Quản lý thu BHXH bao gồm các yếu tố chủ yếu như quản lý đối tượng tham gia, tiền lương làm căn cứ đóng và nguồn tiền thu...các yếu tố trên có liên kết chặt chẽ trong suốt quá trình tổ chức thực hiện (Quốc hội, 2014).
2.1.4.1. Quản lý đối tượng tham gia BHXH
Việc xác định đúng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc là nội dung quan trọng trong quản lý thu BHXH. Luật BHXH đã quy định các đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, việc xác định cụ thể đối tượng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc trong quá trình triển khai thực hiện phải có những quy định pháp lý về thủ tục, đối tượng bao gồm NLĐ và NSDLĐ.
- Căn cứ xác định để quản lý đối tượng là NLĐ tham gia BHXH bắt buộc bao gồm hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, quyết định bổ nhiệm vào ngạch công chức, bảng chấm công, bảng thanh toán lương hàng tháng hoặc theo hình thức khoán công việc...
- Căn cứ xác định để quản lý đối tượng là NSDLĐ tham gia BHXH bắt buộc bao gồm quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư...cho cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp...của cơ quan có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật.
2.1.4.2. Quản lý quỹ tiền lương làm căn cứ tính đóng tiền BHXH bắt buộc
Bên cạnh yếu tố lao động, việc xác định số phải thu BHXH là phải căn cứ vào tiền lương và tỷ lệ đóng. Trên cơ sở tính toán cho từng cá nhân NLĐ tham gia để tổng hợp thành tổng quỹ tiền lương của đơn vị. Hệ thống tiền lương để làm căn cứ đóng BHXH gồm 2 loại:
- Tiền lương do Nhà nước quy định: NLĐ thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định thì tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là tiền lương theo ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm và các khoản phụ cấp: chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề (nếu có). Tiền lương này tính trên cơ sở mức tiền lương tối thiểu chung tại thời điểm đóng.
Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc bao gồm cả hệ số chênh lệch bảo lưu theo quy định của pháp luật về tiền lương, tiền công.
NLĐ thực hiện chế độ tiền lương do đơn vị quyết định thì tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH bắt buộc là mức tiền lương, tiền công ghi trên hợp đồng lao động.
NLĐ có tiền lương, tiền công tháng ghi trên hợp đồng lao động bằng ngoại tệ thì tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH bắt buộc được tính bằng đồng Việt Nam trên cơ sở tiền lương, tiền công bằng ngoại tệ được chuyển đổi bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm ngày 02 tháng 01 cho 6 tháng đầu năm và ngày 01 tháng 7 cho 6 tháng cuối năm. Đối với ngoại tệ mà Ngân hàng Nhà nước không công bố tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng thì áp dụng tỷ giá chéo của Đồng Việt Nam so với ngoại tệ đó áp dụng để tính thuế xuất nhập khẩu do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm ngày 02 tháng 01 cho 6 tháng đầu năm và ngày 01 tháng 7 cho 6 tháng cuối năm. Trường hợp trùng vào ngày nghỉ mà Ngân hàng Nhà nước chưa có công bố thì được lấy tỷ giá của ngày tiếp theo liền kề.
NLĐ là quản lý DN thì tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH bắt buộc là mức tiền lương do Điều lệ của công ty quy định.
Mức tiền lương, tiền công đóng BHXH bắt buộc không thấp hơn mức lương tối thiểu chung hoặc mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng: NLĐ đã qua học nghề (kể cả lao động do DN dạy nghề) thì tiền lương, tiền công đóng BHXH bắt buộc phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng, nếu làm công việc nặng nhọc độc lại thì cộng thêm 5%.
Mức tiền lương, tiền công đóng BHXH bắt buộc quy định tại Điều này mà cao hơn 20 tháng lương tối thiểu chung thì mức tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH bắt buộc bằng 20 tháng lương tối thiểu chung tại thời điểm đóng.
Trên cơ sở mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc hàng tháng, đơn vị DN nhân với số người tham gia để quản lý quỹ tiền lương chung.
2.1.4.3. Tổ chức thu BHXH
Quỹ BHXH là quỹ tài chính độc lập với NSNN, được quản lý thống nhất theo chế độ tài chính của nhà nước, quỹ BHXH là hạt nhân của hoạt động BHXH. Do đó cần phải quản lý chặt chẽ những nguồn thu của BHXH, bên cạnh đó cũng phải tăng cường quản lý đối với số tiền BHXH thu được để hình thành quỹ.
Quỹ BHXH được hình thành từ một số nguồn chủ yếu như: đóng góp của NLĐ và NSDLĐ; tăng trưởng từ hoạt động đầu tư quỹ và các nguồn thu hợp pháp khác. Trong các nguồn trên thì thu từ sự đóng góp của NLĐ và NSDLĐ chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu.
Với yêu cầu quỹ BHXH được quản lý tập trung thống nhất, vì vậy tất cả các nguồn thu đều phải tiến hành chuyển về quỹ BHXH. Để tổ chức thực hiện có hiệu quả, hệ thống BHXH từ trung ương đến địa phương mở tài khoản chuyên thu ở kho bạc nhà nước và ngân hàng. Về hình thức thu gồm chuyển khoản hoặc tiền mặt; BHXH các tỉnh, thành phố và quận, huyện, thị xã định kỳ chuyển tiền về cơ quan cấp trên và tập trung thống nhất ở cơ quan cao nhất của ngành là BHXH Việt Nam. Về nguyên tắc trong quá trình thu và lưu chuyển tiền thì BHXH địa phương không được sử dụng tiền thu vào bất cứ mục đích gì khác, việc quy định như vậy nhằm tránh những thất thoát tiền và đảm bảo quy định trong quản lý.
Để công tác thu BHXH đạt hiệu quả cao thì đòi hỏi phải có quy trình quản lý thu chặt chẽ hợp lý, khoa học và được thực hiện theo các bước sau:
a. Xây dựng và giao kế hoạch thu BHXH - Xây dựng kế hoạch thu:
Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng trong quá trình thu và quản lý thu, được thực hiện định kỳ hàng năm. Kế hoạch thu là cơ sở để tổ chức thực hiện và quản lý thu BHXH ở từng đơn vị. Kế hoạch lập ra càng sát với thực tế thì công tác thu và quản lý càng có hiệu quả. Kế hoạch thu được quy định cụ thể:
+ Với đơn vị sử dụng lao động: hằng năm, căn cứ vào số lao động thực tế của đơn vị mình phải lập “Danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH" cho năm sau nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp quản lý trước ngày 30/11. + Đối với BHXH quận, huyện: Căn cứ tình hình thực hiện năm trước, 6 tháng đầu năm và khả năng mở rộng đối tượng tham gia BHXH trên địa bàn theo phân cấp quản lý thu, lập kế hoạch thu BHXH gửi BHXH TP trước ngày 10/6 hằng năm.
+ Đối với BHXH tỉnh, thành phố: hàng năm, căn cứ vào “Danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH” của các đơn vị sử dụng lao động do BHXH tỉnh trực tiếp quản lý và căn cứ vào dự toán thu của BHXH quận, huyện để lập kế hoạch.
thu trên toàn tỉnh cho năm sau và gửi BHXH Việt Nam.
+ Đối với Bảo hiểm Xã hội Việt Nam: Ban Thu căn cứ tình hình thực hiện kế hoạch năm trước, ước thực hiện năm nay và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác thu BHXH, lập kế hoạch thu BHXH, phối hợp với Ban Kế hoạch - Tài chính báo cáo.
Tổng Giám đốc Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, bảo vệ kế hoạch thu với Nhà nước.
- Giao kế hoạch thu BHXH
+ Đối với Bảo hiểm Xã hội Việt Nam: ban Thu căn cứ chỉ tiêu, kế hoạch thu BHXH được Nhà nước giao, tình hình thực hiện kế hoạch năm trước, năm nay và khả năng phát triển lao động của từng địa phương, tổng hợp, lập kế hoạch thu BHXH cho BHXH các tỉnh, thành phố vào tháng 12 hằng năm, trình Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam phê duyệt.
+ Đối với Bảo hiểm Xã hội cấp tỉnh: căn cứ kế hoạch thu BHXH do Bảo hiểm Xã hội Việt Nam giao, phòng Thu và phòng Kế hoạch-Tài chính tiến hành phân bổ kế hoạch thu BHXH cho BHXH tỉnh và BHXH các huyện, thành phố trực thuộc trên cơ sở tình hình thực hiện kế hoạch năm trước, tiềm năng và khả năng phát triển lao động của từng huyện, thành phố… sau đó trình Giám đốc Bảo hiểm Xã hội tỉnh phê duyệt.
- Điều chỉnh kế hoạch thu BHXH
+ Đối với Bảo hiểm Xã hội cấp huyện: Trước ngày 01/8 hằng năm, căn cứ kế hoạch thu BHXH được Bảo hiểm Xã hội tỉnh giao; tình hình thực hiện 6 tháng đầu năm và các yếu tố ảnh hưởng đến kế hoạch thu BHXH trong năm, tiến hành rà soát, tính toán khả năng thực hiện kế hoạch thu BHXH, báo cáo Bảo hiểm Xã hội tỉnh.
