7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2. Phân cấp quản lý tài chính tại Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số
số FPT
Theo quy chế quản lý tài chính của Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số
FPT ban hành kèm theo quyết định số 14/QĐ-HĐQT ngày 04/04/2012 của HĐQT Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT.Tại chương VII điều 38,39 qui
định phân cấp quản lý như sau:
Trách nhiệm của Tổng Giám đốc
Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty, có quyền
điều hành cao nhất trong Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT, trước pháp luật trong việc điều hành hoạt động, quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn và các khoản thu chi của Công ty.
Tổ chức thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổđông, HĐQT, Chủ
tịch HĐQT. Xây dựng các quy trình, thủ tục, định mức chi phí của Công ty theo quy định của pháp luật, phù hợp với Điều lệ Công ty, các quyết định cụ
thể của HĐQT.
Xây dựng và trình HĐQT duyệt kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm. Trên cơ sở kế hoạch được duyệt, chủ động giao kế hoạch cho các Chi nhánh và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh.
Trách nhiệm của Phó Tổng Giám đốc
Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, HĐQT và trước pháp luật về việc
điều hành một số lĩnh vực do Tổng Giám đốc phân công trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Thực hiện các trách nhiệm khác theo quy định của Công ty.
Cụ thể :
Phó Tổng Giám đốc phụ trách kinh doanh : Điều hành các hoạt động liên quan đến mảng kinh doanh, định hướng và thực hiện kế hoạch kinh doanh dài hạn cho Công ty. Kinh doanh những mặt hàng công nghệ nào,hình thức bán hàng, hình thức sắp xếp các mặt hàng đó, dịch vụ chăm sóc khách
30
hàng, hậu mãi, định giá bán sản phẩm, mở các Shop bán hàng…
Phó Tổng Giám Đốc Điều hành: Điều hành các hoạt động ở các phòng ban chuyên ngành, đưa ra các thủ tục hành chính cần thiết, chính sách tuyển dụng nhân sự, chế độ chăm sóc khách hàng…
Trách nhiệm của Giám đốc Chi nhánh
Giám đốc Chi nhánh là người có quyền điều hành cao nhất tại Chi nhánh, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ do Tổng Giám đốc giao cho và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và pháp luật trong việc điều hành hoạt
động, quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn và các khoản thu chi tại đơn vị như :
Điều hành mọi hoạt động của các Shop trong Chi nhánh mình phụ trách Xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, ngắn hạn cho từng Shop trong phạm vi Chi nhánh của mình phụ trách.
Đảm bảo lợi nhuận Chi nhánh theo đúng cam kết với Công ty.
Triển khai các chương trình khuyến mãi, chương trình bán hàng để tăng doanh thu
Có thể mua sắm một số tài sản với trị giá < 100 triệu để phục vụ kinh doanh trong Chi nhánh
Được kiểm soát Chi phí phát sinh tại các Chi nhánh mình phụ trách nếu chi phí đó không lớn hơn 100 triệu.
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh được giao, quyết định các khoản thu, chi tại đơn vị theo quy định của Công ty và pháp luật có liên quan;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính - kế toán theo quy định của Luật kế toán và quy định của Công ty. Chịu trách nhiệm về chế độ báo cáo kế
toán, thống kê, tài chính, nội dung báo cáo tài chính và các thông tin tài chính công khai tại đơn vị. Chịu trách nhiệm lãi/lỗ của Chi nhánh với Phó Tổng Giám Đốc phụ trách kinh doanh.
31
quy định của pháp luật, được mở tài khoản tại ngân hàng và các tổ chức tín dụng theo sự phân cấp của Công ty và phù hợp với luật pháp.
- Các Chi nhánh sẽ được Công ty định mức vốn để hoạt động, do nhu cầu vốn kinh doanh vượt định mức sẽ được xét cấp thêm hoặc có thể thu hồi về. Giám đốc các Chi nhánh là người trực tiếp quản lý sử dụng tiền vốn và các khoản nợ khác, chịu trách nhiệm vật chất trước Tổng Giám đốc và pháp luật về quản lý, sử dụng và bảo toàn phát triển vốn.
Trách nhiệm của quản lý Shop trực thuộc các Chi nhánh
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh, và trước pháp luật về việc
điều hành một số lĩnh vực do Giám đốc Chi nhánh phân công trong hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Cụ thể như :
- Điều hành mọi hoạt động hàng ngày của Shop
- Kiểm tra đôn đốc hoạt động bán hàng của các nhân viên trong ca quản lý của mình.
- Đôn đốc nhân viên bán hàng bán các mặt hàng qui định như hàng over, phụ kiện
- Triển khai hình ảnh, chương trình khuyến mãi do phòng Marketing đưa ra - Được quyền giảm giá tối đa 3% cho các khách hàng khó tính.
Trung tâm phát triển kinh doanh: Xây dựng và triển khai chương trình khuyến mãi. Truyền thông, thương hiệu, thiết kế, thương mại điện tử, nghiên cứu phát triển
Ban nhân sự: Hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng, phát triển tổ
chức, lương thưởng phúc lợi và quan hệ lao động.
Ban tài chính: Xây dựng và quản lý hệ thống kế toán tài chính. Nghiệp vụ tài chính, kiểm soát nội bộ, nghiệp vụ kế toán kho bãi, giao nhận.
Trung tâm đào tạo và phát triển: Đào tạo và phát triển nghề nghiệp cho nhân viên
32
Phòng hệ thống: Quản lý chất lượng, công nghệ thông tin, phần mềm
ứng dụng
Trung tâm chăm sóc khách hàng: Quản lý tổng đài, hỗ trợ bảo hành, cải thiện hình ảnh cửa hàng
Qua sơ đồ bộ máy quản lý ở trên và nội qui phân cấp quản lý thì tại Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT được chia thành ba cấp quản lý cơ
bản như sau
Cấp cao nhất: Bao gồm Ban Giám Đốc và các phòng ban ở công ty có chức năng tham mưu cho Ban Giám Đốc Công ty trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt động của Công ty.
Cấp thứ hai: Bao gồm các chi nhánh ở các khu vực, Miền Bắc, Miền Nam, Miền Trung và Tây Nguyên.Các chi nhánh này thuộc quyền quản lý của Công ty. Tại các Chi nhánh này cũng được tổ chức các phòng ban để giúp Giám đốc các Chi nhánh thực hiện các chiến lược mà Công ty giao cho.
Cấp thứ ba: Bao gồm các shop ở các tỉnh trực thuộc các chi nhánh thuộc quyền quản lý của Giám đốc Chi Nhánh, thực hiện các chiến lược kinh doanh do Giám đốc Chi nhánh yêu cầu.
Quyền hạn và trách nhiệm của các cấp trong công ty được thể hiện trong bảng tóm tắt sau
Cấp
quản lý Nhiệm vụ Quyền hạn Báo cáo ở các cấp
Cấp quản lý cao nhất - Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc tập đoàn FPT về hiệu quả sử dụng, bảo toàn và phát triển nguồn vốn đã được giao.Gia tăng số lượng khách hàng - Có quyền điều động tài sản, tuyển nhân viên trong nội bộ công ty
- Được tập đoàn ủy quyền duyệt chi các khoản đầu tư
- Kế toán trưởng báo cáo lên HĐQT tình hình sử dụng vốn, tài sản, lợi nhuận của toàn Công ty thông qua Tổng Giám đốc Công ty.
33
Cấp
quản lý Nhiệm vụ Quyền hạn Báo cáo ở các cấp
- Lập và trình kế
hoạch kinh doanh hàng năm. Định hướng phát triển trong ngắn hạn và dài hạn. Bảo vệ được quan điểm về các chỉ tiêu và hướng phát triển đó trước tập đoàn. - Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT như vấn đề về: Khách hàng, tiền lương,nhân sự, các khoản đầu tư. - Nộp ngân sách Nhà nước các khoản thuế
phát sinh tại văn phòng Công ty như: Thuế GTGT, Thuế TNDN, Thuế thu nhập cá nhân. - Cấp vốn cho các chi nhánh để các chi nhánh hoạt động hiệu quả.Đầu tư XDCB, sữa chữa trang thiết bị, chăm sóc khách hàng, tiền lương. - Phê duyệt các quyết toán tài chính hàng tháng, quý, năm của các chi nhánh.Phê duyệt các công trình XDCB - Phân phối quỹ khen thưởng, tiền lương sau khi đóng các khoản thuế theo qui định Nhà nước
- Phòng nhân sự báo cáo tình hình nhân sự toàn Công ty. - Báo cáo các kế hoạch kinh doanh hàng năm. Cấp quản lý thứ hai:Cấp các chi nhánh - Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT và trước pháp luật về mọi hoạt động của chi nhánh. - Có quyền điều động tài sản và tuyển dụng nhân viên trong chi nhánh.
- Báo cáo doanh thu của Chi nhánh - Báo cáo chi phí phát sinh tại Chi nhánh
34
Cấp
quản lý Nhiệm vụ Quyền hạn Báo cáo ở các cấp
- Thực hiện nhiệm vụ
báo cáo định kỳ và cần thiết cho cấp trên nếu có nhu cầu.
- Được Tổng giám
đốc công ty ủy quyền duyệt chi các khoản chi phí nằm trong dự toán
- Phê duyệt các báo cáo bán hàng, báo cáo chi phí nằm trong dự toán của chi nhánh.
- Báo cáo số lượng hàng bán ra trong tháng
- Báo cáo lợi nhuận toàn Chi nhánh. Cấp quản lý thấp nhất:Các shop - Chịu trách nhiệm trước giám đốc chi nhánh về toàn bộ hoạt động của shop - Thực hiện báo cáo doanh số định kỳ cho giám đốc chi nhánh. - Chịu trách nhiệm về tài sản của công ty giao cho - Chịu trách nhiệm cho các hoạt động
được Giám đốc Chi nhánh giao.
- Quyền điều chuyển tài sản cho các shop khác - Quyền xử lý các khiếu nại, thắc mắc của khách hàng trong phạm vi nhỏ. - Quyền xử lý cảnh cáo nhân viên trong shop vi phạm.
- Báo cáo doanh thu tại Shop cho Giám đốc Chi nhánh
- Báo cáo doanh số
của từng nhân viên trong Shop
- Báo cáo các mặt hàng bán ra trong tháng.
35