2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
a. Lịch sử hình thành
Công ty Cổ phần Xây dựng Vận tải Hiệp Phú Lâm đăng ký thành lập công ty lần đầu ngày 27 tháng 07 năm 2011 với số vốn điều lệ ban đầu là 2.700.000.000 đồng, có tên cũ là Công ty Cổ phần Xây dựng Vận tải Hoàng Tiến Phát
Ngày 28 tháng 03 năm 2012 công ty đổi tên thành Công ty Cổ phần Xây dựng Vận tải Hiệp Phú Lâm, với tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: HIEP PHU LAM TRANSPORT CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY
Địa chỉ: 375 Trần Xuân Soạn, phường Tân Kiểng, quận 7, Tp. HCM
Giấy đăng ký kinh doanh số: 0311020880 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp
Điện thoại: 08.54332818
Fax: 08.54332817
Loại hình kinh doanh: Công ty cổ phần
Vốn điều lệ: 9.000.000.000 đồng. Mệnh giá cổ phần 100.000 đồng. Tổng số cổ phần: 90.000. Với 4 cổ đông đồng sáng lập
b. Quá trình phát triển
Qua quá trình hoạt động tuy chỉ vài năm nhưng công ty đã có những bước phát triển vượt bậc
Vốn điều lệ Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch 2.700.000.000 9.000.000.000 6.300.000.000 233,33%
Bảng 2.1 : Bảng tình hình biến động VĐL, DT, LN sau thuế của công ty
2.1.2. Tổ chức kinh doanh
a. Chức năng và nhiệm vụ công ty
Kinh tế nước ta ngày càng phát triển, kéo theo đó là sự gia tăng của các dịch vụ vận tải. Nhìn thấy được tầm phát triển của dịch vụ vận tải, cộng với vốn điều lệ tăng mạnh từ đó công ty đã tập trung chủ yếu vào loại hình kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ nhưng song song đó còn kinh doanh nhiều ngành nghề khác. Sau đây là các ngành, nghề kinh doanh của công ty
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
Bốc xếp hàng hóa
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải. Chi tiết: Hoạt động giao nhận hàng hóa. Hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan. Hoạt động của các đại lý vận tải hàng hóa. Môi giới thuê tàu biển. Dịch vụ đại lý tàu biển. Dịch vụ đại lý vận tải đường biển
Sửa chữa và bảo dưỡng phương tiện vận tải( trừ ôtô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác). Chi tiết: Sửa chữa bảo dưỡng tàu thuyền ( không hoạt động tại trụ sở)
b. Tổ chức bộ phận kinh doanh
Trong nền kinh tế cạnh tranh như hiện nay, doanh nghiệp muốn tồn tại thì yêu cầu đầu tiên phải có một bô máy tổ chức kinh doanh hợp lý, phù hợp với loại hình kinh doanh cũng như tình hình hoạt động của công ty. Mỗi một công ty tổ chức bộ phận kinh doanh khác nhau :
Công ty sản xuất sản phẩm sẽ chú trọng vào nguyên vật liệu đầu vào, quy trình tạo ra sản phẩm, quy cách và chất lượng sản phẩm.
Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch
Doanh thu 15.676.251.484 33.270.721.953 17.594.470.469 112,24% Lợi nhuận
sau thuế chưa phân phối
Đối với công ty thương mại sẽ quan tâm nhiều đến chất lượng, giá cả, nguồn gốc sản phẩm mua vào, tổ chức các bộ phận kinh doanh quản lý các nguồn tiêu thụ sản phẩm.
