a. Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí liên quan đến toàn bộ hoạt động quản lý và điều hành của doanh nghiệp, như tiền
lương của nhân viên quản lý, chi phí vật liệu, đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí dịch vụ mua ngoài, các chi phí bằng tiền khác.
b. Nguyên tắc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Kế toán dùng TK. 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” để theo dõi khoản chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định và yêu cầu quản lý ở doanh nghiệp như: tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, vật liệu, văn phòng phẩm, khấu hao TSCĐ, dịch vụ mua ngoài. Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ được ghi vào bên “ Nợ” TK. 642. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên “ Nợ” TK 911 để xác định kết quả kinh doanh thực hiện trong kỳ.
c. Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chứng từ sử dụng:Bảng phân bổ tiền lương, BHXH, hóa đơn, bảng phân bổ khấu khao TSCĐ, phiếu chi.
Kế toán các nghiệp vụ phát sinh:
Căn cứ vào bảng tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi :
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 334, 338
Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ không qua nhập kho sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 331 – Tổng giá trị thanh toán
Xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi nhận:
Có TK 152, 153
Nghiệp vụ trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào bảng trích khấu hao TSCĐ, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Các loại phí, dịch vụ mua ngoài như tiền điện, nước. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi:
Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111 – Tổng thanh toán
Cuối năm, lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi
+Trường hợp 1: khoản phải thu khó đòi năm nay > khoản phải thu khó đòi đã lập năm trước, khoản chênh lệch ghi
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi
+Trường hợp 2 : khoản phải thu khó đòi năm nay < khoản phải thu khó đòi đã lập năm trước, thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng
Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào bên “ Nợ” TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp