2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Khả Hoàng
2.1.7. Tổ chức phòng kế toán của công ty
Phòng kế toán gồm 6 người: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tiền, 1 kế toán công nợ, 1 kế toán bán hàng, 1 kế toán kho và 1 thủ quỹ
Sơ đồ 2.2: Bộ máy tổ chức kế toán
Chức năng và nhiệm vụ của kế toán:
Kế toán trưởng
Là người phụ trách công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán trong công ty theo chế độ quản lý kinh tế; đồng thời làm nhiệm vụ kê khai thuế và lập báo cáo tài chính. KẾ TOÁN TIỀN KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN KHO THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƯỞNG (Nguồn: Phòng Kế toán)
Tổ chức tổng hợp các thông tin, tài liệu, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích tình hình kinh tế của công ty báo cáo trực tiếp với ban giám đốc.
Kiểm tra việc xử lý các thiếu hụt, mất mát các khoản công nợ, tài sản và các khoản thiệt hại khác, đồng thời, đề xuất các biện pháp cần thiết để giải quyết các tài sản thiếu hụt, mất mát, hư hỏng….sau kiểm tra.
Kế toán tiền
Đối chiếu số liệu với phòng tổ chức hành chính, thủ quỹ.
Theo dõi trực tiếp các khoản thu – chi tiền mặt của công ty. Thu – chi theo các chứng từ đã duyệt.
Thực hiện việc ghi sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu sổ quỹ với sổ tiền mặt thực tế.
Kế toán công nợ
Xác nhận và xuất hóa đơn bán hàng, dịch vụ vận chuyển cho khách hàng một cách chính xác căn cứ vào số tiền thực thu đã đối chiếu với thủ quỹ.
Kiểm tra và xác nhận lại các giấy báo nợ của khách hàng, đối chiếu với thủ quỹ, hóa đơn mua hàng của khách trước khi chuyển tiền thanh toán.
Nhắc nhở, gọi điện thoại hay gửi giấy báo cho khách hàng đã tới hạn thanh toán. Thực hiện bảo quản dữ liệu theo dõi trên phần mềm quản lý khách hàng. Sắp xếp bảo quản các hợp đồng, hóa đơn theo thứ tự từng số. Cuối tháng chuyển các hóa đơn cho kế toán trưởng để làm báo cáo thuế hàng tháng.
Thực hiện các báo cáo cho kế toán trưởng về các kế hoạch thu chi tiền bán và mua hàng hàng tháng và dự báo doanh thu các tháng kế tiếp kế hoạch trả nợ.
Kế toán bán hàng
Lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ theo như hợp đồng đã ký.
Thực hiện đúng các thủ tục kiểm soát về qui trình bán hàng và đánh giá chất lượng bán hàng, cung cấp dịch vụ. Theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng về tiền bán hàng, thanh toán các khoản thuế.
Kế toán bán hàng kết hợp với bộ phận kinh doanh và thủ kho theo dõi, đối chiếu số lượng hàng tồn kho với số lượng thực tế khách hàng đặt trước khi xuất hóa đơn giao cho khách hàng.
Kế toán kho
Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: tình hình xuất nhập vật tư, nguyên vật liệu hàng ngày về số lượng, chủng loại, giá trị…ở từng phân xưởng; đồng thời lưu trữ, tổng hợp chứng từ ghi sổ kế toán.
Thủ quỹ
Thực hiện thu - chi theo đúng quy định của công ty.
Nghiệm thu các khoản thu trong ngày, lên bảng kê tổng hợp chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra để hạch toán.
Quản lý tiền mặt và thường xuyên kiểm tra tính chính xác của các số liệu bằng cách đối chiếu sổ sách kế toán với sổ quỹ.
Định kỳ thực hiện đối chiếu giữa số thực tồn quỹ tiền mặt với sổ sách kế toán và báo cáo số liệu chính xác cho kế toán trưởng. Kết hợp với kế toán tổng hợp, thực hiện giao dịch với ngân hàng, các thủ tục liên quan đến ngân hàng.
Báo cáo số liệu về số dư các tài khoản tiền gửi, tiền vay ở từng thời điểm cho kế toán trưởng nắm bắt kịp thời. Kiểm tra quỹ theo quy định của công ty.