Bệnh viện đa khoa Vũ Thư đã có một quy trình tuyển dụng ban hành toàn bệnh viện. Quy trình này được thể hiện thông qua sơ đồ 4.1
Sơ đồ 4. Quy trình tuyển dụng
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính
4.1.1.1. Xác lập nhu cầu tuyển dụng
Hàng năm sau khi bán giám đốc đưa ra quyết định về chiến lược phát triển của những năm tới thì bệnh viện sẽ tiến hành kế hoạch hóa nguồn lực cần tuyển dụng, Vào đầu năm các phòng ban sẽ nhận được công văn đề nghị đánh giá nhu cầu tuyển dụng.
Xác lập nhu cầu tuyển dụng
Lên kế hoạch tuyển dụng
Ký hợp đồng lao động Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Tổ chức phỏng vấn thi tuyển
Thử việc
Trưởng các phòng ban sẽ xem xét và đánh giá nhu cầu tuyển dụng ở đơn vị mình. Trong quá trình đó phụ trách đơn vị sẽ phải xem xét khả năng của các nhân viên trong đơn vị mình để đánh giá xem:
− Có cần thêm người không? Cần bao nhiêu và cho vị trí nào? − Yêu cầu về kỹ năng, trình độ…?
Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, trưởng các bộ phận đưa ra các yêu cầu tuyển dụng và trình tổng giám đốc xem xét, phê duyệt, sau khi phê duyệt giám đốc sẽ giao cho phòng tổ chức hành chính chuẩn bị và xác lập nhu cầu tuyển dụng.
Bảng 4.1. Nhu cầu tuyển dụng của bệnh viện đa khoa Vũ Thư giai đoạn 2013 – 2015 STT Chỉ tiêu 2013 (người) 2014 (người) 2015 (người) 14/13 (%) 15/14 (%) 1 Bác sĩ đa khoa 2 2 3 100 150 2 Bác sĩ chuyên ngành (Nội, Ngoại, Sản, Nhi,
Siêu âm, Nội soi, …)
7 4 4 57,14 100,0
3 Y sĩ 3 5 3 166,67 60,0
4 Dược sỹ 2 2 1 100 50,0
5 Y tá 3 5 3 166,67 60,0
6 Điều dưỡng 5 5 4 100,0 80,0
7 Kỹ thuật viên xét nghiệm 1 2 0 200,0 - 8 Kỹ thuật viên X-Quang 1 1 0 100,0 -
9 Bảo vệ 2 2 1 100,0 50,0
10 Nhân viên văn phòng 4 4 5 100,0 125
11 Lái xe 1 2 2 200,0 100,0
12 Hộ lý 5 4 5 80,0 100,0
Tổng 27 36 31 133,33 86,11
Nhận xét:
Qua bảng nhu cầu tuyển dụng của bệnh viện đa khoa Vũ Thư từ năm 2013 – 2015 ra thấy nhu cầu tuyển dụng của bênh viện đa khoa Vũ Thư có sự gia tăng về mặt số lượng cụ thể: năm 2013 Bệnh viện cần tuyển là 37 người, năm 2014 cần tuyển thêm 38 người, năm 2015 cần tuyển thêm 31 người. Nhu cầu tuyển thêm phục vụ cho kế hoạch mở rộng bệnh viện và bù đắp cho những lao động nghỉ hưu, thuyên chuyển công việc và nghỉ việc.
Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn: theo yêu cầu của Giám đốc bệnh viện, Phòng tổ chức nhân sự đề nghị, theo yêu cầu của các trưởng bộ phận sử dụng.
Các bộ phận căn cứ nhu cầu công việc để lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung như sau:
+ Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì?
+ Điều kiện đòi hỏi người dự tuyển phải đáp ứng về: tay nghề, trình độ chuyên môn, kỹ thuật và những điều kiện khá tùy thuộc vào tính chất công việc
+ Số lượng cần tuyển dụng
+ Loại lao động: chính thức hay thời vụ? + Thời gian cần nhân sự?
Sau đó thì chuyển nhu cầu tuyển dụng cho Trường phòng tổ chức nhân sự, người này có trách nhiệm lập sơ bộ kế hoạch tuyển dụng nhân sự, đưa ra ý kiến thảo luận với bộ phận yêu cầu, nếu thấy hợp lý thì trình Giám đốc duyệt.
Việc xác định nhu cầu tuyển nhân sự còn khá sơ sài, tuy đã dựa vào các yêu cầu về khối lượng công việc và nhu cầu sản xuất ở từng bộ phận phòng ban trong bệnh viện song nó không đảm bảo được độ chính xác cao. Do bệnh viện còn thiếu sót trong công tác đánh giá phân tích đánh giá công việc.
