2.1.1. Lịch sử hình thành
Công Ty TNHH Khả Hoàng là một tổ chức kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản ngân hàng được lập theo luật doanh nghiệp.
Ngày 25/7/2006, công ty được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 04102058127 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp.
Tên giao dịch Tiếng Việt: Công Ty TNHH Khả Hoàng Tên giao dịch tiếng anh: KHAHOANG CO.LTD
Địa chỉ: 705A Đỗ Xuân Hợp, phường Phú Hữu, quận 9, Tp.HCM Mã số doanh nghiệp: 0304487882
Người đại diện theo pháp luật: Bùi Tá Thanh Bình Điện thoại: (08)3.7432.961 – (08)3.7432.962 Fax: (08)3.7432.974
Email: khahoang@vatlieuxaydung.vn
Website: www.khahoang.com
Vốn điều lệ: 4.000.000.000 VND
2.1.2. Quá trình phát triển công ty
Công ty bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 8/8/2006, với trụ sở chính đặt tại 705A Đỗ Xuân Hợp, phường Phú Hữu, quận 9, Tp.HCM.
Kể từ ngày đầu mới thành lập đến nay, công ty không ngừng phát triển lớn mạnh, từ một công ty có quy mô nhỏ đến nay quy mô và mạng lưới hoạt động của công ty đã phát triển khá mạnh mẽ và doanh thu qua các năm không ngừng tăng cao.
Do hoạt động có hiệu quả nên từ khi thành lập đến nay công ty đã không ngừng phát triển cả về quy mô, địa bàn hoạt động mà còn thị trường cung cấp sản phẩm…
2.1.3. Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh
Công ty Khả Hoàng là đơn vị tham gia sản xuất, nhập khẩu và thương mại các sản phầm trang trí nội thất lâu năm. Nhằm mang đến những sản phẩm tốt nhất cho khách
hàng Khả Hoàng đã kết hợp phát triển đa dạng các dòng sản phẩm nội thất cũng như nhu cầu của thị trường để làm hài lòng khách hàng hiện tại và tương lai.
Hiện nay, công ty đang nhập khẩu và phân phối các dòng sản phẩm gạch trang trí cao cấp như gạch kiếng, đá mosaic, gạch thảm, gạch tranh, ốp bộ…được nhập khẩu từ Ấn Độ, Trung Quốc và một số nước khác, được xem là một thế mạnh từ lâu của Khả Hoàng.
Bên cạnh đó, Khả Hoàng còn là nhà sản xuất đồ gỗ nội thất chuyên nghiệp được làm từ nguyên liệu gỗ tự nhiên như gỗ sồi, tần bì, gỗ xoan…được sản xuất theo thiết kế và yêu cầu của khách hàng với mong muốn đảm bảo tính thẩm mỹ cao và sự tiện ích cho ngôi nhà của ban.
Ngoài ra, công ty còn độc quyền phân phối các sản phẩm vòi nước thiết bị nhà tắm và nhà bếp, đặc biệt là thương hiệu SHOWY Private Limited từ Singapore.
2.1.4. Tổ chức bộ máy tổ chức tại công ty
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức của công ty
Nhận xét: Bộ máy tổ chức có cơ cấu phân cấp rõ ràng, theo từng cấp bậc, dễ dàng trong việc tổ chức hoạt động kiểm soát và điều hành. Mỗi bộ phận đều có quản lý riêng trực thuộc cấp quản lý cao hơn. Các bộ phận có mối liên kết chặt chẽ với nhau khiến cho công việc cũng hiệu quả hơn.
PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KINH DOANH GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC
2.1.5. Tình hình nhân sự tại công ty hiện nay
Bảng 2.1: Nhân sự của Công Ty TNHH Khả Hoàng Chức vụ Số lƣợng
Giám đốc 1
Phó giám đốc 1
Trưởng phòng kinh doanh 1
Nhân viên kinh doanh 4
Trưởng phòng hành chính 1
Nhân viên hành chính 5
Kế toán trưởng 1
Kế toán viên 5
Kỹ thuật viên 5
Bảo vệ kiêm giữ kho 3
Tạp vụ 3
TỔNG CỘNG 30
Nhận xét: Qua bảng tổng hợp tình hình nhân sự thì ta có thể thấy số lượng 30 người có thể đáp ứng được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty hiện nay. Công việc của từng người được phân công rõ ràng đảm bảo khối lượng công việc luôn được hoàn thành đúng thời gian quy định. Tuy nhiên, công ty nên tách biệt độc lập bảo vệ và thủ kho để tránh tình trạng thất thoát tài sản có thể xảy ra cho doanh nghiệp.
2.1.6. Doanh số của công ty những năm gần đây
Bảng 2.2: Doanh số từ năm 2010 đến 2014 Đơn vị tính: Triệu đồng Năm 2010 2011 2012 2013 2014 Doanh số 2.971.846.300 2.863.463.830 4.883.841.964 5.527.154.200 10.430.004.298 So với định gốc 100% (4%) 64% 86% 251% So sánh liên hoàn 100% (4%) 71% 13.17% 88,7% Nguồn: Phòng Nhân sự (Nguồn: Phòng Kế toán)
Nhận xét: Qua bảng tổng hợp ta có thể thấy doanh số qua các năm đều tăng, riêng năm 2011 doanh số giảm 4% tương đương 108.382.470 triệu đồng so với năm 2010 nhưng không đáng kể.
Đặc biệt năm 2010 doanh số (10.430.004.298 triệu đồng) đạt mức cao nhất trong năm năm, tăng gấp 2,51 lần (7.458.157.998 triệu đồng) so với năm 2010 và tăng 88,7% (4.902.850.098 triệu đồng) so với cùng kì năm trước. Nguyên nhân là do công ty đã mở rộng thị trường thành công thông qua Hội chợ VIETBUILD 2014. Hội chợ này giúp cho doanh nghiệp quảng bá được hình ảnh của công ty; bên cạnh đó, những sản phẩm trưng bày tại hội chợ đã thu hút rất nhiều khách tham quan cũng như những công ty xây dựng trong và ngoài nước đến tham quan và mua sắm. Đặc biệt, Khả Hoàng có thêm hai khách hàng lớn đó là Công Ty TNHH Xây Dựng An Phong và Tập đoàn Dewan (Ấn độ) với hợp đồng cung cấp đọc quyền những loại gạch lót sàn cho một số công trình xây dựng của An Phong và Dewan.
2.1.7. Tổ chức phòng kế toán của công ty
Phòng kế toán gồm 6 người: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tiền, 1 kế toán công nợ, 1 kế toán bán hàng, 1 kế toán kho và 1 thủ quỹ
Sơ đồ 2.2: Bộ máy tổ chức kế toán
Chức năng và nhiệm vụ của kế toán:
Kế toán trưởng
Là người phụ trách công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán trong công ty theo chế độ quản lý kinh tế; đồng thời làm nhiệm vụ kê khai thuế và lập báo cáo tài chính. KẾ TOÁN TIỀN KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN KHO THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƯỞNG (Nguồn: Phòng Kế toán)
Tổ chức tổng hợp các thông tin, tài liệu, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích tình hình kinh tế của công ty báo cáo trực tiếp với ban giám đốc.
Kiểm tra việc xử lý các thiếu hụt, mất mát các khoản công nợ, tài sản và các khoản thiệt hại khác, đồng thời, đề xuất các biện pháp cần thiết để giải quyết các tài sản thiếu hụt, mất mát, hư hỏng….sau kiểm tra.
Kế toán tiền
Đối chiếu số liệu với phòng tổ chức hành chính, thủ quỹ.
Theo dõi trực tiếp các khoản thu – chi tiền mặt của công ty. Thu – chi theo các chứng từ đã duyệt.
Thực hiện việc ghi sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu sổ quỹ với sổ tiền mặt thực tế.
