STT Các loại tiệc và sự kiện mà bộ phận Banquet thƣờng tổ chức
1 Tiệc cưới
2 Tiệc meeting cho các buổi hội nghị, hội thảo
3 Tiệc buffet
4 Tiệc sinh nhật
5 Tiệc theo phong cách Âu (Western)
6 Tiệc theo phong cách Á (China food – VietNam food)
7 Tiệc ăn sáng – trưa – tối cho khách phòng và khách ngoài
8 Tiệc cocktail
Cũng như các bộ phận khác, quá trình hoạt động của bộ phận Banquet diễn ra theo một quy trình cụ thể, tất cả đều được sắp xếp, bố trí chu đáo để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
2.2.1 Sơ đồ tổ chức và nguồn nhân sự của bộ phận Banquet
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức nhân sự của bộ phận Banquet
(Nguồn: Human Resources Department – The Reverie Saigon Hotel)
Khác với bộ phận Housekeeping, Banquet không cần một lực lượng nhân viên khá lớn. Hiện tại bộ phận có 10 nhân viên chính thức, trong những buổi tiệc lớn như tiệc cưới, chiêu đãi,… thường có nhân viên part time để hỗ trợ phục vụ khách hàng. Tất cả các nhân viên chính đều có nhiều kinh nghiệm trong công việc, mỗi người đảm nhận một nhiệm vụ riêng giúp cho quá trình hoạt động của bộ phận diễn ra một cách hợp lý và đồng bộ. Việc sử dụng nhân viên part time vào những buổi tiệc lớn sẽ giúp cho bộ phận giảm được một lượng chi phí khá lớn nhưng bên cạnh đó nó cũng có một số hạn chế nhất định.
Cách thức phân công nhân viên làm set up và phục vụ tiệc:
Tất cả các nhân viên đều được phân công công việc theo phương pháp cá nhân. Mỗi người đảm nhận một công việc cụ thể. Đối với tiệc coffee break, hội nghị, hội thảo thì việc áp dụng phương pháp cá nhân là hoàn toàn hợp lý. Còn đối với tiệc cưới cần có sự kết hợp giữa phương pháp cá nhân và phương pháp tổ. Việc
sử dụng một phương pháp cho tất cả các loại hình tiệc dẫn đến một số hạn chế nhất định và sẽ làm cho quá trình phục vụ khách diễn ra ít linh động, dễ dẫn đến sự mất đoàn kết giữa các nhân viên.
2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ
Chức năng của bộ phận Banquet là kinh doanh ăn uống để tăng doanh số cho khách sạn, là sợi dây nối liền giữa khách sạn với khách thông qua việc ăn uống hàng ngày để thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm. Đây là bộ phận sản xuất tiêu thụ và tổ chức phục vụ các dịch vụ ăn uống, tiệc, hội nghị, hội thảo và các loại tiệc cưới, hỏi khi khách có yêu cầu cùng với những thức uống phong phú, đa dạng từ cách pha chế cho đến cách trình bày sao cho phù hợp với nhu cầu và sở thích của khách, tạo không khí thoải mái, văn minh, lịch sự để khách thoải mái thưởng thức món ăn.
Nhiệm vụ của bộ phận Banquet là:
- Phối hợp chặt chẽ với nhà bếp, quầy bar, để giải quyết kịp thời mọi yêu cầu của khách hàng.
- Có biện pháp phòng chống ngộ độc, bảo vệ tuyệt đối an toàn cho khách trong
và sau khi ăn uống.
- Phối hợp với bộ Sale & Marketing lên kế hoạch tiếp thị và bán hàng.
- Hàng tháng báo cáo doanh số thật chi tiết. Xem xét và phân tích báo cáo hàng
tháng.
- Bảo đảm việc mua các nguyên liệu chất lượng cao nhất và giá vốn thấp nhất.
2.2.3 Đặc điểm và sức chứa của các phòng họp/sảnh tiệc
Đặc điểm các phòng họp/sảnh tiệc:
Business Center: Tầng 8 cũng là nơi có một giải pháp đa dạng cho khách của công ty. Với hoạt động từ 7:00 đến 19:00 và hệ thống máy tính có sẵn 24 giờ, Business Center được trang bị với một loạt các phần cứng – như máy copy và máy chiếu LCD cho đến con trỏ laser và hệ thống điện thoại cho các phòng hội nghị. Dịch vụ bao gồm in ấn, sao chép, ràng buộc, dịch và vận chuyển. Luôn có phòng họp sẵn sàng cho các cuộc họp đột xuất và phục vụ giải khát miễn phí cũng được cung cấp.
The Reverie Saigon có tổng cộng 15 phòng họp và hội nghị, bao gồm một sảnh nhỏ và một sảnh lớn – sảnh La Scala – là sảnh rộng nhất tại quận 1 – có sức
chứa lên tới 900 người cho các sự kiện xã hội hay kinh doanh. Hệ thống nghe nhìn hiện đại, hệ thống hội họp qua video có kết nối kỹ thuật số HD được trang bị trong mỗi phòng. Ngoài ra, còn có Trung tâm hội họp với nhiều phòng họp nhỏ bao gồm các dịch vụ thư ký, cung cấp cuộc gọi hội nghị và hội họp.