Về nhân sự, đối với các cán bộ thuộc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Đan Phượng cơ bản đã biết sử dụng, khai thác dữ liệu bản đồ địa chính trên phần mềm MicroStation, nhập dữ liệu phục vụ cho việc in Giấy chứng nhận trên phần mềm ViLIS. Tuy nhiên, còn rất nhiều chức năng trên phần mềm ViLIS vẫn chưa được sử dụng, khai thác, chưa kiểm soát được người dùng do trình độ tin học chưa được đào tạo, hướng dẫn sử dụng bài bản.
Đối với cán bộ địa chính của thị trấn Phùng đã biết sử dụng phần mềm để khai thác thông tin trên bản đồ địa chính.
4.4. XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐỊA CHÍNH 4.4.1. Thu thập tài liệu và phân loại thửa đất 4.4.1. Thu thập tài liệu và phân loại thửa đất
Đề tài tiến hành thu thập các tài liệu để phục vụ cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính bao gồm:
- Bản đồ địa chính số 21 và 22 dạng số tỷ lệ 1/500 với 294 thửa đất của thị trấn Phùng, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội.
- Đơn kê khai đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, hồ sơ xét cấp giấy chứng nhận.
- Đơn đăng ký biến động về sử dụng đất, sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, hồ sơ đăng ký biến động.
- Đơn cấp lại, cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
- Bản lưu Giấy chứng nhận đã cấp, sổ đăng ký biến động, sổ cấp Giấy chứng nhận, sổ địa chính.
Sau khi thu thập được các thông tin thuộc tính về thửa đất từ các tài liệu nêu trên, tiến hành phân loại theo nhóm các thông tin thửa đất:
- Số lượng thửa đất chỉ kê khai đăng ký, chưa được cấp GCN: 213 thửa đất. - Số lượng thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận nhưng chưa có biến động: 11 thửa đất.
- Số lượng thửa đất đã được cấp GCN và đã thực hiện các biến động về sử dụng đất: 7 thửa đất.
- Số lượng thửa đất đã thực hiện việc cấp đổi GCN: 63 thửa đất. 4.4.2. Xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính
a. Xây dưng cơ sở dữ liệu không gian (bản đồ địa chính)
Hoàn thiện bản đồ địa chính bằng cách chỉnh lý bản đồ địa chính đã có sẵn, việc chỉnh lý bản đồ được thực hiện theo các nội dung sau:
1. Kiểm tra bản đồ địa chính theo quy chuẩn của Bộ Tài nguyên và Môi trường - Chuẩn hóa các lớp đối tượng không gian địa chính theo chuẩn dữ liệu địa chính từ nội dung bản đồ địa chính số:
+ Đối soát và chuẩn hóa lại các lớp đối tượng không gian địa chính chưa phù hợp với yêu cầu của chuẩn dữ liệu địa chính (bảng 4.4).
Bảng 4.4. Chuẩn hóa các lớp đối tượng không gian theo đúng quy định
STT Đối tượng Mã Dữ liệu thuộc tính
Lớp thể hiện trên bản đồ Chuyển về lớp theo quy định
1 Loại đất hiện trạng TD5 Loại đất hiện trạng 13 2 2 Diện tích thửa đất TD6 Diện tích thửa đất
hiện trạng 13 4
+ Đối soát và chuẩn hóa thông tin thuộc tính cho từng đối tượng không gian địa chính theo quy định kỹ thuật về chuẩn dữ liệu địa chính (bảng 4.5).
Bảng 4.5. Chuẩn hóa thông tin thuộc tính trên bản đồ địa chính theo đúng quy định
STT Đối tượng Thể hiện trên bản
đồ
Thể hiện theo quy định 1 Nét tường nhà Nét liền Nét gạch đứt 2 Thửa đất kết hợp đất ở với đất khác (thửa đất có vườn) ODT CLN ODT+CLN
- Đóng vùng các đối tượng hình tuyến: vẽ các đường line đóng vùng các đối tượng hình tuyến có diện tích như: đường giao thông, kênh, mương… (để ở lớp 62).
- Kiểm tra Topology.
- Kiểm tra thông tin tại bảng nhãn thửa, nhập bổ sung các thông tin còn thiếu (Hình 4.2).
Hình 4.2. Giao diện về sửa bảng nhãn thửa 2. Điều tra, khảo sát thu thập dữ liệu biến động ngoài thực địa
Tiến hành kiểm tra hiện trạng, so sánh với thông tin trên các mảnh bản đồ địa chính để xác đinh những đối tượng đã thay đổi cần chỉnh lý, bổ sung, đánh dấu những đối tượng có biến động lên mảnh bản đồ dạng giấy. Bảng 4.6 tổng hợp những đối tượng biến động giữa bản đồ địa chính và trên thực địa.
Bảng 4.6. Những đối tượng biến động trên bản đồ địa chính STT Tờ bản
đồ số Thửa đất số Thông tin trên bản đồ Thông tin trên thực địa 1 21 17 Đất bằng chưa sử dụng Đất trong cây ăn quả
2 21 60 Đất ao Đất ở 3 21 1, 6, 8, 10, 11, 17, 18, 24, 26, 41, 44, 45, 46, 49, 50, 53, 54, 55, 59, 60, 64, 75, 80, 102, 196, 197, 228 đến 241
Chưa có thông tin về chủ sử dụng đất tại Bảng nhãn thửa
Thu thập thông tin qua các đơn đăng ký kê khai đất đai
4 22 1, 2, 5, 6, 7, 40, 42, 44, 47, 60, 61, 62
Chưa có thông tin về chủ sử dụng đất tại Bảng nhãn thửa
Thu thập thông tin qua các đơn đăng ký kê khai đất đai
5 22 60 Đất bằng chưa sử dụng Đất trong cây ăn quả 3. Cập nhật biến động trên bản đồ bằng phần mềm Famis
- Cập nhật các biến động thửa đất (loại đất) đồng thời cập nhật các thông tin thuộc tính của thửa đất (mục đích sử dụng đất, địa chỉ…).
- Kết quả thu được là bản đồ địa chính chuẩn theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường (Bản đồ địa chính thể hiện tại Phụ lục 1, 2).
b. Xây dựng cơ sở dữ liệu thuộc tính
Để có sự liên kết giữa cơ sở dữ liệu bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính của thửa đất, trước hết phải chuyển bản đồ địa chính dưới dạng .dgn sang phần mềm ViLIS, sau đó tiến hành nhập bổ sung các thông tin thuộc tính của thửa đất. Để làm được điều đó cần thực hiện các nội dung sau:
1. Chuyển bản đồ địa chính sau khi đã chỉnh lý biến động sang dạng .shp
Sau khi bản đồ địa chính được chuẩn hóa theo chuẩn dữ liệu địa chính, cập nhật những biến động trên thực địa sẽ xuất sang ViLIS dưới dạng shape. File. Sau khi chuyển đổi sẽ có khuôn dạng TD*.dbf, TD*.shx, TD*.shp.
2. Chuyển bản đồ địa chính lên phần mềm ViLIS
Sau khi hoàn thiện dữ liệu không gian (bản đồ địa chính) để có sự liên kết với cơ sở dữ liệu thuộc tính, sử dụng phần mềm GIS2VILIS để chuyển cơ sở dữ liệu sang phần mềm ViLIS 2.0. Hình 4.3: kết quả cơ sở dữ liệu không gian đã chuyển sang phần mềm ViLIS.
Hình 4.3. Bản đồ địa chính chuyển sang phần mềm ViLIS 2.0
3. Nhập bổ sung các thông tin thuộc tính của thửa đất (tính trạng pháp lý, thông tin về người sử dụng đất…)
- Nhập, chuẩn hóa thông tin từ hồ sơ địa chính hoặc hồ sơ cấp Giấy chứng nhận, hồ sơ đăng ký biến động (kể cả hồ sơ giao dịch bảo đảm), bản lưu Giấy chứng nhận của các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận trước khi cấp đổi (chỉ nhập theo hồ sơ của lần biến động cuối cùng), các đơn kê khai đăng ký đất đai.
Để kế thừa thông tin thuộc tính từ cơ sở dữ liệu không gian (đã có tại bảng nhãn thửa của bản đồ địa chính) thực hiện thao tác động bộ dữ liệu từ bản đồ vào hồ sơ. Tất cả các thông tin về chủ sử dụng đất tương ứng sử dụng với từng thửa đất được liên kết với nhau. Tuy nhiên, thông tin thuộc tính đối với thửa đất đó chưa đầy đủ theo quy định về cơ sở dữ liệu địa chính. Để hoàn thiện cần nhập thêm và chuẩn hóa từ các sổ mục kê, sổ địa chính, sổ biến động, bản lưu GCN, hồ sơ giao đất, cấp GCN, các đơn kê khai, đăng ký…
Nhập và chuẩn hóa thông tin thuộc tính địa chính: Thực hiện nhập và chuẩn hóa thông tin về thửa đất, chủ sử dụng và quyền sử dụng đất từ hồ sơ địa chính tương ứng với từng thửa đất. Cụ thể được thể hiện tại hình 4.4 và 4.5.
