6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.2.Công tác lập dự toán ngân sách
1.3. NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.3.2.Công tác lập dự toán ngân sách
Lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu, chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn. Có hai phương pháp
lập dự toán thường được sử dụng là phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ (incremental budgeting method) và phương pháp lập dự toán không dựa trên cơ sở quá khứ (zero basic budgeting method). Mỗi phương pháp lập dự toán trên có những đặc điểm riêng cùng những ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng khác nhau. Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp truyền thống, đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp cho những hoạt động tương đối ổn định của đơn vị.
Khi lập dự toán ngân sách, các ĐVSN công lập phải phản ánh đầy đủ các khoản thu, chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành, kể cả các khoản thu, chi từ nguồn viện trợ và các khoản vay. Trong quá trình lập dự toán ngân sách phải lập đúng mẫu biểu, thời gian theo đúng quy định và lập chi tiết theo mục lục NSNN. Dự toán ngân sách của các ĐVSN công lập được gửi đúng thời hạn đến các cơ quan chức năng theo quy định của pháp luật.
Quy trình xây dựng dự toán đối với các ĐVSN ngoài dự toán thu - chi nguồn NSNN còn phải lập dự toán thu - chi hoạt động SXKD dịch vụ:
* Quy trình xây dựng dự toán thu- chi NSNN (Xem Phụ lục 1.1):
Vào tháng 7 hàng năm, căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ của năm trước và năm hiện tại, các đơn vị quản lý hành chính tiến hành lập dự toán thu - chi NSNN cho năm kế tiếp. Quá trình lập dự toán tại các đơn vị này gồm các bước công việc chính:
- Đánh giá tình hình thực hiện thu NSNN năm hiện tại: Tổng số thu, số nộp NSNN, số thu phí, lệ phí được để lại theo quy định; Đánh giá, phân tích những yếu tố ảnh hưởng, tác động đến thực hiện thu ngân sách năm hiện tại; Đánh giá, phân tích tác động ảnh hưởng của việc điều chỉnh, sửa đổi chế độ, chính sách, ảnh hưởng đến kết quả thu NSNN của đơn vị; Đánh giá kết quả thực hiện, các nhiệm vụ quan trọng, các chương trình, dự án lớn của đơn
vị...đánh giá việc bố trí dự toán có đảm bảo việc thực hiện những nhiệm vụ được giao hay không; và xét đến khối lượng các nhiệm vụ phát sinh; những khó khăn, vướng mắc và đề xuất biện pháp xử lý.
- Đánh giá tình hình chi tiêu năm hiện tại theo các nhóm mục chi như: Tiền lương, các khoản có tính chất lương, các khoản chi trích theo lương: chi nghiệp vụ thường xuyên; chi đột xuất hoặc không thường xuyên (mua sắm, sửa chữa,...)
- Xác định nhiệm vụ cần phải thực hiện năm tiếp theo của đơn vị.
- Xây dựng dự toán năm tiếp theo cho đơn vị trên cơ sở nhiệm vụ đã được xác định và theo dúng chế độ quy định. Các đơn vị quản lý hành chính chủ động dự kiến đầy đủ các nhu cầu chi thực hiện các thay đổi của chính sách chế độ, nhiệm vụ mới, các đơn vị xây dựng cả dự toán các khoản chi từ nguồn thu phí, lệ phí được để lại theo chế độ.
- Đánh giá tình hình thu của hoạt động SXKD dịch vụ năm hiện tại như tổng số thu, công nợ phải thu, cơ cấu nguồn thu,...
- Đánh giá tình hình chi phí các hoạt động SXKD dịch vụ năm hiện tại về giá cả các yếu tố đầu vào như: chi phí nhân công, vật tư, dự kiến các chi phí phát sinh, dự phòng chi... Từ đó, đơn vị có thể dự đoán chi phí của năm tiếp theo để chuẩn bị cho công tác xây dựng dự toán được chuẩn xác. Đồng thời có đánh giá hiệu quả công việc thực hiện các hoạt động SXKD dịch vụ có thu này.
- Đánh giá tình hình thị trường về lĩnh vực hoạt động SXKD dịch vụ năm tiếp theo như: sự phát triển của thị trường, đánh giá về đối thủ cạnh tranh, môi trường hoạt động, chế độ chính sách mới...
- Xây dựng dự toán thu - chi cho hoạt động SXKD dịch vụ một cách cụ thể, chi tiết và có thuyết minh chi tiết theo nội dung công việc.
động SXKD dịch vụ để xây dựng dự toán thu - chi năm tiếp theo sát với các khả năng, nhiệm vụ, hoạt động trọng tâm của đơn vị và trình cấp trên theo đúng quy định.
1.3.3. Tổ chức công tác kế toán
a. Tổ chức, luân chuyển và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
* Tổ chức và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hiện nay, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN nói chung và đơn vị SNCT nói riêng tuân theo quy định của Luật kế toán, Nghị định 128/2004/NĐ-CP của Chính phủ và Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/6/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Các mẫu chứng từ được phân làm 2 loại rõ rệt:
- Chứng từ bắt buộc: Là chứng từ bắt buộc phải sử dụng ở các đơn vị SNCT và trong quá trình sử dụng, các đơn vị không được thay đổi nội dung của chứng từ, như: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền,...
- Chứng từ hướng dẫn: Là chứng từ hướng dẫn sử dụng ở các đơn vị SNCT và trong quá trình sử dụng ngoài những nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép cũng như yêu cầu quản lý của đơn vị như: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,....
Chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị SNCT gồm 4 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương (11 mẫu chứng từ)
+ Chỉ tiêu vật tư (6 mẫu chứng từ) + Chỉ tiêu tiền tệ (10 mẫu chứng từ) + Chỉ tiêu TSCĐ (7 mẫu chứng từ)
* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Trình tự luân chuyển chứng từ được hiểu là đường đi của chứng từ kế toán (đã được xác định) đến các bộ phận liên quan với mục đích chuyển thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính đã được phản ánh trên chứng từ kế toán. Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc nhận từ bên ngoài đều phải được tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị, chỉ sau khi bộ phận kế toán kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán.Quy trình luân chuyển chứng từ sẽ được xây dựng với mỗi loại chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm đảm bảo tính phù hợp và đáp ứng các yêu cầu đối với chứng từ kế toán theo quy định.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có);
- Phân loại, sắp xếp chưng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tổ ghi chép trên chứng từ kế toán; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Đối chiếu chứng từ kề toán với các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là điểm bắt đầu của một quá trình kế toán, nó là cơ sở cho toàn bộ các công việc kế toán sau này cũng như cho mọi số liệu, tài liệu kế toán; Vì vậy chất lượng của tổ chức, luân chuyển và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đến toàn bộ công tác kế toán.
b. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán HCSN được xây dựng trên nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị HCSN có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước. Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong các đơn vị HCSN được thể hiện xuất phát từ yêu cầu thực tế của từng đơn vị. Đơn vị được bổ sung thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị HCSN phải đảm bảo các yêu cầu:
- Phản ánh mọi hoạt động kinh tế phát sinh của đơn vị, phù hợp với các quy định thống nhất của nhà nước, văn bản hướng dẫn của Bộ chủ quản và cơ quan quản lý cấp trên.
- Phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị, phân cấp tài chính; đáp ứng yêu cầu quản lý thông tin trên máy tính và đảm bảo các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính.
Hệ thống tài khoản quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản, tài khoản Loại 0 là tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản (Xem Phụ lục 1.2):
+ Nhóm tài khoản loại 1: Tiền và vật tư
+ Nhóm tài khoản loại 2: Tài sản cố định
+ Nhóm tài khoản loại 3: Thanh toán
+ Nhóm tài khoản loại 4: Nguồn kinh phí
+ Nhóm tài khoản loại 6: Các khoản chi
+ Nhóm tài khoản loại 0: Tài khoản ngoài bảng
Việc xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác kế toán tại mỗi đơn vị. Danh mục tài khoản chi tiết, cụ thể giúp cho công tác quản lý tài chính của đơn vị được dễ dàng, thuận lợi và phản ánh chính xác bản chất tài chính của đơn vị đó.
c. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
* Vận dụng hệ thống sổ kế toán:
Các đơn vị SNCT đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lữu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước và Chế độ kế toán ngày nay.
Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm (Xem Phụ lục 1.3), đối với đơn vị tiếp nhận kinh phí viện trợ của các tổ chức, cá nhân nước ngoài, theo yêu cầu của nhà tài trợ, thì đơn vị nhận viện trợ phải mở thêm sổ kế toán chi tiết theo dõi quá trình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí viện trợ để làm cơ sở lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của nhà tài trợ.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Theo chế độ kế toán hiện hành, các đơn vị HCSN nói chung và đơn vị SNCT nói riêng tùy vào điều kiện và đặc điểm của đơn vị mình được lựa chọn một trong bốn hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung (Xem Phụ lục 1.4): tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên
Sổ Nhật kế để ghi vào Số cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, báo gồm sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái (Xem Phụ lục 1.5): các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian được phân loại hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển số kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký - Sổ cái và trong một quá trình ghi chép, bao gồm Sổ Nhật ký - Sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Xem Phụ lục 1.6): việ ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi Nợ, Có của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bao gồm; Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái, Sổ thẻ kế toán chi tiết.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính (Xem Phụ lục 1.7): công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phầm mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi tay nhưng phải đảm bảo các nội dung theo quy định
d. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
1. Báo cáo tài chính: Là tài liệu cung cấp số liệu khái quát về tình hình tài sản, tình hình cấp phát kinh phí của nhà nước, kinh phí viện trợ, tài trợ và tình hình sử dụng từng loại kinh phí, tình hình thu chi và kết quả hoạt động của đơn vị SNCT trong kỳ kế toán.
BCTC phải lập theo đúng các biểu mẫu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, phải lập đúng kỳ hạn, nộp đúng thời gian và đầy đủ báo cáo tới từng nơi nhận báo cáo (Xem Phụ lục 1.8)
Sau khi đã có đầy đủ các số liệu phản ánh trên BCTC, phụ trách kế toán đơn vị phải tổ chức phân tích tình hình sử dụng nguồn kinh phí, tình hình thực hiện các dự toán, các định mức, tiêu chuẩn của nhà nước liên quan đến hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất dịch vụ nhằm cung cấp thông tin chính xác, trung thực, khách quan và nhận biết các nguyên nhân thực hiện tốt hay không tốt trong quản lý và sử dụng nguồn kinh phí. Trên cơ sở đó, có biện pháp tích cực để quản lý đúng chính sách, chế độ tài chính nhằm tăng thu, tiết kiệm chi, đồng thời giúp lãnh đạo đơn vị thực hiện chế độ công khai tài chính theo quy định hiện hành. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2. Quyết toán thu - chi ngân sách
Quyết toán thu - chi ngân sách là công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính. Đây là quá trình kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành dự toán trong kỳ và là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo. Để có thể tiến hành quyết toán thu - chi, các đơn vị phải hoàn tất hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách.
- Đối với đơn vị dự toán cấp III: lập báo cáo quyết toán năm gửi đơn vị dự toán cấp trên, hoặc gửi cơ quan tài chính cùng cấp (trường hợp không có đơn vị dự toán cấp trên), bao gồm: