Nhà nước
Đầu năm ngân sách, các đơn vị sử dụng ngân sách xã có trách nhiệm mang đến KBNN Hiệp Hòa bảng đăng ký biên chế, quỹ lương; danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương; danh sách hưởng lương của cán bộ hợp đồng lao động có xác nhận của phòng nội vụ. Khi có sự biến động gửi KBNN Hiệp Hòa bảng tăng, giảm biên chế quỹ tiền lương được phòng nội vụ phê duyệt. Căn cứ vào nhu cầu chi phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ, thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách xã lập giấy rút dự toán NSNN kèm hồ sơ, chứng từ thanh toán theo quy định gửi KBNN Hiệp Hòa làm căn cứ quản lý, thanh toán. Cán bộ làm công tác quản lý chi ngân sách xã của KBNN Hiệp Hòa tiếp nhận hồ sơ, chứng từ chi của đơn vị gửi đến; thực hiện kiểm tra, quản lý các khoản chi theo quy định đối với từng khoản chi tại điểm 2 Phần III Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02 tháng 10 năm 2012 của Bộ Tài chính, nếu đủ điều kiện theo quy định thì thực hiện chi trả trực tiếp cho người hưởng lương và người cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc chi trả qua đơn vị sử dụng ngân sách.
Nội dung quản lý chi thường xuyên ngân sách xã qua KBNN Hiệp Hòa bao gồm:
- Quản lý chi đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi thường xuyên ngân sách xã gồm kiểm tra con dấu, chữ ký của Thủ trưởng và Kế toán đơn vị sử dụng ngân sách xã;
- Kiểm tra, quản lý chi đảm bảo các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm:
+ Đã có trong dự toán chi thường xuyên ngân sách xã hàng năm được cấp có thẩm quyền duyệt.
+ Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức. Định mức, tiêu chuẩn chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành là căn cứ quan trọng để KBNN Hiệp Hòa kiểm soát chi, thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách. Bởi lẽ nó tạo ra khung pháp lý để thực hiện quản lý chi. Trường hợp sử dụng vốn, kinh phí NSNN để đầu tư sửa chữa, mua sắm trang thiết bị phương tiện làm việc phải thực hiện đúng các quy định về hình thức đấu thầu, chọn nhà thầu phù hợp.
+ Các khoản chi phải được Thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách chuẩn chi. Thẩm quyền chuẩn chi phải là người đứng đầu cơ quan đơn vị sử dụng ngân sách đồng thời là chủ tài khoản (Chủ tịch UBND xã). Chủ tài khoản phải đăng ký chữ ký mẫu và con dấu của cơ quan, đơn vị tại KBNN Hiệp Hòa.
+ Các khoản chi ngân sách xã phải có trong mục lục ngân sách được quy định cụ thể cho ngân sách xã.
Tùy theo từng nội dung chi KBNN Hiệp Hòa thực hiện kiểm tra, quản lý các khoản chi như sau:
Bảng 4.6. Tình hình chi thường xuyên ngân sách xã (theo nhóm mục chi) qua KBNN Hiệp Hòa giai đoạn 2014 – 2016
NỘI DUNG 2014 2015 2016 Số tiền (triệu đồng) Tổng chi (%) Số tiền (triệu đồng) Tổng chi (%) Số tiền (triệu đồng) Tổng chi (%) Thanh toán cá nhân 42.840 63,32 49.392 65 57.358 65,07 Chi nghiệp vụ chuyên môn 8.397 12,4 9.849 13 10.515 11,9 Chi mua sắm sữa chữa 15.377 22,73 16.456 21,7 20.093 22,8
Chi khác 1.047 1,55 254 0,3 200 0,23
Tổng cộng 67.661 100 75.951 100 88.166 100
* Quản lý chi các mục chi thuộc nhóm “Chi thanh toán cá nhân”:
Cán bộ quản lý chi căn cứ vào danh sách chi trả lương, phụ cấp lương của những người hưởng lương và cán bộ hợp đồng đối chiếu với bảng đăng ký biên chế, quỹ lương đã gửi KBNN Hiệp Hòa (hoặc bản đăng ký điều chỉnh được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền duyệt), kiểm tra hệ số lương, số tiền lương, phụ cấp của từng người trong danh sách chi trả lương; danh sách chi trả học bổng, sinh hoạt phí; kiểm tra các dòng chi tiết, tổng số tiền trên giấy rút dự toán NSNN của đơn vị, nếu khớp đúng KBNN Hiệp Hòa thanh toán lương, phụ cấp qua tài khoản ATM của người hưởng lương tại các Ngân hàng thương mại.
