a. Sơ đồ bộ máy tổ chức
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
Nhằm thực hiện tốt mục tiêu là cung cấp tốt nhất các dịch vụ vận tải, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty, các nhà lãnh đạo luôn tìm cách xây dựng cơ cấu tổ chức sao cho chặt chẽ và hợp lý nhất có thể để phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện môi trường cũng như của công ty.
Nhìn chung bộ máy tổ chức của công ty cổ phần xây dựng vận tải Hiệp Phú Lâm khá chặt chẽ, thành viên trong hội đồng quản trị đều đảm nhận những vị trí quan trọng trong công ty, từ đó dễ dàng quan sát, quản lý công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty là theo mô hình tập trung. Các phòng ban có trách nhiệm quản lý điều hành thực hiện nhiệm vụ được giao phù hợp với chức năng của mình, định kỳ có nghĩa vụ báo cáo và cung cấp
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG QUẢN LÝ,ĐIỀU HÀNH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KỸ THUẬT
những thông tin cần thiết cho ban lãnh đạo. Giám đốc là người quyết định cuối cùng tuy nhiên các phòng ban luôn có quyền tự do cho ý kiến, quyết định khi cần thiết. Nhờ đó có điều kiện khai thác trình độ, năng suất hoạt động của các phòng, giảm bớt gánh nặng quản lý.
b. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
Hội đồng quản trị: có nhiệm vụ tổ chức họp định kỳ nhằm đánh giá kết quả hoạt động của công ty, cũng như thảo luận các vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh, chính sách chi trả cổ tức và các vấn đề doanh nghiệp quan trọng khác.
Giám đốc: chịu trách nhiệm về các hoạt động chính của công ty, giám sát tình hình hoạt động kinh doanh để từ đó đề ra những chính sách tối ưu nhất. Trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng.
Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc về công tác kế hoạch, chiến lược đầu tư, phát triển công ty; quản lý kinh tế, các hợp đồng kinh doanh; hỗ trợ các phòng ban khác trong công tác quản lý tình hình kinh doanh của công ty.
Phòng quản lý,điều hành: có nhiệm vụ quản lý nhân viên công ty, điều hành, phân công, quản lý đội xe để cung cấp cho khách hàng loại hình dịch vụ tốt nhất.
Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ kiếm tra chất lượng vận hành của xe, bảo dưỡng, sửa chữa,lắp đặt thay thế thiết bị phụ tùng xe.
Phòng kế toán: có nhiệm vụ tham mưu cho hội đồng quản trị, giám đốc trong lĩnh vực quản lý tài chính và tổ chức hạch toán kế toán. Giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng các chuẩn mực và luật kế toán hiện hành nhằm phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ các hoạt động kinh doanh và tình hình tài sản của công ty. Trích lập đầy đủ các khoản nộp theo đúng quy định, quyết toán quý năm và lập báo cáo quyết toán gửi cho công ty và các cơ quan chức năng có liên quan.
Với bộ máy quản lý như hiện nay, công ty dễ dàng phát triển trong điều kiện hội nhập kinh tế vì công ty có một bộ máy tổ chức hoạt động linh hoạt, luôn cố gắng đảm bảo cung cấp cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất và ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng với nhu cầu kinh tế ngày càng phát trển như hiện nay.