Ngạn với từng loại hợp đồng
4.1.4.1 Quy trình kiểm soát tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành đối với hợp đồng thanh toán nhiều lần
Quy trình được thực hiện trong 03 ngày làm việc; tổ tổng hợp hành chính NSNN 02 ngày; tổ kế toán Nhà nước 01 ngày. Tại KBNN huyện Lục Ngạn, quy trình kiểm soát, thanh toán cơ bản thực hiện đảm bảo đúng thời gian quy định. Những thời điểm khối lượng công việc ít, các hồ sơ thanh toán được thực hiện kiểm soát ngay trong ngày.
Bước 1: Cán bộ kiểm soát, thanh toán căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán của chủ đầu tư thực hiện kiểm tra đối chiếu mức vốn đề nghị thanh toán phù hợp với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng, phù hợp với hình thức lựa chọn nhà thầu, lập tờ trình lãnh đạo, trình tổ tổng hợp hành chính NSNN.
Bước 2: Tổ trưởng tổng hợp hành chính NSNN kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN và các chứng từ thanh toán gồm giấy đề nghị thanh toán vốn đầu
tư, giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có) sau đó chuyển hồ sơ cho cán bộ trình lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát ký.
Bước 3: Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi đầu tư ký duyệt tờ trình lãnh đạo của tổ tổng hợp hành chính NSNNvà giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.
Bước 4: Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho tổ kế toán Nhà nước bao gồm: Giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có).
Bước 5: Kế toán viên thực hiện kiểm tra, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, hạch toán, nhập các thông tin liên quan và ký trên chứng từ giấy, máy sau đó trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy sau đó trình lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ.
Bước 6:Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) sau đó chuyển trả hồ sơ phòng Kế toán Nhà nước đểlàm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
Nguyên tắc “ thanh toán trước, kiểm soát sau” là cán bộ kiểm soát, thanh toán chỉ kiểm tra sơ bộ tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ thanh toán, chưa kiểm tra đối chiếu chi tiết khối lượng đề nghị thanh toán với hồ sơ trúng thầu hoặc dự toán được duyệt. Sau khi làm thủ tục thanh toán cho đơn vị thụ hưởng, cán bộ thanh toán mới tiến hành kiểm soát chi tiết hồ sơ thanh toán. Do vậy đã rút ngắn được thời gian kiểm soát thanh toán so với quy trình trước đây (hình thức hợp đồng này dễ thực hiện đối với các chủ đầu tư và nhà thầu vì khi thanh toán được thọa thuận trong hợp đồng ít nhất là hai; vì đối với 1 dự án đầu tư trong khoảng 2-3 năm ngân sách mới quyết toán được công trình và bố trí đủ vốn để thanh toán hết cho công trình đó được ). Vì vậy các chủ đầu tư chon hình thức này là đa số dễ thanh toán và bố trí vốn.
4.1.4.2 Quy trình kiểm soát thanh toán giá trị khối lượng hoàn thành đối với hợp đồng thanh toán một lần hoặc thanh toán lần cuối
Trong thời hạn 06 ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư, KBNN huyện Lục Ngạn hoàn thành thủ tục thanh toán vốn, chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng theo nguyên tắc kiểm soát trước, thanh toán sau. Trình tự kiểm soát thanh toán được thực hiện qua Sơ đồ 4.3.
Bước 1: Cán bộ kiểm soát, thanh toán căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư thực hiện kiểm soát.
- Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng: Kiểm tra khối lượng hoàn thành ghi tại bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán, bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán để đảm bảo giá trị khối lượng hoàn thành được thanh toán theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu và thanh toán theo dự toán được duyệt hoặc trường hợp tự thực hiện hoặc phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng), phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng.
- Đối với các công việc thực hiện không theo hợp đồng: Kiểm tra khối lượng hoàn thành ghi tại giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư để đảm bảo khối lượng hoàn thành được thanh toán theo dự toán được duyệt.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, cán bộ kiểm soát chi xác định số vốn thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi (nếu có); tên, tài khoản đơn vị được hưởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), đồng thời lập tờ trình lãnh đạo, trình trưởng bộ phận Kiểm soát chi NSNN.
