Công ty sử dụng TK 642 – chi phí quản lý kinh doanh, tài khoản này được công ty phân thành 2 tài khoản cấp 2
TK 6421 dùng để tập hợp các chi phí như cước điện thoại, phí ăn uống, tiếp khách
TK 6422 bao gồm lương nhân viên văn phòng, các khoản trích bảo hiểm; chi mua văn phòng phẩm; cước định vị cho xe.
Trình tự hạch toán
Khi có các hóa đơn mua hàng, bảng lương...căn cứ vào đó kế toán hạch toán vào TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh. Cuối tháng, kế toán kết chuyển TKK 642 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
Tại công ty có các nghiệp vụ
Nghiệp vụ 1 : Ngày 18/01/2013 công ty gia hạn gói cước định vị cho các xe. Công ty trả bằng chuyển khoản
Căn cứ vào hóa đơn, phiếu ủy nhiệm chi ( Phụ lục 4) kế toán hạch toán vào Nhật ký chung
Nợ TK 6422 : 603.820 Nợ TK 1331: 60.382
Có TK 1121: 664.202
Nghiệp vụ 2: Phí chuyển khoản, kế toán hạch toán Nợ TK 6422: 198.730
Nợ TK 1331: 19.873
Có TK 1111: 218.603
Nghiệp vụ 3 : Ngày 14/01/2013 nhận được giấy báo cước điện thoại. Công ty chi trả bằng tiền mặt
Căn cứ vào hóa đơn, phiếu chi kế toán hạch toán vào Nhật ký chung Nợ TK 6421: 170.000
Nợ TK 1331: 17.000
Nghiệp vụ 4 : Ngày 31/01/2013 phải trả tiền lương và các khoản trích theo lương Căn cứ vào bảng thanh toán lương, kế toán hạch toán vào Nhật ký chung
Nợ TK 6422: 29.556.000 Có TK 334: 28.476.000 Có TK 3383: 918.000 Có TK 3384: 162.000
Nghiệp vụ 5: 31/01/2013 kết chuyển TK.642 sang TK.911 để xác định kết quả kinh doanh tháng 1
Nợ TK. 911: 91.415.780
Có TK 6421: 51.390.867 Có TK 6422: 40.024.913
Nghiệp vụ 6 : Ngày 17/10/2013 công ty chi tiền mặt trả hóa đơn ăn uống tiếp khách đối tác của công ty
Căn cứ vào hóa đơn, phiếu chi kế toán hạch toán vào Nhật ký chung Nợ TK 6421: 520.000
Nợ TK 1331: 52.000
Có TK 1111: 572.000
Nghiệp vụ 7: Ngày 20/12/2013 công ty chi tiền mặt mua văn phòng phẩm Căn cứ vào phiếu chi ( phụ lục 5), kế toán hạch toán vào Nhật ký chung
Nợ TK 6421 : 120.000 Có TK 1111: 120.000
Nghiệp vụ 8 : Ngày 31/12/2013, kế toán kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh tháng 12
Nợ TK 911 :74.743.569
Có TK 6421: 74.743.569
Nợ TK 911: 164.390.603
Từ các nghiệp vụ phát sinh, cuối kỳ ta có được sổ chi tiết TK 6421 ( phụ lục 12), TK 6422 ( phụ lục 13), số cái TK 642 (phụ lục 23), bảng cân đối số phát sinh ( phụ lục 14)
2.2.2.3. Kế toán chi phí tài chính
Kế toán sử dụng TK 635 – Chi phí tài chính để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh về các khoản lãi vay
Trình tự hạch toán
Khi nhận được giấy báo về các khoản chi phí lãi vay, chi phí chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán trước hạn. Kế toán nhập số liệu vào Nhật ký chung, hạch toán TK 635 – Chi phí tài chính. Cuối tháng, kết chuyển TK 635 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
Tại công ty có các nghiệp vụ
Nghiệp vụ 1: Ngày 31/01/2013 nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về khoản lãi vay. Kế toán căn cứ vào giấy báo, hạch toán vào TK 635
Nợ TK 635 : 12.084.246
Có TK 1121: 12.084.246
Nghiệp vụ 2: 31/01/2013 kết chuyển TK 635 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh tháng 1
Nợ TK.911 : 12.084.246 Có TK 635: 12.084.246
Nghiệp vụ 3: Ngày 15/03/2013 nhận được giấy báo thanh toán lãi phải trả của công ty Hồng Hà về khoản lãi vay, kế toán viết phiếu chi và hạch toán vào TKK 635
