4.2.2.1. Quản trị kênh phân phối trực tiếp
* Phân cấp, phân quyền đối với công ty thành viên
Trong kinh doanh bảo hiểm thì việc phân tích và đánh giá rủi ro là vô cùng quan trọng, việc phân tích và đánh giá tốt, đúng sẽ giúp nhà bảo hiểm điều chỉnh được các điều khoản bảo hiểm, tư vấn và giám sát việc phòng ngừa rủi ro cho người tham gia bảo hiểm đồng thời là cơ sở để tính phí bảo hiểm hoặc cơ sở để tìm các nhà tái bảo hiểm. Việc đánh giá rủi ro là công việc đòi hỏi chuyên môn cao, nhất là đối với các loại hình bảo hiểm mới các hợp đồng bảo hiểm lớn. Mặt khác trình độ cán bộ tại các công ty thành viên chưa đủ khả năng tương xứng trong việc phân tích và đánh giá rủi ro của đối tượng tham gia bảo hiểm. Do đó BH PVI đã ban hành “Quy định phân cấp quyền hạn, trách nhiệm về khai thác” đối với các công ty thành viên.
Tổng Giám đốc BH PVI quy định rõ về phân cấp khai thác và bồi thường. Tuy nhiên theo sự phát triển về trình độ của các công ty thành viên, theo sự tăng trưởng của kinh tế dẫn tới việc tăng tỷ trọng hợp đồng bảo hiểm có giá trị cao, BH PVI đã điều chỉnh quy định của mình từng năm.
Với sự phân cấp rõ ràng và có điều chỉnh theo thực tế hoạt động, BH PVI đã tạo được hành lang hoạt động cho các đơn vị thành viên, các phòng kinh doanh khu vực và đặc biệt đã giảm thiểu được các xung đột trong nội bộ kênh. Để từ đó có thể tạo ra thế cạnh tranh mạnh mẽ trong tình hình thực tiễn hiện nay.
* Đào tạo phát triển lực lượng
Qua 22 năm hoạt động, đến nay BH PVI đã xây dựng được đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ ngày càng cao, cập nhật được các kiến thức mới, ngày càng đáp ứng tốt hơn các đòi hỏi của thực tế kinh doanh. Trong hơn 6.000 lao động đang làm việc tại BH PVI, số lao động có trình độ đại học và trên đại học chiếm tỷ 98%. Lao động chưa qua đào tạo và công nhân chiếm tỷ trọng nhỏ và có xu hướng giảm dần. Trong những năm gần đây do việc ứng dụng tin học vào quản lý và do yêu cầu về mặt kỹ thuật trong các nghiệp vụ bảo hiểm nên tỷ trọng lao động thuộc các chuyên ngành kỹ thuật đã tăng lên một cách đáng kể. Điều đó chứng tỏ cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo và chuyên ngành đào tạo của BH PVI ngày càng thích ứng với yêu cầu của nhiệm vụ kinh doanh. Đây cũng là một trong các điều kiện rất quan trọng để BH PVI đạt được những thành công trong kinh doanh trong suốt 22 năm xây dựng và trưởng thành.
Trong thời hội nhập kinh tế, BH PVI đang phải đối mặt với sự cạnh tranh, lôi kéo nhân lực từ các công ty bảo hiểm khác.Ngay ở các công ty thành viên cũng đã có một số nhân viên có kinh nghiệm, đảm nhiệm những vị trí không dễ tìm người thay thế, một số tư cán bộ kinh doanh có doanh thu khai thác cao đã ra đi. Trước thực trạng khan hiếm người giỏi trong lĩnh vực bảo hiểm, tài chính, ngân hàng trên thị trường lao động Việt Nam, những cán bộ thật sự tài năng, nắm giữ những vị trí quan trọng của BH PVI đã và đang trở thành mục tiêu săn đuổi của một số công ty bảo hiểm khác. Điều đó đã tạo nên sự di chuyển lao động, ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển của BH PVI và nó cũng chứng tỏ nhu cầu về nguồn nhân lực trên thị trường BH Việt Nam đang rất lớn, nhất là nguồn nhân lực có trình độ cao.
Trước thực tiễn về đỏi hỏi trình độ cao và đồng đều đối với cán bộ công nhân viên trong giai đoạn mới hiện nay và trước thực tiễn về việc dịch chuyển nhân lực sang các công ty bảo hiểm khác, Tổng Công Ty bảo Hiểm PVI ý thức được việc đào tạo không ngừng là yếu tố then chốt trong duy trì lực lượng của mình. Dưới sự tư vấn hỗ trợ về công nghệ của cổ đông chiến lược, Tổng Công Ty Bảo Hiểm PVI đã xây dựng được chiến lược và công cụ đào tạo nhân lực của mình đối với các vị trí công tác của hệ thống PVI.