Hình 4.4. Nhập thông tin về chủ sử dụng đất
Hình 4.4: Giao diện thực hiện nhập thông tin về chủ sử dụng đất bao gồm các đối tượng: cá nhân, hộ gia đình; tổ chức, công đồng dân cư hoặc người VN định cư ở nước ngoài, cá nhân nước ngoài. Mỗi đối tượng chủ sử dụng đất nhập đầy đủ các thông tin theo quy định tại Thông tư 23/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Ví dụ: chủ sử dụng đất là hộ gia đình, cá nhân thì nhập tên, năm sinh, các giấy tờ về nhân thân (CMND, CMSD, hộ chiếu…) và địa chỉ thường trú.
Hình 4.5: Giao diện nhập thông tin về thửa đất, cần nhập và chuẩn hóa thông tin bao gồm địa chỉ chi tiết của thửa đất (số nhà, ngõ, đường, khu dân cư), thời hạn sử dụng đất, nguồn gốc sử dụng đất.
Trường hợp thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận thì cập nhật tính pháp lý của thửa đất (mã số GCN được cấp, ngày cấp, số vào sổ GCN) để hoàn thiện thông tin về thửa đất (Hình 4.6).
Hình 4.6. Giao diện nhập thông tin pháp lý của thửa đất c. Kết quả xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính
- Dữ liệu không gian là kết quả kết xuất từ cơ sở dữ liệu không gian được xây dựng thông qua phần mềm VILIS 2.0. Sản phẩm được kết xuất ra định dạng bakup dữ liệu của hệ quản trị SQLserver. Cơ sở dữ liệu thuộc tính dạng số được lưu dưới dạng “_LIS.bak”, cơ sở dữ liệu không gian dạng số được lưu dưới dạng “_SDE.bak”.
- Dữ liệu thuộc tính được nhập vào cơ sở dữ liệu phải đúng theo cấu trúc của chuẩn dữ liệu địa chính.
- Dữ liệu thuộc tính phải lưu trữ đầy đủ thông tin về chủ sử dụng đất, thửa đất, về quyền (thông tin giấy chứng nhận quyền sử dụng đất).
- Thông tin thuộc tính địa chính trong cơ sở dữ liệu phải đồng nhất với thông tin dữ liệu không gian và có sự liên kết với nhau.
- Thông tin thuộc tính địa chính về quyền sử dụng đất, sở hữu tài sản phải đồng nhất với thông tin kết xuất ra giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Hồ sơ địa chính được lập dưới dạng số. Hồ sơ địa chính số phải có tính đồng nhất giữa bản đồ địa chính, thông tin cấp giấy chứng nhận và thực tế sử dụng đất ở địa phương.
- Hồ sơ địa chính dạng giấy bao gồm sổ địa chính, sổ biến động và bản đồ địa chính được trình bày theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường (cụ thể xem tại phụ lục 4, 5).
4.5. KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐỊA CHÍNH TRONG VIỆC THIẾT LẬP QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT HỒ SƠ VỀ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN
4.5.1. Thiết lập quy trình xử lý hồ sơ về cấp Giấy chứng nhận
Căn cứ quy định tại Luật đất đai, Nghị định hướng dẫn luật đất đai, các Thông tư, mỗi đơn vị địa giới hành chính cấp tỉnh sẽ ban hành các Quyết định và Bộ thủ thủ tục hành chính về việc Giấy Giấy chứng nhận và đăng ký biến động trên địa bàn mình quản lý.
Cơ quan chuyên môn về đất đai trực thuộc cấp tỉnh (Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Đăng ký đất đai) có chức năng thiết lập các quy trình ở dạng giấy để trình lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan này chấp thuận, phê duyệt. Sau khi được phê duyệt thì tiến hành mô hình hóa quy trình này thành quy trình dạng số trên phần mềm ViLIS. Mỗi bước là một trạng thái của quy trình và được gắn với thời gian thực hiện. Mỗi trạng thái để thực hiện được phải gán cho người thực hiện, các chức năng và quá trình luận chuyển hồ sơ.
Đối với địa bàn huyện Đan Phượng, căn cứ Quyết định 12/2017/QĐ- UBND ngày 31/03/2017 của UBND thành phố Hà Nội, Bộ thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai, đề tài đã thiết lập các quy trình cấp Giấy chứng nhận bao gồm:
- Quy trình cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu.
