2.1.4.1. Kỹ năng hoạch định
Hoạch định là một quỏ trỡnh ấn định những mục tiờu và xỏc định biện phỏp tốt nhất để thực hiện những mục tiờu đú..Nú liờn hệ với những phương tiện cũng như với những mục đớch. Tất cả những người quản lý đều làm cụng việc hoạch định (Nguyễn Văn Thảo, 2010).
Nhà quản lý là người ra quyết định và toàn bộ bộ mỏy của cụng ty sẽ hành động theo quyết định đú. Nghĩa là quyết định của nhà quản lý ảnh hưởng rất lớn tới vận mệnh của doanh nghiệp. Một bước đi sai lầm rất cú thể sẽ đưa đến những hậu quả khú lường.Vỡ vậy kỹ năng lập hoạch định rất quan trọng để đảm bảo cho nhà quản lý cú thể đưa ra những chiến lược hợp lý và hướng toàn bộ nhõn viờn làm việc theo mục tiờu của kế hoạch đó định. Khi kế hoạch được hoàn thành, nhà quản lý phải chuyển tải thụng tin kế hoạch cho cấp trờn và cấp dưới để tham khảo ý kiến. Trong suốt quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch, người quản lý sẽ cần đến những cụng cụ giải quyết vấn đề và khi cần thiết, phải ra và thực thi cỏc quyết định trong quyền hạn của mỡnh.
Nhà quản lý phải xõy dựng được viễn cảnh hấp dẫn mà doanh nghiệp cú thể đạt được trong tương lai. Họ phải cú khả năng dự đoỏn trước những nhu cầu sẽ nổi lờn trong tương lai từ đú tạo ra những sản phẩm, dịch vụ và cụng nghệ mới để đỏp ứng những nhu cầu đú. Chỉ khi xỏc định được tầm nhỡn, họ mới cú thể hướng doanh nghiệp của mỡnh đi theo con đường đú. Jack Welch cựu tổng giỏm đốc GE từng núi: “Người quản lý tài giỏi nhất phải là người cú thể tạo dựng một tầm nhỡn rừ ràng và khuyến khớch mọi người cựng thực hiện nú.”
Charles W.L. Hill & Gareth R. Jones (1998) cho rằng tầm nhỡn chiến lược chớnh là mục tiờu dài hạn của doanh nghiệp. Năng lực về tầm nhỡn chiến lược chớnh
là khả năng nhỡn thấy trước xu thế của mụi trường kinh doanh, xu thế của thị trường; hay cụ thể hơn là xu thế của mối quan hệ cung-cầu của một sản phẩm/dịch vụ nào đú trờn thị trường khụng chỉ trong ngắn hạn mà cũn cả trong dài hạn. Để cú được tầm nhỡn chiến lược thực sự đũi hỏi cỏc quản lý doanh nghiệp cần phải hội đủ cỏc yếu tố như: (1) cú tố chất, cú nhón quan chiến lược, (2) cú kiến thức thực sự về lĩnh vực kinh doanh, lĩnh vực hoạt động hiện tại của mỡnh cũng như cỏc lĩnh vực cú liờn quan khỏc, (3) nắm vững cỏc phương phỏp dự bỏo xu thế, dự bỏo sự thay đổi của cung-cầu trờn thị trường của sản phẩm hay dịch vụ mà mỡnh đang kinh doanh cũng như cỏc nhõn tố tỏc động đến xu thế đú, (4) nắm rừ yờu cầu đối với tầm nhỡn chiến lược, và (5) thấy rừ vai trũ và ý nghĩa của tầm nhỡn chiến lược.
Bờn cạnh là mục tiờu, là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp, tầm nhỡn cũn là nhõn tố tạo ra động lực lớn cho sự phỏt triển. Để trở thành hàng đầu thế giới về chất lượng, lợi nhuận, thị phần; để trở thành số 1 (number one), để trở thành thương hiệu nổi tiếng, đũi hỏi khụng chỉ cấp quản lý mà cũn đồi hỏi mọi thành viờn trong tổ chức đú phải nỗ lực khụng ngừng, khụng mệt mỏi.
2.1.4.2. Kỹ năng tổ chức và tập hợp lao động
- Tổ chức thực hiện kế hoạch về vốn và trang thiết bị:với vai trũ là một nhà tổ chức, quản lý, Giỏm đốc & PGĐ phải đảm bảo rằng cỏc nguồn lực về tài chớnh, vật chất và con người cần cú để thực hiện thành cụng kế hoạch phải được đặt đỳng chỗ, đỳng lỳc, đỳng số lượng và được sử dụng một cỏch hiệu quả (Nguyễn Văn Thảo, 2010).
- Phõn cụng và sử dụng lao động: họ phải giao nhiệm vụ cho những cỏ nhõn, hay tổ nghiệp vụ sao cho những người đựơc giao việc cú đủ cỏc kỹ năng cần thiết để thực hiện cụng việc đú. Họ cũng phải điều phối việc thực hiện cỏc nhiệm vụ đú sao cho những hoạt động cú liờn quan được tiến triển với cựng tốc độ và đồng bộ với nhau.
- Động viờn và khớch lệ người lao động: Khuyến khớch là quỏ trỡnh động viờn và hướng dẫn để một người làm việc đạt được hiệu quả cao nhất, nghiờn cứu cho thấy trong khi cỏc nhà quản lý cho rằng nhõn viờn chỉ muốn những điều kiện vật chất hữu hỡnh (như lương cao, cụng việc ổn định, sự thăng tiến) thỡ trờn thực tế đú lại khụng phải là những động lực thỳc đẩy và hấp dẫn nhõn viờn nhất.
Cỏc nghiờn cứu chỉ ra rằng ngoài cỏc phần thưởng tài chớnh nhõn viờn muốn những điều sau: Được khen ngợi, Cảm giỏc được tham gia, Được giỳp đỡ
với những vấn đề cỏ nhõn, như vậy cỏc nhà quản lý cần nhận thức: Khen ngợi việc làm tốt của nhõn viờn càng nhiều càng tốt; Cho nhõn viờn tham gia vào càng nhiều quyết định càng tốt; Thể hiện mối quan tõm giỳp đỡ thực sự đối với nhõn viờn trong những trường hợp họ gặp khú khăn hoặc vướng mắc.
Nhà quản lý phải đưa ra được phương hướng, tổ chức và tập hợp sức mạnh từ cỏc thành viờn riờng lẻ trong doanh nghiệp thành một khối thống nhất, để thực hiện tầm nhỡn đề ra. Chiến lược phỏt triển cần linh hoạt, phự hợp với sự phỏt triển của doanh nghiệp. Để nhõn viờn cú thể tham gia tớch cực, quản lý cần hiểu về họ, họ là ai, đang mong đợi điều gỡ. Họ cú nghĩa vụ và quyền lợi như thế nào. Họ bị ảnh hưởng như thế nào trong việc thực hiờn tầm nhỡn đề ra. Họ quan tõm đến vấn đề gỡ và cú thể cú thắc mắc gỡ. Người cú khả năng tập hợp quần chỳng phải biết đứng vào vị trớ của họ để cú thể hiểu hết tõm tư tỡnh cảm của họ, lắng nghe họ nhiều hơn để cú sự đồng cảm. Bờn cạnh đú để cú thể tập hợp được cỏn bộ nhõn viờn thành khối thống nhất, nhà quản lý cần cú kỹ năng ngụn ngữ trong truyền thụng, trỡnh bày dễ hiểu, ngắn gọn khụng lũng vũng. Tập hợp thành cụng hay khụng phụ thuộc vào thỏi độ, hành vi, niềm tin và cỏch thức thụng của người quản lý
2.1.4.3. Kỹ năng giỏm sỏt
Vai trũ của việc giỏm sỏt: Hầu hết mọi người đều đồng ý rằng tới 70 - 80 % sự thành cụng của cỏc kế hoạch hay dự ỏn là do khõu triển khai. Khõu này chớnh là đề cập tới vai trũ của cụng tỏc giỏm sỏt hay cỏc nhõn sự ở vị trớ giỏm sỏt, quản lý cú thực thi đựoc tốt vai trũ của họ hay khụng (Nguyễn Văn Thảo, 2010).
Giỏm sỏt baogồm những nhận thức, hiểu biết cú liờn quan đến trỏch nhiệm, quyền hạn dành cho vị trớ quản lý của họ gồm: Chớnh sỏch, luật lệ, qui định, thỏa ước, nội qui, cỏc mối quan hệ phũng ban chức năng, nội bộ,... Mỗi cỏn bộ giỏm sỏt, để làm tốt cụng việc cần phải hiểu một cỏch đầy đủ trỏch nhiệm và quyền hạn dành cho họ như là một thành viờn của ban quản lý.
Một cụng ty muốn hoạt động tốt cần phải tuõn theo một hệ thống quy trỡnh cụ thể. Nhiệm vụ của quản lý giỏm sỏt là xõy dựng, duy trỡ và cải tiến hệ thống này nhằm mục tiờu nõng cao hiệu quả cụng việc, hiệu quả kinh doanh để mang lại lợi nhuận nhiều hơn cho cụng ty. Núi như trong đời thường cỏn bộ quản lý giỏm sỏt giống như một người cảnh sỏt cú nhiệm vụ đảm bảo mọi người tuõn thủ theo phỏp luật để mọi thứ trở nờn tốt đẹp hơn ( Hoàng Trung, 2009).
2.1.4.4. Năng lực động viờn khuyến khớch
Động viờn khuyến khớch là những gỡ khiến người khỏc hành động hay cư xử theo cỏch của họ . Động viờn là dựa trờn hai khỏi niệm cơ bản :
+ Nhu cầu tự cú của mỗi cỏ nhõn
+ Những mục tiờu mà mỗi cỏ nhõn dạng hướng tới
Để tạo sức cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp, nhà quản lý phải lập mục tiờu, lờn kế hoạch động viờn, khuyến khớch nhõn viờn kịp thời, giải quyết xung đột, xõy dựng tinh thần tập thể, hỡnh thức đói ngộ…. khuyến khớch, động viờn mọi ngươi phỏt huy hết khả năng của mỡnh, cựng làm việc với họ để đạt được mục tiờu lõu dài. Họ chớnh là người kết nối mọi người lại với nhau thành một khối vững chắc. Cú cỏc cỏch động viờn khuyến khớch thụng qua việc :
+ Thiết kế cụng việc + Khen thưởng
+ Sự tham gia của nhõn viờn
+ kỹ năng động viờn khuyến khớch
Theo Trần Thị Phương Hiền (2012), động viờn khuyến khớch là quỏ trỡnh động viờn, cổ vũ nhằm truyền nhiệt huyết cho cấp dưới để cấp dưới thực thi cụng việc được giao một cỏch tự nguyện. Cũng nhấn mạnh rằng chỉ cú thụng qua động viờn khuyến khớch thỡ người quản lý mới cú thể khai thỏc, phỏt huy tối đa sức người, sức của trong doanh nghiệp. Năng lực động viờn, khuyến khớch của cỏc nhà quản lý được thể hiện qua khả năng giải quyết cỏc vấn đề như: (1) làm thế nào để cú được sự tham gia tự nguyện của cấp dưới; (2) làm thế nào để truyền được nhiệt huyết cho cấp dưới; (3) hiện đang cú những cỏch thức, động viờn khuyến khớch nào và cỏch thức nào là cỏch thức phự hợp nhất đối với cấp dưới hiện tại của mỡnh; và (4) như thế nào thỡ được coi là động viờn, cổ vũ hiệu quả. Để giải quyết được những vấn đề này, cỏc nhà quản lý cần phải đi sõu luận giải nhằm làm rừ cỏc vấn đề như cơ sở của động viờn, khuyến khớch; phương phỏp động viờn, khuyến khớch và tiờu chớ đỏnh giỏ hiệu quả của động viờn, khuyến khớch.
Năng lực x Động viờn khuyến khớch x Mụi trường = Kết quả thực hiện
2.1.4.5 Năng lực xõy dựng đội ngũ
Chất lượng của đội ngũ cỏn bộ quản lý đúng vai trũ khụng nhỏ giỳp doanh nghiệp thưc hiện chiến lược kinh doanh của mỡnh.Vỡ vậy nhà quản lý cần cú kế hoạch đào tạo nõng cao chuyờn mụn của đội ngũ cỏn bộ nhằm thiết lập một đội ngũ quản lý cú chuyờn mụn, cập nhật thụng tin để dỏp ứng với nhũng thay đổi khụng ngừng của nền kinh tế (Hoàng Trung, 2009).
Xõy dựng được đội ngũ nhõn viờn tài năng chớnh là điều kiện tiờn quyết cho nhà quản lý dẫn doanh nghiệp đi tới thành cụng. Jack Welch đó núi: “Một trong những cụng việc chớnh của tụi là phỏt triển cỏc tài năng”. Họ phỏt hiện ra khả năng của từng người, tạo điều kiện cho khả năng đú được bộc lộ, phỏt triển Để xõy dụng đội ngũ hiệu quả, cú cỏc tiờu chớ sau:
- Tạo mụi trường thuận lợi cho nhõn viờn; - Tạo niềm tự hào cho cỏc thành viờn; - Tạo vị trớ phự hợp với năng lực; - Tạo mục tiờu cụ thể cho tập thể;
- Đỏnh giỏ thành tớch một cỏch khoa học.
2.1.4.6. Năng lực ra quyết định
Ra quyết định là cụng việc thường xuyờn của nhà quản lý doanh nghiệp. Sự đỳng đắn của quyết định được đưa ra ảnh hưởng đến sự thành cụng của doanh nghiệp. Đối với cỏc nhà quản lý ra quyết định cũng như năng lực ra quyết định đúng vai trũ to lớn trong cụng tỏc quản lý. Quyết định phải phự hợp và nhanh chúng là yờu cầu bắt buộc đối với bất cứ quản lý doanh nghiệp nào.
Để cú được quyết định phự hợp, ra quyết định phải dựa trờn những cơ sở, căn cứ, lụgic nhất định.
Nhỡn chung, năng lực ra quyết định của cỏc nhà quản lý được thể hiện qua việc trả lời cỏc cõu hỏi: Những gỡ cần phải làm? Tại sao phải làm những cỏi đú? Phạm vi ảnh hưởng của quyết định đú đến đõu? và cần phải làm những cỏi đú bằng cỏch nào? Cụ thể, cỏc nhà quản lý cũn cần phải trả lời cỏc cõu hỏi như: Ai sẽ làm? Khi nào làm? Làm ở đõu? Điều kiện vật chất để thực hiện là gỡ? Bao giờ kết thỳc? Kết quả tối thiểu phải đạt là gỡ? Tổ chức kiểm tra và tổng kết bỏo cỏo như thế nào? (Hoàng Trung, 2009).
2.1.4.7. Năng lực phõn quyền và ủy quyền
Phõn quyền là việc phõn chia một phần quyền lực ra quyết định cho cấp dưới. Phõn quyền được thực thi trờn cơ sở hiểu rừ khả năng, lũng nhiệt tỡnh, cũng như cỏch nghĩ, cỏch làm của người được phõn quyền.
Phõn quyền, giao việc phải đảm bảo sự rừ ràng, đầy đủ. Cho phộp cấp dưới tham gia vào quỏ trỡnh giao việc, nhờ vậy, tạo được sự ủng hộ đối với cụng việc được giao.
Uỷ quyền là việc trao cho cấp dưới quyền hành giải quyết cụng việc trong một số trường hợp cụ thể.
Uỷ quyền cũng được thực thi trờn c sở năng lực, trỡnh độ của người được uỷ quyền. Căn cứ vào yờu cầu cụng việc, người uỷ quyền cú thể tiến hành uỷ quyền toàn bộ, uỷ quyền từng bước, hoặc ủy quyền cú giới hạn.
Tin tưởng và trao quyền cho cấp dưới chớnh là cỏch thực hiện quyền lực hiệu quả nhất của nhà quản lý. Cỏc nhà quản lý khụng nờn quỏ chỳ trọng giỏm sỏt họ, và khụng được rơi vào quản lý tiểu tiết. Hóy là người vạch đường đi cho họ, và giỳp đỡ họ khi cần thiết.
Về bản chất, phõn quyền, uỷ quyền là việc chuyển giao quyền lực từ trờn xuống dưới. Núi cỏch khỏc, phõn quyền, uỷ quyền là quỏ trỡnh trao quyền của quản lý cho cấp dưới để cấp dưới cú đủ quyền hạn thực thi thành cụng nhiệm vụ được giao của mỡnh. Cỏch thức phõn quyền, uỷ quyền; phạm vi phõn quyền, uỷ quyền; mức độ phõn quyền, uỷ quyền; thời hạn phõn quyền, ủy quyền cũng như kết quả, hiệu quả cuối cựng của phõn quyền, uỷ quyền là những tiờu chớ quan trọng phản ỏnh năng lực quản lý của cỏc nhà quản lý.
2.1.4.8. Năng lực gõy ảnh hưởng và xõy dựng hỡnh ảnh
Về thực chất gõy ảnh hưởng cũng cú những nột tương tự với động viờn, khuyến khớch. Tuy nhiờn, gõy ảnh hưởng là một phạm trự rộng hơn, bao trựm hơn. Gõy ảnh hưởng là quỏ trỡnh vận dụng tất cả những biện phỏp cú thể tạo những ấn tượng, những hỡnh ảnh tốt đẹp đối với cấp dưới cũng như những người xung quanh. Gõy ảnh hưởng đề cập đến cỏc yếu tố giỏn tiếp như luụn là người đi đầu, luụn đứng mũi chịu sào, đức hy sinh, xõy dựng hỡnh ảnh. Chớnh vỡ vậy nhiều học giả về quản lý đó đặt tờn cho năng lực này là năng lực gõy ảnh hưởng và xõy dựng hỡnh ảnh của nhà quản lý. Gõy ảnh hưởng và xõy dựng hỡnh ảnh thường chỳ trọng vào những nhõn tố phi chớnh thống –khụng thuộc nội quy, quy chế, chủ chương, chớnh sỏch của tổ chức, doanh nghiệp nhưng lại cú ý nghĩa vụ cựng to lớn.
Một nhà quản lý khú cú thể thành cụng trong dài hạn nếu khụng cú khả năng xõy dựng và củng cố hỡnh ảnh quản lý của mỡnh. Xõy dựng hỡnh ảnh là quỏ trỡnh gõy ảnh hưởng khụng chỉ theo chiều sõu mà cũn theo chiều rộng. Gõy ảnh hưởng theo chiều sõu là quỏ trỡnh làm cho cấp dưới thực sự cảm nhận ở quản lý những giỏ trị đớch thực. Gõy ảnh hưởng theo chiều rộng khụng chỉ dừng lại ở việc làm cho cấp dưới tin tưởng vào quản lý mà cũn làm cho tất cả mọi người, kể cả trong và ngoài doanh nghiệp cảm nhận tin tưởng và đề cao cỏc giỏ trị đú.
Cỏc yếu tố xỏc định thanh cụng trong gõy ảnh hưởng : thuyết trỡnh ý tưởng , kiểm soỏt bản thõn( củng cố lũng tin , xõy dựng phong cỏch , làm chủ cảm xỳc..), đạo đức, tớch lũy kinh nghiệm . Bờn cạnh đú cũn cú những khả năng bẩm sinh và cỏc tố chất như sỏng tạo , tầm nhỡn chiến lược , úc xuy xột và phỏn đoỏn ( Hoàng Trung, 2009).