PHẦN 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương trong doanh nghiệp
2.1.2.1. Nội dung, đặc điểm chu trình nhân sự- tiền lương trong doanh nghiệp
Nhân sự bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp. Như vậy, có thể chi tiết hơn nhân sự trong doanh nghiệp là người lao động, đó cũng là các chính sách về lao động liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ người lao động và cách thức quản lý người lao động của doanh nghiệp.
Đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức con người luôn là yếu tố quyết định của sự phát triển, trong đó con người vừa là chủ thể đưa ra cách thức tổ chức hoạt động, đồng thời cũng là người trực tiếp thực hiện các hành động để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Việc đưa ra một cách thức tổ chức hợp lý, doanh nghiệp sẽ có được đội ngũ nhân viên đáp ứng được yêu cầu công việc, đồng thời tạo điều kiện cho họ đóng góp nhiều cho doanh nghiệp, từ đó có được lợi ích cho mình.
Về tiền lương, có nhiều cách hiểu về tiền lương khác nhau nhưng nó cũng là nội dung liên quan đến người lao động và cũng là đối tượng quản lý của doanh nghiệp.
Theo Đặng Như Lợi (2014): "Tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận. Tiền lương bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động là hàng hóa. Cũng như những hàng hóa khác, hàng hóa sức lao động cũng có giá trị và giá trị sử dụng...”. Tiền lương của người lao động làm công do các bên thỏa thuận, căn cứ vào công việc, điều kiện của các bên và kết quả lao động nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu”. Xét trên góc độ người lao động thì tiền lương là khoản tiền mà người lao động nhận được khi họ đã hoàn thành hoặc sẽ hoàn thành một công việc nào đó, mà công việc đó không bị pháp luật ngăn cấm. Nếu xét trên góc độ người sử dụng lao động thì tiền lương là khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên được hưởng từ công việc. Như vậy, tiền lương được hiểu là số lượng tiền tệ mà người sử dụng lao động trả cho người lao động khi họ hoàn thành công việc theo chức năng, nhiệm vụ được pháp luật quy định hoặc hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Tiền lương là yếu tố quan
trọng trong quá trình quản lý nói chung và có liên quan chặt chẽ với quá trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.
Việc đưa ra một cơ chế tiền lương hợp lý sẽ có tác dụng kích thích lao động, giám sát lao động và điều hoà lao động; đồng thời giúp nhà quản trị tiến hành kiểm tra, theo dõi, giám sát người lao động làm việc theo kế hoạch của mình nhằm đạt được những mục tiêu mong đợi, đảm bảo tiền lương chi ra phải đạt hiệu quả cao.
Các doanh nghiệp trả lương cho lao động dựa trên nhiều căn cứ, trong đó chủ yếu dựa vào mức đóng góp của người lao động, căn cứ vào thị trường lao động hiện tại, dựa vào tình hình kinh doanh và khả năng tài chính của công ty. Để phát triển bền vững việc trả lương phải đảm bảo sự công bằng đối với người lao động nhưng phải tuân thủ các quy định của pháp luật nhà nước hiện hành về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản bảo hiểm theo quy định.
Như vậy, giữa công tác nhân sự và tiền lương có mối quan hệ rất chặt chẽ với nhau, hình thành nên một chu trình quản lý có vị trí đặc biệt quan trọng đối với tất cả mọi doanh nghiệp, tổ chức. Tất cả các nội dung trong chu trình này đều liên quan đến doanh nghiệp và người lao động, trong đó người đại diện cho doanh nghiệp là chủ thể quản lý, còn người lao động là đối tượng chịu sự điều hành quản lý. Mỗi một khâu của chu trình này lại gồm nhiều quy trình, trong đó khởi đầu là khâu tuyển dụng lao động và cuối cùng là thanh toán trả lương cho người lao động. Việc tuyển dụng được đội ngũ nhân viên đáp ứng yêu cầu nhưng để họ phát huy được hết khả năng của mình đóng góp cho doanh nghiệp thì cần phải có chính sách sử dụng lao động hợp lý và có chế độ tiền lương đúng đắn. Nói khác đi, doanh nghiệp phải có một phương pháp quản trị khoa học và hợp lý đối với tất cả các khâu trong quy trình này. Có thể tóm tắt chu trình nhân sự, tiền lương trong doanh nghiệp gồm các bước, các khâu chủ yếu được thể hiện qua sơ đồ 2.1.