Với công ty cung cấp dịch vụ, khâu tổ chức bộ phận kinh doanh sẽ quyết định kết quả hoạt động của công ty; vì đây là loại hình kinh doanh phi vật chất, khi công ty cung cấp dịch vụ và khách hàng tiêu thụ sản phẩm dịch vụ thì 2 mặt này sẽ xảy ra đồng thời và không thể tách rời. Vì vậy công ty cần tổ chức một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với trình độ chuyên môn cao, thái độ phục vụ tốt để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng
Đối với Công ty Cổ phần Xây dựng Vận tải Hiệp Phú Lâm hoạt động chủ yếu là về lĩnh vực vận tải. Công ty đã chú trọng về tổ chức bộ máy kinh doanh với quy trình cung cấp dịch vụ hợp lý, có hiệu quả. Sau đây là quy trình tổ chức kinh doanh của công ty:
Khi tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng, giám đốc sẽ giao cho bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán để xem xét đơn hàng, tính giá thành cho từng chuyến xe sao cho hợp lý và đạt được mục tiêu kế hoạch kinh doanh đề ra.
Khi hợp đồng được ký kết, phòng kinh doanh sẽ thông báo ngày giờ địa điểm, hàng hóa vận chuyển cho bộ phận điều hành.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức kinh doanh tại công ty
Nhìn chung cách thức giao nhận, vận chuyển hàng hóa của từng đơn hàng đều giống nhau nhưng tùy vào khách hàng và loại hình hàng hóa mà công ty có cách tổ chức kinh doanh khác nhau.
Trường hợp khách hàng ký hợp đồng có giá trị cao, yêu cầu vận chuyển các loại container với số lượng lớn thì nhân viên quản lý phòng điều hành sẽ sắp xếp điều hành xe đầu kéo phù hợp với trọng lượng và số lượng hàng. Địa điểm nhận hàng thường là các bến bãi, cảng, công ty sẽ thuê xe cẩu để vận chuyển hàng lên xe. Khi kiểm tra đủ số lượng, giấy tờ hợp lý, xe sẽ chạy về nơi giao hàng theo đúng với hợp đồng đã ký, tài xế sẽ giao toàn bộ hàng hóa và giấy tờ có liên quan cho chủ hàng. Tài xế cho xe về bãi đỗ và giao giấy tờ, chứng từ cho kế toán viên. Kết thúc quy trình cung cấp dịch vụ.
Nhân viên điều hành Bến bãi nhận hàng Địa điểm giao hàng
Với khách hàng yêu cầu vận chuyển hàng hóa với số lượng ít, trọng lượng nhỏ thì nhân viên điều hành sẽ điều tiết các loại xe vận tải nhỏ phù hợp với đơn hàng. Tuy nhiên trường hợp khi có các đơn hàng đột xuất, nhân viên không kịp điều hành các xe, không còn xe trống tại các bãi thì nhân viên văn phòng sẽ thuê xe dịch vụ bên ngoài của các công ty khác để đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng.
2.1.3. Tổ chức quản lý
a. Sơ đồ bộ máy tổ chức
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
Nhằm thực hiện tốt mục tiêu là cung cấp tốt nhất các dịch vụ vận tải, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty, các nhà lãnh đạo luôn tìm cách xây dựng cơ cấu tổ chức sao cho chặt chẽ và hợp lý nhất có thể để phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện môi trường cũng như của công ty.
Nhìn chung bộ máy tổ chức của công ty cổ phần xây dựng vận tải Hiệp Phú Lâm khá chặt chẽ, thành viên trong hội đồng quản trị đều đảm nhận những vị trí quan trọng trong công ty, từ đó dễ dàng quan sát, quản lý công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty là theo mô hình tập trung. Các phòng ban có trách nhiệm quản lý điều hành thực hiện nhiệm vụ được giao phù hợp với chức năng của mình, định kỳ có nghĩa vụ báo cáo và cung cấp
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG QUẢN LÝ,ĐIỀU HÀNH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KỸ THUẬT
những thông tin cần thiết cho ban lãnh đạo. Giám đốc là người quyết định cuối cùng tuy nhiên các phòng ban luôn có quyền tự do cho ý kiến, quyết định khi cần thiết. Nhờ đó có điều kiện khai thác trình độ, năng suất hoạt động của các phòng, giảm bớt gánh nặng quản lý.
b. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
Hội đồng quản trị: có nhiệm vụ tổ chức họp định kỳ nhằm đánh giá kết quả hoạt động của công ty, cũng như thảo luận các vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh, chính sách chi trả cổ tức và các vấn đề doanh nghiệp quan trọng khác.