PVI đã đưa ra hệ thống các chương trình học tập nhằm cung cấp những năng lực cần thiết cho các nhóm vị trí công việc (đối tượng học tập) khác nhau, được sắp xếp theo một lộ trình nhất định. Việc này không chỉ giúp cho PVI định
hướng được lộ trình đào tạo và phát triển nhân viên mà còn gắn hoạt động đào tạo với các công tác quản trị nhân sự khác như: tuyển dụng, luân chuyển cán bộ, quy hoạch nhân sự. Đối với nhân viên, họ xác định được cho mình lộ trình phát triển năng lực cần đạt được trong quá trình làm việc, phát triển nghề nghiệp và thăng tiến.
Các chương trình đào tạo còn có thể ứng dụng để thể hiện các công tác đánh giá nhân sự, đánh giá đúng điểm mạnh, điểm yếu, đánh giá đúng thành tích và tiềm năng của nhân viên, xác định chế độ đãi ngộ tài chính và phi tài chính cho từng cá nhân tùy thuộc vào mức độ quan trọng và khan hiếm của năng lực mà họ sở hữu.
*Cơ chế bán hàng, thúc đẩy các thành viên kênh hoạt động - Kế hoạch doanh thu
Dựa theo kết quả hoạt động của năm trước cùng với xu hướng phát triển của nền kinh tế, căn cứ theo năng lực của từng công ty thành viên, PVI giao kế hoạch doanh thu chi tiết tới từng nghiệp vụ chính cho từng công ty thành viên. Các công ty thành viên cũng sẽ căn cứ vào kết quả hoạt động của năm trước, dự báo chuyển biến từng địa bàn của các phòng kinh doanh khu vực...để giao kế hoạch doanh thu tới từng phòng kinh doanh khu vực hoặc từng phòng kinh doanh trực tiếp.
Doanh thu thực tế so với kế hoạch doanh thu sẽ là căn cứ để xác định mức khen thưởng cuối năm đối với công ty thành viên và phòng kinh doanh.
- Cơ chế bán hàng: BH PVI áp dụng chính sách tài chính làm đòn bẩy để
thúc đẩy hoạt động của các chi nhánh thông qua cơ chế khoán định mức chi quản lý và cơ chế phân chia tiền lương.
+ Đối với các khoản chi cố định: Khoán chi quản lý, tùy theo tình hình kinh doanh, đặc điểm của địa phương thì mức khoán chi quản lý xoay quanh mức 0.2% của doanh thu.
+ Đối với tiền lương: Được phân bổ dựa trên 2 tiêu chí là doanh thu và hiệu quả.
Với cơ chế phân bổ tiền lương như vậy đã giúp cho công tác quản trị của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao và phù hợp với mục đích quản trị của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Nó thể hiện ở chỗ:
Khi cần tăng trưởng về doanh thu thì tiền lương theo định mức trên doanh thu được tăng lên. Và ngược lại khi cần hiệu quả thì tiền lương dựa trên hiệu quả kinh doanh tăng lên.
Việc quản trị theo tiêu thức này yêu cầu phải xác định đúng con đường của từng giai đoạn. Nếu xác định sai sẽ đưa doanh nghiệp đi chệch mục tiêu.
Có thể thấy nếu quá đề cao doanh thu thì sẽ đưa đến tình trạng phải khai thác bằng mọi cách và khâu kiểm soát rủi ro sẽ bị coi nhẹ. Như vậy sẽ làm cho hiệu quả kinh doanh kém.
Nếu coi trọng hiệu quả thì sẽ dẫn đến tình trạng khắt khe trong đánh giá rủi ro và sẽ dẫn tới việc thu hẹp quá mức khách hàng và sẽ không có tăng trưởng hoặc tăng trưởng âm. Điều này dẫn tới việc giảm thị phần của công ty trên thị trường và vi phạm nguyên tắc kinh doanh trong bảo hiểm là dựa vào quy luật số đông.
Đứng về phía các công ty thành viên thì phải tạo ra được các giải pháp khuyến khích đến từng cá nhân, chú trọng đến năng lực làm việc của mỗi cá nhân.
Hiện tại, đối với các công ty thành viên thì mức thu nhập chính của cán bộ khai thác trực tiếp bao gồm hai phần chính đó là lương doanh thu dựa trên đơn giá doanh thu và lương hiệu quả dựa trên hiệu quả nội bộ quy ước Tổng công ty giao hàng năm.