Sơ đồ 2.1. Chu trình nhân sự- tiền lương trong doanh nghiệp
Nguồn: Trần Thị Thanh Tâm (2011)
Tuyển dụng lao động: Theo Hà văn Hội (2006): "Tuyển dụng lao động là một quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức, doanh nghiệp". Quá trình tuyển dụng nhân viên chính là một sự thích ứng giữa hai mảng cung và cầu về lao động trên thị trường lao động. Tuyển dụng là quy trình đầu tiên trong chu trình nhân sự tiền lương, nó không chỉ là nhiệm vụ của phòng tổ chức nhân sự, và cũng không chỉ là công việc đơn giản bổ sung người lao động cho doanh nghiệp mà đó thực sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn cẩn thận, nó đòi hỏi phải có sự kết hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau nên cần phải có quy định rất chặt chẽ và cụ thể theo từng nội dung và tiêu chí. Công tác tuyển dụng lao động cũng gồm nhiều khâu cần có sự kết hợp của nhiều bộ phận nên cũng rất dễ xảy ra sai sót, nếu không có quy định rõ ràng và hợp lý. Đây cũng là nội dung quan trọng trong quản trị nhân sự nói chung, đòi hỏi phải ban hành các quy chế, chính sách một cách đồng bộ, chi tiết mới có thể ngăn ngừa được rủi ro trong tuyển dụng lao động.
Quá trình sử dụng lao động bao gồm nhiều nội dung công việc liên quan đến vấn đề tổ chức, bố trí, phân công lao động một cách hợp lý nhất, phù hợp với khả năng, tay nghề và chuyên môn của người lao động. Quá trình sử dụng lao động cũng bao gồm việc theo dõi lao động, đánh giá công việc, điều chỉnh nhân sự và vấn đề đào tạo lao động. Đây cũng bao gồm việc đưa ra chính sách trả lương hợp lý cho mỗi vị trí công việc, để khuyến khích được mọi nhân viên đóng góp cho doanh nghiệp trong quá trình lao động. Tiền lương vừa mang yếu tố kinh tế, nhưng lại mang tính xã hội do liên quan đến đời sống người lao động nên các chính sách sử dụng lao động do doanh nghiệp ban hành ra là đặc biệt quan trọng. Mỗi doanh nghiệp khác nhau có cách thức xử lý từng công việc trong từng quy trình cũng khác nhau, nó phụ thuộc vào quan điểm quản trị của từng doanh nghiệp và của người đứng đầu nên đòi hỏi có sự kết hợp của nhiều đối tượng, nhiều bộ phận và của cả Ban lãnh đạo, các phòng chức năng chuyên môn…Chính vì vậy, việc quản lý, sử dụng lao động cũng cần được quy định chặt chẽ, cụ thể mới hạn chế được những sai sót không mong muốn.
Quá trình tính lương là việc căn cứ vào số lượng, chất lượng công việc, kết quả lao động và đối chiếu với các chế độ quy định để tính ra số tiền lương mà người lao động được hưởng mà doanh nghiệp phải trả cho họ hàng
tháng. Việc tính lương, ngoài việc dựa vào các quy định của doanh nghiệp còn phải dựa vào các quy định chung của Nhà nước ở mỗi thời điểm, tùy thuộc vào đối tượng lao động khác nhau. Như vậy, việc tính lương cũng đòi hỏi có sự kết hợp của bộ phận từ đơn vị sản xuất đến các bộ phận quản lý và phải dựa vào những căn cứ mang tính pháp lý. Để việc tính lương không xảy ra sai sót làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp và người lao động thì việc xây dựng các quy định liên quan đến việc trả lương là hết sức quan trọng và không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Chỉ dựa trên một chế độ tiền lương hợp lý, người lao động mới yên tâm làm việc, đóng góp cho doanh nghiệp để doanh nghiệp phát triển nên nó được coi là nội dung có vị trí quan trọng trong quản trị nhân sự nói chung.
