7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của KBNN Buôn Ma Thuột
ơ ồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của KBNN Buôn Ma Thuột
KBNN Buôn Ma Thuột là Kho bạc cấp thành phố trực thuộc tỉnh. Bộ máy hoạt động của KBNN Buôn Ma Thuột gồm có: 01 iám đốc, 02 Phó iám đốc và hai tổ nghiệp vụ: Tổ Tổng hợp – Hành chính, Tổ Kế toán nhà nƣớc.
Về nhiệm vụ kiểm soát chi: Tổ Tổng hợp – Hành chính thực hiện kiểm soát chi vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ và xây dựng thuộc nguồn vốn NSNN, vốn chƣơng trình mục tiêu và các nguồn vốn khác đƣợc giao quản lý theo sự phân công của KBNN Đắk ăk. Tổ Kế toán
Ban Giám đốc
Tổ Kế toán Tổ Tổng
hợp Hành chính
nhà nƣớc thực hiện kiểm soát các khoản chi thƣờng xuyên của NSNN theo quy định, kiểm soát thanh toán vốn sự nghiệp không có tính chất đầu tƣ.
2.2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN NSNN QUA KBNN BUÔN MA THUỘT
2.2.1. Đặc điểm các đơn vị sử dụng NSNN phải qua KSCTX tại KBNN Buôn Ma Thuột KBNN Buôn Ma Thuột
Vào cuối năm 2016, có 210 ĐVSDNS chịu sự kiểm tra, kiểm sóat qua KBNN Buôn Ma Thuột. Đặc điểm cơ bản của các đơn vị này đƣợc thể hiện nhƣ sau:
- Phân loại theo cấp ngân sách
Căn cứ các quy định của Luật thì NSNN chia ra 2 cấp là: NSTW và ngân sách địa phƣơng. Trong ngân sách địa phƣơng có ngân sách tỉnh, ngân sách huyện và ngân sách xã, phƣờng, thị trấn. Tại KBNN Buôn Ma Thuột các ĐVSDNS đƣợc phân cụ thể nhƣ sau:
+ Ngân sách Trung ƣơng: 05 đơn vị. + Ngân sách địa phƣơng: 205 đơn vị. Trong đó gồm: Ngân sách tỉnh: 08 đơn vị. Ngân sách huyện: 176 đơn vị. Ngân sách xã, phƣờng: 21 đơn vị.
- Phân loại tính chất nguồn kinh phí
Theo tính chất nguồn kinh phí đƣợc phân ra hai loại: kinh phí thƣờng xuyên không khoán (kinh phí không tự chủ) và kinh phí thƣờng xuyên khoán (kinh phí tự chủ). Trong kinh phí khoán đƣợc phân ra làm ba loại: Kinh phí khoán theo Nghị định 130/2005/NĐ-CP; kinh phí khoán theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP; kinh phí khoán một số đơn vị đặc thù. Vì vậy, các ĐVSDNS cũng đƣợc phân chia tƣơng ứng với nguồn kinh phí nhƣ sau:
+ Đơn vị khoán theo Nghị định 130: 30 đơn vị + Đơn vị khoán theo Nghị định 43: 154 đơn vị + Đơn vị mở Tài khoản tiền gởi : 05 đơn vị
2.2.2. Quy trình kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN qua KBNN Buôn Ma Thuột Buôn Ma Thuột
KBNN Buôn Ma Thuột thực hiện công khai các thủ tục, hồ sơ, quy trình KSC NSNN đối với từng loại nghiệp vụ chi, đảm bảo thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng chế độ, quy trình nghiệp vụ; giải quyết nhanh chóng, thuận tiện cho đơn vị khi đến giao dịch. Quy định cụ thể việc nhận và trả kết quả sau kiểm soát theo quy trình “một cửa” tại Kho bạc Buôn Ma Thuột .
a. Qui trình C thường xuyên NSNN theo hình thức rút dự toán
Bƣớc 1 Chuyển trả (nếu có) Bƣớc 2 Bƣớc 4 Bƣớc 3 Bƣớc 5 Chuyển trả
Bƣớc 6 Trao đổi (nếu có) Đơn vị SDNS
Kế toán viên iám đốc
Kế toán trƣởng
Kế toán bảo quản lƣu trữ
ơ ồ 2.2. Qui trình nghiệp vụ KSC thường xuyên NSNN theo hình thức rút dự toán
Bƣớc 1 - Các đơn vị mở tài khoản tại KBNN Buôn Ma Thuột khi có nhu cầu thanh toán (hoặc tạm ứng), đơn vị gửi hồ sơ thanh toán (hoặc tạm
ứng) cho kế toán viên trực tiếp quản lý theo phân công công việc.
