Để phản ánh tình hình phải trả và thanh toán các khoản về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động trong doanh nghiệp kế toán sử dụng TK 334 - Phải trả người lao động – theo dõi chi tiết khoản thanh toán cho công nhân viên (TK 3341) và thanh toán cho người lao động khác (TK 3348).
Bên Nợ:
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho NLĐ.
- Các khỏan khấu trừ vào tiền lương, tiền công của NLĐ. Bên Có:
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho NLĐ.
Số dư bên Có:
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho NLĐ.
Số dư bên Nợ (nếu có, rất cá biệt):
- Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho NLĐ.
Để theo dõi việc trích lập và sử dụng các khoản trích theo tiền lương tại doanh nghiệp, phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho các cơ quan Nhà nước, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về BHXH, BHYT, KPCĐ… kế toán sử dụng TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (TK 3383, TK 3384, TK3382, TK 3386)
Bên Nợ:
- Phản ánh việc chi tiêu BHXH, KPCĐ đơn vị.
- Phản ánh việc nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho các cơ quan quản lý cấp trên. Bên Có:
- Phản ánh việc trích lập quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. - Phản ánh phần BHXH, KPCĐ vượt chi được bù đắp.
Số dư bên Có:
- Các quy BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ chưa nộp hoặc chưa chi tiêu. Số dư bên Nợ (nếu có, rất cá biệt):
- Phản ánh phần BHXH, KPCĐ vượt chi chưa được bù đắp.
Sơ đồ kế toán tổng hợp TK 334
─
─
Sơ đồ kế toán tổng hợp TK 338
TK 111,112
(1) Ứng trước tiền lương
TK 141,1388,3335… TK 111,112,511,333311… TK 334 TK 241,622,623,627,641,642 TK 335 TK 3383 TK 3531 (6) Các khoản khấu trừ
(7) Thanh toán các khoản phải trả bằng tiền, sản phẩm, hàng hóa
(2) Tiền lương, tiền công phải trả
(nếu không trích trước)
(nếu trích trước đối với công nhân SX)
(3) Tiền lương nghỉ phép
(4) BHXH phải trả người lao động
(5) Tiền thưởng (từ quỹ khen thưởng)
phải trả người lao động
TK 334
TK 111,112
TK 338
BHXH phải trả thay lương cho người lao động
Nộp (chi) BHXH, BHYT, BHTN theo quy định
Nhận khoản hoàn trả của cơ quan Khấu trừ lương tiền nội bộ BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động
Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tính vào CPSXKD
TK 627,641,642
TK 334
Ngoài ra, kế tóan còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan trong quá trình hạch toán như 111,112,138…