Trên thực tế, một số bộ phận đã đề xuất nhu cầu tuyển dụng nhưng nhu cầu này chưa thực sự cần thiết. Các bộ phận này chưa thực sự sử dụng có hiệu quả nguồn lực hiện có, một số cán bộ làm việc với năng suất thấp nhưng bộ phận vẫn yêu cầu tuyển dụng thêm nhân lực. Thành ra mới có nơi thừa, nơi thiếu lao động và điều này không chỉ gây ảnh hưởng đến nhân sự, tạo ra một khoảng cách giữa khâu tuyển dụng và khâu sử dụng nguồn nhân lực được tuyển dụng. Bệnh viện cần có biện pháp để khắc phục tình trạng này.
4.1.1.2. Lên kế hoạch tuyển dụng
Sau khi xác lập nhu cầu tuyển dụng thì bệnh viên sẽ căn cứ vào đó để tiến hành xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng: kế hoạch tuyển dụng được trưởng phòng tổ chức nhân sự lập và gửi giám đốc.
Kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung sau:
− Số lượng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc − Xác định nguồn tuyển dụng và phương pháp tuyển dụng − Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng
− Dự kiến thành phần tham gia phỏng vấn người lao động − Thời gian phỏng vấn
− Chi phí tuyển dụng
Bảng 4.2. Kế hoạch tuyển dụng của Bệnh viện Đa khoa Vũ Thư trong 3 năm 2013 – 2015
STT Chỉ tiêu 2013 2014 2015
1 Nguồn tuyển dụng Bên trong và bên ngoài
Bên trong và bên ngoài
Bên trong và bên ngoài 2 Thời gian tiếp nhận
hồ sơ 26/2/2013 – 31/3/2013 1/8/2014 – 31/9/2014 1/10/2015 – 30/11/2015 3 Thành phần tham gia phỏng vấn Theo quyết định thành lập hội đồng phỏng vấn của Giám đốc Theo quyết định thành lập hội đồng phỏng vấn của Giám đốc Theo quyết định thành lập hội đồng phỏng vấn của Giám đốc 4 Thời gian phỏng vấn 5/4/2013 – 8/4/2013 5/10/2014 – 8/10/2014 5/12/2015 – 8/12/2015 5 Chi phí tuyển dụng 40.000.000VNĐ 45.000.000VNĐ 38.000.000VNĐ Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Nhìn vào bảng 4.3 thì nguồn tuyển dụng của Bệnh viện Đa khoa Vũ Thư là cả từ bên trong và bên ngoài. Hàng năm tùy thuộc vào từng thời điểm có nhu cầu về nguồn nhân lực thì bệnh viện thông báo tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ. Thành phần tham gia phỏng vấn thì tùy thuộc vào từng vị trí tuyển dụng mà
Giám đốc bệnh viện ra quyết định thành lập hội đồng phỏng vấn, thường thì Giám đốc hoặc Phó giám đốc bệnh viện và trưởng phòng Tổ chức nhân sự và trưởng bộ phận chuyên môn có liên quuan. Sau khi kết thúc nhận hồ sơ thì bộ phận nhân sự và hội đồng thẩm định hồ sơ sẽ làm việc với nhau loại bỏ những hồ sơ không hợp lệ, lựa chọn những hồ sơ phù hợp với các vị trí tuyển dụng thông báo trên bảng tin và trang wed của bệnh viện những ứng viên sẽ đến phỏng vấn. Chi phí dành cho mỗi đợt tuyển dụng là khác nhau vì số lượng tuyển dụng là khác nhau.
Phương pháp tuyển dụng đối với nguồn nội bộ tại Bênh viện Đa khoa Vũ Thư
− Tuyển dụng thông qua thông báo tuyển dụng tại Bệnh viện: cán bộ
tuyển dụng sẽ tiến hành đăng tuyển trên các kênh thông tin nội bộ của Bệnh viện như wedside của bệnh viện www.benhvienvuthu.com.vn, các mạng nội bộ Bệnh viện…
Nội dung đăng tuyển gồm có: vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, mô tả ngắn gọn về công việc, yêu cầu cụ thể đối với người xin việc, trách nhiệm, quyền hạn của các ứng viên tuyển dụng, cách thức và thời gian nộp hồ sơ.
Những thông tin đăng tuyển này nhằm thông báo cho cán bộ nhân viên trong bệnh viện biết được các vị trí trống để họ nộp hồ sơ ứng tuyển nếu có nguyện vọng.
− Tuyển dụng thông qua sự giới thiệu, đề bạt của cán bộ công nhân viên
trong Bệnh viện: Phương pháp này thường sử dụng khi tuyển chọn các vị trí quản
lý. Khi có vụ trí quản lý trống thì nhân viên trong bệnh viện có thể sẽ tiến cứ nhân viên nào đso trong bộ phận nộp hồ sơ dự tuyển.