* Quản lý các mục chi thuộc nhóm “ Chi nghiệp vụ chuyên môn”:
- Các mục chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi vật tư văn phòng, chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc: cán bộ quản lý chi kiểm soát đối chiếu số tiền trên giấy rút dự toán với bảng kê chứng từ thanh toán ghi rõ số hóa đơn chứng từ (đối với những khoản chi không có hợp đồng); đối chiếu giấy rút dự toán với hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng)...nếu khớp đúng thì cán bộ quản lý chi tiến hành thanh toán cho đối tượng được hưởng hoặc thanh toán trực tiếp cho đối tượng được hưởng mở tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc.
- Mục chi hội nghị bao gồm các khoản chi cho hội nghị sơ kết, tổng kết, tập huấn nghiệp vụ, hội thảo chuyên đề… Khoản chi này căn cứ vào định mức chi tiêu hội nghị cho từng đại biểu tham gia hội nghị theo quy định của Bộ Tài chính. Khi đơn vị thanh toán tiền phải theo đúng quy định, đúng đối tượng và theo đúng nội dung chi được xây dựng trong dự toán và có giấy triệu tập hội nghị, kế hoạch hội nghị, có danh sách nhận tiền; không được hỗ trợ tiền ăn, tiền thuê chỗ nghỉ, tiền đi lại đối với đại biểu là cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước, đại biểu từ các doanh nghiệp, đại biểu hưởng lương.
- Mục chi công tác phí bao gồm các khoản chi tàu xe, phụ cấp công tác phí, thuê phòng ngủ …Đối với mục chi này, đơn vị sử dụng ngân sách gửi đến KBNN Hiệp Hòa bảng kê chứng từ thanh toán công tác phí, danh sách nhận tiền khoán công tác phí. Cán bộ quản lý chi căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị để quản lý và thanh toán.
- Mục chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ nguồn kinh phí thường xuyên: đối với mục
chi này đơn vị sử dụng ngân sách gửi hồ sơ đến KBNN Hiệp Hòa bao gồm: hợp đồng, hóa đơn tài chính, biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng... Nếu chứng từ hợp pháp, hợp lệ thì cán bộ quản lý chi KBNN Hiệp Hòa tiến hành thanh toán cho đơn vị.
- Mục chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành bao gồm các khoản chi mua hàng hóa, vật tư trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng không phải là tài sản cố định, chi mua ấn chỉ dùng cho chuyên môn, đồng phục, trang phục, bảo hộ lao động, sách, tài liệu, chế độ dùng cho công tác chuyên môn của ngành và các khoản chi phí khác phục vụ hoạt động chuyên môn được thực hiện quản lý như nhóm mục chi mua sắm sửa chữa.
* Quản lý các mục chi thuộc nhóm mục “Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ”
- Mục chi mua tài sản vô hình bao gồm: mua bằng sáng chế, bản quyền, nhãn hiệu thương mại, mua phần mềm máy tính.
