3.2.1. Phương pháp thu thập số liệu
3.2.1.1. Số liệu thứ cấp
Nguồn thông tin, dữ liệu thứ cấp: là nguồn thông tin có sẵn trong các báo cáo lưu trữ hàng năm, hay lấy số liệu ớ các báo cáo trên phần mềm hệ thống kế toán kho bạc, như Hệ thống thông tin Quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS) và Chương trình THBC_ DTKB_LAN các báo cáo nghiên cứu trước đây (Chương trình KTKT) các báo cáo nghiên cứu trước đây… để làm dẫn chứng, chứng minh hay đưa ra các kết luận, nhận xét, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản từ NSNN tại KBNN huyện Lục Ngạn.
Để đảm bảo tính khách quan và sát với yêu cầu của việc điều tra thu thập ý kiến, tác giả lấy ý kiến của 22 chủ đầu tư, nhà thầu xây dựng giao dịch ở 2 cấp ngân sách, trong cấp huyện là 02 và cấp xã là 20 Kế toán đơn vị giao dịch với Kho bạc 22 người (NS huyện là 02; NS xã là 20) vàcán bộ, công chức làm công tác kiểm soát, thanh toán tại KBNN huyện Lục Ngạn). Nhằm đánh giá đúng về trình độ năng lực của cán bộ, công chức đã đáp ứng được yêu cầu hay chưa, những bất cập trong các văn bản của các cấp có thẩm quyền về ban hành chế độ, chính sách về lĩnh vực kiểm soát chi đầu tư XDCB (Bảng 3.4).
Bảng 3.4. Tổng hợp số lượng phiếu điều tra, khảo sát
STT Thành phần Số
lượng
Địa bàn công tác
Tỉnh Huyện Xã
1 Chủ đầu tư 22 0 02 20
2 Kế toán các đơn vị giao dịch 22 0 02 20
3 Cán bộ kiểm soát, thanh toán 02 0 01 01
Cộng 46 0 05 41
3.2.1.2 Phương pháp xử lý số liệu
Số liệu được tiến hành thông qua việc sắp xếp số liệu và thống kê theo các tiêu thức khác nhau, sử dụng các phương pháp phân tổ, phân nhóm. Áp dụng một số tiêu thức chuẩn để đánh giá kết quả, hiệu quả kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư XDCB, căn cứ trên các chỉ tiêu nghiên cứu đã đề ra trong phiếu khảo sát qua tiện ích của chương trình EXCEL.
3.2.1.3 Phương pháp phân tích số liệu
- Phương pháp thống kê mô tả: Dùng các con số tuyệt đối, tương đối, các bảng, biểu, đồ thị để mô tả các chỉ tiêu cần thiết cho việc phân tích. Phương pháp này dùng để mô tả thực trạng tình hình kiểm soát chi đầu tư XDCB tại KBNN huyện Lục Ngạn.
- Phương pháp thống kê so sánh: Cần đảm bảo các điều kiện đồng bộ để có thể so sánh được các chỉ tiêu như sự thống nhất về không gian, thời gian, nội dung, tính chất và đơn vị tính, đồng thời theo mục đích phân tích mà quyết định gốc so sánh. Có thể được lựa chọn bằng số tuyệt đối và số tương đối. Trên cơ sở đó, nội dung của phương pháp so sánh là so sánh theo thời gian qua các năm để
xem xét sự biến động của từng chỉ tiêu qua các năm, từ đó thấy được xu hướng, kết quả đạt được.
3.2.1.4 Các chỉ tiêu chủ yếu dùng trong phân tích
Qua số liệu nghiên cứu công tác kiểm soát chi đầu tư XDCB từ NSNN tại KBNN huyện Lục Ngạn trong 3 năm (2013 - 2015), các chỉ tiêu chủ yếu dùng trong phân tích gồm:
- Tỷ lệ thanh toán và tạm ứng vốn đầu tư XDCB so với kế hoạch vốn được duyệt. - Tỷ lệ số tiền từ chối với số tiền đã thanh toán.
- Tỷ lệ nguồn vốn theo kế hoạch so với nhu cầu.
PHẦN 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY, QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƯ XDCB TƯ NSNN TẠI KBNN HUYỆN LỤC NGẠN
4.1.1 Tổ chức bộ máy kiểm soát chi đầu tư XDCB từ NSNN tại KBNN huyện
Kho bạc nhà nước huyện Lục Ngạn có chức năng thực hiện nhiệm vụ của Kho bạc nhà nước trên địa bàn theo qui định của pháp luật. Có tư cách pháp nhân có trụ sở con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng thượng mại trên địa bàn để thực hiện giao dịch, thanh toán theo quy định của pháp luật.