Kế toán công nợ
Xác nhận và xuất hóa đơn bán hàng, dịch vụ vận chuyển cho khách hàng một cách chính xác căn cứ vào số tiền thực thu đã đối chiếu với thủ quỹ.
Kiểm tra và xác nhận lại các giấy báo nợ của khách hàng, đối chiếu với thủ quỹ, hóa đơn mua hàng của khách trước khi chuyển tiền thanh toán.
Nhắc nhở, gọi điện thoại hay gửi giấy báo cho khách hàng đã tới hạn thanh toán. Thực hiện bảo quản dữ liệu theo dõi trên phần mềm quản lý khách hàng. Sắp xếp bảo quản các hợp đồng, hóa đơn theo thứ tự từng số. Cuối tháng chuyển các hóa đơn cho kế toán trưởng để làm báo cáo thuế hàng tháng.
Thực hiện các báo cáo cho kế toán trưởng về các kế hoạch thu chi tiền bán và mua hàng hàng tháng và dự báo doanh thu các tháng kế tiếp kế hoạch trả nợ.
Kế toán bán hàng
Lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ theo như hợp đồng đã ký.
Thực hiện đúng các thủ tục kiểm soát về qui trình bán hàng và đánh giá chất lượng bán hàng, cung cấp dịch vụ. Theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng về tiền bán hàng, thanh toán các khoản thuế.
Kế toán bán hàng kết hợp với bộ phận kinh doanh và thủ kho theo dõi, đối chiếu số lượng hàng tồn kho với số lượng thực tế khách hàng đặt trước khi xuất hóa đơn giao cho khách hàng.
Kế toán kho
Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: tình hình xuất nhập vật tư, nguyên vật liệu hàng ngày về số lượng, chủng loại, giá trị…ở từng phân xưởng; đồng thời lưu trữ, tổng hợp chứng từ ghi sổ kế toán.
Thủ quỹ
Thực hiện thu - chi theo đúng quy định của công ty.
Nghiệm thu các khoản thu trong ngày, lên bảng kê tổng hợp chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra để hạch toán.
Quản lý tiền mặt và thường xuyên kiểm tra tính chính xác của các số liệu bằng cách đối chiếu sổ sách kế toán với sổ quỹ.
Định kỳ thực hiện đối chiếu giữa số thực tồn quỹ tiền mặt với sổ sách kế toán và báo cáo số liệu chính xác cho kế toán trưởng. Kết hợp với kế toán tổng hợp, thực hiện giao dịch với ngân hàng, các thủ tục liên quan đến ngân hàng.
Báo cáo số liệu về số dư các tài khoản tiền gửi, tiền vay ở từng thời điểm cho kế toán trưởng nắm bắt kịp thời. Kiểm tra quỹ theo quy định của công ty.
2.1.8. Hệ thống thông tin kế toán
Phần mềm kế toán áp dụng tại công ty là phần mềm kế toán Excel. Phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, giúp cho người sử dụng có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu hàng tháng, hàng quý một cách dễ dàng.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái hoặc nhật ký sổ cái …) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Bên cạnh đó, phòng kế toán còn sử dụng phần mềm HTKK 3.3.2 của Tổng Cục Thuế để hỗ trợ cho việc kê và khai thuế qua mạng của doanh nghiệp. Do yêu cầu bắt buộc từ Tổng Cục Thuế, hiện nay doanh nghiệp đã bổ sung ứng dụng iTaxViewer để đọc những loại hồ sơ khai thuế qua mạng có định dạng dữ liệu XML.
Ngoài ra công ty còn sử dụng Phần mềm quản lý chữ ký số BkavCA Token Manager để quản lý chữ ký số Token, đổi mã pin, xem thời hạn của chữ ký số cũng như gia hạn lại khi chữ ký số khi hết hạn. Đặt biệt công ty sử dụng chữ ký số BkavCA vào dịch vụ
Internet Banking của Ngân hàng ACB để những giao dịch qua ngân hàng được nhanh chống và tiện lợi.