Quá trình thanh toán lương được thực hiện sau quy trình tính lương, quy trình này cũng liên quan đến một số đối tượng nhưng chủ yếu do bộ phận kế toán thực hiện. Việc thanh toán lương phải đảm bảo nguyên tắc trả đúng, trả đủ và trả kịp thời. Tiền lương là yếu tố chi phí nên cũng cần được hạch toán cho đúng đối tượng để giúp cho việc phân tích, đánh giá đúng kết quả và hiệu quả của từng đối tượng khác nhau. Chính vì vậy, quá trình thanh toán, hạch toán tiền lương cũng phải có các quy định cụ thể và chi tiết mới đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và không ảnh hưởng đến người lao động.
Tóm lại, chu trình nhân sự, tiền lương có vị trí đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp, đòi hỏi cần phải có một phương pháp quản trị khoa học và phù hợp cho từng khâu của quá trình này. Công tác nhân sự bao gồm nhiều khâu, phụ thuộc vào nhiều yếu tố nên rất dễ xảy ra rủi ro, sai sót do cả yếu tố chủ quan và khách quan. Để ngăn ngừa các rủi ro ấy có thể thực hiện nhiều biện pháp quản lý khác nhau, đó là cần phải xây dựng quy trình và có các quy định, chính sách cụ thể và minh bạch, phù hợp với đặc thù tổ chức của doanh nghiệp. Nói khác đi là cần phải thiết lập một hệ thống KSNB phù hợp, có hiệu lực đối với quy trình này mới giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và ngăn ngừa được rủi ro.
2.1.2.2. Mục tiêu và các rủi ro của chu trình nhân sự, tiền lương
Mục tiêu là cái đích mà các hoạt động cần hướng đến, nhưng trong quá trình thực hiện mục tiêu lại có rất nhiều yếu tố tác động, hay còn gọi là rủi ro
đồng thời nhận biết được các rủi ro có thể đưa đến làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện mục tiêu, từ đó có biện pháp để ngăn ngừa là nội dung rất quan trọng trong quản lý và đây cũng là nội dung KSNB phải thiết lập.
Mục tiêu trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp là tạo nên một bộ máy hoạt động đồng bộ với một đội ngũ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, có tay nghề, có ý thức, đạo đức nghề nghiệp và tuân thủ chặt chẽ các quy định trong hoạt động của đơn vị. Với mục tiêu ấy cần phải tổ chức tuyển dụng hợp lý, bố trí lao động vào những vị trí công việc phù hợp với khả năng chuyên môn, tay nghề, đồng thời phải có một chế độ chăm sóc về vật chất và tinh thần hợp lý. Nói khác đi, ngoài công tác tuyển dụng lao động tốt, doanh nghiệp cần phải có một chế độ tiền lương khuyến khích được người lao động đóng góp ngày càng nhiều cho doanh nghiệp. Việc thực hiện các mục tiêu trên luôn không phải dễ dàng mà sẽ có nhiều rủi ro ngăn cản cần phải được phát hiện một cách đầy đủ, để có biện pháp phòng ngừa.
