6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3. NỘI DUNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.3.1. Mơ hình tổ chức cơng tác kế toán
quản lý, dựa trên cơ sở quy hoạch thông tin cho từng cấp của bộ máy kế tốn để thực hiện các khối lượng cơng việc kế toán được phân cấp ở mỗi cấp. Như vậy, mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn gồm hai mặt: quan hệ phối hợp kế toán giữa các cấp quản lý trong đơn vị và quan hệ bố trí nhân sự kế tốn giữa các cấp quản lý để hình thành bộ máy kế toán thống nhất trong tồn đơn vị.
Có 3 mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn:
* Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn tập trung
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung được dựa trên phương thức trực tuyến. Mơ hình này có đặc điểm, đơn vị chỉ tổ chức một phịng kế tốn tập trung, tồn bộ cơng việc kế tốn đều được thực hiện tập trung tại phịng kế tốn. Ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, định kỳ gửi về phịng kế tốn trung tâm của đơn vị.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung có ưu điểm giúp việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng cũng như của các nhà quản lý đối với hoạt động quản lý tài chính và sử dụng kinh phí của đơn vị; thuận tiện trong việc phân cơng, chuyên mơn hóa cơng việc đối với cán bộ kế tốn và trang bị các phương tiện kỹ thuật tính tốn, xử lý và cơ giới hóa cơng tác kế tốn; tổ chức bộ máy kế toán gọn, tiết kiệm chi phí hạch tốn, kiểm tra; thơng tin kế toán được thu thập xử lý và cung cấp nhanh chóng và kịp thời.
Mơ hình này thích hợp với các đơn vị có quy mơ vừa và nhỏ, ít đơn vị trực thuộc, hoạt động trên địa bàn tập trung, hoặc ở những đơn vị có quy mơ lớn địa bàn hoạt động rộng nhưng đã trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép tính tốn hiện đại.
* Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn phân tán
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán được dựa trên phương thức trực tuyến tham mưu. Theo mơ hình này, các đơn vị, bộ phận trực thuộc của đơn vị có tổ chức bộ phận, tổ kế toán riêng làm nhiệm vụ kiểm tra, thu thập, xử lý những chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết, tổng hợp các hoạt động kinh tế theo sự phân cấp của phịng kế tốn trung tâm, định kỳ lập báo cáo gửi phịng kế tốn đơn vị; cịn phịng kế tốn trung tâm của đơn vị thực hiện thổng hợp số liệu kế tốn từ các phịng kế toán của các bộ phận phụ thuộc đơn vị gửi lên, hạch tốn các hoạt động có tính chất chung, lập báo cáo kế tốn, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ cơng tác kế tốn trong đơn vị
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán có ưu điểm tạo điều kiện cho cơng tác kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kinh tế ở các đơn vị trực thuộc được nhanh chóng kịp thời; thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phân cấp quản lý kinh tế tài chính, hạch tốn kinh tế nội bộ. Bên cạnh những ưu điểm, nhược điểm cơ bản của mơ hình này là việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo của toàn đơn vị thường chậm, tổ chức bộ máy kế tốn cồng kềnh phức tạp, khơng thuận tiện cho việc cơ giới hóa cơng tác kế toán, việc kiểm tra và chỉ đạo của kế tốn trưởng khơng tập trung.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán phù hợp với các đơn vị có quy mơ vừa và lớn, địa bàn hoạt động rộng phân tán nhưng chưa được trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép tính tốn hiện đại, các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập.
* Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn vừa tập trung vừa phân tán
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán được dựa trên phương thức chức năng. Ở mơ hình này, cơng tác kế tốn được tiến hành ở phịng kế tốn trung tâm của đơn vị và một số bộ phận đơn vị phụ thuộc,
còn một số bộ phận đơn vị phụ thuộc hoạt động tập trung không tiến hành công tác kế tốn. Khi đó bộ máy kế tốn của đơn vị được tổ chức theo mơ hình một phịng kế tốn trung tâm của đơn vị, các phịng kế toán của các bộ phận phụ thuộc hoạt động phân tán và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung. Phịng kế tốn trung tâm thực hiện hạch toán kế tốn các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung tồn đơn vị và các hoạt động kinh té tài chính ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung, thực hiện tổng hợp số liệu từ các phịng kế tốn đơn vị phụ thuộc thuộc hoạt động phân tán và của toàn đơn vị, sau đó tổng hợp lập báo cáo cung cấp thơng tin về tồn bộ cơng tác kế tốn của đơn vị.