Nhận xét: Công ty TNHH Khả Hoàng chỉ sử dụng những phần mềm, ứng dụng phổ
biến; không sử dụng những phần mềm riêng biệt như UNESCO, ATPOS… nên việc sử dụng cũng dễ dàng, ít khi gặp sự cố khi mất điện. Tuy nhiên, với tiềm lực hiện có của Khả Hoàng, công ty đang có xu hướng mở rộng thêm quy mô trong tương lai nên việc sử dụng thêm Phần mềm quản lý quản lí bán hàng là rất quan trọng để giúp cho việc quản lý bán hàng, quản lý kho, hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp…một cách nhanh chống và kịp thời.
2.1.9. Tổ chức nghiệp vụ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết tại công ty 2.1.9.1. Chế độ kế toán và chính sách kế toán công ty đang áp dụng 2.1.9.1. Chế độ kế toán và chính sách kế toán công ty đang áp dụng
Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
PHẦN MỀM KẾ TOÁN Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Máy vi tính Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Việc ghi chép dữ liệu, hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh và báo cáo tài chính đều thực hiện trên máy tính nên hình thức kế toán tại đơn vị được áp dụng theo hình thức nhật ký sổ chung.
Sơ đồ 2.4: Hình thức ghi sổ kế toán
Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc và các chứng từ có liên quan, nhập liệu vào máy tính theo từng tài khoản riêng.
Cuối tháng hoặc định kỳ, kế toán tổng hợp các báo cáo để lập chứng từ ghi sổ, lập bảng cân đối số phát sinh và lập các báo cáo kế toán trong tháng.
2.1.9.2. Hình thức kế toán công ty đang áp dụng
Niên độ kế toán: bắt đầu 01/01/x kết thúc 31/12/x
Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VND) Các phương pháp kế toán:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: “Giá gốc”
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: “Kê khai thường xuyên” - Phương pháp xuất kho: “Bình quân gia quyền”
- Phương pháp phân bổ chi phí trả trước: Phân bổ đều - Nguyên tắc tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
2.1.10. Nghiệp vụ lập báo cáo tài chính
2.1.10.1.Các loại báo cáo tài chính tại công ty
Các loại báo cáo tài chính hiện nay công ty đang áp dụng đó là: Bảng Cân đối kế toán, Bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.
2.1.10.2.Cách thức lập báo cáo tài chính tại công ty
Bảng cân đối kế toán
Cơ sơ dữ liệu của bảng cân đối kế toán là số liệu sau khi đã được khóa sổ trên sổ chi tiết tài khoản và bảng cân đối phát sinh, số đầu năm được lấy bằng bảng cân đối kế toán năm trước.
Mẫu bảng cân đối kế toán tại doanh nghiệp sử dụng theo đúng biểu mẫu của bộ tài chính qui định: Mẫu số B01/DNN (Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính)
Sơ đồ 2.5: Dòng dữ liệu quy trình lập bảng cân đối kế toán
Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
Cơ sở dữ liệu của bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là số liệu của bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh kỳ trước, số kế toán chi tiết dùng cho các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 và tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”, tài khoản 333 “ thuế và các khoản phải nộp nhà nước”.
Bảng cân đối số phát sinh, sổ chi tiết TK loại 1,2,3,4
Tập hợp, ghi vào mã chi tiết của bảng CĐKT
Cộng mã chi tiết,lập mã tổng hợp của bảng CĐKT
Bảng CĐKT năm trước Bảng CĐKT năm nay Mã tổng hợp của bảng CĐKT Mã chi tiết của
bảng CĐKT
Mẫu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sử dụng theo đúng biểu mẫu của Bộ Tài Chính quy định: Mẫu số B02/DNN (ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14093/2006 của Bộ Tài Chính)
Sơ đồ 2.6: Dòng dữ liệu quy trình lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Cơ sở dữ liệu của bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ là bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ kỳ trước. Các tài khoản kế toán khác như: sổ kế toán chi tiết các tài khoản “ tiền mặt” , “tiền