai công tác thiết kế và các thủ tục xin phê duyệt quy hoạch;
- Chuẩn bị cho giai đoạn thi công xây dựng: - Xác định dự toán, tổng dự toán công trình. - Thẩm định dự toán, tổng dự toán.
- Lập hồ sơ mời thầu và hồ sơ đấu thầu.
+ Quản lý dự án đầu tư ở giai đoạn thi công xây dựng: - Quản lý và giám sát chất lượng.
- Lập và quản lý tiến độ thi công.
- Quản lý chi phí dự án (tổng mức đầu tư, dự toán, thanh toán vốn). - Quản lý các hợp đồng (soạn hợp đồng, phương thức thanh toán). + Quản lý dự án đầu tư ở giai đoạn kết thúc.
- Nghiệm thu bàn giao công trình. - Lập hồ sơ quyết toán công trình.
- Bảo hành, bảo trì và bảo hiểm công trình.
* Nội dung quản lý đầu tư xây dựng công trình giao thông của các Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông
Dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông là một loại dự án cụ thể trong lĩnh vực xây dựng giao thông nên quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình giao
thông cũng tuân thủ những yêu cầu, đòi hỏi và nội dung quản lý, quy trình quản lý như quản lý dự án đầu tư nói chung. Nó được bắt đầu từ hình thành ý tưởng về dự án đầu tư, chuẩn bị đầu tư, thực hiện dự án đầu tư, kết thúc dự án đầu tư, vận hành và bàn giao đưa vào sử dụng.
Tại Khoản 2 Điều 33 Nghị định 12/2009/NĐ-CP về QLDA ĐTXD công trình quy định: “Trường hợp CĐT trực tiếp QLDA thì CĐT thành lập Ban QLDA để giúp CĐT làm đầu mối QLDA”. Tại Khoản 2 Điều 34 Nghị định 12/2009/NĐ-CP về QLDA ĐTXD công trình quy định: “Ban QLDA thực hiện nhiệm vụ do CĐT giao và quyền hạn do CĐT uỷ quyền. Ban QLDA chịu trách nhiệm trước CĐT và pháp luật theo nhiệm vụ được giao và quyền hạn được uỷ quyền”. Do vậy, hầu hết các Ban QLDA được thành lập sau khi có quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng và thực hiện nhiệm vụ do CĐT ủy quyền kể từ giai đoạn thực hiện đầu tư của các dự án và nội dung QLDA ĐTXD CTGT của các Ban QLDA là không hoàn toàn giống nhau.
Về cơ bản có hai cách tiếp cận nội dung QLDA ĐTXD công trình giao thông của Ban QLDA đó là quản lý theo mục tiêu và quản lý theo lĩnh vực. Trong đó, quản lý theo mục tiêu gồm quản lý thời gian, quản lý chất lượng và quản lý chi phí; quản lý theo lĩnh vực gồm quản lý khảo sát, quản lý thiết kế và quản lý thi công xây dựng. Nội dung cụ thể QLDA theo lĩnh vực của Ban QLDA gồm:
a. Quản lý khảo sát
Quản lý khảo sát xây dựng CTGT của Ban QLDA là quản lý hoạt động thu thập số liệu về tự nhiên và xã hội để phục vụ việc thiết kế xây dựng CTGT. Khảo sát xây dựng gồm khảo sát địa hình, khảo sát địa chất thủy văn, khảo sát hiện trạng công trình và các công việc khảo sát khác phục vụ hoạt động xây dựng. Khảo sát xây dựng chỉ được tiến hành theo nhiệm vụ khảo sát và phương án kỹ thuật khảo sát đã được phê duyệt. Mục tiêu là thu thập được các số liệu về tự nhiên và xã hội đảm bảo tính trung thực, khách quan, phản ánh đúng thực tế, đủ điều kiện để thực hiện công tác thiết kế xây dựng công trình. Trình tự các bước thực hiện quản lý khảo sát xây dựng CTGT của Ban QLDA cụ thể gồm:
- Lập và phê duyệt nhiệm vụ khảo sát xây dựng
Nhiệm vụ khảo sát xây dựng được lập cho công tác khảo sát phục vụ việc thiết kế xây dựng công trình.Nhiệm vụ khảo sát xây dựng do nhà thầu thiết kế lập hoặc CĐT thuê tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện năng lực lập nhiệm vụ khảo sát xây dựng. Các nội dung của nhiệm vụ khảo sát xây dựng bao gồm mục đích khảo sát, phạm vi khảo sát, tiêu chuẩn khảo sát, dự toán chi phí cho công tác khảo sát, thời gian thực hiện khảo sát...
- Lựa chọn nhà thầu tư vấn khảo sát
Công việc lựa chọn nhà thầu khảo sát là tìm được nhà thầu khảo sát đáp ứng yêu cầu về năng lực khảo sát xây dựng như có đăng ký kinh doanh phù hợp, có đủ số lượng nhân sự cần thiết, có đủ máy móc thiết bị phục vụ khảo sát xây dựng công trình và đã có kinh nghiệm tham gia công tác khảo sát xây dựng.