- Quy trình cấp đổi Giấy chứng nhận do chuyển quyền sử dụng đất.
- Quy trình cấp đổi Giấy chứng nhận do ố, rách, nát, nhòe, GCN cấp theo mẫu cũ trước đây.
Hình 4.7. Sơ đồ thiết lập người dùng và phân quyền chức năng
Để thiết lập được các quy trình giải quyết hồ sơ về cấp giấy chứng nhận, trước hết cần thiết lập người sử dụng trong hệ thống quản trị người dùng trên Phần mềm ViLIS server.
Các cán bộ thuộc UBND huyện Đan Phượng, Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Đan Phượng, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Đan Phượng, UBND thị trấn Phùng tham gia vào quá trình giải quyết hồ sơ về cấp Giấy chứng nhận sẽ được thiết lập trong hệ thống quản trị người dùng, mỗi cán bộ thụ lý sẽ tạo một tài khoản với tên đăng nhập, mật khẩu đăng nhập, được phân quyền và tạo lập chức năng, nhiệm vụ được giao (hình 4.7).
4.5.1.1. Thiết lập quy trình giải quyết hồ sơ cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu
Theo quy định đối với thành phố Hà Nội thì trình tự thực hiện 01 hồ sơ cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu cần thực hiện những công việc sau:
- Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần hồ sơ và lập phiếu hẹn trả kết quả, hồ sơ được nộp tại bộ phận một cửa của UBND xã nơi có đất.
- Kiểm tra hồ sơ, hiện trạng sử dụng đất, xác minh nguồn gốc sử dụng đất. Thực hiện niêm yết công khai kết quả kiểm tra hiện trạng, xác minh nguồn gốc sử dụng đất tại trụ sở UBND cấp xã 15 ngày. Kết thúc thời gian này, lập bản kết thúc niêm yết công khai và soạn tờ trình, trình chủ tịch UBND cấp xã phê duyệt: công việc này do cán bộ địa chính cấp xã có trách nhiệm thực hiện.
- Sau khi nhận hồ sơ từ cán bộ địa chính cấp xã gửi lên, cán bộ tiếp nhận hồ sơ thuộc Văn phòng UBND huyện chuyển hồ sơ đến lãnh đạo UBND huyện để giao việc về phòng Chuyên môn (Phòng Tài nguyên và Môi trường), Giám đốc phòng TNMT giao việc cho từng cán bộ chuyên môn thẩm định, giải quyết hồ sơ. Trường hợp đủ điều kiện giải quyết thì lập tờ trình, dự thảo quyết định trình UBND huyện xem xét, ký duyệt, trường hợp chưa đủ điều kiện hoặc không đủ điều kiện thì ra công văn bổ sung hồ sơ, chuyển UBND xã thẩm định lại hồ sơ hoặc chuyển cho công dân được biết đối với trường hợp không đủ điều kiện.
- Quyết định công nhận quyền sử dụng đất được Phó Chủ tịch UBND huyện ký duyệt, thì toàn bộ hồ sơ sẽ được luân chuyển đến Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện để lập tờ trình, phiếu chuyển thông tin địa chính, in GCN, trình lãnh đạo UBND huyện ký duyệt.
- Sau khi GCN được ký duyệt, cán bộ văn thư vào sổ cấp GCN, nhận thông báo thuế từ chi cục thuế, bàn giao hồ sơ cho cán bộ trả kết quả.
- Trả thông báo nộp thuế cho người dân để thực hiện nghĩa vụ tài chính, GCN sẽ trả cho người dân sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo thông báo của cơ quan thuế và lưu hồ sơ.
Thời gian giải quyết hồ sơ này là 35 ngày làm việc.
Cụ thể chi tiết các bước thực hiện giải quyết 01 hồ sơ về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu được thể hiện tại hình 4.8.
Hình 4.8. Quy trình cấp mới Giấy chứng nhận lần đầu
Để có thể thiết lập quy trình trên dưới dạng số và vận hành nó hoạt động, đề tài sử dụng phần mềm ViLIS để xây dựng quy trình.
Toàn bộ các bước của quy trình theo sơ đồ tại hình 4.8 được thiết lập theo các trạng thái tương ứng trên phần mềm ViLIS (hình 4.9). Mỗi trang thái thực hiện được gán với số lượng ngày giải quyết, quá thời hạn cho phép của một trạng