Bên cạnh những kết quả đạt được như đã nêu ở trên, công tác kiểm soát chi đầu tư XDCBtại KBNN huyện Lục Ngạn còn bộc lộ những tồn tại, hạn chế ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình kiểm soát chi đầu tư của hệ thống KBNN huyện Lục Ngạn từ việc cải cách thủ tục hành chính trong kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư, hạch toán kế toán …nếu không được sửa đổi, hoàn thiện sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới việc thực hiện nhiệm vụ gây thất thoát, lãng phí trong việc sử dụng vốn đầu tư XDCBtừ NSNN, đó là:
Thứ nhất, năng lực cán bộ làm công tác kiểm soát, thanh toán còn chưa đáp ứng yêu cầu công việc.
Hiện nay, bộ máy kiểm soát chi của KBNN huyện Lục Ngạn ngày càng tăng về mặt số lượng và chất lượng, vẫn chưa đồng đều, thiếu tính chuyên nghiệp, lớp cán bộ cũ tuy có kinh nghiệm nhưng trình độ và năng lực sử dụng công nghệ thông tin còn yếu, việc tiếp cận với công nghệ hiện đại, cập nhật kiến thức mới còn hạn chế; tính bảo thủ trì trệ còn ảnh hưởng rất lớn trong tiềm thức. Cán bộ kế toán các chủ đầu tư thiếu về số lượng và trình độ còn yếu, trong khi đó số dự án và số vốn đầu tư phân cấp về các chủ đầu tư huyện và xã kiểm soát, thanh toán ngày càng nhiều, nên sai sót rất dễ xảy ra.
Ngoài ra, ở một số đơn vị chủ đầu tư vẫn còn xảy ra hiện tượng cán bộ kế toán xã trình độ còn non yếu dẫn đến khi đi thanh toán còn chậm, giải quyết công việc lâu, không cập nhật kịp thời văn bản chế độ mới nên việc để hoàn hiện giải quyết. Một bộ phận cán bộ, công chức không tích cực nghiên cứu, học tập, khi Nhà nước ban hành các chế độ mới về đầu tư và xây dựng thì không thực hiện ngay mà vẫn giải quyết công việc dựa trên chế độ chính sách cũ hoặc là theo thói quen kinh nghiệm.
Thứ hai, mô hình tổ chức và phân cấp nhiệm vụ kiểm soát, thanh toán chưa hợp lý.
KBNN huyện thuộc biên chế tổ tổng hợp - Hành chính chỉ có 3 người làm công tác chuyên môn, với khối lượng công việc đảm nhiều vì vậy ngoài nhiệm vụ kiểm soát chi đầu tư XDCBcòn kiêm nhiệm các công việc khác như văn thư, hành chính. Trong công tác kiểm soát, thanh toán đầu tư XDCB thì việc kiểm soát, thanh toán cho một hồ sơ, chứng từ với giá trị vài triệu đồng cũng giống với việc kiểm soát thanh toán cho một hồ sơ giá trị vài tỷ, vài chục tỷ đồng về số lượng hồ sơ, nội dung kiểm soát và quy trình luân chuyển hồ sơ, chứng từ. Lượng vốn ngân sách huyện, xã thấp nhưng số lượng dự án lại nhiều do đó với số lượng cán bộ tại các KBNN huyện như hiện nay thì thời gian để cán bộ thực hiện công tác kiểm soát chi đầu tư XDCBđảm bảo đúng quy định đã khó, nhất là vào thời điểm cuối quý, cuối năm do đó không thể có thời gian để cán bộ học tập, nghiên cứu văn bản chế độ, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, dẫn đến chất lượng công tác kiểm soát chi đầu tư XDCBthấp.
Bên cạnh đó Phòng Kiểm soát chi NSNN trên Văn phòng KBNN tỉnh Bắc Giang, số lượng cán bộ làm công tác kiểm soát, thanh toán nhiều trong khi đó
công việc lại ít, trung bình trong năm mỗi cán bộ chuyên quản hơn 20 dự án, có tháng không phát sinh một khoản thanh toán nào. Các cán bộ, công chức làm công tác kiểm soát, thanh toán đều có trình độ đại học trở lên nhưng do công việc ít, không thường xuyên phải xử lý giải quyết công việc dẫn đến kiến thức sẽ ngày càng mai một. Đây chính là một sự lãng phí nguồn lực rất lớn.
Thứ ba, quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán còn chưa phù hợp.
Đường luân chuyển chứng từ hiện nay trong quy trình kiểm soát, thanh toán vốn khối lượng hoàn thành một lần hay thanh toán lần cuối cùng của hợp đồng thanh toán nhiều lần vẫn còn một số hạn chế nhất định.
Thứ tư, mẫu biểu chứng từ thanh toán còn chưa chính xác.
Do nguồn vốn đầu tư XDCBtừ nhiều nguồn khác nhau và do nhiều phòng kiểm soát. Chủ đầu tư phải sử dụng nhiều mẫu chứng từ khác nhau khi đề nghị tạm ứng, thanh toán vốn đầu tư, do đó, dễ bị nhầm lẫn khi sử dụng hoặc sử dụng mẫu biểu không đúng quy định với từng nội dung phát sinh. Như vậy, chưa tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng, cùng một hình thức kinh phí nhưng lại do hai phòng kiểm soát, sử dụng hai loại chứng từ khác nhau: Giấy rút vốn đầu tư và giấy rút dự toán ngân sách. Nhiều chỉ tiêu trùng lặp giữa các chứng từ như tên dự án, số tiền đề nghị thanh toán, số tài khoản của bên A, bên B, mã chương, mã ngành, mã nội dung kinh tế của mục lục ngân sách...Đối với dự án đầu tư có nhiều nguồn vốn tham gia mẫu chứng từ lại chưa thiết kế đủ chỉ tiêu để chủ đầu tư ghi cho từng loại vốn (chủ đầu tư thường phải ghi thêm các chỉ tiêu vào chứng từ).
Thứ năm, việc bảo lãnh, thanh toán và thu hồi tạm ứng còn nhiều vấn đề bất cập.
- Đối với công tác bảo lãnh tạm ứng: Thực hiện Nghị định số 48/2010/NĐ- CP về hợp đồng trong hoạt động xây dựng ngày 07/5/2010 của Chính phủ và Nghị định số 15/2013/NĐ-CP ngày 06/2/2013 của Chính phủ về việc quản lý chất lượng công trình, Nghị định số 48/2010/NĐ-CP ngày 07 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ về hợp đồng trong hoạt động xây dựng, việc bảo lãnh tạm ứng hợp đồng là bắt buộc (số tiền bảo lãnh tạm ứng hợp đồng phải tương đương khoản tiền tạm ứng) và thời gian bảo lãnh tạm ứng được kéo dài cho đến khi bên giao thầu đã thu hồi hết số tiền tạm ứng. Do vậy trong quá trình thực hiện kiểm soát vốn đầu tư gặp rất nhiều khó khăn đối với việc bảo lãnh tạm ứng đối với các trường hợp tự thực hiện (hợp đồng nội bộ), đối với các hợp đồng cho các dự án lâm sinh thuộc kế hoạch bảo vệ và phát triển rừng (hợp đồng với đối tượng thực
hiện là tổ, hộ gia đình…), đối với các hợp đồng tư vấn có giá trị nhỏ (dưới 5 tỷ). Nếu không có bảo lãnh tạm ứng thì không được ứng vốn, làm ảnh hưởng đến việc triển khai các dự án, chậm giải ngân kế hoạch vốn hàng năm.
- Đối với việc thu hồi tạm ứng: Thông tư số 86 TT- BTC, ngày 17/6/2011của Bộ Tài chính quy định về kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn NSNN, quy định chặt chẽ hơn là thu hồi hết khi thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80% giá trị hợp đồng, mà do chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận. Đây là vấn đề bất hợp lý, tại thời điểm đó NSNN đã bỏ ra một khoản tiền khá lớn, trong khi công trình vẫn chưa có khối lượng thực hiện, hơn nữa việc tạm ứng một lượng vốn lớn cho nhà thầu chưa chắc nhà thầu đó đã sử dụng hết 100%. Đó là còn chưa kể trong các trường hợp có khối lượng phát sinh giảm, đình hoãn thi công, thì việc tạm ứng quá nhiều sẽ là một sự lãng phí lớn, gây căng thẳng vốn trong thanh toán, dự án thì thừa tiền trong khi có dự án thiếu tiền. Đặc biệt trong một chừng mực nào đó, có thể gây lạm phát nhất là trong bối cảnh kinh tế nước ta hiện nay.