Giám Đốc
Sơ đồ 4.1. Bộ máy kiểm soát chi đầu tư XDCB
Giám đốc: Phụ trách trực tiếp tổ tổng hợp hành chính, phụ trách trung KBNN huyện Lục Ngạn Phó Giám Đốc: Được giám đốc ủy quyền ký hồ sơ khi vắng cơ quan
Tổ trưởng TH –HC : Có trách nhiệm chỉ đạo chung tổ, tổng hợp báo cáo và phân công công việc của tổ và hướng dẫn các thành viên trong tổ về chuyên môn nghiệp vụ.
Phó Giám Đốc Ký ủy quyền
Tổ trưởng TH -HC
Chuyện viên 1 : Được giao nhiệm vụ kiểm soát chi Vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư dưới 1 tỷ đồng, Vốn chương trình mục tiêu khối giáo dục, tài khoản tiền gửi chi phí ban quản lý và nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công.
Chuyện viên 2: Được giao nhiệm vụ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB 4 cấp NS trung ương, tỉnh, huyện, xã các chương trình mục tiêu quốc gia tổng hợp báo cáo, điện báo, phân tích báo cáo.
Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi đầu tư XDCB từ NSNN tại KBNN huyện Lục Ngạn tổ chức bố trí nhân sự tại các bộ phận như sau (Bảng 4.1).
Bảng 4.1. Đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác kiểm soát chi đầu tư XDCB tại KBNN huyện Lục Ngạn
Đội ngũ cán bộ Số lượng Trình độ CMNV Ghi chú Thạc sỹ Đại học Tổ TH - HC NSNN 03 0 03 Tổ kế toán NSNN 06 0 06 Tổng cộng 09 0 09 (Nguồn: KBNN huyện Lục Ngạn, 2015) - Tại KBNN nước huyện, tổ tổng hợp hành chính NSNN có 3 cán bộ, công chức thực hiện kiểm soát chi đầu tư XDCB thuộc tất các các nguồn vốn như NS trung ương, Tỉnh, CTMTQG, Huyện, Vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư ngân sách xã, tiền gửi chi phí ban.
- Tổ Tổng hợp - Hành chính có 03 cán bộ, thực hiện kiểm soát, thanh toán nguồn vốn ngân sách huyện, xã và các nguồn vốn hỗ trợ từ ngân sách cấp trên như vốn ngân sách tỉnh, vốn chương trình mục tiêu quốc gia, vốn TP chính phủ.
- Tại mỗi đơn vị KBNN có 01 lãnh đạo trực tiếp phụ trách công tác kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư.
Qua số liệu điều tra các chủ đầu ban quản lý cá dự án đầu tư xây dựng cơn bản huyện, Kế toán xã , trực tiếp, giao dịch tại KBNN Lục Ngạn còn nhiều sai sót. Tác giả nhận thấy những bất cập sau:
- Các chủ đầu tư khi đến giao dịch, thanh toán tại KBNN huyện Lục Ngạn, còn thiếu về chất lượng, chình độ chuyên môn còn hạn chế, năng lực yếu, chình độ đại học còn hạn chế, chình độ chủ yếu là Trung cấp ở các xã đặc biệt khó khăn; Sa lý; Cấm Sơn; Phong Minh; Đèo Gia; Tân Mộc; Thanh Hải; Phú Nhuận;
Hộ Đáp; Kim Sơn; Nên các đơn vị khi đến giao dịch thường xuyên hay sai sót giả quyết công việc chậm, hiệu quả công không cao.
- Một số cán bộ, công chức có trình độ đại học trở lên nhưng trình độ, năng lực nhận thức, còn yếu, trong khi đó số dự án và số vốn đầu tư phân cấp về các Chủ đầu tư quản lý ngày càng nhiều, nên thường hay nhầm lẫn từ nguồn vốn này sang nguồn vốn khác, chưa xác định được chính xác nguồn vốn nên khi thanh toán còn sai.
- Một số cán bộ chưa chủ động nghiên cứu, học tập, khi Nhà nước ban hành các chế độ mới về công tác kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản thì không thực hiện ngay mà vẫn giải quyết công việc dựa trên chế độ chính sách cũ hoặc làm theo thói quen kinh nghiệm.