KTV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ chứng từ, đối chiếu với dự toán ngân sách nhà nƣớc đƣợc duyệt, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, KTV thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ, nhập chứng từ vào chƣơng trình TABM S và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho KTT (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) theo quy định.
Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi ngân sách nhà nƣớc theo quy định (sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, không đúng đối tƣợng, mục đích theo dự toán đƣợc duyệt; hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung…), KTV lập thông báo từ chối thanh toán trình ãnh đạo ký gửi cho đơn vị sử dụng ngân sách (Mẫu thông báo từ chối thanh toán theo phụ lục số 02 Thông tƣ 161/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính).
Bƣớc 2 - KTV trình KTT (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) hồ sơ, chứng từ đƣợc kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán kinh phí NSNN;
KTT (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký (trên máy, trên giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từ đã phê duyệt cho Kế toán viên để trình iám đốc.
Trƣờng hợp Hồ sơ, chứng từ của đơn vị chƣa hợp lệ hoặc định khoản, phân hệ hạch toán chƣa đúng Kế toán trƣởng chuyển trả lại hồ sơ, chứng từ của đơn vị cho Kế toán viên và từ chối phê duyệt.
Bƣớc 3 - KTV phụ trách đơn vị
Đối với các chứng từ kế toán theo quy định phải có chữ ký của Giám đốc: sau khi KTT ký kiểm soát trên chứng từ giấy và ký trên hệ thống, KTV trình iám đốc (hoặc ngƣời ủy quyền ký duyệt).
Bƣớc 4 - iám Đốc KBNN
iám đốc (hoặc ngƣời ủy quyền) kiểm soát các yếu tố pháp lý của hồ sơ chứng từ, nếu đủ điều kiện và chứng từ đã có đủ chữ ký của KTV, KTT, iám đốc thực hiện:
Ký vào các liên chứng từ theo quy định.
Trƣờng hợp phát hiện các yếu tố không phù hợp: iám đốc yêu cầu KTV, KTT giải thích hoặc cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan để chứng minh tính đúng đắn của hồ sơ, chứng từ thanh toán.
Bƣớc 5 - KTV phụ trách đơn vị Đóng dấu và luân chuyển chứng từ
Đối với chứng từ hạch toán trên phân hệ quản lý chi, sau khi áp thanh
toán trên phân hệ quản lý chi:
Chuyển những chứng từ lĩnh tiền mặt cho Thủ quỹ theo đƣờng nội bộ. Chuyển chứng từ thanh toán qua ngân hàng sang Chƣơng trình Thanh toán song phƣơng điện tử (TTSPĐT) để truyền chứng từ cho ngân hàng nhận.
Đối với chứng từ hạch toán trên phân hệ sổ cái:
Chứng từ chuyển tiền trong nội bộ 01 đơn vị KBNN: KTV xếp vào tập riêng để xử lý cuối ngày.
Chuyển chứng từ thanh toán cho KTV làm thanh toán Liên kho bạc. Bƣớc 6 - KTV bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán
- Kế toán viên tiến hành trả hồ sơ, chứng từ cho khách hàng và lƣu hồ sơ, chứng từ theo quy định.
Bƣớc 1 Chuyển trả (nếu có) Bƣớc 2 Bƣớc 4 Bƣớc 3 Bƣớc 5
Bƣớc 6 Trao đổi (nếu có) Cơ quan tài chính
Kế toán viên iám đốc
Kế toán trƣởng
Kế toán bảo quản lƣu trữ
ơ ồ 2.3. Quy trình nghiệp vụ KSC thường xuyên NSNN theo hình thức lệnh chi tiền
Cơ quan tài chính chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất và kiểm soát hồ sơ chứng từ của từng khoản chi, bảo đảm các điều kiện thanh toán chi trả ngân sách theo quy định tại Điều 3 Thông tƣ 161/2012/TT- BTC; ra lệnh chi tiền gửi Kho bạc Nhà nƣớc để chi trả cho đơn vị sử dụng ngân sách. Kho bạc Nhà nƣớc thực hiện xuất quỹ ngân sách và chi trả cho đơn vị sử dụng ngân sách theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
Đối với Lệnh chi tiền do cơ quan tài chính nhập vào hệ thống, KBNN chỉ kiểm tra việc nhập Lệnh chi tiền (LCT) theo đúng phân hệ quy định, nếu phù hợp thực hiện phê duyệt LCT trên hệ thống.
Đối với Lệnh chi tiền do Kho bạc nhập vào hệ thống thì căn cứ ệnh chi tiền (bản giấy) của cơ quan tài chính, KTV kiểm soát tính hợp lệ, hợp
ệnh chi tiền. KTV kiểm tra số dƣ dự toán bằng ệnh chi tiền (đối với khoản chi NSNN bằng ệnh chi tiền có dự toán), nếu đủ thì thực hiện thanh toán. Các bƣớc còn lại của quy trình thực hiện nhƣ sơ đồ và tƣơng tự nhƣ quy trình kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN theo hình thức rút dự toán.
Nhận xét:
Việc thực hiện kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN đƣợc thực hiện theo một quy trình cụ thể, rõ ràng, đƣợc niêm yết công khai đem lại hiệu quả tốt hơn cho công tác thanh toán qua Kho bạc nhà nƣớc Buôn Ma Thuột. Làm việc theo quy trình hƣớng tới đơn giản hóa tối đa, công khai, minh bạch các thủ tục hành chính. Các sai sót trong quá trình tác nghiệp dễ phát hiện và dễ quy trách nhiệm đến cá nhân thực hiện kiểm soát. Thực hiện đúng quy trình kiểm soát chi làm giảm thiểu rủi ro của công tác kiểm soát chi NSNN. Đơn vị SDNS giao nhận hồ sơ với KBNN đƣợc thực hiện trực tiếp qua cán bộ kiểm soát chi, không phải qua cán bộ trung gian “1 cửa”. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ cũng chính là cán bộ KSC nên giảm bớt thời gian cho khách hàng, đồng thời cán bộ KSC tiếp xúc đơn vị và hƣớng dẫn chi tiết cụ thể hơn trong việc bổ sung, chỉnh sửa hay từ chối thanh toán. Thông qua phiếu giao nhận hồ sơ giữa cán bộ KSC với khách hàng là căn cứ ràng buộc đơn vị cũng nhƣ KBNN thực hiện đúng nhƣ cam kết. Từ đó, tăng thêm tính chủ động, tinh thần trách nhiệm trong quá trình giải quyết công việc của từng cán bộ, xóa bỏ sự hoài nghi của khách hàng về việc cán bộ KSC KBNN lợi dụng trách nhiệm quyền hạn để gây phiền hà cho đơn vị.
Tuy nhiên, việc thực hiện quy trình giao dịch “một cửa” vẫn còn một số hạn chế:
+ Cán bộ KSC vừa tiếp nhận hồ sơ, chứng từ vừa xử lý hồ sơ, chứng từ. Việc thực hiện quy trình “một cửa” này trái với quy định, hƣớng dẫn của Chính phủ. Việc này dễ dẫn đến tình trạng cán bộ KSC có điều kiện nhũng
nhiễu, phát sinh tiêu cực trong quá trình KSC thƣờng xuyên NSNN.
+ Cán bộ KSC phải thực hiện lập phiếu giao nhận hồ sơ chứng từ bằng thủ công, công việc này chiếm khá nhiều thời gian làm tăng khối lƣợng công việc cho cán bộ KSC.
+ Cán bộ KSC xác định ngày hẹn để ĐVSDNS đến nhận kết quả KSC hồ sơ chứng từ nhƣng kết quả cuối cùng phụ thuộc vào phê duyệt của kế toán trƣởng, giám đốc. Trong thực tế phát sinh nhiều trƣờng hợp hồ sơ đã đƣợc cán bộ KSC kiểm soát nhƣng khi trình kế toán trƣởng, giám đốc thì phải bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ. úc này cán bộ KSC không phải trả kết quả mà trả hồ sơ để tiếp tục bổ sung và khách hàng phải thực hiện lại các công việc nhƣ quy trình đầu tiên.
2.2.3. Nội dung công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN qua KBNN Buôn Ma Thuột KBNN Buôn Ma Thuột
a. Ki m soát trước khi cấp phát, thanh toán chi NSNN:
- Kiểm tra việc Mở tài khoản dự toán, tài khoản tiền gởi: Khi lần đầu
đến giao dịch hoặc có thay đổi về mẫu dấu, chữ ký ĐVSDNS phải đến KBNN mở tài khoản hoặc đăng ký lại. Tùy vào tính chất và loại hình hoạt động của các đơn vị mà cán bộ KSC hƣớng dẫn các đơn vị mở tài khoản thích hợp.
Kiểm soát việc mở tài khoản, đăng ký lại mẫu dấu, chữ ký rất quan trọng là cơ sở để kiểm soát hồ sơ của ĐVSDNS khi thực hiện giao dịch đảm bảo an toàn trong thanh toán, tránh gây mất mát, thất thoát tài sản nhà nƣớc.
