4.1 Phân tích công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty Cổ Phần Tư Vấn và Đại Lý Thuế TPM Cổ Phần Tư Vấn và Đại Lý Thuế TPM
4.1.1 Đặc điểm lao động, công tác quản lý lao động, đặc điểm chi trả lương trong công ty ty
Vềnguồn nhân lực
- Lao động hoạt động trong công ty được sử dụng, bố trí hợp lý và phát huy trình độ của từng người.
- Tổng số lao động là 50 người, trong đó lao động trực tiếp quản lý là 5 người, lao động chính thức là 45 người và một số sinh viên thực tập.
- Trình độ chuyên môn: Đại học, Cao đẳng
- Nhu cầu đào tạo người lao động – công nhân viên của công ty: nhân viên được đào tạo ở các trường chuyên môn về Thuế - Kế toán - Tài chính, định kỳ được tham gia các lớp tập huấn của cơ quan Thuế cấp quận, Thành phố.
Các căn cứ chủ yếu trong quy trình kế toán tiền lương:
Để có thể tính toán tiền lương cho người lao động một cách chính xác và hạn chế sai sót, việc tính toán tiền lương cần có những căn cứ, những yếu tố mà dựa vào đó, bộ phận kế toán tiền lương có thể xác định được số ngày công thực tế của người lao động hoặc các khoản trợ cấp hoặc các khoản bổ sung … trong kỳ tính lương. Theo đó, các căn cứ chủ yếu trong quy trình kế toán tiền lương tại Công ty cổ phần tư vấn và đại lý thuế TPM là:
- Số lượng lao động của công ty: số liệu này được phản ánh trên sổ lao động, sổ này được lập chung cho toàn công ty và lập riêng cho từng bộ phận phòng ban để tiện cho việc quản lý. Mỗi người trong công ty đều có mã số nhân viên và mã số này được sử dụng để ghi chép chứng từ.
- Căn cứ vào các chứng từ như “Bảng chấm công”, doanh số, hoa hồng ghi trên HĐLĐ kế toán tính tiền lương theo thời gian, tiền hoa hồng cho nhân viên.
- Tiền lương được tính riêng cho từng người và tổng hợp cho từng bộ phận lao động, phản ánh vào “Bảng thanh toán tiền lương lập cho từng bộ phận”.
Hàng tháng Kế toán tính lương từ ngày 21 tháng này đến ngày 20 tháng sau và thực hiện việc chi trả lương từ ngày 25 đến ngày 28 tháng sau, thông qua hình thức chuyển khoản đối với nhân viên chính thức và trả tiền mặt cho sinh viên thực tập. - Căn cứ vào tài liệu hạch toán về thời gian, kết quả lao động và chính sách xã hội về lao động tiền lương, BHXH do Nhà Nước ban hành, kế toán tính tiền lương, trợ cấp BHXH, khoản phải trả khác cho người lao động.
- Căn cứ vào “Bảng thanh toán tiền lương” của từng bộ phận để chi trả, thanh toán tiền lương cho công nhân viên. Đồng thời, tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động, tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ qui định. Kết quả tổng hợp, tính toán được phản ánh trong “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”.
Hàng tháng, việc tính lương, trợ cấp BHXH và các khoản khác phải trả cho người lao động được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp.
- Việc chi trả lương ở doanh nghiệp được giao cho ngân hàng thay mặt chi bằng chuyển khỏan đến tài khoản cá nhân của nhân viên mà công ty đã cung cấp hay do Thủ Quỹ thực hiện. Căn cứ vào các “Bảng thanh toán tiền lương”, “Bảng thanh toán BHXH” và số tiền hiện có trong tài khoản ngân hàng tiến hành chuyển khoản vào 1 ngày cố định trong tháng và báo lại cho công ty thông qua chứng từ ngân hàng, thủ quỹ chi trả lương và các khoản khác cho nhân viên, khi nhận tiền họ phải ký tên vào bảng thanh toán tiền lương.
4.1.2 Hình thức trả lương và phạm vi áp dụng trong công ty
a) Hình thức trả lương
Bên cạnh tiền lương thì hình thức trả lương cũng đóng một vai trò quan trọng trong vấn đề phát triển nguồn nhân lực của công ty, là một trong những cách thức để động viên, khuyến khích người lao động làm việc hăng say, sáng tạo, nâng cao năng suất lao động, tạo ra nhiều của cải vật chất cho xã hội. Công tác tổ chức chi trả lương là một trong những vấn đề quan trọng thu hút sự quan tâm của tòan bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Vì vậy, nếu
công ty hình thành và tổ chức được cách thức chi trả tiền lương phù hợp thì người lao động sẽ tích cực đóng góp những giá trị lớn vào sự phát triển của công ty.
