PHẦN 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
2.2. CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
2.2.1. Kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ nhân sự và tiền lương của một số doanh nghiệp Việt Nam doanh nghiệp Việt Nam
Mọi doanh nghiệp đều có những chính sách riêng biệt dành cho nhân sự và tiền lương, các bước trong quy trình này là tương đối giống nhau nhưng mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định riêng cho từng khâu trong quy trình, cụ thể như sau:
Công ty TNHH POONGSHIVINA: Là công ty 100% vốn nước ngoài nên trong tư duy quản lý, nhà lãnh đạo Công ty luôn coi trọng việc thực hiện đúng hành lang pháp lý của nước Việt Nam. Tư duy này cũng là tư duy của cán bộ công nhân viên trong công ty, vì vậy môi trường kiểm soát tại công ty là môi trường tốt trong việc thực hiện các chính sách quy định của nhà nước Việt Nam. Trong chu trình nhân sự - tiền lương tại công ty: Công ty TNHH PoongshinVina quản lý theo kiểu tập trung, quyền quyết định thuộc về cá nhân, cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH PoongshinVina chưa rõ ràng, còn chồng chéo, chưa có văn bản cụ thể quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị và cá nhân. Các quy định, quy chế mới chỉ dừng ở mức truyền đạt bằng miệng.
Hầu hết các thủ tục kiểm soát (phê duyệt, định dạng trước, …) đều được Công ty TNHH PoongshinVina sử dụng, có hệ thống quy trình, quy chế trong chu trình nhân sự tiền lương tuy nhiên nó mới dừng ở biểu hiện giản đơn là truyền đạt bằng miệng chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể. Chính sách điều chỉnh lương hàng năm và điều chỉnh bậc tay nghề hàng tháng còn mang tính cảm tính chủ quan của ban lãnh đạo, thiếu căn cứ cơ sở, chứa đựng những rủi ro đáng tiếc. Một thực trạng xảy ra ở Công ty TNHH PoongshinVina là do Công ty chưa có
chế, quy định của các phòng ban, của từng vị trí. Các khâu trong chu trình nhân sự - tiền lương đều tiềm ẩn những rủi ro nhất định, đặc biệt là công tác tiền lương.
Công ty TNHH JHCOS Vina là công ty 100% vốn nước ngoài nên việc tuân thủ hành lang pháp lý tại Việt Nam luôn được thực hiện tốt. Về cơ cấu tổ chức: Kế toán trưởng thực hiện cả hai nhiệm vụ: Nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tại đơn vị và nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát về mặt tài chính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị. Hai nhiệm vụ đó đối lập nhau song lại cùng được đặt vào một người. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường làm việc thao túng các thông tin chính và che đậy các hành vi gian lận. Công ty đã có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên nhưng chưa sử dụng bản mô tả công việc quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí. Công ty lấy nhiều nguồn lực từ bên ngoài nên cơ hội thăng tiến của công nhân viên khá thấp. Hoạt động kiểm tra kiểm soát tại công ty chưa được chú trọng, chưa có quy chế hoạt động, mới chỉ dừng lại ở mức kiểm tra đột xuất. Công ty đã trang bị máy chấm công bằng vân tay nhưng vẫn còn tồn tại một số sai sót trong khâu chấm công tính lương như: Chấm công không kịp thời gian quy định, tính lương sai, nhầm lẫn thời gian làm thêm. Công nhân viên chưa nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của công ty dẫn tới tình trạng vi phạm nội quy.
2.2.2. Bài học kinh nghiệm cho Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech
Từ những kinh nghiệm của các công ty ở trên cũng như các công ty có cùng lĩnh vực hoạt động, bài học rút ra cho Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech là:
Một là, Tổ chức kiểm soát chặt chẽ khâu tuyển dụng đặc biệt là những yêu
cầu tuyển dụng cụ thể cho từng vị trí cần tuyển dụng và tham gia phỏng vấn kiểm tra trình độ của ứng viên.
Hai là, Phổ biến các quy định tới người lao động một cách công khai, rõ
ràng. Cần có những quy định xử phạt từ cảnh cáo đến buộc thôi việc đối với những người vi phạm nội quy.
Ba là, Trang bị máy chấm công, thay đổi hình thức trả lương từ trả lương
trực tiếp sang trả lương qua thẻ.
Bốn là, Không để tình trạng kiêm nhiệm xảy ra, phân định rõ ràng trách nhiệm quyền hạn từng phòng ban.
2.2.3. Một số công trình nghiên cứu liên quan
Trần Thị Thanh Tâm (2011) với đề tài “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH POONGSHIVINA”, Luận văn cao học Trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội. Luận văn có đề cập đến vấn đề quản lý nhân sự và tiền lương nhưng tác giả mới chỉ tập chung vào phân tích hệ thống KSNB theo lý thuyết cũ khi mà hệ thống kiểm soát mới có 3 yếu tố cấu thành: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát. Lý luận về hệ thống KSNB trên không còn phù hợp trong quản lý nhân sự, do vậy cần phải được nghiên cứu sâu hơn các nội dung cơ bản nhất về KSNB trong quản lý.
Luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Nuplex Resins Việt Nam” của tác giả Đình Thụy Ngân Trang năm 2007, Trường Đại học Kinh tế, TP Hồ Chí Minh. Luận văn đã nêu lên thực trạng về hệ thống KSNB tại công ty Nuplex Resins Việt Nam ở góc độ: Môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát của các chu trình mua hàng thanh toán, chu trình sản xuất, chu trình bán hàng thu tiền dựa trên cơ sở lý luận về hệ thống KSNB. Luận văn cũng đưa ra các rủi ro ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB, nguyên nhân dẫn đến các rủi ro đó và các giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB của công ty. Các hạn chế của luận văn sẽ là hướng nghiên cứu để làm rõ các nguyên nhân ảnh hưởng tới KSNB theo từng lĩnh vực hoạt động.
Luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại tổng công ty mạng lưới Viettel” của tác giả Vũ Thái Hưng năm 2014, Học viện Nông Nghiệp Việt Nam. Luận văn đã nên lên thực trạng về hệ thống KSNB tại tổng công ty mạng lưới Viettel ở góc độ: môi trường kiểm soát, các rủi ro chủ yếu, hệ thống thông tin, truyền thông, cơ chế thủ tục kiểm soát trong quá trình quản lý nhân sự. Tuy nhiên chưa thực sự rõ ràng từng công đoạn quản lý nhân sự cụ thể, chưa đưa ra được những nguy cơ rủi ro thực tế xảy ra tại công ty. Đây là những căn cứ để các nghiên cứu sau tập trung đi sâu làm rõ và đưa ra được các giải pháp thích hợp.