Nợ TK 635 : 17.098.234
Có TK 1111: 17.098.234
Nghiệp vụ 4: Ngày 31/12/2013 kế toán kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh tháng 12
Có TK 635: 84.984.349
Từ các nghiệp vụ phát sinh, cuối kỳ ta có được sổ chi tiết TK 635 ( phụ lục 15), số cái TK 635 ( phụ lục 24)
2.2.2.4. Kế toán chi phí khác
Kế toán sử dụng TK 811 – Chi phí khác để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh như phí bốc xếp, phí neo xe
Trình tự hạch toán
Khi nhận được hóa đơn, phiếu chi các khoản chi phí. Kế toán nhập số liệu vào Nhật ký chung, hạch toán TK 811 – Chi phí khác. Cuối tháng, kết chuyển TK 811 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
Tại công ty có các nghiệp vụ
Nghiệp vụ 1 : Ngày 20/01/2013 nhận được phiếu chi tiền mặt khoản phí neo xe Căn cứ vào phiếu chi ( Phụ lục 5), kế toán hạch toán vào Nhật ký chung
Nợ TK 811 : 3.000.000
Có TK 1111: 3.000.000
Nghiệp vụ 2: 31/01/2013 kết chuyển TK 811 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh tháng 1
Nợ TK.911: 3.000.000
Có TK. 811: 3.000.000
Nghiệp vụ 3: Ngày 16/8/2013 nhận được phiếu chi tiền mặt, hóa đơn khoản phí bốc xếp phân bón từ xe xuống ghe
Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt, hóa đơn, kế toán hạch toán vào Nhật ký chung Nợ TK 811 : 17.215.500
Nợ TK 1331: 1.721.550
Có TK 1111: 18.937.050
Nghiệp vụ 4 : Ngày 18/8/2013 nhận được phiếu chi tiền mặt khoản phí bốc xếp phân bón từ cont qua xe tại cảng
Căn cứ vào phiếu chi,hóa đơn, kế toán hạch toán vào Nhật ký chung Nợ TK 811: 1.247.500
Nợ TK 1331: 124.750
Có TK 1111: 1.372.250
Nghiệp vụ 5 : Ngày 31/12/2013, kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh tháng 12
Nợ TK 911 : 2.100.000
Có TK 811 : 2.100.000
Từ các nghiệp vụ phát sinh, cuối kỳ ta có được sổ chi tiết TK 811 ( phụ lục 16), sổ cái TK 811 ( phụ lục 25)
2.2.2.5. Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Công ty sử dụng TK 821 – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Trình tự hạch toán
Tại công ty áp dụng kỳ kế toán theo năm ( từ 01/01 đến 31/12) và không tính khoản thuế TNDN tạm nộp hàng quý. Cuối năm xác định công ty hoạt động có lãi, kế toán sẽ tính thuế thu nhập doanh nghiệp trên phần lãi đó, phần chi phí này sẽ hạch toán vào TK.821 và được kết chuyển vào TK 911 để xác định lợi nhuận giữ lại của công ty
Tại công ty có các nghiệp vụ:
Nghiệp vụ : Cuối năm tài chính ngày 31/12 xác định hoạt động có lãi, dựa trên phần lãi kế toán tính được số thuế TNDN phải nộp năm 2013, theo công thức:
Số thuế phải nộp = lợi nhuận trước thuế x thuế suất thuế TNDN Nợ TK 821: 24.257.522
Có TK 3334: 24.257.522
Kết chuyển sang TK 911 để xác định phần lợi nhuận giữ lại Nợ TK 911: 24.257.522
Từ các nghiệp vụ phát sinh, kế toán hạch toán vào nhật ký chung, cuối năm tài chính ta có được sổ chi tiết TK 821( Phụ lục 17), số cái TK 821( phụ lục 26)
2.2.3. KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty
Công ty sử dụng TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Trình tự hạch toán
Hàng tháng kết chuyển các khoản doanh thu, chi phí sang TK 911. Cuối năm tài chính từ các kết chuyển hàng tháng ta tính được tổng doanh thu, tổng chi phí hoạt động trong 1 năm, từ đó xác định được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Nếu có lãi, công ty sẽ đóng thuế TNDN dựa trên phần lãi đó và xác định lợi nhuận sau thuế.
Tại công ty có các nghiệp vụ
Nghiệp vụ 1 : 31/01/ 2013 kết chuyển các khoản doanh thu, chi phí của tháng 1 + Khoản doanh thu
o Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 5111: 1.923.800
Có TK 911 : 1.923.800
Nợ TK 5113: 115.726.200 Có TK 911: 115.726.200
o Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 515: 226.500 Có TK 911: 226.500 o Kết chuyển thu nhập khác Nợ TK 711: 1.463.636 Có TK 911: 1.463.636 + Khoản chi phí o Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 : 194.349.413
Có TK 632: 194.349.413
o Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh Nợ TK 911: 51.390.867
Có TK 6421: 51.390.867
Nợ TK 911: 40.024.913
Có TK 6422: 40.024.913
o Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính Nợ TK 911: 12.084.246
Có TK 635: 12.084.246 o Kết chuyển chi phí khác Nợ TK 911: 3.000.000
Có TK 811: 3.000.000
+ Kết chuyển khoản chênh lệch giữa doanh thu và chi phí trong tháng 01 vào TK. 4212, kế toán hạch toán ( phụ lục 18)
Nợ TK. 4212: 181.509.303 Có TK 911: 181.509.303
Nghiệp vụ 2 : 31/ 12/2013 kết chuyển các khoản doanh thu, chi phí của tháng 12 + Khoản doanh thu
o Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 5111: 49.057.144
Có TK 911: 49.057.144
Nợ TK 5113: 4.439.578.906 Có TK 911: 4.439.578.906
o Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 515: 7.849.475
Nợ TK 711: 24.350.359 Có TK 911: 24.350.359 + Khoản chi phí o Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 : 4.120.542.679 Có TK 632: 4.120.542.679
o Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh Nợ TK 911: 74.743.569
Có TK 6421: 74.743.569
Nợ TK 911 : 164.390.603
Có TK 6422: 164.390.603 o Kết chuyển chi phí tài chính Nợ TK 911: 33.573.745
Có TK 635: 33.573.745 o Kết chuyển chi phí khác Nợ TK 911 : 2.100.000
Có TK 811: 2.100.000
+ Kết chuyển khoản chênh lệch giữa doanh thu và chi phí trong tháng 12 vào TK. 4212, kế toán định khoản
Nợ TK.911: 151.209.558
Có TK. 4212: 151.209.558
Nghiệp vụ 3: Từ tổng doanh thu, chi phí trong năm 2013, kế toán xác định được công ty hoạt động có lãi 107.811.209
+Từ khoản lãi đó, kế toán tính được khoản thuế TNDN phải nộp năm 2013, ghi nhận vào TK 821 - chi phí thuế TNDN và kết chuyển sang TK 911
Nợ TK 911: 24.257.522
+ Kế toán sẽ kết chuyển khoản chi phí thuế TNDN ( đã được kết chuyển sang TK.911 từ định khoản trên) vào TK.421, để làm giảm lợi nhuận cũng như xác định được khoản lợi nhuận giữ lại cuối năm ( phụ lục 27)
Nợ 4212: 24.257.522
Có TK 911 : 24.257.522
Từ các nghiệp vụ phát sinh, cuối năm tài chính ta có được sổ chi tiết TK 911 ( phụ lục 18), sổ cái TK 911( phụ lục 27)
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng Vận tải Hiệp Phú Lâm
Qua thời gian thực tập tại công ty, với những quan sát tìm hiểu của mình, cộng với kiến thức được học tại nhà trường, em xin đưa ra một vài nhận xét, kiến nghị của mình về công tác kế toán cũng như tình hình hoạt động tại công ty
3.1. Về hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh 3.1.1. Hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ 3.1.1. Hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ
Tại công ty có trường hợp
Sơ đồ 3.1: Quy trình cung cấp dịch vụ trung gian.
(1): Công ty Hiệp Phú Lâm ký hợp đồng vận chuyển cho khách hàng
(2): Công ty Hiệp Phú Lâm thuê lại công ty dịch vụ ( công ty B), để vận chuyển cho khách hàng (với giá thấp hơn giá công ty Hiệp Phú Lâm đã ký với khách hàng)
(3): Công ty B vận chuyển hàng và xuất hóa đơn
(4): Công ty Hiệp Phú Lâm xuất hóa đơn cho khách hàng và định khoản Nợ TK 131 khách hàng: 13.200.000 Có TK 331 B: 11.000.000 Có TK 5113: 2.000.000 Có TK 3331: 200.000 Khách hàng Công ty Hiệp Phú Lâm Công ty dịch vụ ( Công ty B) (2) (1) (3) (4)
Các khoản doanh thu phát sinh từ hoạt động trung gian giữa khách hàng và công ty dịch vụ vận chuyển, kế toán hạch toán vào TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên kế toán nên mở thêm sổ chi tiết cho tài khoản này để tiện theo dõi về khoản doanh thu phát sinh từ hoạt động cung cấp dịch vụ vận chuyển của công ty và khoản doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ trung gian.