- Mục chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn như: mô tô; ô tô con, ô tô tải; xe chuyên dùng; tàu, thuyền; đồ gỗ, sắt, mây tre, nhựa (cao cấp); trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng; điều hòa nhiệt độ, nhà cửa; thiết bị phòng cháy, chữa cháy; sách, tài liệu và chế độ dùng cho công tác chuyên môn; thiết bị tin học; máy photocopy; máy fax; máy phát điện; máy bơm nước và tài sản khác. Các loại tài sản trên phục vụ cho nhiệm vụ của các cơ quan Nhà nước. Khi thanh toán các mục chi trong nhóm mục “Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ ” hồ sơ đơn vị gửi đến KBNN Hiệp Hòa bao gồm:
+ Dưới 100.000.000 đồng : Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc mua sắm phù hợp, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định của mình; cơ quan, đơn vị mua sắm lấy báo giá ít nhất ba nhà thầu khác nhau (báo giá trực tiếp, bằng fax hoặc qua đường bưu điện) làm cơ sở để lựa chọn nhà thầu tốt nhất đồng thời phải đảm bảo chế độ hoá đơn, chứng từ đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật; hồ sơ gửi KBNN bao gồm: quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, hợp đồng mua bán, hóa đơn tài chính, biên bản giao hàng, biên bản thanh lý hợp đồng, giấy rút dự toán. Cán bộ quản lý chi kiểm tra hồ sơ, chứng từ hợp pháp thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
+ Đối với khoản chi từ 100 triệu đồng trở lên đến dưới 2 tỷ đồng thì áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh; trường hợp cần thiết thì tổ chức đấu thầu.
Gói thầu mua sắm tài sản từ 100 triệu đồng đến dưới 500 triệu đồng Sở tài chính thẩm định, phê duyệt kết quả đấu thầu và chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND tỉnh và pháp luật về quyết định của mình; đối với gói thầu mua sắm tài sản trên 500 triệu đồng Sở tài chính thẩm định, trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt kế hoạch đấu thầu theo quy định. Hồ sơ gửi KBNN bao gồm: Quyết định phê duyệt lựa chọn đơn vị cung cấp của Sở tài chính hoặc của UBND tỉnh, hợp đồng mua bán, hóa đơn tài chính, biên bản giao hàng, biên bản thanh lý hợp đồng, giấy rút dự toán. Cán bộ quản lý chi kiểm tra kiểm soát hồ sơ, chứng từ hợp pháp thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
+ Đối với khoản chi 2 tỷ đồng trở lên thì tổ chức đấu thầu. Việc đấu thầu, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu theo Thông tư 131/2007/TT-BTC ngày 05/11/2007 và Thông tư 68/2012/TT-BTC ngày 26/4/2012 hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan Nhà nước bằng vốn NSNN. Hồ sơ chuyển đến KBNN Hiệp Hòa bao gồm: tùy theo hình thức chọn thầu mà đơn vị gửi Quyết định chỉ định thầu hoặc Quyết định phê duyệt kết quả chào hành cạnh tranh hoặc Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; hợp đồng mua bán; hóa đơn tài chính; biên bản giao hàng; biên bản thanh lý hợp đồng; giấy rút dự toán. Cán bộ quản lý chi kiểm tra các loại hồ sơ, chứng từ nếu hợp pháp, hợp lệ thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
Ngoài ra khi quản lý chi thuộc khoản mục mua sắm ô tô của các đơn vị thụ hưởng NSNN, cán bộ quản lý chi KBNN Hiệp Hòa phải thực hiện đúng quy định tại Quyết định số 59/2007/QĐ-TTg ngày 07/5/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng phương tiện đi lại trong cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và công ty Nhà nước; Thông tư số 103/2007/TT- BTC ngày 29/08/2007 của BTC về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 59/2007/QĐ-TTg ngày 07/5/2007 của Thủ tướng Chính phủ và nghị quyết số 11/NQ-CP ngày 24/2/2011 của Chính phủ về những giải pháp chủ yếu tập trung kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm an sinh xã hội.
* Quản lý các mục chi thuộc nhóm mục “Chi khác ”
- Chi khác bao gồm các nội dung: chi kỷ niệm các ngày lễ lớn; chi khắc phục hậu quả thiên tai; chi thưởng và chi phí xử lý các hành vi vi phạm pháp luật của các vụ xử lý không có thu hoặc thu không đủ chi; chi các khoản phí và lệ phí của đơn vị dự toán; chi bảo hiểm tài sản và phương tiện của các đơn vị dự toán;
chi hỗ trợ khác; chi tiếp khách; chi lập quỹ khen thưởng; các khoản chi khác… Đối với khoản chi này đơn vị gửi đến KBNN Hiệp Hòa các tài liệu, chứng từ: hợp đồng kinh tế, hoá đơn tài chính, biên bản nghiệm thu... Cán bộ quản lý chi căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ, các quy định có liên quan để kiểm tra, kiểm soát nếu đủ điều kiện thì thanh toán cho đối tượng được hưởng.