Mơ hình kế tốn vừa tập trung vừa phân tán tập trung thực ra là sự kết hợp hai mơ hình kế tốn trên, tạo điều kiện cho cơng tác kế tốn gắn với hoạt động sự nghiệp ở đơn vị, tôgnr hợp cung cấp kịp thời thơng tin cho phân tích hoạt động kinh tế của đơn vị, tạo điều kiện cho kiểm tra và giám sát chặt chẽ hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm đó là cơng tác kế tốn khơng tập trung, khó khăn trong việc thống kê kế tốn, khơng thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính.
Mơ hình này thường được áp dụng ở các đơn vị lớn có nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán, mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính và trình độ quản lý khác nhau.
Như vậy, việc tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị SNCT có thể thực hiện theo các mơ hình khác nhau phù hợp với đặc điểm và loại hình cơng tác của mỗi đơn vị.
1.3.2. Cơng tác lập dự tốn ngân sách
Lập dự tốn ngân sách là q trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu, chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn. Có hai phương pháp
lập dự toán thường được sử dụng là phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ (incremental budgeting method) và phương pháp lập dự tốn khơng dựa trên cơ sở quá khứ (zero basic budgeting method). Mỗi phương pháp lập dự tốn trên có những đặc điểm riêng cùng những ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng khác nhau. Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp truyền thống, đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp cho những hoạt động tương đối ổn định của đơn vị.
Khi lập dự tốn ngân sách, các ĐVSN cơng lập phải phản ánh đầy đủ các khoản thu, chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành, kể cả các khoản thu, chi từ nguồn viện trợ và các khoản vay. Trong quá trình lập dự toán ngân sách phải lập đúng mẫu biểu, thời gian theo đúng quy định và lập chi tiết theo mục lục NSNN. Dự toán ngân sách của các ĐVSN công lập được gửi đúng thời hạn đến các cơ quan chức năng theo quy định của pháp luật.
Quy trình xây dựng dự tốn đối với các ĐVSN ngồi dự tốn thu - chi nguồn NSNN cịn phải lập dự tốn thu - chi hoạt động SXKD dịch vụ:
* Quy trình xây dựng dự tốn thu- chi NSNN (Xem Phụ lục 1.1):
Vào tháng 7 hàng năm, căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ của năm trước và năm hiện tại, các đơn vị quản lý hành chính tiến hành lập dự tốn thu - chi NSNN cho năm kế tiếp. Q trình lập dự tốn tại các đơn vị này gồm các bước cơng việc chính:
- Đánh giá tình hình thực hiện thu NSNN năm hiện tại: Tổng số thu, số nộp NSNN, số thu phí, lệ phí được để lại theo quy định; Đánh giá, phân tích những yếu tố ảnh hưởng, tác động đến thực hiện thu ngân sách năm hiện tại; Đánh giá, phân tích tác động ảnh hưởng của việc điều chỉnh, sửa đổi chế độ, chính sách, ảnh hưởng đến kết quả thu NSNN của đơn vị; Đánh giá kết quả thực hiện, các nhiệm vụ quan trọng, các chương trình, dự án lớn của đơn
vị...đánh giá việc bố trí dự tốn có đảm bảo việc thực hiện những nhiệm vụ được giao hay không; và xét đến khối lượng các nhiệm vụ phát sinh; những khó khăn, vướng mắc và đề xuất biện pháp xử lý.
- Đánh giá tình hình chi tiêu năm hiện tại theo các nhóm mục chi như: Tiền lương, các khoản có tính chất lương, các khoản chi trích theo lương: chi nghiệp vụ thường xuyên; chi đột xuất hoặc không thường xuyên (mua sắm, sửa chữa,...)
- Xác định nhiệm vụ cần phải thực hiện năm tiếp theo của đơn vị.
- Xây dựng dự toán năm tiếp theo cho đơn vị trên cơ sở nhiệm vụ đã được xác định và theo dúng chế độ quy định. Các đơn vị quản lý hành chính chủ động dự kiến đầy đủ các nhu cầu chi thực hiện các thay đổi của chính sách chế độ, nhiệm vụ mới, các đơn vị xây dựng cả dự toán các khoản chi từ nguồn thu phí, lệ phí được để lại theo chế độ.