- Lập và phê duyệt phương án kỹ thuật khảo sát
Nhà thầu khảo sát lập phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng phù hợp với nhiệm vụ khảo sát xây dựng, các tiêu chuẩn về khảo sát xây dựng được áp dụng và trình chủ đầu tư phê duyệt.Nội dung phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng gồm cơ sở lập phương án kỹ thuật khảo sát, thành phần, khối lượng công tác khảo sát, phương pháp, thiết bị khảo sát...
- Quản lý chất lượng công tác khảo sát
Kiểm tra việc bố trí đủ người có kinh nghiệm và chuyên môn phù hợp để thực hiện khảo sát theo quy định của hợp đồng xây dựng; cử người có đủ điều kiện năng lực để làm chủ nhiệm khảo sát và tổ chức thực hiện biện pháp kiểm soát chất lượng quy định tại phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng. CĐT tổ chức giám sát khảo sát xây dựng theo nội dung kiểm tra năng lực thực tế của nhà thầu khảo sát xây dựng bao gồm nhân lực, thiết bị khảo sát tại hiện trường, phòng thí nghiệm (nếu có) được sử dụng so với phương án khảo sát xây dựng được duyệt và quy định của hợp đồng xây dựng, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện khảo sát xây dựng. Nghiệm thu chi tiết công việc thực hiện của nhà thầu khảo sát.
- Nghiệm thu, phê duyệt kết quả khảo sát xây dựng
Kiểm tra khối lượng công việc khảo sát xây dựng đã thực hiện; kiểm tra danh mục hồ sơ hoàn thành công tác khảo sát; xem xét sự phù hợp về quy cách, số lượng và nội dung của báo cáo khảo sát so với quy định của nhiệm vụ khảo sát xây dựng, phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng được CĐT phê duyệt và quy định của hợp đồng xây dựng; thông báo chấp thuận nghiệm thu báo cáo kết quả khảo sát xây dựng bằng văn bản đến nhà thầu khảo sát nếu đạt yêu cầu.
b. Quản lý thiết kế
Quản lý thiết kế xây dựng CTGT của Ban QLDA là quản lý các hoạt động tạo ra các sản phẩm thiết kế như thuyết minh, bản vẽ, các bản tính toán... phục vụ xây dựng công trình. Sản phẩm của thiết kế xây dựng có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công trình và chi phí ĐTXD, do đó việc đảm bảo sự tuân thủ của thiết kế theo các tiêu chuẩn kỹ thuật xây dựng là mục tiêu chủ yếu của quá trình quản lý thiết kế xây dựng. Trình tự các bước thực hiện quản lý thiết kế xây dựng CTGT của Ban QLDA cụ thể gồm:
- Lựa chọn nhà thầu tư vấn thiết kế
Mục tiêu là tìm được nhà thầu thiết kế đáp ứng yêu cầu về năng lực thiết kế xây dựng như có đăng ký kinh doanh phù hợp, có đủ số lượng nhân sự cần thiết, có đủ máy móc thiết bị phục vụ thiết kế xây dựng công trình và đã có kinh nghiệm tham gia thiết kế xây dựng.
- Quản lý chất lượng công tác thiết kế xây dựng
Kiểm tra giám sát việc bố trí nhân sự của nhà thầu đảm bảo có kinh nghiệm và chuyên môn phù hợp để thực hiện thiết kế; chỉ cho phép sử dụng kết quả khảo sát đáp ứng được yêu cầu của bước thiết kế và phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn được áp dụng cho công trình. Tổ chức kiểm tra sản phẩm thiết kế gồm:
+ Thành phần của sản phẩm thiết kế bao gồm: thuyết minh thiết kế, các bảng tính, các bản vẽ thiết kế, các tài liệu khảo sát xây dựng liên quan, quy trình bảo trì công trình (nếu có) và dự toán công trình;
+ Nội dung sản phẩm thiết kế: sự tuân thủ các quy định về kích cỡ, tỷ lệ, khung tên, chữ ký theo các tiêu chuẩn áp dụng và các quy định hiện hành. Sự tuân thủ về kết cấu nội dung của thuyết minh, bố cục và nội dung thể hiện của bản vẽ, danh mục các khoản chi phí của dự toán …
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm thiết kế xây dựng các Ban QLDA có thể thuê đơn vị tư vấn để thẩm tra thiết kế và dự toán công trình trước khi trình CĐT thẩm định và phê duyệt.
- Thẩm định, phê duyệt thiết kế xây dựng
Công việc thẩm định và phê duyệt thiết kế do CĐT thực hiện theo quy định. Ban QLDA tiếp nhận sản phẩm thiết kế, tổ chức kiểm tra sản phẩm thiết kế trước khi trình CĐT thẩm định và phê duyệt.
- Nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình
Sau khi thiết kế và dự toán công trình được CĐT phê duyệt, Ban QLDA Tổ chức nghiệm thu hồ sơ thiết kế xây dựng công trình theo quy định. Nội dung nghiệm thu được lập thành Biên bản trong đó thể hiện: Đối tượng nghiệm thu; thành phần trực tiếp nghiệm thu; thời gian và địa điểm nghiệm thu; đánh giá chất lượng và số lượng hồ sơ thiết kế đối chiếu với các yêu cầu kỹ thuật và yêu cầu của hợp đồng;