Hiện nay, công ty áp dụng hình thức chi trả lương theo thời gian. Tuy nhiên các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN thì công ty trích dựa trên tiền lương chính theo quy định của pháp luật.
Cách tính lương theo thời gian
Lương thời gian = Ngày công chuẩn của thángLương cơ bản × Số ngày làm việc thực tế + Phụ cấp + Tiền thưởng (Bonus).
Trong đó:
- Lương cơ bản: quy định trong HĐLĐ nhưng không nhỏ hơn mức lương tối thiểu vùng do Nhà nước quy định.
- Ngày công chuẩn của tháng: là ngày làm việc trong tháng, không bao gồm các ngày nghỉ ví dụ như công ty quy định được nghỉ chủ nhật). Trong tháng 9/2016 ngày công chuẩn của tháng là 21 ngày (nghỉ thứ 7, chủ nhật (8 ngày) và ngày lễ một ngày 2/9
- Phụ cấp: điện thoại, xăng, gửi xe và các khoản phụ cấp khác theo quyết định của Công ty tại từng thời điểm, được thể hiện trên Hợp đồng lao động, Phụ lục hợp đồng lao động, Thoả ước lao động tập thể.
- Tiền thưởng (Bonus) theo HĐLĐ: căn cứ vào HĐLĐ đối với nhân viên nghiệp vụ, còn đối với nhân viên hỗ trợ thì ngoài việc được quy định trong HĐLĐ mà tùy vào giá trị từng hợp đồng dịch vụ ký với khách hàng. Cụ thể, khi ký Hợp đồng dịch vụ với khách hàng: nhân viên hỗ trợ người trực tiếp tiếp xúc, làm việc với khách hàng (cấp quản lý) sẽ hưởng được 10% trên giá trị HĐ, người quản lý cấp trên của nhân viên hỗ trợ này sẽ nhận được 1% trên giá trị HĐ chưa có thuế GTGT.
- Tiền thưởng theo tình hình hoạt động của Công ty: Căn cứ vào tình hình hoạt động của Công ty và hiệu quả làm việc của Người Lao Động, Công ty sẽ Quyết định cụ thể tại từng thời điểm xét thưởng. Theo đó, mỗi bộ phận sẽ có cách thức và tiêu chí đánh giá khác nhau, cụ thể như sau:
Bộ phận nghiệp vụ: trong mỗi tháng công ty đặt ra yêu cầu mỗi nhân viên phải kiếm được 30 triệu doanh thu hợp đồng trong tổng doanh thu tháng của công ty. Tuy nhiên,
nếu đạt thì nó là căn cứ để xét thưởng cuối năm; nếu không đạt thì cũng không ảnh hưởng nhiều vì chủ yếu nó là căn cứ để phân chia hợp đồng mới. Cuối năm, nhân viên nào được xếp nhận xết làm tốt sẽ được đi du lịch nước ngoài.
Bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp: cũng như bộ phận nghiệp vụ hàng tháng nếu nhân viên nào hoàn thành mục tiêu cũng sẽ được thưởng.
- Tiền lương tháng 13: Người Lao Động làm việc đủ mười hai tháng tính đến ngày 31 tháng 12 được thưởng bằng một tháng lương căn bản (gọi là “Lương tháng 13”) và được tính theo tỷ lệ nếu Người Lao Động không làm đủ mười hai tháng. Lương tháng 13 sẽ được chi trả dựa trên cơ sở Tiền lương vào thời điểm 31 tháng 12 hàng năm. Trường hợp khác, tiền Lương tháng 13 sẽ được tính tỷ lệ tương ứng với số tháng đã làm việc trong một năm.
Lương tháng 13 = ∑Lương 12 tháng12
Tổng thu nhập = Lương thời gian + Phụ cấp (nếu có) + Tiền thưởng (nếu có)
Lương thực nhận = Tổng thu nhập – Các khoản khấu trừ và các khoản trích theo lương. Theo quy định hiện hành những ngày nghỉ, đi họp, đi học, nhân viên được hưởng 100% lương như ngày bình thường, những ngày nghỉ ốm, nghỉ chữa bệnh, tai nạn lao động nhân viên được hưởng trợ cấp BHXH. Mức hưởng chế độ ốm đau, theo quy định tại Khoản 1 Điều 28 của Luật BHXH được tính như sau:
Mức hưởng chế độ ốm đau =
Tiền lương tháng đóng BHXH của tháng liền kề trước khi nghỉ việc
24 ngày × 75% × Số ngày
nghỉ được hưởng chế độ ốm đau.
Số ngày nghỉ việc được hưởng chế độ ốm đau được tính theo ngày làm việc không kế ngày nghỉ lễ, nghỉ Tết, ngày nghỉ hàng tuần.
Các khoản trích theo lương (nếu có): Công ty và Người Lao Động sẽ đóng trên mức lương chính và theo luật pháp Việt Nam quy định.
Theo mức lương tối thiểu vùng:
Mức lương tham gia Bảo hiểm bắt buộc = Mức lương tối thiểu vùng + 7% Mức lương tối thiểu vùng (vì lao động ở công ty đã qua đào tạo học nghề)
Vùng Mức lương tối thiểu vùng năm (ĐVT: đồng/tháng) Năm 20173 Năm 20164 Vùng 1 3,750,000 3,500,000 Vùng 2 3,320,000 3,100,000 Vùng 3 2,900,000 2,700,000 Vùng 4 2,580,000 2,400,000
BHXH = Mức lương tham gia Bảo hiểm bắt buộc × 8% BHYT = Mức lương tham gia Bảo hiểm bắt buộc × 1.5% BHTN = Mức lương tham gia Bảo hiểm bắt buộc × 1%
b) Cách trả lương ở công ty TPM: trả theo lương NET hoặc lương GROSS theo thỏa thuận giữa công ty và người lao động trong HĐLĐ theo đó:
- Lương NET là lương thuần, lương sau thuế hay còn gọi là thu nhập thực nhận không bao gồm thuế TNCN, BHXH, BHYT…Doanh nghiệp phải chịu toàn bộ những chí phí thuế TNCN, BHXH, BHYT... đó và nộp thay cho người lao động.
- Lương GROSS là lương nhận được trong đó bao gồm thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN…
3 Nghị định 153/2016/NĐ-CP, có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2017
Sơ đồ 4.1: Quy trình trả lương của công ty cổ phần tư vấn & đại lý thuế TPM
4.1.3 Quy chế quản lý, sử dụng lao động và quỹ tiền lương ở doanh nghiệp
a) Quy chế quản lý, sử dụng lao động:
Lực lượng lao động tại công ty bao gồm nhân viên trong danh sách là 50 nhân viên do công ty trực tiếp quản lý và các sinh viên thực tập do các trường có sinh viên thực tập quản lý. Cách thức quản lý, sử dụng lao động của Công ty tương đối hoàn chỉnh và chặt chẽ. Trong mỗi bộ phận đều có nhóm trưởng trực tiếp quản lý, giám sát hoạt động. Riêng bộ phận hỗ
Bảng chấm công Bảng kê phụ cấp Bảng kê tiền
thưởng (bonus) Bộ phận nhân sự
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, BHYT, BHTN, Thuế
TNCN
Chi trả lương (ngân hàng, tiền mặt)
trợ doanh nghiệp ngoài trưởng nhóm giám sát trực tiếp còn có Quản lý cấp I, Quản lý cấp II giám sát chung toàn bộ nhân viên của bộ phận.
Việc sử dụng lao động ở công ty được thực hiện theo đúng quy định người lao động, bố trí đảm bảo các chế độ theo luật lao động, đồng thời lao động phải có năng lực để hoàn thành công việc được phân công. Tất cả mọi người trong công ty phải có trách nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ mà công ty giao. Những lao động có thành tích tốt hoặc có hành vi vi phạm kỷ luật thì công ty sẽ có chế độ khen thưởng và xử lý kỷ luật phù hợp theo thỏa thuận trong HĐLĐ và Nội quy công ty.
b) Quy chế sử dụng quỹ lương ở công ty:
Quy chế trả lương ở công ty được áp dụng cho từng người ở từng bộ phận cụ thể phù hợp với chức năng của từng cá nhân. Bố trí sắp xếp nhân viên, quản lý quỹ chặt chẽ, tăng cường kiểm tra, kiểm sóat quỹ lương.
4.2 Hạch toán lao động
Hạch toán lao động và thời gian lao động đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý lao động và đảm bảo tính lương chính xác cho từng người lao động. Do đó, Công ty cũng rất chú trọng trong việc hạch toán kỹ lưỡng và chính xác về lao động và thời gian lao động. Nội dung hạch toán lao động bao gồm: Hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động.
4.2.1 Hạch toán số lượng lao động
Việc xác định nhu cầu lao động nhằm đảm bảo cho công ty có được đúng người đúng việc vào đúng thời điểm cần thiết và đối phó linh hoạt với sự thay đổi của thị trường. Bên cạnh đó, khi hạch toán chính xác số lượng lao động sẽ giúp cho Công ty tiết kiệm được chi phí nhân công một cách tối đa, tránh tổ chức một bộ máy cồng kềnh, kém hiệu quả. Theo đó, việc hạch toán số lượng lao động trong công ty được thực hiện như sau:
- Đối với nhân viên quản lý: thường nằm trong danh sách lao động thuộc biên chế công ty đã có tiêu chuẩn biên các phòng ban quản lý. Số lượng nhân viên không có biến động trừ trường hợp nhân viên chuyển công tác làm bộ phận khác hoặc nghỉ việc công ty mới tuyển nhân viên có đủ trình độ phù hợp và chức năng nhiệm vụ đảm trách.
- Đối với nhân viên trực tiếp sản xuất (tạo ra doanh thu) gồm nhân viên nghiệp vụ và nhân viên hỗ trợ doanh nghiệp: để hoàn thành chỉ tiêu, hợp đồng đúng thời hạn, công ty thường tuyển thêm nhân viên thực tập tùy theo từng nhu cầu của từng bộ phận vào các thời điểm khác nhau, số nhân viên này sẽ đượ công ty đào tạo miễn phí tùy từng bộ phận mà nhân viên làm việc trong thời gian ở công ty. Bên cạnh đó, định kỳ hàng tháng công ty tổ chức các buổi thi để nâng cao trình độ của nhân viên, chọn những nhân viên trên (nếu có thỏa thuận ban đầu đen thực tập) trở thành nhân viên chính thức của công ty và đó cũng là hình thức để nâng tiền lương cho nhân viên trong công ty.
- Nhân viên còn lại gồm: Nhân viên kỹ thuật, nhân viên giao nhận.
Để quản lý lao động về mặt số lượng, Công ty sử dụng sổ sách theo dõi lao động thường xuyên do bộ phận nhân sự quản lý. Sổ này hạch toán về số lượng lao động. Phòng nhân sự lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chặt tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong công ty. Thông qua cách thức này, số lượng lao động của Công ty luôn được cập nhật một cách chính xác và hiệu quả.
4.2.2 Hạch toán thời gian lao động
Bản chất của việc hạch toán thời gian lao động là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng nhân viên ở từng bộ phận trong công ty. Công ty áp dụng tuần làm việc nghỉ chiều thứ 7 và ngày chủ nhật, với thời gian làm việc cụ thể như sau:
Sáng: 8h – 12h
Chiều: 13h30’ – 17h30’
Để hạch toán thời gian lao động cho cán bộ nhân viên, Công ty Cổ phần tư vấn & Đại lý thuế TPM đã sử dụng hình thức chấm công (Bảng chấm công) và việc chấm công được thực hiện hai lần mỗi lần gồm hai đợt (đầu giờ làm việc buổi sáng và kết thúc giờ làm việc vào buổi chiều): (i) một do bộ phận nhân sự thực hiện bằng hình thức kiểm tra dấu vân tay và (ii) hai do người trực tiếp quản lý thực hiện bằng cách kiểm tra (điểm danh) từng nhân viên thuộc sự quản lý của mình. Khi có việc đột xuất phải đi trễ, về sớm, đi công tác nhân viên phải báo cho quản lý bộ phận mình.
Như vậy, công cụ hiệu quả nhất và đóng vai trò quan trọng nhất trong việc hạch toán thời gian lao động là Bảng chấm công. Một số yếu tố liên quan đến Bảng chấm công như:
Mục đích: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, ngừng việc, nghỉ việc; để làm căn tính lương, BHXH cho từng người lao động trong công ty vào.
Phạm vi hoạt động: toàn công ty và ở mỗi bộ phận, phòng ban đều phải lập một bản chấm công riêng để chấm công cho nhân viên hàng ngày, hàng tháng.
Trách nhiệm ghi: bộ phận nhân sự theo dõi. Hàng tháng, trưởng bộ phận ở từng phòng ban có trách nhiệm chấm công cho từng người, ký xác nhận rồi chuyển cho bộ phận