Bước 2: Tổ trưởng tổng hợp hành chính NSNN kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN và các chứng từ thanh toán bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (trường hợp có thanh toán tạm ứng), giấy rút vốn đầu tư, sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi để trình lãnh đạo KBNN phụ trách.
Bước 3:Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi đầu tư xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của tổ tổng hợp hành chính NSNN và giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, sau đó chuyển trả hồ sơ cho tổ tổng hợp hành chính NSNN.
Bước 4: Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho tổ kế toán Nhà nước bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có). Thời gian thực hiện các bước 1,2,3,4 là
05 ngày làm việc.
Bước 5: Kế toán viên thực hiện kiểm tra, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, hạch toán, nhập các thông tin liên quan và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy sau đó trình lãnh đạo KBNN phụ trách về kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ.
Bước 6:Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán ký giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) và chuyển trả hồ sơ tổ kế toán Nhà nước để làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
Thời gian thực hiện các bước 5, 6 là 01 ngày làm việc.
Sơ đồ 4.3. Tổng hợp quy trình kiểm soát chi đầu tư XDCB
Khách hàng Tiếp nhận, kiểm soát hồ sơ và trả kết quả
Xử lý kế toán
Lãnh đạo tổ TH – HC ký
1 : 30 phút
5b: 01 ngày 5a: Trongngày
nhận GRV 2
6 : Trong ngày sau khi kếtoán
trả GRV
3: 01 ngày
LĐ tổ trình GĐ
Trình tự :
1: Tổ tổng hợp hành chính NSNN tiếp nhận hồ sơ, kiểm soát, lập phiếu giao nhận thông báo bổ sung (nếu có).
2: Cán bộ kiểm soát hồ sơ, xác định giá trị và chấp nhận trình lãnh đạo tổ tổng hợp hành chính NSNN.
3: Lãnh đạo tổ kiểm soát trình lãnh đạo ký duyệt
4: Giám đốc ký duyệt chuyển hồ sơ về tổ tổng hợp hành chính NSNN.
5: Hành tự tại tổ kế toán .
-5a : Nhận giấy rút vốn,kiểm tra,chuyển chứng từ về tổ kế toán.
- 5b: Kế toán hạch toán chuyển trả chứng từ cho tổ tổng hợp hành chính NSNN
6: Trả kết quả cho khách hàng.
4 : 01 ngày
2 - Tạm ứng : 0,5 ngày - Thanh toán: 2 ngày
Lãnh đạo ký duyệt
Như vậy, thời gian kiểm soát, thanh toán tại KBNN huyện Lục Ngạn đã rút ngắn được 01 ngày so với quy trình của KBNN. Việc kiểm soát hồ sơ thanh toán do tổ tổng hợp hành chính NSNN thực hiện nên thời gian thực hiện bước 5 và 6 của tổ kế toán không bị ảnh hưởng bởi nguyên tắc “kiểm soát trước, thanh toán sau”. Do vậy, KBNN huyện Lục Ngạn vẫn áp dụng thời gian cho bộ phận kế toán là 01 ngày theo quy trình kiểm soát ở Sơ đồ 4.2.
Đối với loại hợp đồng này chỉ áp ứng đối với các công trình đơn giản, nhỏ lẻ, như; sửa chữa, bảo dưỡng, duy tu,trong thời gian ngắn thuộc nguần vốn sự nghiệp.
4.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƯ XDCB TỪ NSNN TẠI KBNN HUYỆN LỤC NGẠN
4.2.1 Tình hình chi đầu tư XDCB (cấp phát vốn)
Kho bạc Nhà nước huyện Lục Ngạn là cơ quan kiểm soát chi có trách nhiệm kiểm tra kế hoạch vốn, dư toán được giao theo kế hoạch của các cơ quan có thẩm quyền quyết định đầu tư XDCB, kiểm tra hồ sơ pháp lý ban đầu của dự án, công tác này giúp cho cán bộ làm công tác kiểm soát chi kiểm soát thực hiện đúng theo quy định; chi đúng dự toán, kế hoạch vốn giao theo đúng danh mục tên công trình được duyệt.
