6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN
2.3.2. Những tồn tại trong công tác kế toán
a. Về công tác tổ chức bộ máy kế toán
chưa chú trọng đến việc thực hiện công tác kế hoạch tài chính bệnh viện. Bên cạnh đó các bệnh viện cũng mới quan tâm đến công tác kế toán tài chính mà chưa quan tâm đến công tác kế toán quản trị.
Bộ máy của phòng kế toán mới chỉ đáp ứng các nghiệp vụ hạch toán kế toán như việc thực hiện các phần hành kế toán xây dựng các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo quy định mà chưa tổ chức phân công kế toán viên nghiên cứu xây dựng các báo cáo kế toán quản trị, các kế toán viên chưa có kỹ năng sử dụng số liệu báo cáo tài chính để phân tích, đánh giá phục vụ công tác quản lý, lập kế hoạch và điều hành các hoạt động của bệnh viện. Do vậy, việc cung cấp những thông tin tài chính cho việc phân tích, đánh giá và lập kế hoạch còn thiếu, việc đề xuất các giải pháp và cơ chế quản lý tài chính Bệnh viện hầu như còn rất hạn chế.
Việc tổ chức công tác kế toán bệnh viện còn chưa thực sự khoa học và hợp lý; công tác tin học hoá trong việc ứng dụng các giải pháp quản lý tài chính kế toán mới chỉ dừng ở việc sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm viện phí, chưa thực sự ứng dụng mạnh trong khâu phân tích, đánh giá và lập kế hoạch.
Sự phân công phối hợp giữa các bộ phận kế toán trong các bệnh viện hiện nay vẫn còn có những điểm chưa hợp lý, khoa học: chẳng hạn như việc phân công trách nhiệm cho các nhân viên, bộ phận kế toán trong phòng chưa thống nhất, rõ ràng dẫn đến khó khăn trong kiểm tra theo dõi và đối chiếu giữa các bộ phận kế toán. Việc phân công trách nhiệm cho kế toán trong việc quản lý các tài sản của bệnh viện, các nguồn lực tài chính trong bệnh viện còn chưa chặt chẽ.
b. Về tổ chức thông tin kế toán
* Chứng từ kế toán:
Do sự hạn chế về khả năng nghiệp vụ chuyên môn của kế toán viên nên đơn vị còn chưa sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán để phản ánh nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo đúng đặc điểm, nội dung và bản chất của nghiệp vụ, đảm bảo sự hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
Phần diễn giải của chứng từ đôi khi quá tóm tắt làm mất đi tính rõ ràng và chính xác gây những khó khăn nhất định cho phần ghi sổ và sắp xếp chứng từ. Mặt khác, việc chưa áp dụng phần mềm kế toán liên hoàn từ khâu xử lý chứng từ đầu vào đến việc hạch toán, lập báo cáo ở nhiều bệnh viện dẫn đến sự lãng phí về thời gian, công sức đặc biệt là mức độ chính xác chưa cao, dễ xảy ra sai sót do chứng từ phải nhập lại tới 2 lần.
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ ở bệnh viện mặc dù đã tuân theo các quy định hiện hành của Bộ Tài chính nhưng việc lưu trữ chứng từ chưa được khoa học dẫn đến những khó khăn trong việc kiểm tra lại các chứng từ hoặc lấy lại chứng từ để sử dụng. Về điều kiện bảo quản chứng từ vẫn chưa tốt, chứng từ được bảo quản trong các thùng tôn và để ở kho của bệnh viện với điều kiện kho không tốt đã dẫn đến mối mọt nấm mốc làm cho nhiều chứng từ bị hư hỏng. Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật có quy định về thời gian sử dụng, lưu trữ và bảo quản các tài liệu số liệu kế toán, tuy nhiên Bệnh viện chưa thực sự quan tâm đến việc rà soát giá trị sử dụng các tài liệu kế toán để phân loại tài liệu kế toán nhằm loại bỏ, lưu trữ, bảo quản theo quy định. Riêng với việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ vẫn được quan tâm nên quy trình luân chuyển chưa được hợp lý và khoa học.
* Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Đơn vị căn cứ vào tài khoản của đơn vị HCSN đã ban hành và quyết định của Bộ Y tế về mở thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 để thống nhất chung trong các ĐVSN y tế. Bệnh viện mặc dù đã chủ động chi tiết tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 theo đặc điểm và yêu cầu quản lý tại đơn vị mình nhằm quản lý chi tiết các hoạt động của đơn vị mình nhưng trên thực tế vẫn chưa đầy đủ, hợp lý và khoa học. Đồng thời, việc chi tiết các tài khoản của các bệnh viện là
khác nhau dẫn đến việc thống nhất quản lý các thông tin tài chính kế toán của các bệnh viện gặp khó khăn.