+ Đối với Bảo hiểm Xã hội tỉnh: Trước ngày 15/8 hằng năm, phòng Thu căn cứ kế hoạch thu BHXH được Bảo hiểm Xã hội Việt Nam giao, tình hình thực hiện 6 tháng đầu năm, tiến hành rà soát, tính toán khả năng thực hiện kế hoạch thu, phân tích, tổng hợp trình Giám đốc BHXH tỉnh báo cáo Bảo hiểm Xã hội Việt Nam.
+ Đối với Bảo hiểm Xã hội Việt Nam: Ban Thu căn cứ chỉ tiêu, kế hoạch thu BHXH được Nhà nước giao, tình hình thực hiện 6 tháng đầu năm, văn bản điều chỉnh kế hoạch thu BHXH của Bảo hiểm Xã hội các tỉnh gửi đến, tiến hành
rà soát, tính toán, lập phương án điều chỉnh kế hoạch và phối hợp với Ban Kế hoạch-Tài chính báo cáo Tổng Giám đốc Bảo hiểm Xã hội Việt Nam điều chỉnh kế hoạch thu BHXH vào tháng 10 hằng năm.
b. Xác định đối tượng tham gia BHXH bắt buộc và mức thu
Việc xác định đối tượng tham gia có vai trò quan trọng vì mỗi đối tượng có quy định đóng BHXH khác nhau. Xác định chính xác đối tượng tham gia BHXH để đảm bảo thu đúng, thu đủ, tránh thu thiếu, thu sai đối tương.
Việc xác định mức thu gắn liền với việc xác định đối tượng, như vậy có thể xác định được mức thu tương ứng với đối tượng đó.
Xác định được đối tượng tham gia và mức đóng tương ứng là cơ sở quan trọng để xây dựng kế hoạch thu BHXH sát với thực tế.
c. Tổ chức thu và đôn đốc các đơn vị nộp BHXH bắt buộc
Hàng tháng sau khi xác định số tiền phải nộp BHXH của các đơn vị BHXH huyện sẽ tiến hành thu theo quy định. Các đơn vị sử dụng lao động tham gia BHXH phải đóng BHXH trích từ tiền lương của người lao động và quỹ lương của đơn vị. Cơ quan BHXH huyện có trách nhiệm theo dõi việc nộp BHXH của từng đơn vị, nếu đơn vị nào chậm nộp BHXH từ 2 tháng trở lên thì phải thông báo kịp thời để đôn đốc việc nộp BHXH theo đúng quy định và áp dụng nộp phạt đối với những đơn vị vi phạm.
Tất các số tiền BHXH quận, huyện thu được đều phải chuyển về tài khoản thu của BHXH tỉnh, thành phố. BHXH quận, huyện thu dưới hình thức chuyển khoản và không được chi bất cứ khoản gì từ số tiền thu được.
BHXH quận, huyện có nhiệm vụ lập báo cáo mỗi tháng, quý, năm gửi BHXH tỉnh, thành phố. Nội dung của báo cáo tháng, quý là kết quả công tác thu - chi trong tháng, quý; còn báo cáo năm là kết quả thực hiện nhiệm vụ chính trị năm nay và phương hướng nhiệm vụ năm tới.
2.1.4.4. Thanh tra, kiểm soát thu BHXH bắt buộc và giải quyết các vướng mắc trong quá trình thu BHXH bắt buộc
Trong thực tiến, công tác thanh tra, kiểm tra là một chức năm thiết yếu không thể thiếu được trong công tác quản lý nói chung, trong quản lý thu BHXH bắt buộc nói riêng. Bản chất của công tác thanh tra, kiểm kiểm soát thu BHXH là xác định và sửa chữa được những sai lệch trong hoạt động của cơ quan BHXH
cũng như của người lao động và chủ sử dụng lao động trong việc thực hiện chính sách pháp luật BHXH.
Căn cứ tình hình quản lý thu BHXH bắt buộc; số đơn vị, số người tham gia BHX, tiền lương đóng BHXH bắt buộc để lập kế hoạch và tiến hành thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chế độ BHXH bắt buộc cho người lao động tại đơn vị theo quy định của pháp luật.
Về cơ quan BHXH phải tự kiểm tra, rà soát kế hoạch, quy trình nghiệp vụ để đề ra giải pháp tốt hơn trong việc thực hiện chính sách BHXH nói chung và quản lý thu BHXH bắt buộc nói riêng.
Bên cạnh đó cơ quan BHXH phải tiếp thu và giải đáp những vướng mắc, kiến nghị của các cá nhân, tổ chức để kịp thời có biện phát điều chỉnh trong quá trình quản lý thu BHXH bắt buộc.