Như đã nói ở trên, kinh doanh bảo hiểm có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc phân tích và đánh giá rủi ro. Do đó, để khuyến khích các cán bộ khai thác thận trọng trong công tác phân tích và đánh giá rủi ro thì ngoài phần lương doanh thu như trên, PVI áp dụng trả lương một phần theo hiệu quả kinh doanh gọi là lương hiệu quả. Lương hiệu quả được Tổng công ty tính toán vào cuối mỗi năm dựa theo hiệu quả tổng hợp của các nghiệp vụ bảo hiểm thuần và dựa theo hiệu quả của công tác đầu tư và phân bổ theo thực tế doanh thu của các đơn vị thành viên. Sau đó các công ty thành viên lại phân bổ quỹ lương hiệu quả tới từng phòng kinh doanh mình.
Mặt khác, phương pháp trả lương như đang áp dụng đối với các công ty thành viên như hiện nay có tính chất công bằng giữa các thành viên trong các phòng kinh doanh với nhau đã chưa phát huy hết nội lực của từng thành viên và từng bộ phận.
Ngoài các chế độ được hưởng theo quy định của nhà nước như chế độ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, BH PVI đã áp dụng các chế độ khác khuyến khích các cán bộ công nhân viên của mình an tâm, trách nhiệm trong công tác thông qua các chế độ như: Thưởng hoàn thành kế hoạch trong năm, Tham gia bảo hiểm chăm sóc sứckhỏe PVI Care và đặc biệt là có chế độ bảo hiểm kết hợp chăm sóc sức khỏe cho người thân của cán bộ công nhân viên với mức trách nhiệm cao nhưng phí bảo hiểm ưu đãi.Đồng thời có các hoạt động khen thưởng con cán bộ có thành tích cao trong học tập…..
Ngoài ra BH PVI còn có chế độ chính sách cụ thể trong việc bổ nhiệm từng vị trí công tác đã tạo động lực tự trau dồi, phong trào cạnh tranh lành mạnh về thăng tiến trong toàn thể cán bộ công nhân viên của BH PVI.
*Kiểm soát hoạt động của kênh
Để kiểm soát hoạt động của kênh phân phối thì việc ban hành và triển khai áp dụng các chính sách quản lý kênh là rất quan trọng. Chính sách hợp lý và chặt chẽ sẽ tạo hướng phát triển đúng và hiệu quả cho tất cả các thành viên của kênh. Với đặc điểm là doanh nghiệp bảo hiểm, nên chính sách quản lý kênh cũng có những đặc điểm riêng biệt.
- Quy trình khai thác và bồi thường:BH PVI đã hoàn thành việc quản lý
hoạt động theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, theo đó công tác khai thác và bồi thường đều được qui định rõ trong quy trình cụ thể đối với từng nghiệp vụ và với từng công ty thành viên, phòng kinh doanh theo qui mô và mức phân cấp của mình.
- Chính sách giảm phí:Việc đánh giá rủi ro và tính phí bảo hiểm là một khâu quan trọng trong khai thác kinh doanh bảo hiểm. Nó phụ thuộc nhiều vào trình độ phân tích cũng như phụ thuộc vào cơ sở dữ liệu thống kê tổng hợp hiện có. Đồng thời mức phí có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng khai thác bảo hiểm trong từng trường hợp khách hàng cụ thể. Do đó để tạo được lợi thế cạnh tranh trong phí bảo hiểm tránh cạnh tranh nội bộ,PVI có qui định rất rõ các cấp độ của công ty thành viên được phép giảm phí bảo hiểm. Đối với các trường hợp cần cạnh tranh với đối thủ thông qua việc giảm phí vượt mức cho phép, các đơn vị thành viên phải báo cáo xin phép Tổng Công ty quyết định.
- Chính sách quản lý, sử dụng hóa đơn, ấn chỉ: Mỗi đơn vị khi hoạt động trong lĩnh vực phân phối sản phẩm bảo hiểm của BH PVI đều được cấp phát ấn chỉ và hóa đơn để sử dụng trong quá trình kinh doanh của mình. Quy định đặt ra mỗi đơn vị chỉ được cấp phát hóa đơn ấn chỉ mới khi có báo cáo sử dụng ấn chỉ của lần cấp trước để tránh tình trạng dư thừa, mất mát, trục lợi và sử dụng lãng phí.