KBNN huyện Lục Ngạn là cơ quan có trách nhiệm kiểm soát trong công tác kiểm soát chi đầu tư XDCB từ NSNN cho các đơn vị sử dụng để thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao. Vì vậy, để hoàn thành tốt nhiệm vụ này thì hàng năm ban giám đốc kho bạc phải chủ động lập kế hoạch đôn đốc các chủ đầu tư giải ngân vốn đầu tư XDCB theo sự chỉ đạo của Bộ Tài chính, kho bạc nhà nước cấp trên, UBND tỉnh, huyện chỉ đạo, không chỉ đơn thuần là ngồi chờ các chủ đầu tư, đơn vị đến kiểm soát thanh toán.
Xuất phát từ đặc tính của các khoản chi đầu tư XDCB có chu kỳ giải ngân theo tỷ lệ tháng, quỹ, năm và cuối năm, do vậy KBNN huyện phải lên kế hoạch đôn đốc, báo cáo cấp có thẩm quyền về tình hình thanh toán vốn đầu tư và tỷ lệ giải ngân theo quy định.
Việc chi đầu tư XDCB không chỉ diễn ra thường xuyên trong tháng mà còn diễn ra tập trung vào các tháng cuối quý và cuối năm.
Cường độ kiểm soát ở các tháng cuối năm diễn ra cao do vừa phải kiểm soát hồ sơ, kiểm tra nhiều nguồn vốn đầu tư tránh để nhầm lẫn giữa các nguồn vốn với nhau; KBNN huyện chỉ bố chí xắp sếp có 2 người làm công tác công tác kiểm soát chi, nên công tác này còn gặp rất nhiều khó khăn trong việc đảm bảo không để ùn tắc hồ sơ nhầm lẫn, ngắt quãng. Ở phần này, tác giả tập trung phân tích, đánh giá 3 nội dung kiểm soát do KBNN phối hợp với cơ quan tài chính thực hiện trong việc kiểm soát chi đầu tư XDCB bao gồm:
- Giải ngân (cấp phát) vốn đầu tư ;
- Kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư;
4.1.2 Các văn bản pháp lý áp dụng
Hiện nay KBNN huyện Lục Ngạn thực hiện kiểm soát, chi đầu tư XDCB từ NSNN theo Luật NSNN; Luật Xây dựng; Luật Đấu thầu…; Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình; Nghị định 83/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Chỉnh phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình; Nghị định 85/2009/NĐ- CP, ngày 15/10/2009, hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chon nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng; Nghị định 48/2010/NĐ-CP ngày 07/5/2010 về hợp đồng trong hoạt động xây dựng; Nghị định số 207/2013/NĐ-CP, ngày 11/12/2013 của Chính phủ về bổ sung, sửa đổi một số điều của Nghị định số 48/2010/NĐ-CP, ngày 07/5/2010 về hợp đồng trong hoạt động xây dựng.
Nghị định 37/2015/ND-CP ngày 22 tháng 4 năm 2015 của chính phủ quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng.
Thông tư số 107/2007/TT-BTC ngày 7/9/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn về quản lý thanh toán, quyết toán vốn đầu tư dự án giải phóng mặt bằng, tái định cư sử dụng vốn NSNN; Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước;
Quyết định số 282/QĐ-KBNN ngày 20/4/2012 của Tổng Giám đốc KBNN, về việc ban hành quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống KBNN. Ngoài ra tùy theo đặc thù của từng loại khoản mục chi phí, loại nguồn vốn mà còn áp dụng các văn bản khác của các bộ, ngành và địa phương có liên quan.
4.1.3 Quy trình kiểm soát hồ sơ pháp lý
Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ kiểm soát chi đầu tư XDCB từ NSNN tại KBNN huyện được thực hiện qua các bước sau (Sơ đồ 4.2):
(6) (7) (7)
Sơ đồ 4.2. Quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ kiểm soát chi đầu tư XDCB tại KBNN huyện Lục Ngạn
Bước 1: Cán bộ kiểm soát, thanh toán tiếp nhận hồ sơ nhận hồ sơ của chủ đầu tư.
Bước 2: Cán bộ kiểm soát, thanh toán tiến hành kiểm soát hồ sơ (bao gồm hồ sơ ban đầu và hồ sơ từng lần tạm ứng hoặc thanh toán), hoàn thành các chứng từ thanh toán vốn đầu tư trình lãnh đạo tổ tổng hợp hành chính NSNN ký duyệt.
