4.6.4.1. Số lượng, thời gian giải quyết công việc
- Về số lượng hồ sơ được giải quyết.
Trước đây, tất cả các hồ sơ được tiếp nhận hàng loạt, sau đó mới phân loại và xử lý dẫn đến tình trạng tồn đọng hồ sơ, lượng hồ sơ tồn đọng lâu, có khi kéo dài cả vài tháng, đến cả năm. Một ngày trung bình lượng hồ sơ tiếp nhận có thể lên tới 50 – 100 hồ sơ, nhưng lượng hồ sơ được giải quyết chỉ đạt khoảng 30 – 50 %.
Khi có cơ sở dữ liệu địa chính, thiết lập quy trình tiếp nhận hồ sơ, các hồ sơ đầu vào được kiểm tra, đối soát đúng theo từng thủ tục đủ điều kiện mới được tiếp nhận đảm bảo các hồ sơ tiếp nhận là đủ điều kiện để giải quyết, tránh tồn
đọng hồ sơ do thiếu giấy tờ, không đủ điều kiện để giải quyết. Một ngày trung bình lượng hồ sơ tiếp nhận khoảng 20 – 50 hồ sơ, nhưng lượng hồ sơ được giải quyết đạt đến 95% – 100%.
- Thời gian giải quyết hồ sơ:
Thời gian giải quyết hồ sơ cũng được giảm đi đáng kể, trước đây thời gian giải quyết 01 bộ hồ sơ từ khi nhận vào đến khi trả Giấy chứng nhận cho người sử dụng đất khoảng 30 – 45 ngày, nay giảm chỉ còn 12 – 15 ngày, trong đó thời gian xác định nghĩa vụ tài chính thuế trước đây khoảng 15 ngày thì nay chỉ còn khoảng 5 ngày do có sự liên thông kết nối giữa chi cục thuế và văn phòng đăng ký đất đai (bảng 4.9).
Bảng 4.9. Thời gian giải quyết hồ sơ và nghĩa vụ tài chính thuế STT Nội dung Trước khi xây dựng cơ
sở địa chính
Sau khi xây dựng cơ sở địa chính
1 Giải quyết hồ sơ 30 – 45 ngày 12 – 15 ngày 2 Xác định nghĩa vụ tài
chính thuế 15 ngày 5 ngày
Việc giải quyết hồ sơ theo quy trình là một cách thức để kiểm soát công việc, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mỗi cán bộ thu lý hồ sơ, kiểm soát được số lượng hồ sơ do cán bộ thụ lý được giải quyết đúng hạn hay quá hạn.
4.6.4.2. Công tác quản lý hồ sơ, dữ liệu đất đai
* Mức độ theo dõi, kiểm soát hồ sơ
Hồ sơ được theo dõi theo quy trình xử lý (hồ sơ đang ở giai đoạn nào, hồ sơ hoàn thành hay chưa hoàn thành, do cán bộ nào đang xử lý hồ sơ, thời gian xử lý từng công đoạn) giúp người quản lý biết được mức độ hồ sơ như thế nào để điều hành công việc, phân phối lại hồ sơ trong trường hợp hồ sơ quá tải đối với một cán bộ thụ lý nào đó hoặc để phân công lại hồ sơ theo sự chỉ đạo của lãnh đạo (hình 4.25).
Chức năng theo dõi hồ sơ có công cụ xuất excel hỗ trợ người sử dụng xuất các thông tin hồ sơ như sổ biên nhận, ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn trả... và trạng thái hiện tại của hồ sơ để theo dõi (Danh sách theo dõi hồ sơ thể hiện ở phụ lục số 08).
Hình 4.25. Giao diện về theo dõi quá trình xử lý hồ sơ
* Tổng hợp, báo cáo kết quả công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Chương trình cho phép tổng hợp danh sách cấp Giấy chứng nhận cần báo cáo theo các tiêu chí về thời gian, thông tin thửa đất, chủ sử dụng….(hình 4.26)
Hình 4.26. Giao diện thực hiện chức năng báo cáo danh sách GCN đã cấp * Tra cứu, tìm kiếm, tổng hợp danh sách hồ sơ.
Để tra cứu hồ sơ, tổng hợp hồ sơ để báo cáo thì quy trình có chức năng tra cứu hồ sơ: nhập các tiêu chí tìm kiếm hồ sơ gồm các thông tin như loại quy trình, số biên nhận, đơn vị hành chính (phường, xã), thửa đất, tên chủ… thì tất cả các hồ sơ chuyển cho người đó sẽ được hiển thị, nhưng khi cần xử lý hồ sơ nào đó hoặc báo cáo lãnh đạo thì phải chọn về đúng đơn vị hành chính của phường/xã nhận hồ sơ đó.
Hình 4.27. Giao diện tổng hợp danh sách hồ sơ
Hình 4.27 thể hiện giao diện tổng hợp danh sách các hồ sơ đã và đang được giải quyết, những hồ sơ nào đã quá thời hạn giải quyết sẽ được bôi đỏ (trễ) để dễ nhận dạng và báo cáo.
(Kết quả tổng hợp danh sách hồ sơ được thể hiện tại Phụ lục số 7). * Quản lý thông tin thửa đất theo mã vạch
Mã vạch được dùng để quản lý, tra cứu thông tin về Giấy chứng nhận và hồ sơ cấp Giấy chứng nhận; nội dung mã vạch thể hiện dãy số nguyên dương, có cấu trúc dưới dạng MV = MX.MN.ST (hình 4.28), trong đó:
- MX là mã đơn vị hành chính cấp xã nơi có thửa đất, được thể hiện theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ về danh mục và mã số các đơn vị hành chính Việt Nam (Đối với thị trấn Phùng, huyện Đan Phượng, mã xã: 09784).
- MN là mã của năm cấp Giấy chứng nhận, gồm hai chữ số sau cùng của năm ký cấp Giấy chứng nhận (ví dụ năm 2016 thì lấy 02 số sau cùng là 16).
- ST là số thứ tự lưu trữ của hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai tương ứng với Giấy chứng nhận được cấp lần đầu theo quy định về hồ sơ địa chính của Bộ Tài nguyên và Môi trường (Mã số thứ tự trên Phiếu tiếp nhận và trả kết quả).
Hình 4.28. Mã vạch của Giấy chứng nhận
Khi thực hiện tiếp nhận hồ sơ từ phần mềm ViLIS theo quy trình đã được thiết lập sẵn, việc đăng nhập phần mềm theo đơn vị địa giới hành chính cấp xã. Mã vạch trên Phiếu tiếp nhận và trả kết quả là sự kết hợp 02 số cuối của năm tiếp nhận hồ sơ và số thứ tự của hồ sơ thủ tục cấp Giấy chứng nhận lần đầu. Như vậy, mã vạch trên Giấy chứng nhận và mã vạch trên phiếu tiếp nhận và trả kết quả trùng khớp với nhau. Toàn bộ từ khâu tiếp nhận hồ sơ cấp Giấy chứng nhận lần đầu, mã vạch trên Giấy chứng nhận hoặc những lần đăng ký biến động tiếp theo thì mỗi thửa đất chỉ có duy nhất một mã vạch.
Như vậy, mỗi một thửa đất có duy nhất một mã vạch để quản lý và phục vụ tra cứu thông tin. Toàn bộ thông tin, lịch sử biến động của một thửa đất được tìm kiếm thông qua mã vạch. Mã vạch còn giúp tra cứu trực tuyến về quá trình giải quyết các thủ tục hành chính về đất đai trên trang Web cổng thông tin điện tử.
* Nhận xét chung:
Cơ sở dữ liệu địa chính của đề tài được xây dựng đồng bộ, toàn bộ cơ sơ dữ liệu thuộc tính, dữ liệu không gian được liên kết chặt chẽ. Thông tin về thửa đất được quản lý xuyên suốt từ khâu kê khai đăng ký đất đai, tiếp nhận hồ sơ cấp giấy chứng nhận lần đầu, lịch sử của các lần đăng ký biến đông. Toàn bộ thông tin về thửa đất được quản lý trên một hệ quản lý dữ liệu SQL, không bị rời rạc, chắp vá.
Việc xây dựng một cơ sở dữ liệu địa chính hoàn chỉnh là cơ sở để quy trình hóa các thủ tục hành chính về đất đai, dễ dàng chia sẻ thông tin đất đai với cơ quan thuế, công khai thông tin đất đai với công đồng như tra cứu thông tin về quá trình thụ lý hồ sơ, công khai thông tin đất đai. Đặc biệt là nền tảng để thực hiên các giao dịch điện tử trong lĩnh vực đất đai, giao dịch công trực tuyến trong lĩnh vực đất đai,
hệ thống tin nhắn SMS, cung cấp thông tin theo hình thức gọi điện trực tiếp và cung cấp theo hình thức trực tuyến (online) qua trang Web của Sở.
Đề tài mới chỉ đánh giá hiệu quả việc áp dụng các quy trình giải quyết hồ sơ được thiết lập trên phần mềm ViLIS về mặt định tính, chưa đánh giá hiệu quả về mặt định lượng. Các quy trình do đề tài thiết lập là một trong những giải pháp hiệu quả trong việc cải cách thủ tục hành chính về đất đai, minh bạch hơn trong quá trình giải quyết hồ sơ. Mong muốn các quy trình giải quyết hồ sơ cấp giấy chứng nhận do đề tài thiết lập được cơ quan chuyên môn về đất đai quan tâm xem xét để có thể áp dụng vào thực tế, khi các quy trình được triển khai nên có những đề tài nghiên cứu sâu hơn nữa để có thể đánh giá hiệu quả của các quy trình này mang lại trên các mặt kinh tế, xã hội.