Như đã đề cập trong những phân tích trên, tiền lương đóng vai trog quan trọng trong mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Ngoài ra, tiền lương còn ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống, đến nhu cầu sinh hoạt hằng ngày của người lao động nên việc thanh toán tiền lương cho người lao động cần thực hiện một cách chính xác và hiệu quả. Theo đó, việc tính lương và các khoản trích theo lương có một số đặc điểm sau: - Việc tính lương cho người lao động được tiến hành tháng trên cơ sở các chứng từ hạch
toán về thời gian lao động và kết quả lao động. Để phản ánh tiền lương phải trả công nhân viên kế toán sử dụng bảng thanh toán tiền lương.
- Việc thực hiện chế độ trả lương phải đạt yêu cầu công bằng, khoa học, tạo điều kiện cho việc tăng năng suất lao động
- Việc tính lương tại Công Ty Cổ Phần Tư Vấn & Đại Lý Thuế TPM dựa trên các cơ sở sau đây:
Doanh thu, quỹ lương
Cấp bậc, chức vụ công việc
Mức lương áp dụng theo Nghị định 155/2016/NĐ-CP.
Công ty Cổ phần tư vấn & đại lý thuế TPM là đơn vị kinh doanh dịch vụ. Doanh thu mỗi tháng khác nhau vì phụ thuộc vào mức phí trên các hợp đồng dịch vụ cung cấp (rà soát , kiểm toán…)
4.3.1 Hạch toán tiền lương, tiền thưởng và thanh toán đối với nhân viên
Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản khác phải trả cho nhân viên được thực hiện tập trung tại phòng kế toán Công ty. Sau khi kiểm tra các bảng chấm công, bảng thống kê bonus, giấy báo nghỉ phép (nếu có)…kế toán tiến hành tính lương tính thưởng phải trả cho nhân viên sau đó tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phí kinh doanh.
Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp: gồm tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương của nhân viên bộ phận nghiệp vụ; lương, các khoản phụ cấp của nhân viên bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp.
Hình thức trả lương ở Công ty là trả lương theo thời gian, chi phí nhân công trực tiếp cũng được tập hợp theo từng tháng đồng thời dựa vào hợp đồng đã ký với khách hàng (thường Công ty sẽ ký hợp đồng với khách hàng mỗi tháng). Các bộ phận thực hiên công việc đảm bảo theo đúng trong hợp đồng, đồng thời phải theo dõi ngày công làm việc của từng nhân viên để làm căn cứ cho việc tính lương sau này.
Sau khi thực hiện xong công việc trên hợp đồng với khách hàng, bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp trong công ty sẽ tiến hành thu phí khách hàng nộp về phòng Kế toán (đối với khách hàng trả phí sau).
Kế toán sử dụng TK 622 để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp. Chi tiết TK 6221: Chi phí nhân viên trực tiếp – Bộ phận nghiệp vụ
Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh toán với nhân viên là TK 3341. Số tiền được công ty ủy nhiệm cho nhân hàng chuyển vào tài khoản cá nhân của từng nhân viên vào ngày cố định trong tháng.
Sau đây là một số cách tính lương cho một số Bộ phận tương ứng trong Công ty a) Tính lương, tính thưởng cho Bộ phận nghiệp vụ:
Hình 4.1: Bảng chấm công (Bộ phận nghiệp vụ 1)
Bộ phận nghiệp vụ vừa áp dụng cách trả lương ‘GROSS’vừa áp dụng cách trả lương ‘NET’
Trong tháng 09 năm 2016, chị Trần Thị Phượng trưởng nhóm bộ phận nghiệp vụ 1 có: Lương cơ bản qui định: 6,000,000 đồng.
Ngày công thực tế: 21 ngày.
Vậy tại tháng 09 năm 2016 lương của Chị Phượng là:
─ Lương theo thời gian = 6 000 00021 ×21 = 6,000,000 đồng.
