2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Khả Hoàng
2.1.8. Hệ thống thông tin kế toán
Phần mềm kế toán áp dụng tại công ty là phần mềm kế toán Excel. Phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, giúp cho người sử dụng có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu hàng tháng, hàng quý một cách dễ dàng.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái hoặc nhật ký sổ cái …) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Bên cạnh đó, phòng kế toán còn sử dụng phần mềm HTKK 3.3.2 của Tổng Cục Thuế để hỗ trợ cho việc kê và khai thuế qua mạng của doanh nghiệp. Do yêu cầu bắt buộc từ Tổng Cục Thuế, hiện nay doanh nghiệp đã bổ sung ứng dụng iTaxViewer để đọc những loại hồ sơ khai thuế qua mạng có định dạng dữ liệu XML.
Ngoài ra công ty còn sử dụng Phần mềm quản lý chữ ký số BkavCA Token Manager để quản lý chữ ký số Token, đổi mã pin, xem thời hạn của chữ ký số cũng như gia hạn lại khi chữ ký số khi hết hạn. Đặt biệt công ty sử dụng chữ ký số BkavCA vào dịch vụ
Internet Banking của Ngân hàng ACB để những giao dịch qua ngân hàng được nhanh chống và tiện lợi.
Nhận xét: Công ty TNHH Khả Hoàng chỉ sử dụng những phần mềm, ứng dụng phổ
biến; không sử dụng những phần mềm riêng biệt như UNESCO, ATPOS… nên việc sử dụng cũng dễ dàng, ít khi gặp sự cố khi mất điện. Tuy nhiên, với tiềm lực hiện có của Khả Hoàng, công ty đang có xu hướng mở rộng thêm quy mô trong tương lai nên việc sử dụng thêm Phần mềm quản lý quản lí bán hàng là rất quan trọng để giúp cho việc quản lý bán hàng, quản lý kho, hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp…một cách nhanh chống và kịp thời.