CHƯƠNG 5 : NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
5.2. Giải pháp hoàn thiện kỹ thuật chọn mẫu trong kiểm toán BCTC do công ty TNHH
5.2.1. Sử dụng chọn mẫu thuộc tính trong thử nghiệm kiểm soát:
Các lý thuyết về chọn mẫu thuộc tính trong thử nghiệm kiểm soát đã được trình bày ở phần trên, vì vậy, ở phần này, tác giả xin đưa ra cách thức vận dụng chọn mẫu thuộc tính trong quá trình thử nghiệm kiểm soát.
Xác định các thuộc tính và định nghĩa các sai phạm cho từng khoản mục: Kiểm toán
viên căn cứ vào thủ tục kiểm soát của đơn vị khách hàng để xác định các thuộc tính và trên cơ sở đó để định nghĩa sai phạm.
Bảng 5.1 Xác định các thuộc tính và định nghĩa các sai phạm cho từng khoản mục
Khoản mục STT Các thuộc tính Sai phạm
Tiền mặt
1 Phiếu thu, phiếu chi có đủ chữ ký như trong quy định của công ty.
Phiếu thu, phiếu chi không đầy đủ chữ ký như trong quy định của công ty
2 Phiếu chi phải được đính kèm cùng các chứng từ gốc hợp lệ.
Phiếu chi không có chứng từ gốc kèm theo hoặc chứng từ gốc không hợp lệ.
3 Phiếu thu, phiếu chi phải ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu.
Phiếu thu, phiếu chi không ghi đủ các nội dung trên phiếu.
Phải thu khách hàng
1 Đơn đặt hàng phải được trưởng phòng bán hàng phê duyệt và ký xác nhận phê duyệt.
Đơn đặt hàng không có chữ ký xét duyệt của trưởng phòng bán hàng.
2 Hóa đơn bán hàng phải được đính kèm với đơn đặt hàng đã được xét duyệt.
Hóa đơn bán hàng không đính kèm với đơn đặt hàng đã được phê duyệt.
3 Có danh sách các khách hàng được xét duyệt bán chịu và hạn mức tín dụng cụ thể.
Các KH được xét duyệt bán chịu không nằm trong danh sách khách hàng được phép bán chịu.
1 Đơn hàng phải được trưởng phòng kinh doanh phê duyệt và
Hàng tồn kho
ký xác nhận nếu chấp nhận đơn hàng.
2 Phiếu xuất kho có đính kèm lệnh bán hàng, bản phô tô đơn đặt hàng đã được phê duyệt, bản phô tô hóa đơn bán hàng hay giấy đề nghị xuất vật tư.
Phiếu xuất kho không đính kèm một trong các chứng từ sau: lệnh bán hàng, bản phô tô đơn đặt hàng, bản phô tô hóa đơn bán hàng, giấy đề nghị xuất vật tư. 3 Phiếu xuất kho, nhập kho phải ghi
đầy đủ nội dung, có đủ các chữ ký.
Phiếu nhập kho, xuất kho không ghi đủ các nội dung, không đủ các chữ ký quy định.
4 Phiếu nhập kho phải đính kèm với bản phô tô chứng từ vận chuyển, bản phô tô của hoá đơn mua hàng và bản phô tô phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt.
Phiếu nhập kho không có đính kèm bản phô tô chứng từ vận chuyển hoặc không đính kèm với bản phô tô hoá đơn mua hàng, không có giấy đề nghị mua hàng được duyệt.
Phải trả cho người bán
1 Giấy đề nghị mua hàng của các bộ phận đưa lên phải có sự ký duyệt của ban giám đốc.
Giấy đề nghị mua hàng không chữ ký phê duyệt của ban giám đốc.
2 Hóa đơn mua hàng phải đính kèm bảng báo giá, giấy đề nghị mua hàng.
Hóa đơn mua hàng không đính kèm giấy đề nghị mua hàng, bảng báo giá.
