2.1.2.1. Đặc điểm của dịch vụ hành chính công trực tuyến
Dịch vụ hành chính công trực tuyến mang tính pháp lý, gắn liền với cơ quan nhà nước nhằm giải quyết các hồ sơ, thủ tục khi người dân có nhu cầu. Nó gắn liền với tính quyền lực và chỉ có thẩm quyền khi được cơ quan nhà nước thực hiện như giấy khai sinh, các loại giấy phép, khai sinh, hộ tịch…. Việc cung ứng dịch vụ hành chính công trực tuyến xuất phát từ những quy định chung, bắt buộc của nhà nước chứ không từ nhu cầu chủ quan của người dân. Hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền lập quy và thẩm quyền hành chính - pháp lý. Lập quy là quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật dưới luật nhằm cụ thể hóa luật và đưa ra các quy chế hành chính nội bộ. Ở nước ta, thẩm quyền lập quy chủ yếu có ở các cơ quan hành chính như Chính phủ, các bộ, Ủy ban nhân dân các tỉnh. Do dịch vụ hành chính công gắn liền với thẩm quyền hành chính pháp lý của bộ máy nhà nước nên loại dịch vụ này do các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện (Nguyễn Quốc Sửu, 2014).
Dịch vụ hành chính công trực tuyến không nằm trong chức năng quản lý nhà nước nhưng việc cung ứng dịch vụ hành chính công lại giúp cơ quan hành chính nhà nước quản lý các hoạt động. Dịch vụ hành chính công xuất phát từ yêu cần của quản lý nhà nước và được tiến hành để phục vụ quản lý nhà nước. Tuy đây là những hoạt động phục vụ trực tiếp nhu cầu đòi hỏi của khách hàng nhưng những nhu cầu, đòi hỏi này không phải là nhu cầu tự thân của họ, mà là nhu cầu phát sing xuất phát từ quy định của Nhà nước. Nói cách khác, dịch vụ hành chính công là những dịch vụ mà Nhà nước bắt buộc và khuyến khích công dân phải làm để đảm bảo trật tự an toàn xã hội (Nguyễn Quốc Sửu, 2014).
Dịch vụ hành chính công trực tuyến là những hoạt động không nhằm mục đích lợi nhuận, nếu có thu tiền thì thu dưới dạng lệ phí (chỉ dành cho những
người cần dịch vụ) nộp ngân sách nhà nước. Nơi làm dịch vụ không trực tiếp hưởng lợi từ nguồn thu này. Dịch vụ hành chính công do các cơ quan hành chính nhà nước đảm nhận không nhằm mục tiêu lợi nhuận, mà là nghĩa vụ có tính pháp lý của Nhà nước trước nhân dân. Nhà nước trang trải chi phí thực hiện các hoạt động này bẳng ngân sách có nguồn thu từ thuế (Nguyễn Quốc Sửu, 2014).
Tất cả người dân để có quyền yêu cầu và được phục vụ, cung ứng dịch vụ hành chính công trực tuyến. Các cơ quan nhà nước có trách nhiệm và nghĩa vụ phục vụ người dân đảm bảo công bằng, bình đẳng. mọi người có quyền ngang nhau trong việc tiếp nhận và sử dụng các dịch vụ này với tư cách là đối tượng phục vụ của chính quyền. Cơ quan hành chính nhà nước có trách nhiệm và nghĩa vụ phục vụ cho mọi người dân, không phân biệt đó là người như thế nào. Vai trò của Nhà nước là đảm bảo sự ổn định, công bằng và hiệu quả của xã hội, vì vậy Nhà nước phục vụ quyền lợi của tất cả mọi người trên nguyên tắc đối xử công bằng đối với mọi công dân (Nguyễn Quốc Sửu, 2014).
Dịch vụ hành chính công trực tuyến là các dịch vụ của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng, việc cung cấp thông tin và đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử của cơ quan Nhà nước, chương trình dịch vụ công trực tuyến được triển khai theo 4 mức độ: Dịch vụ công trực tuyến mức độ 1; Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2; Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3; Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 (Nguyễn Quốc Sửu, 2014).
2.1.2.2. Vai trò của dịch vụ hành chính công trực tuyến
Thực hiện Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước; Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 15/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử; các tỉnh, thành trong cả nước đã đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết tục hành chính.
Mục tiêu đến năm 2020 tất cả các văn bản, tài liệu và các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước sẽ được thực hiện trên môi trường điện tử mọi lúc, mọi nơi dựa trên các ứng dụng của công nghệ thông tin. Vì thế, dịch vụ công trực tuyến đang được các cơ quan hành chính nhà nước khẩn trương tập trung triển khai thực hiện.
Dịch vụ hành chính công trực tuyến là dịch vụ bảo đảm cung cấp đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính và các văn bản có liên quan quy định về thủ tục hành chính đó (Nguyễn Đình Phan, 2014).
Dịch vụ hành chính công trực tuyến cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ (Nguyễn Đình Phan, 2014).
Dịch vụ hành chính công trực tuyến cho phép người sử dụng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Việc thanh toán lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ (Nguyễn Đình Phan, 2014).
Dịch vụ hành chính công trực tuyến cho phép người sử dụng thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến. Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến người sử dụng.
Việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến được xem là khâu quan trọng, then chốt trong tiến trình cải cách hành chính và triển khai Chính phủ điện tử. Việc áp dụng dịch vụ công trực tuyến sẽ giúp cơ quan nhà nước giảm thiểu được áp lực công việc, giải quyết công việc nhanh hơn, thuận tiện hơn và khoa học hơn. Đối với các thủ tuc hành chính được cung cấp qua dịch vụ công trực tuyến ở mức độ 3 và mức độ 4, thì tổ chức, người dân và doanh nghiệp có thể giao dịch 24/24 giờ trong ngày với các cơ quan hành chính nhà nước tại bất cứ đâu, chỉ cần có kết nối internet (Nguyễn Đình Phan, 2014).
Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Việc thanh toán lệ phí và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ (Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3). Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến người sử dụng (Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4).
Khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến, tổ chức, người dân, doanh nghiệp được thụ hưởng nhiều lợi ích như: tiết kiệm được thời gian đi lại, chi phí gián tiếp trong giải quyết tục hành chính, đặc biệt là tránh được tệ nạn nhũng nhiều, quan liêu, phiền hà… từ những cán bộ công quyền. Ngoài ra, thông qua mạng internet, tổ chức, người dân, doanh nghiệp có thể kiểm tra, giám sát về tình trạng
giải quyết hồ sơ, biết được hồ sơ của mình đang ở khâu nào trong quy trình xử lý. Ngày gửi hồ sơ, hồ sơ gửi đã đúng chưa, loại hồ sơ cần bổ sung (nếu thiếu), ngày nhận kết quả... được hiển thị minh bạch rõ ràng (Nguyễn Đình Phan, 2014).