Giám đốc: chịu trách nhiệm về các hoạt động chính của công ty, giám sát tình hình hoạt động kinh doanh để từ đó đề ra những chính sách tối ưu nhất. Trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng.
Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc về công tác kế hoạch, chiến lược đầu tư, phát triển công ty; quản lý kinh tế, các hợp đồng kinh doanh; hỗ trợ các phòng ban khác trong công tác quản lý tình hình kinh doanh của công ty.
Phòng quản lý,điều hành: có nhiệm vụ quản lý nhân viên công ty, điều hành, phân công, quản lý đội xe để cung cấp cho khách hàng loại hình dịch vụ tốt nhất.
Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ kiếm tra chất lượng vận hành của xe, bảo dưỡng, sửa chữa,lắp đặt thay thế thiết bị phụ tùng xe.
Phòng kế toán: có nhiệm vụ tham mưu cho hội đồng quản trị, giám đốc trong lĩnh vực quản lý tài chính và tổ chức hạch toán kế toán. Giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng các chuẩn mực và luật kế toán hiện hành nhằm phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ các hoạt động kinh doanh và tình hình tài sản của công ty. Trích lập đầy đủ các khoản nộp theo đúng quy định, quyết toán quý năm và lập báo cáo quyết toán gửi cho công ty và các cơ quan chức năng có liên quan.
Với bộ máy quản lý như hiện nay, công ty dễ dàng phát triển trong điều kiện hội nhập kinh tế vì công ty có một bộ máy tổ chức hoạt động linh hoạt, luôn cố gắng đảm bảo cung cấp cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất và ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng với nhu cầu kinh tế ngày càng phát trển như hiện nay.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán
a. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ phận kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 1 kế toán trưởng, 2 kế toán viên và 1 thủ quỹ
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty Hiệp Phú Lâm
Kế toán trưởng: có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán tài chính, có nhiệm vụ hướng dẫn chế độ kinh tế, kế toán tài chính cho mọi nhân viên trong phòng kế toán.
- Tiến hành tổ chức và điều hành toàn bộ hệ thống kế toán, tham mưu cho giám đốc về các hoạt động dịch vụ kinh doanh.
- Thường xuyên kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán. Đối chiếu các loại sổ sách do kế toán viên thực hiện, phát hiện sai sót, chỉnh sửa kịp thời để tập hợp các loại doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh từ đó tổng hợp, trình bày và lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của pháp luật.
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc và các cơ quan pháp luật về toàn bộ công việc kế toán của mình tại công ty.
Kế toán viên có nhiệm vụ quan sát, thu nhận, phân loại và nhập dữ liệu vào sổ sách kế toán bằng phần mềm kế toán một cách có hệ thống các hoạt động kinh doanh hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Lưu trữ và giám sát các chứng từ một cách
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN VIÊN THỦ QUỸ KẾ TOÁN VIÊN
hợp lý để từ đó phản ánh kịp thời, cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về số liệu để kế toán tổng hợp thực hiện lập các loại báo cáo.
Thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý thu chi tiền mặt theo các phiếu thu chi hợp lệ đã được duyệt, có trách nhiệm trước công ty về số tiền mặt tại quỹ. Phản ánh thu, chi, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày để đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện những sai sót và xử lý kịp thời, bảo đảm tồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dư trên sổ sách.
b. Tổ chức sổ kế toán
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 48/2006/ QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính với hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Bảng cân đối tài
khoản Chứng từ
Nhật ký chung
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
: Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.5: Hình thức kế toán Nhật ký chung
Trình tự ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ. Trước hết kế toán viên sẽ ghi tất cả các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái và Sổ chi tiết các tài khoản có liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ kế toán chi tiết) kế toán tiến hành lập Báo cáo tài chính.
c. Vận dụng chính sách kế toán
- Kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng: VND
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng - Phương pháp kê khai thuế áp dụng: Phương pháp khấu trừ
2.2. Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Xây dựng Vận tải Hiệp Phú Lâm doanh tại Công ty Cổ phần Xây dựng Vận tải Hiệp Phú Lâm
2.2.1. KẾ TOÁN DOANH THU, THU NHẬP KHÁC
Công ty Cổ phần Xây dựng Vận tải Hiệp Phú Lâm hoạt động chủ yếu là loại hình cung cấp dịch vận tải, vì vậy phát sinh các khoản doanh thu như doanh thu cung cấp dịch vụ vận chuyển, doanh thu tài chính và các khoản thu nhập khác bao gồm các khoản phụ thu bốc xếp hàng hóa, nâng hạ container.
2.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Công ty sử dụng TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ , tài khoản này bao gồm 2 tài khoản cấp 2 :
TK 5111 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ- Doanh thu bán hàng
TK 5113 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Doanh thu cung cấp dịch vụ vận chuyển
Trình tự hạch toán
Khi hợp đồng được ký kết, được chấp nhận, đội xe sẽ tiến hành cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Kế toán viên sẽ xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đồng thời hạch toán tài khoản, số liệu trên hóa đơn vào phần mềm kế toán với hình thức Nhật ký chung. Số liệu sẽ được phần mềm hạch toán ghi vào sổ của các tài khoản có liên quan. Cuối tháng, kế toán kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tại công ty có các nghiệp vụ sau:
Nghiệp vụ 1 : Ngày 10/1/2013 xuất hóa đơn số 0000003 kèm bảng kê vận chuyển 10 container từ Cát Lái đến Khánh Hội, với giá 12.750.000, chưa bao gồm thuế GTGT 10 %, thu tiền mặt
Căn cứ vào hóa đơn, kế toán hạch toán vào sổ Nhật ký chung Nợ TK 1111: 14.025.000
Có TK 5113: 12.750.000 Có TK 3331: 1.275.000
Nghiệp vụ 2: Ngày 17/01/2013 xuất hóa đơn số 0000004 ( phụ lục 1) kèm bảng kê vận chuyển 8 container 20’ từ Cát Lái đi Nguyễn Hữu Thọ cho công ty Cao Lâm, với giá 12.000.000, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán
Căn cứ vào hóa đơn, kế toán hạch toán vào sổ Nhật ký chung Nợ TK 131( Cao Lâm): 13.200.000
Có TK 511: 12.000.000 Có TK 3331: 1.200.000
Nghiệp vụ 3: Ngày 14/01/2013 xuất hóa đơn bán hàng số 0004 ( phụ lục 1), cung cấp đường mimosa cho công ty Hưng Yên, với giá 1.923.800, khách hàng chưa thanh toán. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng , kế toán hạch toán
Nợ TK 131 ( Hưng Yên) : 1.923.800 Có TK 5111: 1.923.800
Nợ TK 632: 1.923.800
Có TK 156: 1.923.800
Nghiệp vụ 4: Ngày 31/01/2013 kết chuyển doanh thu sang TK.911 để xác định kết quả kinh doanh tháng 1
Nợ TK 5111: 1.923.800 Nợ TK 5113: 115.726.200
Có TK 911: 117.650.000
Nghiệp vụ 5: Ngày 27/02/2013 xuất hóa đơn số 0000017 kèm bảng kê vận chuyển gạch từ Rạch Chiếc đi Quận 12 cho công ty Hùng Gia, với giá 8.000.000, chưa bao gồm