Trên thực tế từ đầu năm các dự án đã được cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư nhưng khi đã hoàn thành các thủ tục hồ sơ pháp lý khi chủ đầu tư mang hồ sơ ra Kho bạc nhà nước để thanh toán thì khi cán bộ chuyên quản mở trên chương trình (TABMIS) không thấy có dự toán (do cơ quan tài chính chưa thực hiện nhập vào chương trình ) dẫn đến hồ sơ đó không thanh toán được. Có những trường hợp chủ đầu tư hồ sơ gửi đến KBNN từ đầu tháng thì đến cuối tháng mới có dự toán để thanh toán, do cơ quan tài chính cấp phát chậm dẫn đến việc giải ngân các nguồn vốn gặp nhiều bất cập trong việc thanh toán
Công tác kiểm soát chi đầu tư XDCB phải tuân theo những nguyên tắc nhất định sau:
- Việc kiểm soát chi đầu tư XDCB phải trên cơ sở thực hiện nghiêm chỉnh trình tự dự án đầu tư và xây dựng, nguyên tắc này đảm bảo tính kế hoạch và hiệu quả của chi đầu tư XDCB
- Phải đảm bảo đúng mục đích, đúng kế hoạch. Tức là chỉ được cấp vốn cho việc thực hiện đầu tư XDCB các dự án và việc giải ngân đó phải đảm bảo đúng kế hoạch đã được cơ quan có thẩm quyền xét duyệt.
- Chi đầu tư XDCB phải được thực hiện theo đúng mức độ thực tế hoàn thành kế hoạch trong phạm vi giá trị dự toán được duyệt. Điều này nhằm đảm bảo việc giải ngân đúng mục đích, đúng giá trị của công trình.
- Việc kiểm soát chi đầu tư XDCB phải thực hiện việc kiểm tra kiểm soát bằng đồng tiền đối với các hoạt động sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả. Kiểm tra bằng đồng tiền bao trùm toàn bộ chu kỳ đầu tư bắt đầu từ giai đoạn kế hoạch hoá đầu tư và kết thúc bằng việc sử dụng tài sản cố định đã được tạo ra và được thực hiện trên cơ sở các nguyên tắc kiểm soát chi đầu tư XDCB. Thực hiện nguyên tắc này nhằm thúc đẩy việc sử dụng vốn hợp lý, đúng mục đích, hoàn thành kế hoạch và đưa công trình vào sử dụng
Về bản chất giải ngân vốn đầu tư gồm 2 phần:
Thứ nhất, là các chủ đầu tư phải có khối lượng thì mới được thanh toán.
Thứ hai, là tạm ứng vốn thanh toán.
Với chức năng, nhiệm vụ của mình, một mặt KBNN phối hợp với cơ quan tài chính cùng cấp đảm bảo đủ nguồn vốn, thực hiện điều hành linh hoạt. Phấn đấu chi đầu tư XDCB ở mức cao nhất. Mặt khác, kiểm soát chặt chẽ từng khoản chi từ nguồn vốn của Nhà nước; kiên quyết từ chối các khoản chi không đúng chế độ, không có trong dự toán công trình, tiêu chuẩn của Nhà nước.
Để nghiên cứu tình hình thực hiện kế hoạch, cần phân tích tiến độ giải ngân qua quy mô và tỷ lệ giải ngân (vốn đã giải ngân/kế hoạch vốn). Trong giai đoạnh 2013 - 2015, chi đầu tư XDCB đều đạt tỷ lệ cao (Bảng 4.2).
Bảng 4.2. Kết quả giải ngân vốn đầu tư XDCB giai đoạn 2013-2015
Năm Chỉ tiêu
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
KH (tỷ đ) TH (tỷ đ) Tỷ lệ (%) KH (tỷ đ) TH (tỷ đ) Tỷ lệ (%) KH (tỷ đ) TH (tỷ đ) Tỷ lệ (%) 1. Ngân sách TW 10,7 8,5 79,4 - Tập trung - CTMT - TPCP 10,7 8,5 79,4 2. Ngân sách tỉnh 35,6 35,3 99,1 35,9 35,5 98,8 27 26,3 97,4 3. Ngân sách huyện 25 25 100 22,6 21,6 95,5 38 37,8 99,4 4. Ngân sách xã 10 10 100 8,2 8,2 100 4,7 4,7 100 Tổng cộng 70,6 70,3 99,5 66,7 65,3 97,9 80,4 77,3 96,1
Qua bảng 4.2 trên ta thấy:
- NSTW dành cho đầu tư XDCB thì số vốn đầu tư cho các chương trình mục tiêu trên địa bàn huyện Lục Ngạn không nhiều (chủ yếu Chương trình 661 và Chương trình nuôi trồng thủy sản…). Các dự án đầu tư bằng vốn XDCB tập trung chủ yếu tập trung vào xây dựng trụ sở các đơn vị trung ương, một phần cho hạ tầng giao thông…Tỷ lệ hoàn thành thường rất cao do các nguyên nhân: Chủ đầu tư tương đối có năng lực, đa số các nhà thầu là những doanh nghiệp mạnh trong xây dựng, vốn đầu tư cho các gói thầu tương đối lớn, luôn sẵn sàng và kịp thời giải ngân và xử lý các vướng mắc, do vậy rất thuận lợi và tạo điều kiện thúc đẩy hoàn thành kế hoạch sớm nhất, thậm chí thi công vượt kế hoạch vốn.
