PHẦN 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY
4.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ công tác tiền lương của Công ty
4.2.2.1. Công tác tính lương cho lao động tại Công ty
a. Các quy định tính lương cho lao động tại Công ty
- Bảng chấm công dán công khai trên bảng tin vào ngày 10 hàng tháng - Lương chính: là mức lương được trả cho người lao động làm việc hành
chính trong điều kiện bình thường theo thời gian làm việc thực tế trong tháng. Và mức lương sẽ được thỏa thuận và ghi cụ thể trong Hợp đồng lao động.
- Lương đóng BHXH: Công ty đóng BHXH cho người lao động theo đúng
quy định của luật BHXH hiện hành.
- Lương thử việc: Người lao động được hưởng 85% mức lương của
công việc.
- Cách tính lương: Áp dụng hình thức trả lương theo thời gian làm việc
thực tế trong tháng thông qua ngày công chuẩn làm việc trong tháng. Công ty tính lương 1 ngày như sau:
Lương ngày công tháng có 30 ngày = Lương cơ bản / 26 ngày. Lương ngày công tháng 31 ngày = Lương cơ bản / 27 ngày.
- Lương thời gian: được áp dụng cho toàn thể nhân viên và lãnh đạo
tham gia làm việc tại công ty.
Ngoài khoản lương chính thì người lao động còn nhận được các khoản phụ cấp, trợ cấp theo quy định của Công ty như sau:
Toàn bộ người lao động chính thức (không bao gồm lao động thời vụ) ký hợp đồng lao động 03 tháng trở lên được hưởng các khoản phụ cấp như sau:
Bảng 4.8. Bảng chế độ phụ cấp cho người lao động
ĐVT: Đồng
Chức danh
Mức hưởng/tháng
Trách nhiệm Chức vụ Đi lại Chuyên cần
Giám đốc 5,000,000 4,000,000 1,000,000 1,000,000 Phó giám đốc 4,000,000 3,000,000 1,000,000 1,000,000 Bộ phận văn phòng 500,000 1,000,000 300,000 200,000
Quản lý sản xuất 500,000 1,000,000 300,000 200,000 Quản lý kho 500,000 1,000,000 300,000 200,000 Nhân viên chất lượng 500,000 700,000 300,000 200,000
Công nhân 300,000 500,000
Nguồn: Phòng HCNS Mức hưởng phụ cấp trên là tính cho 1 tháng (26 ngày) đi làm đầy đủ theo ngày công hành chính
- Trợ cấp: Toàn bộ lao động chính thức đã ký hợp đồng tại công ty sẽ được hưởng tiền hỗ trợ nhà ở: 200,000đ/tháng.
- Tiền lương làm thêm giờ: Vào ngày lễ tính 300%, ngày chủ nhật 200% và các ngày trong tuần tính 150% lương một ngày, trường hợp làm đêm (tính từ 22h đến 6h sáng) được trả thêm 20% tiền lương theo công việc làm vào ban ngày.
- Hàng năm người lao động được tổ chức đi tham quan thắng cảnh, nghỉ mát theo quyết định tại từng thời điểm của ban lãnh đạo công ty.
Chế độ thưởng của công ty như sau:
- Thưởng cuối năm: Thưởng thêm 1 tháng lương cơ bản cho mọi vị trí công việc.
- Thưởng thâm niên: Công nhân viên gắn bó với công ty tối thiểu 02 năm trở lên sẽ có mức thưởng được công bố vào đợt trả lương cuối cùng của năm.
b. Tổ chức tính lương cho lao động tại Công ty
Quy trình chấm công tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech như sau:
Bảng 4.9. Quy trình chấm công tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech
Công việc Người thực hiện Chứng từ, sổ sách Nội dung
Chấm công bên
nhân sự Máy xác nhận vân tay Bảng chấm công
Xác nhận giờ làm việc hàng ngày Chấm công bên
sản xuất QLSX Bảng chấm công
Điểm danh đầu giờ và cuối giờ
Tổng hợp công
cuối tháng Nhân viên chấm công Bảng chấm công
Xác nhận bảng chấm công tổng hợp công, In bảng chấm công.
Nguồn: Phòng LĐTL Mô tả quy trình chấm công tính lương
Hàng ngày, Công nhân viên chấm công qua máy xác nhận vân tay trước khi vào Công ty, sau đó bộ phận sản xuất tiến hành chấm công người lao động một lần nữa bằng cách điểm danh đầu giờ vào bảng chấm công. Trường hợp những người đến muộn phải gọi điện báo trước. Hết giờ làm việc điểm danh lại 1 lượt nữa rồi ký xác nhân ra về.