− Tuyển dụng căn cứ vào các thông tin trong hồ sơ cá nhân: Thông thường
khi được tuyển dụng và trở thành nhân viên của bệnh viện thì việc lưu trữ thông tin về hồ sơ cá nhân sẽ được phòng tổ chức nhân sự tiến hàng ngay khi người được tuyển dụng vào làm. Hồ sơ được bệnh viện lưu giữ bao gồm những thông tin về cá nhân, bằng cấp, mức lương, khen thưởng, đào tạo…dựa vào những thông tin này cán bộ nhân sự có thể chọn ra được những người phù hợp ứng tuyển cho các vị trí trống. Tuy nhiên, phương pháp này ít được sử dụng do thông tin được cập nhật một cách thường xuyên và do số lượng hồ sơ thu được chỉ chiếm tỉ lệ rất nhỏ.
Phương pháp tuyển dụng từ nguồn bên ngoài
− Tuyển dụng thông qua sự giới thiệu từ người thân, người quen của cán bộ
công nhân viên trong bệnh viện: Đây là phương pháp mà bệnh viện chú trọng sử
dụng. luôn luôn vận động những gia đình cán bộ công nhân viên của bệnh viên có người thân học tập ngành y dược thì khuyến khích dự tuyển vào Bệnh viện đa khoa Vũ thư, đóng góp và sự nghiệp xây dựng ngành y của huyện.
− Tuyển dụng từ các đơn vị xin việc: Đây là nguồn tuyển dụng phổ biến, nên
bệnh viện cũng khá chú trọng vào nguồn này. Nguồn tuyển dụng này thường là những sinh viên mới ra trường hoặc những nhân viên của các đơn vị khác muốn chuyển đổi môi trường làm việc. Những người này thường có long nhiệt tình, lòng đam mê công việc. Vì vậy mà bệnh viện không bỏ sót những nhân tài như vậy.
− Tuyển dụng sinh viên thực tập: Đây là phương pháp tuyển dụng hiệu quả
mà nhiều bệnh viện làm. Bệnh viện đa khoa Vũ thư trong các năm cũng có nhân các sinh viên năm cuối có nguyện vọng và học tập khá trở lên vào thực tập. Đâu là một bước đào tạo trong quá trình tuyển chọn nhân sự. Thông qua quá trình thực tập của sinh viên, bệnh viện tiến hành xem xét đánh giá và lựa chọn những người có khả năng tiếp tục bồi dưỡng, đào tạo và tuyển vào làm việc.
Bảng 4.3. Cơ cấu lao động được tuyển dụng từ các nguồn của Bệnh viện Đa khoa huyện Vũ Thư giai đoạn 2013 - 2015
TT 2013 (Người) 2014 (Người) 2015 (Người) 14/13 % 15/14 % SL % SL % SL % Tổng số 31 100 33 100 27 100 6,45 81,82 Nguồn bên trong 10 32,26 11 33,33 6 22,22 10 54,54 Nguồn bên ngoài 21 67,74 22 66,67 21 77,78 4,76 54,54 Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính
0 5 10 15 20 25 2013 2914 2015 Nguồn nội bộ Nguồn bên ngoài
Biểu đồ 4.1. Biểu đồ thể hiện kết quả tuyển dụng từ các nguồn của Bệnh viện Đa khoa huyện Vũ Thư giai đoạn 2013 - 2015
Nhận xét
Nhìn vào biểu đồ ta có thể thấy nguồn tuyển dụng của Bệnh viện Đa khoa Vũ Thư bên ngoài là chủ yếu. Hồ sơ thu được từ nguồn tuyển dụng bên ngoài lớn hơn nhiều so với nguồn nội bộ. Nhìn vào năm 2013 tỷ lệ lao động được tuyển từ nguồn bên ngoài chiếm 67,74%. Để sử dụng nguồn nhân lực này thì Bệnh viện sẽ phải tốn nhiều chi phí về tài chính và thời gian hơn so với việc sử dụng nguồn tuyển dụng từ nội bộ. Nguồn tuyển dụng bên trong của bệnh viện rất được chú trọng, bệnh viện luôn ưu tiên đối với nguồn với các vị trí thăng tiến trong bệnh viện hay điều chuyển nhân lực.
Kết quả thu 63 phiếu điều tra cán bộ công nhân viên trong Bệnh viện với nội dung “nhận biết thông tin tuyển dụng của Bệnh viện” như sau:
Biểu đồ 4.2. Biểu đồ nhận biết thông tin tuyển dụng
Nguồn: Số liệu điều tra (tháng 12/2015) Nhận xét:
Kết quả cho thấy 56% cán bộ công nhân viên tuyển vào do được biết qua báo đài, internet; 10% từ trung tâm giới thiệu việc làm giới thiệu, 28% được biết qua bạn bè, người quen trong bệnh viện giới thiệu, 6% từ các nguồn khác.