Bệnh viện theo cơ chế tự chủ tài chính mới được tổ chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với chuyên môn được thực hiện việc đầu tư các khoản tài chính theo quy định, được liên doanh, liên kết… như vậy với những hoạt động kinh doanh như vậy đòi hỏi các bệnh viện cũng phải trích lập các khoản dự phòng mà hệ thống tài khoản mới nhất theo Quyết định 19 vẫn chưa có TK để phản ảnh.
Việc hạch toán hao mòn và khấu hao của TSCĐ: Số lượng các TSCĐ trong Bệnh viện khá lớn và nhiều loại, hầu hết có nguồn hình thành từ nguồn NSNN, phục vụ chính cho công tác khám chữa bệnh. Thực hiện theo Quyết định số 351/1997/TC-QĐ-CĐKT của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và tính hao mòn tài sản cố định trong các đơn vị HCSN, có quy định hạch toán và việc tính, trích khấu hao, hao mòn TSCĐ trong các ĐVSN công lập và có cơ chế cho phép được sử dụng các TSCĐ tham gia vào các hoạt động dịch vụ y tế và được tính hao mòn, khấu hao vào giá thu các dịch vụ thì đơn vị đã thực hiện việc hạch toán và tính, trích khấu hao TSCĐ theo quy định. Nhưng trên thực tế việc tính hao mòn và trích khấu hao của bệnh viện còn hạn chế và gặp nhiều khó khăn trong cách hạch toán và xác định giá trị TSCĐ để tính hao mòn, để trích khấu hao hoặc việc phân bổ giá trị hao mòn chẳng hạn như cùng một TSCĐ vừa cùng sử dụng phục vụ cho cả hoạt động chuyên môn thường xuyên của bệnh viện đồng thời TSCĐ này cũng phục vụ cho hoạt động dịch vụ của bệnh viện.
Về cơ chế hạch toán tính giá thành các dịch vụ khám chữa bệnh đối với bệnh viện; trong đó có việc tính, trích khấu hao, các yếu tố chi phí ... để xác định giá thu. Nhà nước quy định chế độ thu viện phí mới chỉ là thu một phần viện phí, mức thu hiện nay chỉ mới bằng 30-50% chi phí thực tế nên chưa bù
đắp được các chi phí trực tiếp, gián tiếp do giá thu chưa tính đúng, tính đủ các yếu tố chi phí như khấu hao máy móc trang thiết bị, tiền lương, tiền công, điện nước, trượt giá .... do những yếu tố chi phí này đã có ngân sách nước cấp. Tuy nhiên, cơ chế này được ban hành từ những năm 1995, đến nay đã bộc lộ khá nhiều bất cấp, không còn phù hợp với sự phát triển kinh tế xã hội, trong khi NSNN chỉ đáp ứng được 30-40% nhu cầu chi tối thiểu cho y tế, nhiều loại dịch vụ mới, kỹ thuật cao được áp dụng, nguồn hoạt động của các bệnh viện chủ yếu dựa vào nguồn thu viện phí nên định hướng tới Nhà nước sẽ cho phép bệnh viện được phép tính đúng, tính đủ các yếu tố chi phí như khấu hao, tiền điện, nước .... đặc biệt đối với vấn đề liên doanh đặt máy cùng khai thác dịch vụ, sử dụng TSCĐ công cho hoạt động dịch vụ ... Điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến công tác quản lý tài chính và tổ chức công tác hạch toán kế toán cần được Bộ Tài chính và Bộ Y tế có văn bản hướng dẫn cụ thể, chi tiết.
* Vận dụng sổ kế toán
Sổ kế toán được in ra từ phần mềm kế toán. Tuy nhiên, đơn vị còn lập thiếu một số sổ theo quy định như sổ quyết toán ngân sách và nguồn khác, công tác mở sổ chi tiết chưa đầy đủ và kịp thời do đó khó khăn trong việc theo dõi các hoạt động kinh tế, tài chính.