Hết tháng, nhân viên chấm công có trách nhiệm tổng hợp thời gian lao động của tất cả công nhân viên trên bảng chấm công (số công, thời gian tăng ca). Sau khi tổng hợp xong, bảng chấm công được in ra và giao cho nhân viên LĐTL.
Dưới đây là mẫu bảng chấm công của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech
Bảng 4.10. Mẫu bảng chấm công của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 05 năm 2018 TT Họ tên Mã chấm công
Ngày trong tháng Ngày
công TC 150% TC 200% 1 2 3 4 5 6 … 27 28 29 30 31
1 Nguyễn Vân Anh 112 2.5 3 2.5 0 2.5 8 x PKL 2.5 2.5 0 25 40.5 8
2 Chu Thị Bền 165 2.5 2.5 0 0 2.5 8 8 2.5 2.5 2.5 0 26 47.5 16
3 Triệu Thị Mai Chi 221 X 2.5 2.5 0 2.5 8 8 2.5 PKL 2.5 0 25 37 16
4 Nguyễn Thị Dung 222 2.5 2.5 2.5 0 2.5 8 x 2.5 0 2.5 0 26 50 8
… …
Bắc Ninh, ngày 04 tháng 6 năm 2018
Chủ nhật nghỉ làm Người chấm công
Nghỉphép không lương Vũ Thị Thúy Điệp
Nguồn: Phòng LĐTL PKL x
x
Tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech quy trình tính lương được thực hiện qua 3 bước sau:
Bảng 4.11. Bảng quy trình tính lương tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech
Công việc Người thực hiện Chứng từ, sổ sách Nội dung
Chuẩn bị Nhân viên LĐTL
Bảng chấm công Danh sách công nhân viên nghỉ chế độ Danh sách công nhân viên nghỉ hẳn
Tổng hợp các thông tin cần thiết làm cơ sở tính lương Tính lương Nhân viên LĐTL Phần mềm Excel Tính lương cho công nhân viên trên
máy tính Hoàn tất Nhân viên LĐTL, Kế toán trưởng Bảng thanh toán lương, bảng tổng
hợp lương
In bảng thanh toán lương
Nguồn: Phòng LĐTL Hết ngày lao động cuối cùng của tháng (Dương lịch) bộ phận sản xuất tổng hợp và chuyển tới cho nhân viên LĐTL. Nhân viên LĐTL căn cứ vào bản chấm công đó so sánh với máy chấm công hàng ngày (lấy dấu vân tay), danh sách cán bộ công nhân viên nghỉ chế độ trong tháng, danh sách công nhân viên nghỉ việc hẳn trong tháng để tính lương. Việc tính lương được thực hiện trên phần mềm Excel. Sau đó nhân viên LĐTL in các bản thanh toán lương và bảng tổng hợp lương để kế toán trưởng xét duyệt. Sau khi ký duyệt xong thì tiến hành thanh toán lương.
Tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech việc điều chỉnh lương được diễn ra theo định kỳ mỗi năm một lần, cụ thể như sau:
Bảng 4.12. Quy trình điều chỉnh lương tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech
Công việc Người thực hiện Chứng từ, sổ sách Nội dung
Chuẩn bị Nhân viên LĐTL Danh sách điều chỉnh lương
Lập danh sách công nhân viên theo từng bộ phận với mức lương và phụ cấp hiện tại
Xét duyệt PGĐ tài chính PGĐ sản xuất Danh sách điều chỉnh lương Phê duyệt mức lương cho từng người Hoàn tất Nhân viên LĐTL Danh sách điều chỉnh lương đã phê duyệt Nhập vào máy và lưu Nguồn: Phòng LĐTL
Vào tháng 12 hàng nằm, nhân viên LĐTL tiến hành lập danh sách điều chỉnh lương cho từng bộ phận (từ cột 1 đến côt 7), sau đó chuyển lên PGĐ bộ phận, hai PGĐ trực tiếp xem xét và điều chỉnh mức lương và phụ cấp mới. Sau khi PGĐ phê duyệt xong, danh sách điều chỉnh lương chuyển về cho nhân viên LĐTL. Nhân viên LĐTL tiến hành nhập vào máy thông tin mới và lưu lại.
Mục đích của việc điều chỉnh lương tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech là nhằm kích thích tinh thần làm việc của công nhân viên để họ yên tâm làm việc và cống hiến cho Công ty và đảm bảo phù hợp với mức lương trên thị trường
Mẫu danh sách điều chỉnh lương:
Bảng 4.13. Mẫu danh sách điều chỉnh lương tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech
Nguồn: Phòng HCNS
c. Những rủi ro, nguyên nhân xảy ra rủi ro trong tính lương tại Công ty
Công ty đã áp dụng chấm công bằng máy, kết hợp với chấm công điểm danh nhưng quá trình chấm công tính lương của nhân sự vẫn còn có sai sót. Trong quá trình tính lương điều chỉnh lương cho nhân sự thay đổi công việc, làm
DANH SÁCH ĐIỀU CHỈNHLƯƠNG
BỘ PHẬN: …… STT Họ tên Mã chấm công Ngày vào công ty Vị trí làm việc Lương cơ bản Phụ cấp Lương cơ bản mới Phụ cấp mới (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Phó giám đốc (Ký tên)
Bảng 4.14. Dự đoán rủi ro tại quy trình chấm công tính lương tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech
Rủi ro có thể xảy ra Nguyên nhân trách nhiệmNgười chịu
Nhầm lẫn chấm công và thời gian làm
thêm Cẩu thả Tổ trưởng
Cố tình chấm vượt giờ làm thêm Tư lợi cá nhân Tổ trưởng Công nhân nghỉ nhưng vẫn chấm công Cẩu thả Tổ trưởng Công nhân ký hộ nhau Câu kết tư lợi cá nhân
Tổ trưởng Chấm công không kịp thời gian Cẩu thả
Nhầm lẫn thời gian làm của công nhân
khi nhập vào máy Cẩu thả Nhân viên
chấm công
Nhập sai công vào máy Cẩu thả
Tính sai lương Cẩu thả Nhân viên LĐTL
Nguồn: Số liệu điều tra (2018) Qua thực tế hàng tháng tại công ty, việc chấm công tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech đã xảy ra các rủi ro sau:
Nhầm lẫn thời gian làm thêm.
Tình trạng 1 người ký hộ cho nhiều người khác vẫn còn xảy ra. Tổng hợp công không kịp so với thời gian quy định.
Nhập sai số công và thời gian làm thêm của 2 người với nhau.
Bảng 4.15. Ý kiến của người lao động về quy trình tính lương của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech
Câu hỏi Câu trả lời “Có” Tỷ lệ (%)
Anh/chị có thấy bảng chấm công thường xuyên trên bảng tin không?
44 100
Anh/chị có bao giờ nhờ ký hộ bảng chấm công
không? 20 47.5
Anh/chị có bao giờ để hôm sau ký xác nhận
chấm công này hôm trước không? 13 29.2
Anh/chị có bị nhầm lẫn công không? 23 51.6 Anh/chị có biết danh sách những người được
điều chỉnh lương không? 30 70
Anh/chị có thấy hài lòng với mức điều
chỉnh lương hàng năm không? 33 76.6
Theo khảo sát ý kiến của người lao động trong Công ty thì quy trình chấm công tính lương của Công ty khá tốt, diễn ra minh bạch. Tuy nhiên trong quá trình chấm công tính lương vẫn còn một số sai sót do máy chấm công không nhận vân tay hoặc do lỗi của nhân viên nhập sai công cho công nhân viên, hoặc cán bộ chấm công. Bên cạnh những sai sót do nhân viên Công ty thì việc kiểm soát những quy định của Công ty trong quy trình chấm công tính lương còn chưa tốt cụ thể là tình trạng nhờ ký xác nhận chấm công hộ nhau diễn ra thường xuyên (47.5%) quên ký xác nhận công 29.2% nguyên nhân lớn là do người lao động không nắm bắt được chính xác những quy định về chấm công, tính lương họ chỉ biết đựơc bằng cách quan sát thực tế và như vậy thông tin họ biết không hoàn toàn chính xác, nhất là những người lao động mới vào dẫn tới công tác kiểm soát trở nên kém hiệu quả; phần còn lại là cố tình vi phạm quy định mà Công ty đã đưa ra.
Đối với chính sách điều chỉnh lương hàng năm, việc thực hiện điều chỉnh lương của Công ty được người lao động đánh giá khá công khai, minh bạch. Tuy nhiên vẫn còn một số người lao động chưa hài lòng với mức lương được điều chỉnh lương của Công ty nhưng tỷ lệ này là khá thấp (Khoảng 23.4%).
4.2.2.2. Quá trình thanh toán tiền lương cho lao động của Công ty
a. Các quy định về thanh toán tiền lương tại Công ty
Công ty quy định về việc thanh toán tiền lương cho công nhân viên như sau: Thanh toán lương theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng lao động bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
Thanh toán lương trực tiếp, đầy đủ và đúng thời hạn vào ngày 15 hàng tháng. Trường hợp đặc biệt nếu không thể trả lương đúng thời hạn thì Công ty sẽ báo trước 03 ngày và thanh toán lương trước ngày 22 tháng đó.
Hình thức thanh toán lương: Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.
Sau khi thanh toán lương các tổ trưởng thực hiện việc đối chiếu lương của từng thành viên tại tổ mình.
b. Thực hiện thanh toán lương tại Công ty
Thời gian thanh toán lương tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech là vào ngày 15 hàng tháng. Việc thanh toán lương được thực hiện dưới hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt đối với người lao động và trả qua thẻ đối
với bộ phận văn phòng. Các bước cụ thể trong việc thanh toán lương được thể hiện dưới sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.1. Quy trình thanh toán lương tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech
Nguồn: Phòng LĐTL Sau khi lập các bảng thanh toán lương xong, nhân viên LĐTL tiến hành in bảng thanh toán lương, phiếu lương và phong bì trả lương cho từng công nhân. Thường thì công việc này hoàn thành trước ngày 12 hàng tháng, để ngày 14 tiến hành chia và đếm lương, ngày 15 thì thực hiện trả lương.
Kế toán lấy số liệu tổng hợp lương để có kế hoạch rút tiền mặt ở ngân hàng về trả lương cho công nhân. Sau khi rút tiền từ Ngân hàng về, nhân viên LĐTL lấy tiền mặt tương ứng để thanh toán lương với nhiều mệnh giá khác nhau. Sau đó số tiền này được chia cho những người đếm lương. Những người chuyên đếm lương tại công ty bao gồm 2 nhân viên kế toán, 1 nhân viên tiền lương (nhân viên LĐTL), 3 người này đếm lương ngay tại phòng họp của Công ty.
Sau khi chia tiền xong, công việc đếm lương được tiến hành như sau: 3 người đếm lương sẽ được giao cho bảng thanh toán lương của các công nhân cùng với và phong bì lương. Cứ đếm lương của một công nhân xong, họ để tiền lương cùng với thẻ lương vào phong bì lương rồi ghim lại.
Đếm lương
Cho vào phong bì
Trả lại bảng thanh toán lương CN ký nhận
QLSX trả lương cho CN Trả lương cho QLSX
Khi đếm xong lương của toàn thể công nhân, họ đếm lại số tiền còn lại, rồi so sánh với số tiền bỏ ra và số tiền trên bảng tổng hợp lương để xác định lượng tiền chênh lệch của quá trình đếm lương. Lượng tiền chênh lệch này là căn cứ để xét trả bù lương cho những công nhân viên bị đếm thiếu tiền lương.
Nếu công việc đếm lương trong ngày đó chưa xong thì toàn bộ số phong bì lương đã đếm xong và số tiền chưa đếm sẽ được PGĐ tài chính cho vào két để ngày hôm sau đếm tiếp. Ngày 15 tiến hành trả lương cho công nhân viên, QLSX và các tổ trưởng tập trung lên văn phòng, trực tiếp 2 PGĐ phát những túi lương cho QLSX. QLSX và tổ trưởng nhận túi lương rồi mang về phát cho công nhân theo tên trên từng phong bì lương cho công nhân ca của mình. Hôm sau tổ trưởng trả lại bảng thanh toán lương cho nhân viên LĐTL, lúc này nhân viên LĐTL ký tên, kế toán trưởng ký tên rồi trình lên giám đốc ký tên.
c. Công tác kiểm tra, đối chiếu tiền lương
Theo quy định của Công ty, công tác kiểm tra đối chiếu tiền lương được giao cho các tổ trưởng. Tuy nhiên vẫn xảy ra một số ít trường hợp người lao động bị nhầm lẫn tiền lương. Kết quả điều tra 44 lao động về nội dung này như sau:
Bảng 4.16. Ý kiến của người lao động về công tác đối chiếu tiền lương tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech
Câu hỏi Câu trả lời
“Có” Tỷ lệ (%)
Phong bì lương của anh/chị có bị nhầm số tiền
không? 17 39.5
Anh/chị có nhận được tiền lương mất góc, tiền rách hay tiền giả không?
0
- Tổ trưởng có chứng kiến anh/chị đếm lương
trong phong bì không? 10 23.7
Nguồn: Số liệu điều tra (2018) Qua quan sát thực tế do lượng công nhân nhiều và thời điểm phát lương thường là cuối buổi nên công nhân sau khi nhận phong bì lương thì ký tên luôn rồi về chỗ mở phong bì tự đếm lương của mình. Và công tác kiểm tra đối chiếu