1 Hóa đơn bán hàng ghi đầy đủ các nội dung trên hóa đơn.
Hóa đơn bán hàng không ghi đầy đủ nội dung trên hóa đơn.
2 Có chữ ký xác nhận của nhân viên kiểm tra, so sánh giá trên hóa đơn lưu tại cùi hóa đơn.
Hóa đơn trên cùi gốc không có chữ ký xác nhận của nhân viên kiểm tra.
Doanh thu
3 Hóa đơn bán hàng có đính kèm đơn đặt hàng đã được phê duyệt và chứng từ vận chuyển.
Hóa đơn bán hàng không đính kèm đơn đặt hàng đã được phê duyệt và chứng từ vận chuyển. 4 Các nội dung trên hóa đơn bán
hàng phải khớp đúng với nội dung trên đơn đặt hàng và chứng từ vận chuyển.
Các nội dung trên hóa đơn bán hàng có sự sai lệch so với nội dung trên đơn đặt hàng và chứng từ vận chuyển.
(Nguồn: Xác định các thuộc tính và định nghĩa các sai phạm cho từng phần hành khi kiểm toán của công ty ADAC)
Xác định cỡ mẫu:
Ở bước này, tác giả xin lấy ví dụ minh họa cho việc xác định cỡ mẫu của khoản mục tiền mặt tại công ty khách hàng X trên.
Trong chọn mẫu thuộc tính, để xác định cỡ mẫu cần xác định được bốn yếu tố: rủi ro về độ tin cậy cao vào hệ thống kiểm soát nội bộ, tỉ lệ sai lệch chấp nhận được, tỉ lệ sai lệch tổng thể dựu kiến và quy mô tổng thể.
Rủi ro về độ tin cậy cao vào hệ thống kiểm soát nội bộ: mức rủi ro này luôn được xác định phải nằm trong khoảng từ 5% - 10%. Ở công ty X, mức rủi ro này được các KTV nhận định là 10%, tức là mức tin cậy vào hệ thống KSNB là 90%. Sở dĩ chọn mức 10% là vì dù các quá trình kiểm soát nội bộ đã khảo sát được chứng minh là hiệu quả, tuy nhiên vẫn còn một số nhược điểm có thể ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát.
Tỉ lệ sai lệch chấp nhận được: mức rủi ro kiểm soát ban đầu được các KTV đánh giá là thấp, ta thấy tỉ lệ sai lệch chấp nhận được là trong khoảng từ 0% - 4%.
Theo lý thuyết, KTV có thể sử dụng kết quả mẫu của năm trước hoặc kiểm toán viên có thể ước đoán tỉ lệ này dựa vào kinh nghiệm của mình với các thử nghiệm tương tự đã thực hiện với cuộc kiểm toán khác, hoặc bằng kiểm tra mẫu nhỏ. Ở đây, tỉ lệ sai phạm dự kiến của tổng thể được dựa trên kết quả của những năm trước, được sửa đổi tăng nhẹ do sự thay đổi nhân sự kế toán.
Quy mô tổng thể: yếu tố này không cần xét đến vì ở đây quy mô tổng thể là lớn nên ảnh hưởng đến cỡ mẫu không đáng kể.
Lựa chọn các phần tử của mẫu:
Đối với phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên, kiểm toán viên có thể sử dụng phương pháp chọn mẫu theo bảng số ngẫu nhiên, chọn mẫu hệ thống và chọn mẫu bằng máy tính. Ở đây, KTV lựa chọn các phần tử của mẫu bằng cách chọn mẫu hệ thống được thực hiện trên Excel, giúp cho việc chọn mẫu dễ dàng hơn và tiết kiệm được thời gian.
Từ các giá trị này, KTV sẽ đối chiếu với tổng thể để chọn ra các phiếu thu và phiếu chi tương ứng. Lưu ý rằng, các giá trị này sẽ là số thứ tự của các phiếu thu và phiếu chi chứ không phải là số chứng từ theo quy định của đơn vị khách hàng.