Nhiều nhà đầu tư và nhà thầu lợi dụng quy định về “sự thỏa thuận ở mức thu hồi tạm ứng từng lần khi thanh toán” làm cho quá trình thu tạm ứng của KBNN gặp không ít khó khăn trở ngại...cụ thể là có không ít chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận tạm ứng với số tiền lớn, nhưng thu hồi tạm ứng với số tiền nhỏ, miễn là có thu hồi, không tích cực thu hồi tạm ứng hoặc thể hiện khối lượng dưới 80% giá trị hợp đồng để khỏi thu hồi hết tạm ứng...Ngoài ra, quy định vốn tạm ứng quá 6 tháng mà không sử dụng hoặc nhà thầu sử dụng sai mục đích thì sẽ bị thu hồi song chưa có chế tài đủ mạnh nên công tác thu hồi tạm ứng rất chậm, thậm chí nhiều dự án tạm ứng vốn kéo dài qua nhiều năm nhưng không có khối lượng để nghiệm thu thanh toán. Mặt khác, chưa quy định cụ thể điều kiện tạm ứng vốn đầu tư XDCB phải có mặt bằng sạch, do đó nhiều dự án đã được tạm ứng vốn nhưng không thể thi công vì còn vướng mắc khâu giải phóng mặt bằng.
- Đối với công tác đền bù giải phóng mặt bằng: Các cấp có thẩm quyền đều ưu tiên bố trí vốn cho công tác đền bù giải phóng mặt bằng và Kho bạc đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi trong việc chi trả cho các đối tượng được hưởng. Tuy nhiên có nhiều trường hợp các đối tượng lại không nhận tiền đền bù, có thể do nhiều nguyên nhân như do giá cả và chính sách đền bù chưa phù hợp, do nhận thức của một số bộ phận nhân dân còn hạn chế…kéo theo nhiều khoản tạm ứng dây dưa kéo dài, thậm chí nhiều năm liền chưa thanh toán được, số dư tạm ứng
ứng lớn làm cho dự án công trình không quyết toán được. Những khoản tiền chưa chi trả này được chủ đầu tư quản lý và sử dụng khác nhau. Theo Thông tư 107/2007/TT-BTC, ngày 07/9/2007 của Bộ Tài chính quy định “Trường hợp sau khi đã tạm ứng nhưng vì lý do bất khả kháng chưa chi trả cho người thụ hưởng, chủ đầu tư phải gửi tiền tại Kho bạc”. Song thực tế, chủ đầu tư không gửi vào Kho bạc vì không hiểu rõ quy định nên sợ rằng nếu nộp số còn lại chưa chi trả vào Kho bạc thì năm sau không được bố trí vốn, lúc đó người được hưởng đền bù chấp nhận nhận số tiền đền bù thì không có tiền chi trả. Hoặc chủ đầu tư có gửi tiền vào Kho bạc, nó vẫn là khoản tạm ứng không thể giảm được số dư tạm ứng. Mặt khác, theo quy định tại Thông tư 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính thì “ Sau khi chi trả cho người thụ hưởng, chủ đầu tư tập hợp chứng từ, làm thủ tục thanh toán và thu hồi tạm ứng trong thời gian chậm nhất là 30 ngày làm việc kể từ ngày chi trả cho người thụ hưởng ”. Thực tế, công tác đền bù GPMB rất khó khăn, mất nhiều thời gian, không thể giải quyết dứt điểm nên chủ đầu tư rất nan giải trong việc hoàn thiện thanh toán và thu hồi tạm ứng trong thời gian 30 ngày làm việc. Bên cạnh đó, chủ đầu tư cứ để khi nào trả hết số tiền đền bù theo phương án, dự toán được duyệt mới làm thủ tục thanh toán để hoàn tạm ứng với Kho bạc.
Thứ sáu, hạn chế trong việc thực hiện quản lý, kiểm soát cam kết chi. Quản lý, kiểm soát cam kết chi là vấn đề còn mới, nên hệ thống văn bản quy định chưa đồng bộ; chế độ báo cáo chưa đầy đủ; đối với các cấp chính quyền địa phương, việc phải dành dự toán để thanh toán cho các hợp đồng đã ký kết, trong điều kiện nguồn thu, khả năng cân đối ngân sách theo dự toán hàng năm còn gặp nhiều khó khăn, dẫn đến tình trạng điều chỉnh giảm, giảm nhiệm vụ chi, thường xuyên xảy ra; làm tăng khối lượng công việc của cán bộ kiểm soát chi. Mỗi dự án đầu tư được cấp một mã riêng, một dự án có thể gồm nhiều hạng mục như: Đền bù GPMB, xây lắp, thiết bị... mỗi hạng mục có nhiều hợp đồng. Hiện nay, khi giao kế hoạch vốn đầu tư phân bổ theo dự án, chưa có hướng dẫn chủ đầu tư phân khai chi tiết theo từng hạng mục hay hợp đồng của dự án đó, mặt khác do TABMIS chỉ ghi nhận cam kết chi đối với số kinh phí bố trí cho hợp đồng đó trong một năm ngân sách. Vì vậy, chủ đầu tư khó có thể xác định chính xác số kinh phí bố trí cho hợp đồng trong một năm ngân sách đó, điều này sẽ dẫn đến trường hợp điều chỉnh tăng, giảm số vốn trong các hợp đồng đã thực hiện cam kết chi. Đặc biệt về cuối năm, cơ quan tài chính điều chỉnh tăng, giảm kế hoạch
năm. Chủ đầu tư phải điều chỉnh tăng, giảm cam kết theo kế hoạch được giao. Việc này làm ảnh hưởng không nhỏ đến công tác giải ngân vốn đầu tư XDCB. Bên cạnh đó, việc khai báo, điều chỉnh thông tin nhà cung cấp khó có thể thực hiện ngay trong ngày (do đó KBNN huyện phải gửi lên Đội xử lý thông tin KBNN tỉnh Bắc Giang phải gửi lên Cục Công nghệ thông tin KBNN) dễ dẫn đến tình trạng KBNN kiểm soát, thanh toán không đảm bảo thời gian theo đúng quy định (đối với trường hợp cấp tạm ứng, thời gian quy định kiểm soát không quá 02 ngày).
Thư bẩy, ứng dụng công nghệ thông tin chưa đáp ứng yêu cầu quản lý
Trong giai đoạn 2013 - 2014, hệ thống KBNN đã có bước đột phá trong việc ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư XDCB, chương trình kiểm soát ĐTKB-LAN đã phát huy hiệu quả, rút ngắn thời gian kiểm soát, thanh toán...Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ tin học trong, kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư XDCBcòn nhiều hạn chế như:
- Chương trình chưa thân thiện với người sử dụng, quy trình nhập số liệu, tra cứu thông tin qua nhiều màn hình, nhiều thông tin trùng lặp gây mất thời gian cho người thực hiện. Việc nhập số liệu vào chương trình ĐTKB-LAN mất rất nhiều thời gian mà hiệu quả khai thác thông tin không cao do việc khai thác số liệu của các dự án từ chương trình được rất ít so với lượng nhập vào, khiến cho cán bộ kiểm soát chi vẫn phải theo dõi bằng phương pháp thủ công.
- Chương trình còn đơn giản, chưa theo dõi, quản lý được toàn bộ quá trình, kiểm soát, thanh toán. Nhiều tác nghiệp của cán bộ kiểm soát chi vẫn phải thực hiện theo hình thức thủ công như chuyển nguồn vốn, lập chứng từ hoàn ứng các năm trước, công tác thông tin báo cáo...Tính bảo mật của chương trình không cao, khi chế độ thay đổi việc nâng cấp sửa đổi chương trình thiếu tính đồng bộ. Chương trình ĐTKB-LAN không kết nối và tích hợp được với chương trình khác (chương trình kế toán KBNN) nên chưa thuận lợi cho công tác tổ chức kiểm soát và hạch toán thanh toán.
- Chế độ quy định thông tin báo cáo còn chưa phù hợp: Các mẫu biểu báo cáo về công tác kiểm soát, thanh toán đầu tư XDCB tử nguồn NSTW tương đối phức tạp, một số mẫu biểu mang tính chất tự phát đòi hỏi người thực hiện chỉ có thể thực hiện bằng phương pháp thủ công (Excel) chứ chưa thể khai thác từ chương trình, điều này ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và thời gian thực hiện báo cáo cũng như ảnh hưởng đến việc cập nhật và tra cứu số liệu phục vụ
công tác kiểm soát chi của KBNN huyện Lục Ngạn. Bên cạnh đó, chi đầu tư XDCBbao gồm nhiều nguồn vốn và do nhiều phòng và do nhiều đơn vị KBNN kiểm soát, trong khi chưa có chương trình tổng hợp nên công tác tổng hợp báo cáo của địa phương gặp nhiều khó khăn.
Mặt khác, chương trình là mạng nội bộ còn chưa kết nối được với khách hàng vì vậy khách hàng khi thanh toán phải trực tiếp đến KBNN gây mất thời gian, công sức.