Bước 3: Tổ tổng hợp hành chính NSNN trình lãnh đạo KBNN phụ trách thanh toán vốn đấu tư ký tờ trình, giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán.
Bước 4: Tổ tổng hợp hành chí NSNN chuyển toàn bộ hồ sơ đã được ký duyệt và giấy rút vốn đầu tư cho tổ Kế toán Nhà nước.
Bước 5: Tổ kế toán Nhà nước kiểm tra giấy rút vốn đầu tư, trình lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán ký giấy rút vốn đầu tư. Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán ký giấy rút vốn đầu tư và chuyển trả tổ kế toán Nhà nước.
Bước 6: Tổ kế toán Nhà nước thực hiện các thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng, chuyển lại chứng từ đã thanh toán cho tổ (cán bộ) tổng hợp hành chính NSNN. Tổ TH -HC NSNN Tổ Kế toán NN (4) (3) Cán bộ Chuyên quản dự án Đơn vị thụ hưởng (1) (2) Chủ đầu tư (Ban QLDA) (5) Lãnh đạo KBNN Lục Ngạn
Bước 7: Cán bộ kiểm soát, thanh toan trả lại chứng từ đã thanh toán cho chủ đầu tư lưu theo quy định
Cán bộ kiểm soát,thanh toán trực tiếp nhận hồ sơ, tài liệu theo bộ thủ tục hành chính đã được ban hành, thực hiện kiểm tra số lượng hồ sơ theo quy định, tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, sự lôgíc về thời gian các văn bản, tài liệu. Đây là khâu rất quan trọng trong quá trình kiểm soát thanh toán vì hồ sơ pháp lý phải đảm bảo đúng quy định thì dự án mới đủ điều kiện để triển khai các bước tiếp theo. Sau khi kiểm soát hồ sơ pháp lý đầy đủ theo đúng quy định, cán bộ thanh toán lập phiếu giao nhận hồ sơ với chủ đầu tư (theo mẫu số 01/KSC) và báo cáo tổ trưởng tổng hợp hành chính NSNN ký gửi chủ đầu tư.
Hồ sơ pháp lý của dự án được gửi đến KBNN một lần khi có hiệu lực và phải được kiểm tra trước về thẩm quyền và trình tự để làm cơ sở cho kiểm soát, thanh toán. Hiện nay hầu hết các chủ đầu tư và ban quản lý dự án gửi hồ sơ pháp lý đồng thời với gửi hồ sơ thanh toán lần đầu, điều này làm cho thời gian kiểm soát tăng lên và nhiều nội dung cần điều chỉnh làm ách tắc quá trình triển khai dự án. Do vậy việc kiểm soát hồ sơ pháp lý của Kho bạc không thực hiện được theo đúng quy trình quy định và làm kéo dài thời gian kiểm soát thanh toán.
4.1.4 Quy trình kiểm soát thanh toán chi đầu tư XDCB tại KBNN huyện Lục Ngạn với từng loại hợp đồng Ngạn với từng loại hợp đồng
4.1.4.1 Quy trình kiểm soát tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành đối với hợp đồng thanh toán nhiều lần
Quy trình được thực hiện trong 03 ngày làm việc; tổ tổng hợp hành chính NSNN 02 ngày; tổ kế toán Nhà nước 01 ngày. Tại KBNN huyện Lục Ngạn, quy trình kiểm soát, thanh toán cơ bản thực hiện đảm bảo đúng thời gian quy định. Những thời điểm khối lượng công việc ít, các hồ sơ thanh toán được thực hiện kiểm soát ngay trong ngày.
Bước 1: Cán bộ kiểm soát, thanh toán căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán của chủ đầu tư thực hiện kiểm tra đối chiếu mức vốn đề nghị thanh toán phù hợp với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng, phù hợp với hình thức lựa chọn nhà thầu, lập tờ trình lãnh đạo, trình tổ tổng hợp hành chính NSNN.
Bước 2: Tổ trưởng tổng hợp hành chính NSNN kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN và các chứng từ thanh toán gồm giấy đề nghị thanh toán vốn đầu
tư, giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có) sau đó chuyển hồ sơ cho cán bộ trình lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát ký.
Bước 3: Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi đầu tư ký duyệt tờ trình lãnh đạo của tổ tổng hợp hành chính NSNNvà giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.
Bước 4: Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho tổ kế toán Nhà nước