─ Phụ cấp (Điện thoại, xăng, gửi xe) = 2,000,000 đồng/ tháng. (thỏa thuận trong HĐLĐ)
─ Tiền thưởng (Bonus): tiền thưởng trong tháng 09 của chị Phượng được tính toán như sau:
Trong tháng 09, Chị Phượng trực tiếp làm HĐ Dịch vụ với 7 Công ty với mức phí trên giá trị hợp đồng đã được thỏa thuận, nhưng chỉ mới thu phí dịch vụ của 4 Công ty như sau:
Mã số HĐ Tên khách hàng Doanh thu HĐ Bộ phận nghiệp vụ Tỷ lệ Mã NV Thành tiền 20151101/TPM_VA Công ty TNHH Nhà Hàng Khách sạn và dịch vụ Vĩnh An 3,000,000 10% Phuo0049 300,000 20160000/TPM_WEPR O Công ty CP Giải Trí Wepro 4,000,000 25% Phuo0049 1,000,000 20160701/TPM_TH Công ty TNHH Sinh Thái Trợ Nông 2,500,000 10% Phuo0049 250,000 20160907/TPM_AIN Công ty TNHH AIN Việt Nam 6,363,636 10% Phuo0049 636,364
Tổng tiền thưởng (Bonus) = 300,000 + 1,000,000 + 250,000 + 636,364 = 2,186,364 đồng.
→ Tổng thu nhập = 6,000,000 + 2,000,000 + 2,186,364 = 10,186,364 đồng
Vì theo thỏa thuận giữa chị Phượng và Công ty thì tiền lương mà chị Phượng nhận là lương GROSS. Do đó, sẽ có các khoản khấu trừ như sau:
BHXH = 6,000,000 × 8% = 480,000 đồng BHYT = 6,000,000 × 1.5% = 90,000 đồng BHTN = 6,000,000 × 1% = 60,000 đồng Giảm trừ bản thân: 9,000,000 đồng
Giảm trừ người phụ thuộc: 3,600,000 đồng. Thuế TNCN phải đóng = 0 đồng
→ Lương thực nhận = 10,186,364 – (480,000 + 90,000 + 48,000) = 9,556,364 đồng. Đối với các nhân viên khác trong bộ phận nếu tính theo lương ‘GROSS’ thì tính tương tự. Còn đối vối nhân viên được trả theo lương ‘NET’ thì không có các khoản trích theo lương (gồm BHXH, BHYT, NHTN) nhưng vẫn phải trích nộp thuế TNCN (nếu có) theo qui định. (Phần tính lương theo lương ‘NET’ sẽ được giới thiệu ở phần tính lương cho bộ phận nghiệp vụ).
Vậy ta có bảng thanh toán tiền lương bộ phận nghiệp vụ tháng 09 năm 2016: Bảng thanh toán tiền lương: được lập hàng tháng tương ứng với bảng chấm công Mục đích lập: là chứng từ dùng để theo dõi tình hình thanh toán lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên, qua đó làm căn cứ để kiểm tra, thống kê về lao động tiền lương. Phạm vi áp dụng: Để thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho nhân viên, kế toán phải lập bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận và toàn công ty.
Hình 4.2: Bảng thanh toán tiền lương (Bộ phận nghiệp vụ 1)
Dựa vào bảng thanh toán tiền lương tháng 09/2016, kế toán định khoản như sau: Tổng tiền lương phải trả cho chị Trần Thị Phượng là:
Nợ TK 6221 10,186,364 đồng
Có TK 3341 10,186,364 đồng. Số tiền thực tế nhận được là:
Nợ TK 3341 9,556,364 đồng
Chi tiết số tiền của chị Trần Thị Phượng phải tính trừ vào lương cho các khoản BHXH, BHYT, BHTN định khoản như sau:
Nợ TK 3341 630,000 đồng
Có TK 3383 480,000 đồng (trích trên 8% lương cơ bản) Có TK 3384 90,000 đồng (trích trên 1.5% lương cơ bản) Có TK 3386 60,000 đồng (trích trên 1% lương cơ bản) Thuế TNCN phải đóng:
Nợ TK 3341 0 đồng
Có TK 3335 0 đồng Tương tự cho các nhân viên khác.