TK.51131 – Doanh thu cung cấp dịch vụ vận chuyển TK.51132 – Doanh thu cung cấp dịch vụ trung gian
3.1.2. Hạch toán doanh thu bán hàng
Khi làm trung gian cho quá trình cung cấp dịch vụ, có trường hợp công ty được thuê vận chuyển ( công ty B) làm hao hụt hàng hóa của khách hàng:
Sơ đồ 3.2: Quy trình mua, bán hàng hóa của công ty
(1’): Công ty Hiệp Phú Lâm mua hàng hóa để bán lại cho công ty dịch vụ, kế toán định khoản
Nợ TK 156: 5.000.000 Nợ TK 1331: 500.000
Có TK 111: 5.500.000
(2’): Công ty B sẽ bồi thường bằng cách giảm giá cước vận chuyển hoặc mua lại hàng hóa với giá trị đúng bằng giá trị hàng hao hụt. Khi bán lại hàng hóa để công ty B bù vào số hàng bị hao hụt, kế toán công ty Hiệp Phú Lâm định khoản
Nợ TK 131 : 5.500.000 Có TK 5111: 5.000.000 Có TK 3331: 500.000 Nợ TK 632 : 5.000.000 Nhà cung cấp Công ty Hiệp Phú Lâm Công ty dịch vụ ( Công ty B) (2’) (1’)
Công ty đã vi phạm quy định của luật doanh nghiệp về tổ chức hoạt động kinh doanh các ngành nghề khi chưa đăng ký ngành nghề kinh doanh đó, vì công ty đã không đăng ký kinh doanh buôn bán hàng hóa nên việc hạch toán như trên là sai quy định. Bên cạnh đó khi hạch toán như vậy sẽ gây ra sự nhầm lẫn về doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ với doanh thu từ hoạt động trung gian, giá vốn hàng bán thực tế phát sinh từ hoạt động cung cấp dịch vụ với giá vốn hàng hóa của việc hoạt động trung gian.
Vì vậy khi có các khoản do công ty dịch vụ làm hao hụt, kế toán nên viết giấy đề nghị bồi thường hàng hóa hoặc giảm giá cước vận chuyển cho khách hàng và hạch toán theo sơ đồ sau:
Khi công ty B hoàn trả lại tiền mà công ty Hiệp Phú Lâm đã đền bù cho khách hàng, kế toán định khoản theo sơ đồ sau
3.1.3. Hạch toán khoản thu nhập khác
Hiện nay tại công ty phát sinh các khoản thu nhập khác với giá trị khá lớn từ việc phụ thu phí nâng, hạ rỗng container, phụ thu phí neo xe, phí bốc xếp hàng hóa. Vì vậy kế toán nên mở các tài khoản chi tiết cho tài khoản này để tiện theo dõi các khoản thu phát sinh như
TK 7111 – thu nhập từ nâng hạ container TK 7112 – phụ thu các loại phí.
TK.131 khách hàng TK.811
Giảm giá cước vận chuyển TK.111
Bồi thường tiền hàng
TK. 711 TK.331 công ty B
Giảm giá cước vận chuyển
TK.111 Bồi thường tiền hàng
3.1.4. Hạch toán chi phí giá vốn hàng bán
Theo quyết định 48 của Bộ Tài Chính thì tất cả các chi phí sẽ tập hợp vào TK.154, sau đó sẽ kết chuyển các khoản chi phí hợp lý cấu thành giá vốn cung cấp dịch vụ sang TK.632 – Giá vốn hàng bán.
Tuy nhiên có một vài trường hợp về phân bổ chi phí kế toán không hạch toán vào TK.154 mà lại hạch toán trực tiếp vào TK. 632
Kế toán hạch toán như vậy sẽ dẫn đến việc kết chuyển các loại chi phí không hợp lý vào giá vốn hàng bán, gây nên sự nhầm lẫn giữa chi phí được trừ và chi phí không được trừ khi quyết toán thuế.
Vì vậy kế toán phải hạch toán rõ ràng các loại chi phí vào các loại sổ chi tiết của TK.154 sau đó kết chuyển sang TK.632 các chi phí hợp lý. Bên cạnh đó, kế toán cũng nên mở thêm sổ chi tiết cho TK.632 để ghi nhận các chi phí không hợp lý và chi phí hợp lý tính vào giá thành. TK. 632 TK.111, TK.112 TK.331 TK.152 TK. 154 Chi phí hợp lý TK. 6321 tính vào giá thành TK.111, TK.112 TK.331 TK.152 TK. 6322 Chi phí không được tính
TK.111, TK 138 Các khoản lảm giảm chi phí
3.1.5. Hạch toán các khoản lệ phí đường bộ cao tốc
Hiện nay tại công ty phát sinh các loại chi phí chưa hợp lý, cụ thể là vấn đề xác định chi phí lệ phí đường bộ cao tốc. Sau mỗi chuyến vận chuyển hàng hóa, tài xế thường để thất lạc các biên nhận lệ phí, tuy nhiên kế toán lại vẫn hạch toán các khoản phí này khi không có hóa đơn chứng từ, dẫn đến việc khi cơ quan thuế kiểm tra thì công ty sẽ bị phạt vì đã hạch