Khi kiểm soát mục 7761 “ chi tiếp khách ” cán bộ quản lý chi phải căn cứ định mức chi tiếp khách, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước, đối tượng được quy định.
Công tác quản lý chi nhóm mục chi khác có khoản chi kỷ niệm các ngày lễ lớn và lễ hội truyền thống trên địa bàn. Việc quản lý khoản chi này chưa có một định mức cụ thể, các đơn vị chỉ lập dự toán, các cơ quan chức năng duyệt và tiến hành chi trả cho các đối tượng. Việc chưa có định mức chi cho kỷ niệm các ngày lễ lớn và lễ hội truyền thống dẫn đến việc quản lý các khoản chi này rất khó khăn, các đơn vị thường tổ chức lễ kỷ niệm rất phô trương và hình thức, chi phí để tổ chức các buổi lễ đều từ kinh phí NSNN cấp. Cần có những quy định cụ thể mức chi cho hoạt động này để thực hành tiết kiệm, chống các hành vi tham nhũng, gây thất thoát, lãng phí NSNN.
Sau quá trình kiểm soát chi nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định trên thì cán bộ quản lý chi thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ, đồng thời tiến hành nhập chứng từ vào chương trình ứng dụng và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng để kiểm soát và ký chứng từ theo quy định.
Căn cứ vào báo cáo kết quả quản lý, kiểm tra và đề nghị của các bộ phận nghiệp vụ quản lý chi, thủ trưởng KBNN Hiệp Hòa xem xét, quyết định việc cấp phát, thanh toán hoặc từ chối cấp phát, thanh toán. KBNN Hiệp Hòa phải có ý kiến giải quyết ngay cho đơn vị (trừ trường hợp đặc biệt cần phải nghiên cứu, xem xét nhưng tối đa không vượt quá hai ngày làm việc kể từ khi đơn vị sử dụng Ngân sách gửi đầy đủ hồ sơ chứng từ yêu cầu cấp phát, thanh toán). Trình tự cụ thể như sau:
- Nếu các khoản chi đủ điều kiện chi trả, thanh toán, tuỳ theo tính chất của từng khoản chi, Kho bạc sẽ cấp tạm ứng hoặc cấp thanh toán cho đơn vị.
- Nếu các khoản chi chưa đầy đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ, chứng từ chưa đầy đủ, viết sai các yếu tố trên chứng từ ... Kho bạc trả lại hồ sơ, chứng từ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ, chứng từ theo quy định;
- Nếu phát hiện các khoản chi không đúng chế độ quy định, Kho bạc sẽ từ chối thanh toán; thông báo và trả lại hồ sơ, chứng từ cho đơn vị theo Mẫu số 02/TT của Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02 tháng 10 năm 2012 của Bộ Tài chính.
- Đối với các trường hợp phức tạp, chưa đầy đủ căn cứ pháp lý, chưa có hướng dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý kiến của cấp có thẩm quyền thì cán bộ quản lý chi phải báo cáo Kế toán trưởng xem xét, chỉ đạo hướng giải quyết; nếu vượt quá thẩm quyền, phải lập tờ trình báo cáo lãnh đạo KBNN Hiệp Hòa có ý kiến chính thức bằng văn bản trả lời.
Ngoài việc quản lý hồ sơ, chứng từ theo đúng quy định, trong quá trình quản lý chi, cán bộ KBNN Hiệp Hòa còn phải tuân thủ quản lý, thanh toán không dùng tiền mặt theo Thông tư số 164/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 của BTC quy định quản lý thu – chi mặt qua hệ thống KBNN. Trong quá trình quản lý chi thường xuyên, khi thanh toán tiền mua hàng hoá, dịch vụ với các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng hoặc KBNN, các đơn vị giao dịch phải thanh toán bằng các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp thanh toán nhỏ có giá trị không vượt quá 5 triệu đồng đối với một