Từ bảng thanh toán lương kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung. b) Tính lương, tính thưởng cho bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp:
Hình 4.3: Bảng chấm công (Bộ phận hỗ trợ 1)
Bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp đa số là tính trả lương theo lương ‘NET’ trừ anh Nguyễn Long Vân: công việc giao nhận sẽ được tính theo lương “GROSS”
Trong tháng 09 năm 2016, anh Phạm Trung Kiên là nhân viên nhóm hỗ trợ doanh nghiệp 1 có:
Lương cơ bản quy định: 3,500,000 đồng Ngày công thực tế: 21 ngày.
Vậy tại tháng 09 năm 2016 lương của là:
Lương theo thời gian = 3 500 00021 ×21 = 3,500,000 đồng.
Phụ cấp (Điện thoại, xăng, gửi xe) = 150,000 đồng/ tháng.(thỏa thuận trong HĐLĐ) Tiền thưởng (Bonus)
Trong tháng 09, anh Kiên trực tiếp làm HĐ Dịch vụ với 3 Công ty với mức phí trên giá trị hợp đồng đã được thỏa thuận, nhưng chỉ mới thu phí dịch vụ của 2 Công ty như sau:
Mã số HĐ Tên khách hàng Doanh thu HĐ Bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp Tỷ lệ Mã NV Thành tiền 20160819/TPM_DNM Công Ty TNHH TMDV Điểm Nhấn Mới 1,500,000 10% Kien0039 150,000 20160908/TPM_TL Công Ty TNHH Tư Vấn Chuyên Sâu Tâm Lực 500,000 5% Kien0039 25,000
Tổng tiền thưởng (Bonus) = 150,000 + 25,000 = 175,000 đồng. → Tổng thu nhập = 3,500,000 + 150,000 + 175,000 = 3,825,000 đồng.
Mức đóng BHXH là 3,750,000 đồng vì lương cơ bản là 3,500,000 ngay mức lương tối thiếu vùng 1 (TP. Hồ Chí Minh) mà nhân viên ở Công ty đã qua đào tạo Đại học, Cao đẳng nên mức lương tham gia BHXH bắt buộc bắng: 3,500,000 + 3,500,000 × 7% = 3,750,000 đồng (làm tròn)
Nhưng vì anh Kiên thỏa thuận trả lương ‘NET’ nên không phải trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương theo quy định. Những khoản trích theo lương này sẽ được Công ty đóng cho anh Kiên.
Giảm trừ bản thân: 9,000,000 đồng
Giảm trừ người phụ thuộc: 3,600,000 đồng. Thuế TNCN phải đóng = 0 đồng
→ Lương thực nhận = 3,500,000 + 150,000 + 175,000 = 3,825,000 đồng. Đối với nhân viên trong bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp ta tính tương tự. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 6222
Có TK 3341(tổng lương phải trả cho bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp) Phần thanh toán kế toán hạch toán tương tự như bộ phận nghiệp vụ.
Hình 4.4: Bảng thanh toán tiền lương (Bộ phận hỗ trợ 1)
Đồng thời với việc ghi vào sổ Nhật ký chung, kế tóan phản ánh các NVKT phát sinh liên quan đến chi phí nhân công trực tiếp vào Sổ cái Nhật ký chung và Bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản.
c) Tính lương, tính thưởng bộ phận văn phòng – Bộ phận gián tiếp :
Bộ phận văn phòng gồm: Ban giám đốc, nhân viên ở phòng kế toán hành chính – nhân sự,..
Viêc thanh toán lương, phụ cấp cho nhân viên căn cứ vào bảng chấm công, lương phụ cấp là cố định mỗi tháng.
Kế toán sử dụng TK 6421 để hạch toán chi phí nhân viên gián tiếp: Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6421
Có TK 3341(tổng lương phải trả cho bộ phận văn phòng) Phần thanh toán kế toán hạch toán tương tự như bộ phận trực tiếp.
Từ bảng thanh toán tiền lương từng bộ phận, lập bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho toàn Công ty Cổ Phần Tư Vấn & Đại lý thuế TPM:
Hình 4.5: Bảng thanh toán tiền lương toàn công ty