- Kiểm tra hồ sơ gửi lần đầu cho KBNN Buôn Ma Thuột: Ngay từ đầu
năm ĐVSDNS gửi đến KBNN Buôn Ma Thuột những hồ sơ, chứng từ để thực hiện kiểm soát chi cho một năm ngân sách bao gồm: Dự toán năm đƣợc cấp có thẩm quyền giao; Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ (đối với khoản chi có giá trị hợp đồng từ hai mƣơi triệu đồng trở lên); Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quyết định giao quyền tự
chủ của cấp có thẩm quyền cho đơn vị.
Đây là những hồ sơ đƣợc lƣu từ đầu năm tại kho bạc, là căn cứ để thực hiện kiểm soát chi các hồ sơ thanh toán cụ thể trong năm. Việc kiểm soát chặt chẽ những hồ sơ, chứng từ giao đầu năm cán bộ kiểm soát chi sẽ nắm bắt những vấn đề chung nhất, là cơ sở pháp lý đầu tiên để kiểm soát thanh toán, tạo điều kiện để nhanh chóng giải quyết khi ĐVSDNS gửi hồ sơ đến Kho bạc.
b. Ki m soát trong quá trình cấp phát, thanh toán, chi trả các khoản chi thường xuyên NSNN
Cán bộ KSC KBNN Buôn Ma Thuột sau khi nhận đƣợc hồ sơ ĐVSDNS gởi đến thì thực hiện kiểm soát sơ bộ các nội dung nhƣ: Chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng mẫu, đủ về số lƣợng, tính hợp lý, hợp lệ, số dƣ tài khoản, khoản chi có trong dự toán không, chữ ký, mẫu dấu của chủ tài khoản, kế toán trƣởng trên tất cả các giấy rút dự toán so với đăng ký đƣợc lƣu tại KBNN Buôn Ma Thuột, kiểm soát số tiền bằng chữ và số tiền bằng số; kiểm tra mã đơn vị quan hệ ngân sách, mục lục NSNN, số tài khoản chi dự toán của đơn vị, tài khoản đối tƣợng đƣợc hƣởng, ngân hàng đối tƣợng hƣởng...và các điều kiện cần thiết để thanh toán theo từng nội dung chi cho ĐVSDNS. Nếu chƣa đủ điều kiện thì hƣớng dẫn đơn vị bổ sung, lập phiếu giao nhận trong đó cụ thể thời gian trả lại hồ sơ cho khách hàng.
- Đối với hồ sơ tạm ứng
Đây là phƣơng thức chi trả ngân sách trong trƣờng hợp chƣa có đủ điều kiện chi trực tiếp hoặc tạm ứng để chi theo tiến độ thực hiện hợp đồng.
+ Các khoản đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt gồm các khoản chi thanh toán cá nhân cho các đối tƣợng không thuộc diện bắt buộc phải thanh toán bằng chuyển khoản, chi giải phóng mặt bằng trực tiếp cho dân, chi mua lƣơng thực dự trữ, các khoản chi của đơn vị giao dịch có giá trị nhỏ không vƣợt quá 5 triệu đồng đối với một khoản chi; các khoản chi cho các đoàn công tác…
+ Các khoản đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản gồm các khoản tạm ứng để chi mua hàng hóa, dịch vụ, sửa chữa, các khoản chi cho cá nhân thuộc diện bắt buột phải chuyển khoản…Đối với những khoản chi không có hợp đồng và đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng dƣới 20 triệu đồng, đơn vị ghi rõ nội dung trên giấy rút dự toán (tạm ứng), hoặc trên bảng kê chứng từ thanh toán. Những khoản chi có giá trị hợp đồng trên 20 triệu đồng gửi quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn thầu, hợp đồng…
- Đối với hồ sơ thanh toán tạm ứng
Thanh toán tạm ứng là việc chuyển từ tạm ứng sang thanh toán khi công việc đã hoàn thành và có đầy đủ điều kiện thanh toán. úc này, ĐVSDNS gửi KBNN Buôn Ma Thuột Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng và kèm theo các tài liệu, chứng từ từng tuỳ nội dung chi nhƣ nhƣ trƣờng hợp thanh toán trực tiếp.
- Đối với hồ sơ thanh toán trực tiếp
Thanh toán trực tiếp là phƣơng thức chi trả ngân sách khi các khoản chi có đầy đủ điều kiện chi NSNN theo quy định
KBNN Buôn Ma Thuột thực hiện KSC theo Thông tƣ 161/2012/TT- BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính và Thông tƣ số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tƣ số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN. Khi đơn vị gởi hồ sơ thanh toán đến KBNN Buôn Ma thuột thì cán bộ KSC phải kiểm soát, phân loại các hồ sơ theo quy định đối với từng khoản chi của các ĐVSDNS đến giao dịch.
+ Đối với khoản chi thanh toán cá nhân