a.Đối với các khoản thu tiền mặt:
Thủ tục kiểm soát:
Công việc thu tiền tại công ty khách hàng do kế toán thanh toán và thủ quỹ thực hiện. Các công việc kiểm soát cần thiết bao gồm:
Kế toán thanh toán phải tiến hành đối chiếu các chứng từ gốc kèm theo trước khi lập phiếu thu, chẳng hạn: hóa đơn bán hàng.
Phiếu thu phải được đánh số thứ tự, ghi đầy đủ các thông tin, và có đầy đủ chữ ký. Sau đó kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ.
Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu được duyệt sẽ tiến hành thu tiền và ghi sổ nhâp quỹ trước khi ký tên và yêu cầu người nộp ký tên.
Một liên phiếu thu thủ quỹ giữ lại để ghi số quỹ, một liên giao cho khách hàng và một liên lưu lại nơi lập phiếu.
Cuối ngày, thủ quỹ chuyển phếu thu cho kế toán ghi sổ
Phương pháp chọn mẫu
Khi đã tìm hiểu được các thủ tục kiểm soát của công ty TNHH X về nghiệp vụ thu tiền mặt, KTV sẽ tiến hành chọn mẫu các phiếu thu để kiểm tra sự tồn tại của các thủ tục đó. Những phiếu thu nào không đảm bảo những yêu cầu trên, như là không đủ chữ ký, không đủ nội dung hoặc ghi không đúng số tiền so với chứng từ gốc thì được xtác giả là sai phạm.
Mẫu các phiếu thu được các KTV chọn theo khối, bao gồm các phiếu thu tháng 6 và tháng 12, sở dĩ chọn như vậy vì đây là 2 tháng phát sinh các nghiệp vụ thu tiền lớn, là thời gian công ty thu hồi công nợ nhiều.
b. Đối với các khoản chi tiền mặt:
Thủ tục kiểm soát:
Phiếu chi chỉ được lập khi có Biên bản nhận hàng; các chứng từ mua hàng đã được kiểm tra đối chiếu, số tiền trên hóa đơn đã được kiểm tra, đối chiếu lại và đã được duyệt chi.
Các phiếu được đánh số trước và sau ghi sổ theo thứ tự thừ nhỏ đến lớn, đồng thời phải ghi định khoản trên phiếu chi.
Phiếu chi được lập thành 3 liên và phải có đầy chữ ký cảu người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ.
Khi ký duyệt chứng từ, kế toán trưởng kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan đến khoản chi và ký nháy vào hóa đơn đã thanh toán. Các hóa đơn mua hàng đã được thanh toán được đóng dấu “Đã thanh toán”.
Phiếu chi được lập thành 3 liên, liên 1 lưu nơi lập phiếu, liên 2 giao cho người nhận tiền, liên 3 kế toán quỹ dùng để ghi sổ quỹ và sau đó chuyển cho kế toán thanh toán để ghi sổ kế toán.
Phương pháp chọn mẫu
Công ty TNHH X lưu trữ chứng từ thu – chi tiền mặt và chứng từ ngân hàng chung với nhau theo từng tháng. Tổng thể mà KTV xác định để chọn mẫu là toàn bộ các phiếu chi của đơn vị. Chính vì vậy, KTV quyết định chọn theo khối các phiếu chi quý 3 để kiểm tra số thứ tự của các phiếu chi xtác giả có liên tục không cũng như các phiếu chi có được ghi nhận đầy đủ hay không. Sở dĩ chọn khối các phiếu chi tiền lớn nhất, hco nên khả năng sai sót xảy ra là lớn hơn các quý còn lại.
Để kiểm tra xtác giả các phiếu chi của đơn vị có đầy đủ chữ ký và phê duyệt cũng như đã được đánh dấu “Đã thanh toán”, KTV sẽ chọn theo khối các phiếu chi tháng 11 và tháng 12 vì từ đầu tháng 11, công ty khách hàng có sựu thay đổi về nhân sự bộ máy kế toán, KTV nghi ngờ rằng có thể xảy ra sai sót ở 2 tháng này do kế toán thanh toán mới chưa nắm bắt nội dung công việc và có thể bỏ sót các chữ ký trên phiếu chi
Đánh giá kết quả mẫu:
Sau khi kiểm tra mẫu chọn các nghiệp vụ thu và chi tiền mặt, KTV nhận thấy: mẫu chọn các phiếu thu và phiếu chi bao gồm các phiếu thu và phiếu chi hợp lệ, đúng với các yêu cầu của thủ tục kiếm soát. Trên cơ sở đó KTV kết luận lại hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền mặt là hoạt động hiệu quả như đánh gía ở khâu lập kế hoạch kiểm toán.