Mục tiêu của quy trình tiền lương trong doanh nghiệp là tiền lương của công nhân viên luôn được tính toán đầy đủ, minh bạch, kịp thời và chính xác với sức lao động đã đóng góp của từng công nhân viên đối với doanh nghiệp. Tiền lương không chỉ là một khoản chi phí của doanh nghiệp, mà còn có mục đích tạo ra động lực cho công nhân viên phát huy tiềm năng cho việc cống hiến tại doanh nghiệp. Do tiền lương liên quan đến lợi ích của doanh nghiệp, người lao động và các bên liên quan khác nên cũng rất dễ xảy ra sai phạm vì các mục đích khác nhau, trong đó có cả vi phạm các quy định của Nhà nước. Để thực hiện được mục tiêu chung của doanh nghiệp và kịp thời phát hiện và ngăn chặc các rủi ro, sai phạm có thể xảy ra, nhất thiết phải có các quy định, chính sách cụ thể về công tác tiền lương cho phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Nói khác đi, mỗi doanh nghiệp, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và lao động cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB cho công tác này một cách hiệu lực nhất.
Như vậy để có một hệ thống KSNB có hiệu lực đối với công tác nhân sự- tiền lương các nhà quản lý cần phải xác định rõ mục tiêu, các rủi ro có thể đưa đến đối với chu trình này, để có thể đưa ra các cơ chế kiểm soát thích hợp, có khả năng ngăn ngừa rủi ro. Mục tiêu của quản lý nhân sự, tiền lương và các rủi ro đối với từng khâu của quá trình này được thể hiện qua bảng 2.1.
Bảng 2.1. Mục tiêu và rủi ro trong chu trình nhân sự - tiền lương
Các khâu Mục tiêu Rủi ro có thể xảy ra
Khâu tuyển dụng
- Đảm bảo đủ số lượng và chất lượng lao động
- Không đủ, không đúng theo yêu cầu
- Đảm bảo công khai, minh
bạch và tiết kiệm - Vi phạm quy định - Có một cơ cấu lao động hợp lý - Không kịp thời…
Sử dụng lao động
- Bố trí lao động hợp lý - Bố trí không đúng người, đúng việc
- Không ngừng nâng cao năng
suất lao động - Hoạt động không đồng bộ - Sử dụng tiết kiệm và hiệu
quả
- Có xung đột giữa các bộ phận và cá nhân
Khâu tính lương
- Tính lương đúng đối tượng,
đúng công việc - Tính không đúng, gian lận - Khuyến khích được người
lao động
- Không đồng thuận, khuyến khích được người lao động - Đảm bảo được hiệu quả kinh
doanh
- Gây lãng phí, tổn thất cho doanh nghiệp
Khâu trả lương - Trả đúng, đủ, kịp thời
- Trả không đúng, không đủ, không kịp thời
- Hạch toán chính xác - Hạch toán sai đối tượng
Nguồn: Trần Thị Thanh Tâm 2011
Đưa ra mục tiêu cũng là để lường trước những khả năng có thể dẫn đến làm quá trình thực hiện mục tiêu không được mong muốn. Vấn đề là các nhà quản lý cần xây dựng chính sách nhân sự, tiền lương hợp lý để các mục tiêu dễ dàng được thực hiện và hạn chế mức thấp nhất các sai sót có thể xảy ra. Đây là những nội dung đặc biệt quan trọng trong quản lý, đồng thời cũng là nội dung, mục tiêu cần hướng đến trong quá trình thiết lập hệ thống KSNB của chu trình nhân sự và tiền lương của mọi doanh nghiệp.
2.1.2.3. Nội dung các quy định trong chu trình nhân sự - tiền lương tại doanh nghiệp
a. Khâu tuyển dụng nhân sự
Theo Nguyễn Phong (2018): “Tuyển dụng nhân sự là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ
nghiệp”. Nội dung các quy định trong từng bước của quá trình này được thể hiện qua bảng 2.2.
Bảng 2.2. Nội dung các quy định trong quy trình tuyển dụng
STT CÁC BƯỚC NỘI DUNG
1 Lập kế hoạch tuyển dụng
Xác định số lượng, vị trí cần tuyển và tiêu chuẩn đặt ra cho ứng viên. Xây dựng bản mô tả công việc 2
Xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng
Các hình thức tuyển dụng sẽ được áp dụng là gì? Vị trí tuyển dụng cần nguồn lực bên trong hay bên ngoài?
3 Thông báo tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng phải chi tiết về các yêu cầu