Sau thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Tư Vấn & Đại Lý Thuế TPM em đã học hỏi được nhiều điều bổ ích. Và cũng thông qua quá trình học hỏi thực tế tại Công ty cũng như soi chiếu lại các kiến thức nền tảng đã học, em xin đóng góp một vài kiến nghị nhằm giảm thiểu rủi ro trong công tác tiền lương và nâng cao hiệu quả trong việc chi trả lương tại doanh nghiệp.
Kiến nghị 1: Công ty cần kết hợp việc trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm.
Vì lĩnh vực kinh doanh của công ty là lĩnh vực kinh doanh dịch vụ nên việc tìm kiếm nhiều khách hàng là điều rất đáng khuyến khích. Hơn nữa, việc tính toán, xây dựng lại đơn giá tiền lương và hệ thống tiền lương cũng thuận tiện và rõ ràng hơn đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong những lĩnh vực khác. Việc trả lương theo sản phẩm sẽ phù hợp hơn đối
với các nhân viên nghiệp vụ, họ sẽ tích cực hơn trong việc tìm kiếm khách hàng để mang về thêm nhiều doanh thu về cho Công ty. Ngược lại, việc trả lương theo thời gian sẽ là cách thức thích hợp cho các nhân viên khối hỗ trợ, không trực tiếp tìm kiếm khách hàng. Tuy nhiên, việc kết hợp cả 2 hình thức trả lương, cần phải có sư chuẩn bị kỹ khi đưa ra cách thức tính tiền lương cho phù hợp với từng hình thức. Cụ thể như số lượng khách hàng tối thiểu là bao nhiêu thì tương ứng với mức lương tối thiểu vùng, vượt quá số lượng tối thiểu thì sẽ tính theo bậc tăng như thế nào.
Kiến nghị 2: Công ty cần tuân thủ các quy định của pháp luật để các chi phí cho tiền thưởng, lương tháng 13 được hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
Việc trả lương tháng 13 cũng như trả tiền thưởng cho người lao động là một trong những yếu tố khuyến khích và tác động rất lớn đến năng suất lao động và sự đóng góp tích cực của người lao động vào lợi ích chung của Công ty. Tuy nhiên, hiện nay, việc trả lương tháng 13 và tiền thưởng cho nhân viên tại Công ty chưa được thể hiện tại các văn bản, tài liệu theo yêu cầu của pháp luật để những chi phí cho việc trả lương tháng 13, trả thưởng đươc tính là chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Cụ thể:
Căn cứ điểm b khoản 2.5 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 về các khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau không được trừ, bao gồm:
“b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.”
Theo đó, tiền lương tháng 13 của Doanh nghiệp phải được quy định một trong các văn bản sau: (i) Hợp đồng lao động; (ii) Thỏa ước lao động tập thể; (iii) Quy chế tài chính của Công ty, Tổng Công ty; (iv) Quy chế thưởng thì mới được xem là chi phí hợp lý, hợp lệ của Doanh nghiệp và phải thể hiện rõ điều kiện được hưởng và mức được hưởng.
Nếu quy định lương tháng 13 trong Hợp đồng lao động hoặc Thỏa ước lao động tập thể sẽ có thể gây khó khăn cho Doanh nghiệp trong những năm Doanh nghiệp không có kết quả tốt trong hoạt động sản xuất, kinh doanh do đây là một nghĩa vụ của Doanh nghiệp. Do đó,
để có thể linh hoạt trong việc chi trả lương tháng 13 cho người lao động cũng như đáp ứng quy định pháp luật về Thuế, Doanh nghiệp có thể xây dựng một Quy chế thưởng rõ ràng của Doanh nghiệp, nêu rõ các điều kiện và phương thức tính thưởng.
Như vậy, tiền lương tháng 13 là một khoản không bắt buộc đối với Doanh nghiệp, tuy nhiên khi Doanh nghiệp quyết định thưởng lương tháng 13 thì khoản chi lương tháng 13 của Doanh nghiệp được xem là chi phí được trừ nếu đáp ứng các quy định pháp luật về Thuế.
Từ các phân tích trên, những chi phí mà Công ty đã trả cho lương tháng 13, tiền thưởng có thể đối diện với rủi ro là không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của Công ty. Do đó, Công ty cần rà soát lại các khoản tiền mang tính chất thưởng cho người lao động để đưa vào một Quy chế thưởng rõ ràng hoặc đưa vào một trong những văn bản theo quy định của pháp luật.
Kiến nghị 3: Rà soát và điều chỉnh lại mức lương làm căn cứ để tính các khoản trích theo lương cũng như mức lương cơ bản đối với nhân viên bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp thỏa thuận nhận lương GROSS cho phù hợp với quy định pháp luật.
Thứ nhất, về mức lương làm căn cứ tính các khoản trích theo lương.
Theo quy định tại Điều 89 Luật Bảo hiểm xã hội và Điều 17 Nghị định 115/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc, thì tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được quy định như sau:
1. Từ ngày 01 tháng 01 năm 2016 đến ngày 31 tháng 12 năm 2017, tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội là mức lương và phụ cấp lương theo quy định của pháp luật về lao động
ghi trong hợp đồng lao động.