- Đánh giá tình hình thu của hoạt động SXKD dịch vụ năm hiện tại như tổng số thu, công nợ phải thu, cơ cấu nguồn thu,...
- Đánh giá tình hình chi phí các hoạt động SXKD dịch vụ năm hiện tại về giá cả các yếu tố đầu vào như: chi phí nhân cơng, vật tư, dự kiến các chi phí phát sinh, dự phịng chi... Từ đó, đơn vị có thể dự đốn chi phí của năm tiếp theo để chuẩn bị cho cơng tác xây dựng dự toán được chuẩn xác. Đồng thời có đánh giá hiệu quả cơng việc thực hiện các hoạt động SXKD dịch vụ có thu này.
- Đánh giá tình hình thị trường về lĩnh vực hoạt động SXKD dịch vụ năm tiếp theo như: sự phát triển của thị trường, đánh giá về đối thủ cạnh tranh, môi trường hoạt động, chế độ chính sách mới...
- Xây dựng dự toán thu - chi cho hoạt động SXKD dịch vụ một cách cụ thể, chi tiết và có thuyết minh chi tiết theo nội dung công việc.
động SXKD dịch vụ để xây dựng dự toán thu - chi năm tiếp theo sát với các khả năng, nhiệm vụ, hoạt động trọng tâm của đơn vị và trình cấp trên theo đúng quy định.
1.3.3. Tổ chức cơng tác kế tốn
a. Tổ chức, luân chuyển và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
* Tổ chức và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hiện nay, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN nói chung và đơn vị SNCT nói riêng tuân theo quy định của Luật kế toán, Nghị định 128/2004/NĐ-CP của Chính phủ và Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/6/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Các mẫu chứng từ được phân làm 2 loại rõ rệt:
- Chứng từ bắt buộc: Là chứng từ bắt buộc phải sử dụng ở các đơn vị SNCT và trong q trình sử dụng, các đơn vị khơng được thay đổi nội dung của chứng từ, như: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền,...
- Chứng từ hướng dẫn: Là chứng từ hướng dẫn sử dụng ở các đơn vị SNCT và trong q trình sử dụng ngồi những nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế tốn có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép cũng như yêu cầu quản lý của đơn vị như: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,....
Chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị SNCT gồm 4 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương (11 mẫu chứng từ)
+ Chỉ tiêu vật tư (6 mẫu chứng từ) + Chỉ tiêu tiền tệ (10 mẫu chứng từ) + Chỉ tiêu TSCĐ (7 mẫu chứng từ)
* Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn
Trình tự luân chuyển chứng từ được hiểu là đường đi của chứng từ kế toán (đã được xác định) đến các bộ phận liên quan với mục đích chuyển thơng tin về các hoạt động kinh tế tài chính đã được phản ánh trên chứng từ kế toán. Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc nhận từ bên ngoài đều phải được tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị, chỉ sau khi bộ phận kế toán kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế tốn.Quy trình ln chuyển chứng từ sẽ được xây dựng với mỗi loại chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm đảm bảo tính phù hợp và đáp ứng các yêu cầu đối với chứng từ kế tốn theo quy định.
Trình tự ln chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có);
- Phân loại, sắp xếp chưng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế tốn:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tổ ghi chép trên chứng từ kế tốn;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Đối chiếu chứng từ kề tốn với các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế toán. Chứng từ kế tốn là điểm bắt đầu của một q trình kế tốn, nó là cơ sở cho tồn bộ các cơng việc kế toán sau này cũng như cho mọi số liệu, tài liệu kế tốn; Vì vậy chất lượng của tổ chức, luân chuyển và vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn có ý nghĩa quyết định đến tồn bộ cơng tác kế tốn.
b. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán HCSN được xây dựng trên nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị HCSN có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước. Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong các đơn vị HCSN được thể hiện xuất phát từ yêu cầu thực tế của từng đơn vị. Đơn vị được bổ sung thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế tốn mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị HCSN phải đảm bảo các yêu cầu:
- Phản ánh mọi hoạt động kinh tế phát sinh của đơn vị, phù hợp với các quy định thống nhất của nhà nước, văn bản hướng dẫn của Bộ chủ quản và cơ quan quản lý cấp trên.
- Phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị, phân cấp tài chính; đáp ứng yêu cầu quản lý thơng tin trên máy tính và đảm bảo các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính.
Hệ thống tài khoản quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài