Hình 4 .2 Mẫu website bán nội thất
Hình 4.7 Sơ đồ bán hàng trực tuyến của Công ty
Quy trình này được diễn giải như sau:
Phòng kinh doanh tiếp nhận mọi yêu cầu của khách hàng, ghi sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng.
Phòng kinh doanh xem xét, tham khảo ý kiến của Kế toán hoặc Giám đốc trong những trường hợp cần thiết, nếu chấp nhận thì tiếp tục bước tiếp theo, nếu không chấp nhận, thông báo từ chối khách hàng.
Nếu chấp nhận yêu cầu khách hàng, phòng kinh doanh lập phiếu xử lý yêu cầu khách hàng, chuyển bộ phận liên quan để xử lý.
Trường hợp khách hang đồng ý gọi dịch vụ, sản phẩm, phòng kinh doanh làm báo giá gởi cho khách hàng và tiến hành đàm phán các yêu cầu, nếu đàm phán thành công, Phòng kinh doanh lập hợp đồng, theo các điều khoản trong quá trình đàm phán trình Giám đốc ký duyệt.
Sau khi hợp đồng được ký kết, Phòng kinh doanh ghi Phiếu xử lý yêu cầu khách hàng chuyển cho bộ phận liên quan để xử lý.
Phòng kinh doanh phối hợp với bên thiết kế, kỹ thuật thực hiện thực hiện cung ứng sản phẩm/dịch vụ, đảm bảo đúng theo yêu cầu của hợp đồng, thực hiện thủ tục nghiệm thu và bàn giao sản phẩm/dịch vụ.
Phòng kinh doanh lập phiếu bảo hành. Phiếu bảo hành được lập thành 02 liên, 01 liên giao cho khách hàng, 01 liên lưu tại phòng tổng hợp.
Kết thúc hợp đồng, Phòng kinh doanh lập biên bản thanh lý hợp đồng, và tiến hành thanh lý hợp đồng.
Phòng kinh doanh chuyển Hồ sơ cho bộ phận Kế toán viết phiếu thu hoặc xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng và thu tiền.
Hồ sơ bán hàng lưu tại phòng tổng hợp trong 3 năm.
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì việc thanh toán điện tử trong kinh doanh trực tuyến là rất quan trọng, nó đem lại nhiều lợi ích để thúc đẩy nền kinh tế phát triển bền vững, tạo sự minh bạch trong các khoản chi tiêu và giao dịch, giúp dòng chảy tiền tệ được lưu thông rõ ràng và trơn tru hơn, song nó cũng đưa đến không ít rủi ro cho cả doanh nghiệp và khách hàng vì thế việc
Khách hàng đặt hàng
Thực hiện
đơn hàng Thanh toán
Dịch vụ bán hàng và xử lý sau bán
thanh toán khi mua hàng trực tuyến trên website của công ty TNHH Media Hoàng Long chỉ dừng lại ở mức giao tay tiền mặt, có nghĩa là nhận sản phẩm rồi mới trả tiền. Điều này sẽ làm hạn chế sự phát triển và ứng dụng khoa học kỹ thuật trong kinh doanh trực tuyến.
Một trong những phương thức mà công ty sử dụng quảng cáo cho website của mình đó là sử dụng công cụ tìm kiếm SEO (SEO, viết tắt của search engine optimization) là một tập hợp các phương pháp nhằm nâng cao thứ hạng của website trong các trang kết quả của công cụ tìm kiếm và có thể được coi là một tiểu lĩnh vực của tiếp thị qua công cụ tìm kiếm.
b. Bán hàng qua mạng xã hội
Mạng xã hội, nhất là Facebook đang rất phát triển tại Việt Nam. Việc quảng cáo và bán hàng thông qua công cụ này tốn kém ít chi phí và đem lại hiệu quả cao cho công ty nhờ có số lượt truy cập lớn. Chính vì hiểu rõ nên việc thành lập một trang Fanpage để thực hiện việc quảng bá hình ảnh của Công ty và giới thiệu sản phẩm đến với khách hàng là rất quan trọng.
Mới đây Công ty đã cho xây dựng trang Fanpage của mình, tuy chưa mang lại hiệu quả trong việc quảng bá và bán hàng nhưng đây là bước đầu trong dự định phát triển bán hàng trực tuyến sau này.
Khi khách hàng like trang Fanpage này thì sẽ nhận được những thông tin về sản phẩm hay các chương trình khuyến mãi, tri ân khách khàng…của Công ty, đồng thời tên của Fanpage cũng là địa chỉ website của công ty giúp mọi người biết đến website của công ty một cách rộng rãi hơn.
Bên cạnh đó trang Fanpage của công ty còn có chức năng thống kê số lượng người truy cập vào và tiếp cận bài viết, điều này sẽ giúp cho công ty dễ dàng biết được tình hình hoạt động của trang fanpage này như thế nào, người truy cập có quan tâm đến sản phẩm hay không.
Trong nỗ lực quảng bá trang web của mình, công ty vẫn chưa khai thác triệt để những biện pháp hiệu quả khác. Chẳng hạn như in tên website trên danh thiếp của giám đốc và phó giám đốc, khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn thì tặng quà lưu niệm có đính kèm logo và tên website của công ty…và còn nhiều hình thức lôi kéo khách hàng khác mà công ty chưa áp dụng.
Đối với hoạt động bán hàng trực tuyến thì việc quảng bá website đóng vai trò then chốt để thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Có thể nói công ty chưa thực sự
đầu tư lớn cho hoạt động marketing trực tuyến để quảng bá trang web. Các hình thức quảng bá còn đơn giản, thiếu sự chuyên nghiệp. Điều này thực sự là một rào cản để phát triển hoạt động bán hàng trực tuyến của công ty.
4.1.3.2. Tiếp nhận đơn hàng
Media Hoàng Long để mở cho khách nhiều các đặt mua hàng như đặt mua trên website Media Hoàng Long bằng các thao tác đơn giản, nhắn tin trên Facebook, email hỗ trợ khách hàng, hay qua điện thoại. Phần đông khách hàng mua hàng trực tuyến vì yêu thích sự tiện lợi, do vậy, trong mọi hoạt động, Media Hoàng Long đều đặt tiêu chí tiện lợi lên hàng đầu, trong đó có cách thức đặt hàng.
Ngoài ra, để khách hàng yên tâm, Media Hoàng Long tổ chức đội ngũ nhân viên xác nhận đơn hàng một cách cẩn thận trước khi triển khai, có tư vấn kỹ càng để khách hiểu về sản phẩm cũng như cách thức bàn giao, thanh toán, các dịch vụ hậu mãi của Công ty.
4.1.3.3. Giao nhận
Tại các chi nhánh Media Hoàng Long có đội ngũ nhân viên kinh doanh chuyên trách việc tiếp nhận yêu cầu khách hàng, gặp khách hàng tư vấn. Sau khi khách hàng đồng ý ký hợp đồng, bên kinh doanh sẽ gửi yêu cầu đến đội thiết kế và đội triển khai website và bàn giao cho khách hàng. Đối với khách hàng muốn đến tận công ty để trao đổi có thể đến địa điểm các chi nhánh của công ty.
4.1.3.4. Thanh toán
Hình thức thanh toán chủ yếu trong hoạt động bán hàng trực tuyến của Media Hoàng Long hiện nay là thanh toán chuyển khoản. Ngoài ra còn có hình thức thanh toán bằng tiền mặt khi khách hàng ở gần các chi nhánh của công ty.
Tiền mặt Chuyển khoản