- Chính sách báo cáo cấp đơn và thu nộp phí bảo hiểm:Trong kinh doanh bảo hiểm thì hợp đồng bảo hiểm chỉ có hiệu lực khi phí bảo hiểm đã được đóng (hoặc có quy định trong một số dạng hợp đồng là người tham gia bảo hiểm có thể nợ phí hoặc đóng phí làm nhiều lần), do đó việc quy định chặt chẽ trong việc thu nộp phí bảo hiểm nhằm tránh tình trạng trục lợi bảo hiểm và đảm bảo nguồn thu tạo năng lực tài chính trong nghiệp vụ đầu tư tài chính và chi trả bồi thường. Các cán bộ khai thác phải tuân thủ quy định về báo cáo khai thác, nhắn tin phát sinh và nộp phí bảo hiểm thu của khách hàng ngay trong ngày cấp đơn bảo hiểm cho khách hàng, đặc biệt là việc thu phí đối với sản phẩm bảo hiểm xe cơ giới.
Hiện tại PVI đã áp dụng việc báo cáo cấp đơn và thu phí qua tin nhắn SMS, phần mềm PVI elnsurance. Mỗi cán bộ khai thác hoặc đại lý sẽ có mã báo cáo riêng qua hệ thống SMS. Mỗi khi cấp được đơn bảo hiểm và hoàn thành thu phí thì chỉ thông qua nhắn tin SMS với cú pháp mặc định trước hoặc nhập qua phần mềm ứng dụng trên smar phone,thì đơn bảo hiểm đó đã được chấp nhận, phí bảo hiểm đã coi là đã nhận được và hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực.Việc thu phí bảo hiểm được ứng dụng qua quẹt thẻ Mpos, chuyển tiền qua ngân hàng, chuyển tiền dưới các hình thức phi tiền mặt khác giúp cho việc thu phí bảo hiểm về công ty được nhanh và tiện lợi nhất.Tránh được việc om phí từ phía cán bộ khai thác…
- Chính sách kiểm soát hoạt động của phòng kinh doanh:BH PVI không
giới hạn phạm vi (địa lý hành chính) hoạt động của các công ty thành viên. Tuy nhiên, các công ty không được mở phòng kinh doanh khu vực ở các tỉnh khác khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của BH PVI. BH PVI khuyến khích các công ty thành viên hợp tác hỗ trợ lẫn nhau để khai thác bảo hiểm, tránh cạnh tranh không lành mạnh trong nội bộ làm ảnh hưởng đến quyền lợi chung của BH PVI. Phương thức hợp tác có thể như sau:
Công ty có điều kiện thuận lợi để khai thác sẽ đứng ra khai thác, cấp đơn bảo hiểm, chuyển đơn cho BH PVI theo quy định và thu phí bảo hiểm, sau đó chia doanh thu cho các công ty theo thỏa thuận.
Công ty khai thác làm bản thanh toán giữa các Công ty, kể cả thu phí và bồi thường.
Các quyền lợi và nghĩa vụ được phân chia theo tỷ lệ thoả thuận giữa các công ty.
Trong nội bộ, nghiêm cấm việc hạ phí, tăng hoa hồng, mở rộng phạm vi bảo hiểm để dành khách hàng từ đơn vị thành viên khác của PVI.
4.2.2.2. Quản trị kênh phân phối đại lý
a. Các mô hình cấu trúc kênh phân phối đại lý tại PVI
Trong bảo hiểm, đại lý nghĩa là một người được trả tiền để làm việc cho một công ty bảo hiểm, bán các sản phẩm của công ty cho người mua. Đôi khi đại lý là một ngân hàng, một tổ chức hoặc một cơ quan hoạt động như người cung cấp dịch vụ bảo hiểm vì sự thuận tiện và như là một dịch vụ bổ sung cho khách hàng của họ. Trong các trường hợp khác một đại lý là một cá nhân, đại diện cho công ty bảo hiểm phục vụ một nhóm khách hàng, trên cơ sở hoạt động chuyên trách hoặc bán chuyên trách. Đại lý có thể hưởng thù lao cố định, nhưng thường thì khoản thanh toán trọn gói chủ yếu (đôi khi là duy nhất) dựa trên khoản thanh toán tiền hoa hồng do công ty bảo hiểm trả cho đại lý. Tiền hoa hồng trong bảo hiểm phi nhân thọ chỉ liên quan đến các đơn bảo hiểm mới được bán và khi đại lý thu phí bảo hiểm của các đơn bảo hiểm đó về nộp cho công ty bảo hiểm, lúc đó khoản hoa hồng mới được trích ra.
Từ những năm 1987 khi các sản phẩm bảo hiểm mang tính tự nguyện được bán trong dân cư như bảo hiểm tai nạn lao động, bảo hiểm học sinh... thì