4.1.1.3. Thông báo tuyển dụng
Trên cơ sở kế hoạch tuyển dụng, phòng nhân sự thực hiện theo các nội dung yêu cầu trong kế hoạch tuyển dụng, bao gồm các công việc như liên hệ nơi đăng thông báo, chuyển thông tin đăng tuyển dụng, thanh toán…
Ngoài hình thức sử dụng các bảng thông báo tuyển dụng ban hành trong nội bộ bệnh viện thì trưởng phòng tổ chức nhân sự thường có chính sách tuyển mộ tại các nguồn có sẵn bên ngoài như liên hệ trực tiếp các trường đào tạo để đăng ký tuyển mộ dựa trên quen biết.
− Trong bản thông báo của bệnh viện có nêu được số lượng lao động cần tuyển, và yêu cầu cần tuyển, song chưa nêu được chính xác vị trí lao động cần tuyển, thông tin về mô tả công việc, chưa nêu rõ ràng mức lương và các đãi ngộ.
− Đối với các phương pháp tuyển mộ mà bệnh viện đang áp dụng cũng dẫn đến tình trạng mất cơ hội tìm kiếm được nhân tài giỏi về dự tuyển và tính công bằng trong việc phân loại hồ sơ không cao vì đối với hồ sơ là người quen của cán bộ công nhân viên sẽ được bệnh viện ưu tiên hơn mà chưa chắc năng lực của những người đó đã tốt bằng những ứng cử viên bên ngoài.
Kết quả thu thập được từ 63 phiếu điều tra hợp lệ đối với cán bộ công nhân viên về nội dung “Hình thức và nội dung của thông báo tuyển dụng”
Biểu đồ 4.3. Biểu đồ đánh giá thông báo tuyển dụng
Nguồn: Số liệu điều tra (tháng 12/2015) Nhận xét:
Ta thấy 80% nhân viên nhận xét hình thức và nội dung của thông báo tuyển dụng là rõ ràng, 12% nhận xét là bình thường, 4% là hoàn toàn rõ ràng và 4% không có ý kiến gì. Chứng tỏ bộ phận tuyển dụng của bệnh viện hoạt động hiệu quả. Một bảng thông báo tuyển dụng rõ ràng, đầy đủ thông tin sẽ dễ dàng thu hút ứng viên tham gia ứng cử.
4.1.1.4 Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Trưởng phòng tổ chức nhân sự và trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sẽ có nhiệm vụ tiến hành và xử lý hồ sơ của các ứng viên, so sánh với các yêu cầu của các bộ phận, nếu chưa đủ đề nghị bổ sung hoặc loại bỏ.
Theo quy định của bệnh viện thì hồ sơ bao gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng chỉ đào tạo, giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe
Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phòng tổ chức nhân sự sẽ lên kế hoạch cụ thể về thời gian, địa điểm phỏng vấn hay thi tuyển ứng viên.
Trong giai đoạn này bệnh viện chưa chú trọng đến việc xác lập rõ tỷ lệ tuyển chọn, điều này sẽ gây khó khăn trong công tác phân loại các ứng cử viên. Và gây ra khó khăn cho người phân loại.
Thêm vào đó ở vòng này nên để có một bộ phận riêng để phân loại các hồ sơ vì ở khâu này chưa thực sự nhất thiết phải có sự tham gia của cả trưởng phòng lẫn trưởng bộ phận. Việc phân loại này có thể ủy quyền cho một cán bộ có kinh nghiệm trong vấn đề này phân loại dựa vào các tiêu chí nào mà bệnh viện đã đưa ra.
Tỷ lệ sang lọc các ưng viên của Bệnh viện Đa khoa Vũ Thư được tính theo công thức:
Tỷ lệ sàng lọc = số hồ sơ được chọn/Tổng số hồ sơ dự tuyển
Bảng 4.4. Tỷ lệ sàng lọc ứng viên giai đoạn 2013 – 2015
Năm Đvt 2013 2014 2015
Tổng số hồ sơ dự tuyển Người 115 104 137
Số hồ sơ được chọn Người 40 42 37
Tỷ lệ sang lọc % 34,5 40,4 27%
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính Tỷ lệ sàng lọc của những ứng cử viên đủ điều kiện so với tổng số ứng cử viên nộp đơn xin việc trong mỗi đợt tuyển dụng của Bệnh viện tính trung bình là khoảng 33,9%. Căn cứ vào thông tin này chúng ta có thể ước lượng được những kết quả đạt được và các chi phí của bệnh viên là tương đối hiệu quả.