Bản chất của việc hạch toán thời gian lao động là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng nhân viên ở từng bộ phận trong công ty. Công ty áp dụng tuần làm việc nghỉ chiều thứ 7 và ngày chủ nhật, với thời gian làm việc cụ thể như sau:
Sáng: 8h – 12h
Chiều: 13h30’ – 17h30’
Để hạch toán thời gian lao động cho cán bộ nhân viên, Công ty Cổ phần tư vấn & Đại lý thuế TPM đã sử dụng hình thức chấm công (Bảng chấm công) và việc chấm công được thực hiện hai lần mỗi lần gồm hai đợt (đầu giờ làm việc buổi sáng và kết thúc giờ làm việc vào buổi chiều): (i) một do bộ phận nhân sự thực hiện bằng hình thức kiểm tra dấu vân tay và (ii) hai do người trực tiếp quản lý thực hiện bằng cách kiểm tra (điểm danh) từng nhân viên thuộc sự quản lý của mình. Khi có việc đột xuất phải đi trễ, về sớm, đi công tác nhân viên phải báo cho quản lý bộ phận mình.
Như vậy, công cụ hiệu quả nhất và đóng vai trò quan trọng nhất trong việc hạch toán thời gian lao động là Bảng chấm công. Một số yếu tố liên quan đến Bảng chấm công như:
Mục đích: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, ngừng việc, nghỉ việc; để làm căn tính lương, BHXH cho từng người lao động trong công ty vào.
Phạm vi hoạt động: toàn công ty và ở mỗi bộ phận, phòng ban đều phải lập một bản chấm công riêng để chấm công cho nhân viên hàng ngày, hàng tháng.
Trách nhiệm ghi: bộ phận nhân sự theo dõi. Hàng tháng, trưởng bộ phận ở từng phòng ban có trách nhiệm chấm công cho từng người, ký xác nhận rồi chuyển cho bộ phận nhân sự đối chiếu với Bảng chấm công toàn công ty, sau đó ký xác nhận rồi chuyển cho bộ phận kế toán để tính lương và các chế độ cho người lao động.