2. Từ ngày 01 tháng 01 năm 2018 trở đi, tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật về lao động
ghi trong hợp đồng lao động.
Bên cạnh đó, theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXHVN thì “Mức tiền lương tháng
đóng BHXH bắt buộc quy định tại Khoản này không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng
tại thời điểm đóng đối với người lao động làm công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường.”
Căn cứ vào các quy định trên thì việc Công ty quy định mức lương trong Hợp đồng lao động là một số tiền cụ thể, cao hơn mức lương tối thiểu vùng nhưng khi tính các khoản trích theo lương thì Công ty lại căn cứ theo mức lương tối thiểu vùng là chưa phù hợp với quy định pháp luật về lao động, bởi vì nếu mức lương trong Hợp đồng lao động cao hơn mức lương tối thiểu vùng thì mức lương căn cứ để tính các khoản trích theo lương là mức lương được thể hiện trong hợp đồng lao động. Hành vi này có thể sẽ bị xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và phải yêu cầu nộp bổ sung cho người lao động.
Thứ hai, mức lương cơ bản đối với nhân viên bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp thỏa thuận nhận lương GROSS.
Tại công ty, một số nhân viên bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp (như anh Nguyễn Long Vân) thỏa thuận với Công ty về mức lương GROSS theo Hợp đồng lao động là 3.750.000 VND. Điều này, thoạt tiên nhìn vào có thể thấy hoàn toàn phù hợp với nguyên tắc không được trả lương cho người lao động dưới mức lương tối thiểu vùng. Tuy nhiên, vì những nhân viên này thỏa thuận mức lương GROSS nên mức lương 3.750.000 VND trên Hợp đồng lao động chưa phải là mức lương thực nhận của họ. Trên thực tế, khoản tiền mà những nhân viên này nhận được hàng tháng sẽ thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, cụ thể là sẽ bằng mức lương tối thiểu vùng trừ đi các khoản trích theo lương (thuộc nghĩa vụ phải đóng của người lao động). Điều này là có hợp lý hay chưa khi mức lương tối thiểu vùng là mức lương được tính toán dựa trên những chỉ số sinh hoạt bình thường của một người lao động. Tuy nhiên, nội dung này lại không được hướng dẫn thực hiện rõ ràng bởi cơ quan nhà nước. Do đó, để tránh trường hợp thực hiện không đủ chủ trường của Nhà nước, khuyến khích lực lượng lao động tại doanh nghiệp thì công ty cũng nên xem xét lại việc trả lương trong trường hợp này, hoặc có văn bản nhờ hướng dẫn từ phía cơ quan Nhà nước để có giải pháp tốt nhất.
Kiến nghị 4: Phân công nhân viên kế toán tiền lương chuyên kiểm tra về thời gian lao động của người lao động
Theo quy trình hiện tại ở Công ty thì việc quản lý thời gian và chất lượng lao động được quản lý thông qua Bảng chấm công. Việc quản lý thông qua Bản chấm công này, theo thời gian dài, sẽ không còn đánh giá được thời gian làm việc và chất lượng lao động vì chỉ phản ánh được số ngày làm việc thực tế trong tháng mà không theo dõi được việc đi trễ, về sớm của nhân viên, tinh thần đóng góp công sức của nhân viên. Trong khi đó, việc chấm công chính xác là hết sức cần thiết là cơ sở để đảm bảo sự công bằng cho sức lực của người lao
động đã bỏ ra cũng như là cơ sở để ban lãnh đạo công ty đánh giá thái độ làm việc của mỗi nhân viên trong đơn vị.
Trong công ty, kế toán tiền lương có trách nhiệm tập hợp Bảng chấm công và tính số ngày công làm việc thực tế của nhân viên để tính lương. Các bộ phận trong công ty có trách nhiệm chấm công cụ thể cho từng nhân viên thuộc bộ phận của mình và kế toán không theo dõi trực tiếp được việc chấm công này. Trên bảng chấm công cũng không phản ánh được việc người lao động có làm đủ giờ hay không. Cho nên để khắc phục tình trạng này, kế toán nên thường xuyên giám sát, theo dõi để việc chấm công được chính xác hơn. Bên cạnh đó, để quản lý tình hình đi muộn về sớm cũng như số giờ công làm việc thực tế của mỗi nhân viên công ty nên sử dụng “Thẻ chấm công” để đánh giá ngày công lao động được toàn diện và chuẩn xác hơn. Dựa vào “Thẻ chấm công” nhà quản lý cần có các chính sách khen thưởng kịp thời đối với nhân viên làm việc đủ giờ hoặc làm thêm giờ và có biện pháp để chấn chỉnh những nhân viên làm không đủ thời gian, trừ trường hợp đi gặp khách hàng, lấy tài liệu. Thông qua Thẻ chấm công, nhân viên kế toán tiền lương có thể tham gia trong việc báo đến các cấp quản lý trực tiếp can thiệp trong trường hợp người lao động có biểu hiện sa sút, lười nhát trong công việc.