3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
2.1.2 Cơ cấu tổ chức
2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức
(Nguồn: Khách sạn Liberty)
2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc khách sạn:
Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của Khách sạn theo quy chế của doanh nghiệp nhà Nước, là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm chung với mọi hoạt động kinh doanh của Khách sạn trước pháp luật.
Phó giám đốc:
Có trách nhiệm giúp Giám đốc quản lý, điều hành, tổ chức các hoạt động thuộc phạm vi mình phụ trách, chịu trách nhiệm trước Giám đốc khách sạn về các công việc được phân công phụ trách và khi được Uỷ quyền thay Giám đốc giải quyết công việc của Khách sạn.
Ban giám đốc khách sạn gồm 3 người, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban chức năng và các khối bộ phận trong khách sạn, nhìn chung Ban giám đốc đã thực hiện tốt chức năng của mình, đưa khách sạn ngày càng phát triển.
Trợ lý, thư ký:
Trông coi và giải quyết những vướng mắc nhỏ, sắp xếp các công việc phù hợp với tiến trình hoạt động của công ty và báo cáo thường xuyên cho cấp trên.
Phòng kế toán:
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, tổ chức hạch toán kinh doanh trong toàn khách sạn, phù hợp với chế độ chính sách của Nhà nước. Đảm bảo duy trì phát triển nguồn vốn có hiệu quả.
Nhiệm vụ:
- Thực hiện công tác quản lý tài chính của Khách sạn, tổ chức mô hình hạch toán, thực hiện toàn bộ công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế toán thống kê, thông tin kinh tế hạch toán ở từng bộ phận trong Khách sạn.
- Xây dựng các định mức chi phí phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của KS.
- Tham mưu và tham gia việc điều hành sử dụng vốn trong sản xuất kinh doanh.
- Thực hiện chế độ báo cáo theo định kỳ nghĩa vụ tài chính của KS đối với công ty, phân tích tình hình tài chính của KS, đề xuất các biện pháp nhằm thúc đẩy và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Xây dựng quy trình và kiểm tra việc thực hiện luân chuyển, chứng từ trong Khách sạn.
- Đảm bảo việc thanh toán kịp thời, chính xác.
Phòng nhân sự:
Thực hiện nhiệm vụ về công tác tổ chức cán bộ, ban hành các thể chế quản lý; điều hành quy chế làm việc, kỷ luật. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý lực lượng lao động trong khách sạn, tuyển dụng lao động khi các bộ phận trong khách sạn có nhu cầu bổ sung thêm nguồn nhân lực.
Bộ phận lễ tân:
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác tiếp đón.
- Tổ chức tiếp đón và tiễn khách, nắm vững nhu cầu, đối tượng, số lượng khách, có biện pháp sử dụng tối đa công suất buồng giường và các dịch vụ khác.
- Tổng hợp mọi thông tin, ý kiến khách hàng…
- Đảm bảo phối hợp kịp thời với các bộ phận có liên quan để khi khách trả phòng không bị phiền hà.
Tổ chức phục vụ khách đến ăn uống trong nhà hàng, phòng tiệc, hội nghị và phục vụ bên ngoài cho khách khi có yêu cầu. Tổ chức sắp xếp bàn ghế và phối hợp với phòng kỹ thuật để chuẩn bị cho các hội trường hoặc phòng họp theo hợp đồng đã ký kết.
Bộ phận buồng phòng
Chức năng: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công việc tại khu vực buồng liên quan đến vệ sinh, phục vụ buồng….
Nhiệm vụ:
- Tổ chức quản lý vận hành, bảo vệ tốt toàn bộ hệ thống trang thiết bị nội thất, tài sản có trong buồng ngủ, khu vực buồng an toàn tiết kiệm.
- Làm vệ sinh kịp thời, đúng quy trình kỹ thuật để sẵn sàng đón khách mới cũng như khách lưu trú.
- Tổ chức đón tiếp, hướng dẫn cách sử dụng các trang thiết bị, đồ dùng và các dịch vụ phòng khi khách đến khách sạn.
Bộ phận kỹ thuật
Theo dõi, bảo trì thường xuyên các trang thiết bị và sửa chữa các công cụ khi các bộ phận khác có yêu cầu. Thực hiện các khâu trang trí sân khấu, âm thanh cho hội trường để phục vụ cho các hội nghị, hội thảo do khách hàng hợp đồng.
Bộ phận bếp
Chịu trách nhiệm chế biến các món ăn theo thực đơn do khách yêu cầu hoặc theo thực đơn của nhà hàng đưa xuống, thực hiện các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm.
Bộ phận bảo vệ
Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh trật tự trong khách sạn cũng như bảo vệ tính mạng, tài sản của khách hàng và nhân viên.
Bộ phận tổ chức sự kiện
Chịu trách nhiệm tổ chức các chương trình sự kiện chính trong năm, lập kế hoạch tổ chức sự kiện nhằm quảng bá hình ảnh của khách sạn, thu hút khách đến với khách sạn nhiều hơn.
Thực hiện phụ trách mảng công tác của phòng kinh doanh, tiếp thị, nghiên cứu thị trường và các đối thủ cạnh tranh; làm công tác thống kê, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh.
2.2.1.3 Tình hình nhân sự tại Khách sạn Bảng 2.1: Tình hình nhân sự tại Khách sạn
Tiêu chí phân loại Số lượng (người) % so với tổng số (%) Theo trình độ lao động Đại học Cao đẳng Trung cấp Lao động phổ thông 54 21 13 15 4 100,00 38,88 24,07 27,77 7,40 Theo giới tính Nam Nữ 54 32 22 100,00 59,25 40,74
Theo thâm niên
Từ 10-20 năm Từ 5-10 năm Dưới 5 năm 54 2 14 38 100,00 3,70 25,92 70,37 Theo chức năng
* Trực tiếp kinh doanh dịch vụ
Bộ phận tiền sảnh Bộ phận ẩm thực Bộ phận buồng phòng
* Gián tiếp kinh doanh dịch vụ Bộ phận nhân sự Bộ phận kỹ thuật Bộ phận bảo vệ Bộ phận kinh doanh và tiếp thị 54 29 6 8 15 25 5 4 7 4 100,00 53,70 11,11 14,81 27,77 46,29 9,25 7,40 12,96 7,40 (nguồn: Phòng Nhân sự)
Nhận xét:
Đội ngũ lao động trong khách sạn có trình độ học vấn tay nghề cao: Số lượng nhân viên tốt nghiệp đại học chiếm 38% lao động trong khách sạn. Số lượng nhân viên tốt nghiệp cao đẳng là 24%, trung cấp chiếm 27%, còn lại 11% là lao động phổ thông. Trình độ đại học khá cao nên có tác động không nhỏ đến hoạt động kinh doanh khách sạn.
Số lượng lao động trong khách sạn khá hợp lý, không có sự chênh lệch quá rõ rệt giữa tỷ lệ nam và nữ.
Độ tuổi trung bình của nhân viên khách sạn là phù hợp với tính chất công việc của từng phòng ban.
Bên cạnh đó có những thuận lợi là sau nhiều năm hoạt động, khách sạn đã có một đội ngũ nhân viên lành nghề, giàu kinh nghiệm và tận tâm với công việc. Với đội ngũ nhân viên có trình độ cao, đây cũng là một ưu điểm để thu hút khách đến với khách sạn.