a. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ phận kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 1 kế toán trưởng, 2 kế toán viên và 1 thủ quỹ
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty Hiệp Phú Lâm
Kế toán trưởng: có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán tài chính, có nhiệm vụ hướng dẫn chế độ kinh tế, kế toán tài chính cho mọi nhân viên trong phòng kế toán.
- Tiến hành tổ chức và điều hành toàn bộ hệ thống kế toán, tham mưu cho giám đốc về các hoạt động dịch vụ kinh doanh.
- Thường xuyên kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán. Đối chiếu các loại sổ sách do kế toán viên thực hiện, phát hiện sai sót, chỉnh sửa kịp thời để tập hợp các loại doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh từ đó tổng hợp, trình bày và lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của pháp luật.
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc và các cơ quan pháp luật về toàn bộ công việc kế toán của mình tại công ty.
Kế toán viên có nhiệm vụ quan sát, thu nhận, phân loại và nhập dữ liệu vào sổ sách kế toán bằng phần mềm kế toán một cách có hệ thống các hoạt động kinh doanh hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Lưu trữ và giám sát các chứng từ một cách
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN VIÊN THỦ QUỸ KẾ TOÁN VIÊN
hợp lý để từ đó phản ánh kịp thời, cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về số liệu để kế toán tổng hợp thực hiện lập các loại báo cáo.
Thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý thu chi tiền mặt theo các phiếu thu chi hợp lệ đã được duyệt, có trách nhiệm trước công ty về số tiền mặt tại quỹ. Phản ánh thu, chi, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày để đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện những sai sót và xử lý kịp thời, bảo đảm tồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dư trên sổ sách.
b. Tổ chức sổ kế toán
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 48/2006/ QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính với hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Bảng cân đối tài
khoản Chứng từ
Nhật ký chung
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
: Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.5: Hình thức kế toán Nhật ký chung
Trình tự ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ. Trước hết kế toán viên sẽ ghi tất cả các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái và Sổ chi tiết các tài khoản có liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ kế toán chi tiết) kế toán tiến hành lập Báo cáo tài chính.
c. Vận dụng chính sách kế toán
- Kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng: VND
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng - Phương pháp kê khai thuế áp dụng: Phương pháp khấu trừ