Bệnh viện còn sử dụng đồng thời nhiều phần mềm khác nhau gồm phần mềm kế toán thu viện phí, phần mềm kế toán tổng hợp, phần mềm BHYT do cơ quan BHYT cung cấp. Thông thường kế toán thu viện phí cập nhật số liệu thu viện phí vào phần mềm kế toán thu viện phí. Sau đó, hàng ngày hoặc định kỳ tiến hành tổng hợp số liệu báo cáo với kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp nhập lại toàn bộ số liệu trên và các nghiệp vụ kinh tế tài chính khác phát sinh trong bệnh viện vào phần mềm kế toán tổng hợp. Thông tin về bệnh nhân có thẻ BHYT cũng không được lọc từ thông tin ban đầu nên phải tiến hành cập nhật lại trên phần mềm BHYT để tổng hợp báo cáo. Việc
áp dụng nhiều phần mềm kế toán tách rời nhau và thiếu sự liên kết để tổng hợp thông tin kế toán đã làm tăng khối lượng công việc kế toán, tăng chi phí và nhân lực, đồng thời gây khó khăn cho hoạt động quản lý của chính các bệnh viện và hoạt động kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng.
* Hệ thống báo cáo kế toán
Chưa chú trọng, đầu tư cho việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, thuyết minh báo cáo tài chính nên thông tin chưa phản ánh đầy đủ tình hình tài chính - tài sản của đơn vị nên chưa đầy đủ cho việc quản lý của ban lãnh đạo đơn vị.
Thời gian lập báo cáo tài chính còn chậm so với quy định do ý thức chấp hành báo cáo chưa tốt. Việc phân tích báo cáo tài chính và công khai tài chính còn chưa thật sự được chú trọng nên hiệu quả của số liệu cung cấp chưa cao, do đó thông tin cung cấp cho việc quản lý điều hành chưa đầy đủ, chưa kịp thời và chưa chính xác.
Hệ thống BCTC chỉ mới được quan tâm ở mặt số lượng chứ chưa quan tâm và phân tích ở mặt chất lượng. Đồng thời bệnh viện cũng chưa xây dựng được BCTC quản trị để cung cấp cho việc quản lý.
c. Về công tác tổ chức kiểm tra kế toán
Bộ Tài chính đã có Quyết định 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004 ban hành “Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí NSNN” nhưng trên thực tế ở Bệnh viện công tác tự kiểm tra theo quy chế chưa thực sự được quan tâm thực hiện. Ban lãnh đạo, kế toán trưởng cũng như các nhân viên kế toán chưa xác định được tầm quan trọng, quy trình và cách thức tiến hành của công tác kiểm tra này.
Luật kiểm toán Nhà nước đã có hiệu lực thi hành; trong đó có quy định các ĐVSN được thuê kiểm toán độc lập, thành lập kiểm toán nội bộ để kiểm tra, kiểm soát và giám sát. Tuy nhiên, đến nay đơn vị không thực hiện vì giá
trị pháp lý của kết quả kiểm toán độc lập thường không có giá trị đối với các cơ quan thanh tra, kiểm toán của Nhà nước.
Hầu hết các bệnh viện đều không tổ chức bộ phận kiểm tra kế toán riêng mà do kế toán trưởng trực tiếp đảm nhiệm kiểm tra chung, còn ở mỗi phần hành kế toán thì các kế toán viên phụ trách kiểm tra trước khi ghi sổ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra những số liệu kế toán tổng hợp liên quan. Thực tế việc kiểm tra và đối chiếu giữa các sổ kế toán thường chỉ được thực hiện cuối quý, cuối năm trước khi lập các BCTC.
Công tác kiểm tra, tự kiểm tra tài chính chưa phát huy được vai trò, khả năng kiểm tra, kiểm soát do trình độ chuyên môn của các kế toán viên còn nhiều hạn chế, mức độ quan tâm của cấp quản lý chưa sâu sát. Do đó, nội dung báo cáo tự kiểm tra tài chính, kế toán chưa thật sự đóng góp cho đơn vị về công tác quản lý và minh bạch báo cáo tài chính, quyết toán.
Đối với việc công khai BCTC: việc thực hiện công tác công khai tài chính mới chỉ mang tính hình thức, chiếu lệ. Nguyên nhân do chưa nhận thức được tầm quan trọng, tính dân chủ và tính minh bạch công khai tài chính theo quy định của các cán bộ kế toán, ban lãnh đạo bệnh viện cũng như các cơ quan chủ quản chưa biện pháp kiểm tra và chế tài xử lý những đơn vị chưa thực hiện công khai BCTC theo quy định.