Việc xác định nhu cầu lao động nhằm đảm bảo cho công ty có được đúng người đúng việc vào đúng thời điểm cần thiết và đối phó linh hoạt với sự thay đổi của thị trường. Bên cạnh đó, khi hạch toán chính xác số lượng lao động sẽ giúp cho Công ty tiết kiệm được chi phí nhân công một cách tối đa, tránh tổ chức một bộ máy cồng kềnh, kém hiệu quả. Theo đó, việc hạch toán số lượng lao động trong công ty được thực hiện như sau:
- Đối với nhân viên quản lý: thường nằm trong danh sách lao động thuộc biên chế công ty đã có tiêu chuẩn biên các phòng ban quản lý. Số lượng nhân viên không có biến động trừ trường hợp nhân viên chuyển công tác làm bộ phận khác hoặc nghỉ việc công ty mới tuyển nhân viên có đủ trình độ phù hợp và chức năng nhiệm vụ đảm trách.
- Đối với nhân viên trực tiếp sản xuất (tạo ra doanh thu) gồm nhân viên nghiệp vụ và nhân viên hỗ trợ doanh nghiệp: để hoàn thành chỉ tiêu, hợp đồng đúng thời hạn, công ty thường tuyển thêm nhân viên thực tập tùy theo từng nhu cầu của từng bộ phận vào các thời điểm khác nhau, số nhân viên này sẽ đượ công ty đào tạo miễn phí tùy từng bộ phận mà nhân viên làm việc trong thời gian ở công ty. Bên cạnh đó, định kỳ hàng tháng công ty tổ chức các buổi thi để nâng cao trình độ của nhân viên, chọn những nhân viên trên (nếu có thỏa thuận ban đầu đen thực tập) trở thành nhân viên chính thức của công ty và đó cũng là hình thức để nâng tiền lương cho nhân viên trong công ty.
- Nhân viên còn lại gồm: Nhân viên kỹ thuật, nhân viên giao nhận.
Để quản lý lao động về mặt số lượng, Công ty sử dụng sổ sách theo dõi lao động thường xuyên do bộ phận nhân sự quản lý. Sổ này hạch toán về số lượng lao động. Phòng nhân sự lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chặt tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong công ty. Thông qua cách thức này, số lượng lao động của Công ty luôn được cập nhật một cách chính xác và hiệu quả.