- Ngân sách huyện và ngân sách xã dành cho đầu tư XDCB có tỷ lệ giải ngân cao cũng có lý do riêng đó là những công trình dự án rất nhỏ gọn, thủ tục thanh toán vốn đơn giản.
- Vốn đầu tư XDCB ngân sách tỉnh thì nguồn XDCB tập trung trong cân đối thường đạt tỷ lệ cao về tính ổn định. Đây là nguồn được tuân thủ các trình tự ngân sách một cách bài bản nhất từ lập, phân bổ và chấp hành ngân sách.
Sự chủ động từ phía cơ quan KBNN; Phòng Tài chính và cả chủ đầu tư đã khiến cho tỷ lệ giải ngân vốn đầu tư tại huyện Lục Ngạn luôn đạt cao, cụ thể năm 2013 đạt 99,5%, năm 2014 đạt 97,9% và năm 2015 đạt 96,1%.
4.2.2 Tình hình kiểm soát chi đầu tư XDCB tại Kho bạc huyện
Việc kiểm soát chi đầu tư XDCB cho các dự án, công trình nằm trong phạm vi của kế hoạch đã giao của cấp có thẩm quyền; đã có nguồn do cơ quan tài chính cấp và KBNN cấp trên cho phép, đủ các điều kiện hồ sơ để cấp vốn tạm ứng hoặc thanh toán. Tuy nhiên lại phải tuân thủ khá nhiều chế độ hiện hành khác nhau cho từng loại vốn: Vốn XDCB tập trung, vốn CTMT; vốn ODA; vốn trái phiếu Chính phủ (TPCP)... (Bảng 4.3).
Bảng 4.3. Kết quả kiểm soát chi đầu tư XDCB từ NSNN tại KBNN huyện Lục Ngạn giai đạn 2013 - 2015 Chỉ tiêu Năm Tổng số dự án được duyệt Tổng vốn giao theo kế hoạch (tỷ đ) Số vốn đã thanh toán (tỷ đ) Số vốn chưa thanh toán (tỷ đ) Tỷ lệ Thanh toán (%) Năm 2013 255 70,6 70,3 0,3 99,5 Năm 2014 245 66,7 66,3 0,4 99,4 Năm 2015 315 80,4 77,3 3,1 96,1 Tổng cộng 815 217,7 213,9 3,8 98,2 Nguồn: KBNN huyện Lục Ngạn (2015) Kết quả trên cho thấy trong những năm qua KBNN huyện Lục Ngạn đã có nhiều cố gắng trong việc thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi đầu tư XDCB. Năm 2015, KBNN huyện Lục Ngạn vừa phải tập trung kiểm soát, chi đầu tư cho các dự án thuộc kế hoạch năm 2015, đồng thời vừa thực hiện hướng dẫn, thanh toán cho các chủ đầu tư, ban quản lý dự án thuộc kế hoạch năm 2014 được phép kéo dài. Sang năm 2015 với nhiều mốc thời gian thực hiện thanh toán khác nhau như: Vốn ngân sách tập trung thời hạn thanh toán đến 31/1/2015; vốn chương trình mục tiêu quốc gia thời hạn thanh toán đến 30/6/2016; vốn trái phiếu Chính phủ thời hạn thanh toán theo nhiều mốc thời gian tương ứng với các quyết định giao vốn của Thủ tướng Chính phủ…. Mặc dù với rất nhiều khó khăn, vướng mắc,