7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.1. Công tác lập dự toán trong quá trình đánh giá trách nhiệm tạ
công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT
a. Đối với Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT (Cấp quản lý cao nhất)
Tập đoàn FPT xác định các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh trong năm giao cho Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT căn cứ trên các cơ sở sau:
- Căn cứ các kế hoạch, định hướng phát triển trong ngắn hạn và dài hạn trong năm Tập đoàn đã dự toán, qua đó tập đoàn sẽ giao chỉ tiêu cho Công ty
- Báo cáo xây dựng kế hoạch trong năm của Công ty
- Khả năng vận dụng, phát triển các nguồn lực về con người, nguồn vốn trong năm
- Những biến động về môi trường kinh doanh xảy ra trên các miền khác nhau như là: Văn hóa, kinh tế, sự cạnh tranh của các đối thủ khác.
- Định hướng phát triển của Công ty, các chế độ chính sách của địa phương
- Quá trình thực hiện các chỉ tiêu của các năm trước đối với Công ty, đó là hoàn thành các chỉ tiêu đề ra hay không?
Dựa trên kế hoạch kinh doanh trong năm tập đoàn FPT giao cho thì Công ty lập dự toán hàng năm, và căn cứ vào dự toán năm của Công ty, Công ty lại chia nhỏ kế hoạch theo từng quý, từng tháng
Căn cứ vào chức năng đây là một trung tâm đầu tư và căn cứ các chỉ tiêu
đánh giá mà hiện tại Công ty có các dự toán về: Số lượng hàng bán ra, Dự
toán về doanh thu, Dự toán về chi phí, Dự toán về lợi nhuận.
Ø Dự toán số lượng hàng bán ra tại Công ty
36
Bảng 2.1. Dự toán số lượng hàng bán ra tại Công ty tháng 5/2015
ĐVT:.Cái/bộ Đơn vị Chi nhánh Miền Bắc Chi nhánh MT_TN Chi nhánh Miền Nam Tổng cộng kế hoạch Tháng 4 Kế hoạch Tháng 5 Tháng 4 Kế hoạch Tháng 5 Tháng 4 Kế hoạch Tháng 5 I.Điện thoại 1.Hãng Samsung 17.987 19.800 10.980 11.200 30.284 32.500 63.500 2.Hãng Microsoft(Nokia) 14.823 15.600 8.255 8.400 19.621 20.800 44.800 … … … … … … … II.Laptop 6.564 8.000 3.954 4.200 10.986 11.500 23.700 III.Máy Tính Bảng 10.789 12.650 5.879 6.440 16.547 18.000 37.090 IV.Phụ kiện 28.457 30.600 15.320 16.800 40.984 42.500 89.900 V.Apple 4.624 5.100 2.238 2.520 5.769 7.420 15.040 VI.Phần mềm các loại 25.852 27.600 12.700 14.000 28.215 30.400 72.000
(Nguồn: Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT)
Qua bảng dự toán này ta thấy được số lượng từng mặt hàng mà các Chi nhánh phải bán được sau khi cân đối cho cả 3 khu vực. Ví dụ trong tháng 5/2015 đối với Chi nhánh MT-TN phải bán được 11.200 cái điện thoại hãng Samsung, 4.200 cái Laptop…
Ø Dự toán doanh thu
Sau khi lập dự toán số lượng hàng bán ra trong tháng cho từng Chi nhánh căn cứ vào số lượng bán ra đó để lập dự toán doanh thu cho từng Chi nhánh và của tổng toàn Công ty theo mẫu sau:
37
Bảng 2.2. Dự toán doanh thu tại Công ty tháng 5/2015
ĐVT:Đồng ST T Chỉ tiêu Chi nhánh Miền Bắc Chi nhánh MT-TN Chi nhánh Miền Nam Doanh Tổng Thu kế hoạch Tháng 4 Ktháng5 ế hoạch Tháng 4 Ktháng5 ế hoạch Tháng 4 Ktháng5 ế hoạch 1 Doanh thu từ khách hàng 135,234,875,236 150,385,000,000 94,934,873,170 95,675,000,000 229,936,671,844 250,500,000,000 496,560,000,000 2 Doanh thu nội bộ 2,238,356,214 2,500,000,000 2,109,663,848 2,150,000,000 2,295,245,939 2,500,000,000 7,150,000,000 3 Doanh thu phần mềm 6,108,234,548 6,500,000,000 4,219,663,848 5,160,000,000 8,124,325,856 8,500,000,000 20,160,000,000 4 Doanh thu hoạt động thu hộ 2,540,234,654 2,850,000,000 2,109,663,848 2,150,000,000 2,859,364,009 3,000,000,000 8,000,000,000 5 Doanh thu từ hoạt động thẻ cào, bắn tiền 1,021,365,478 1,200,000,000 843,865,539 1,075,000,000 1,247,856,234 1,300,000,000 3,575,000,000 6 Doanh thu hoạt động tài chính 705,423,307 805,658,000 611,802,516 623,500,000 815,648,723 950,000,000 2,379,158,000 Thu nhập
38
Qua bảng số liệu trên thì doanh thu dự kiến trong tháng 5/2015 từ khách của Chi nhánh Miền Bắc là 150.385 triệu đồng, của Chi nhánh MT-TN là 95.675 triệu đồng, Chi nhánh Miền Nam là 250.500 triệu đồng…
Ø Dự toán chi phí
Minh hoạ sau đây là dự toán về chi phí tại Công ty
Bảng 2.3. Dự toán chi phí Công ty tháng 5/2015
DỰ TOÁN CHI PHÍ CÔNG TY CỔ PHẦN BÁN LẺ KỸ THUẬT SỐ FPT
STT CHỈ TIÊU THÁNG 3 THÁNG 4 KẾ HOẠCH THÁNG 5 II. CHI PHÍ BÁN HÀNG 90,857,265,485 93,684,324,000 95,250,000,000
1 Chi phí nhân viên 63,600,085,840 65,579,026,800 68,580,000,000 2 Chi phí giao nhận, vận chuyển 1,090,287,186 1,217,896,212 952,500,000 3 Chi phí quảng cáo 3,634,290,619 3,747,372,960 3,810,000,000 4 Chi phí tiếp thị khuyến mại 1,998,859,841 2,061,055,128 1,905,000,000 5 Chi phí bảo hành 7,268,581,239 7,494,745,920 7,620,000,000 6 Chi phí triển khai hợp đồng 1,181,144,451 1,124,211,888 952,500,000 7 Chi phí tiếp khách, quà biếu 1,272,001,717 1,217,896,212 952,500,000 8 Chi phí khác 1,726,288,044 1,873,686,480 952,500,000 9 Chi phí khấu hao TSCĐ 9,085,726,549 9,368,432,400 9,525,000,000
II. CHI PHÍ QUẢN LÝ 139,214,752,625 140,516,389,658 140,896,000,000
1 Chi phí nhân viên 100,930,695,653 101,171,800,554 101,445,120,000 2 Chi phí đồ dùng, văn phòng 1,245,780,234 1,347,574,210 1,408,960,000 3 Thuế phí, lệ phí 1,278,457,210 1,290,324,123 1,408,960,000 4 Phí bảo hiểm 10,597,723,044 10,623,039,058 10,651,737,600 5 Chi phí thuê nhà, điện nước 8,352,885,158 8,430,983,379 8,453,760,000 6 Chi phí sửa chữa TSCĐ 2,784,295,053 2,810,327,793 2,817,920,000 7 Chi phí hành chính:VPP+ bảo vệ 1,386,457,214 1,397,458,234 1,401,578,400 8 Phí ngân hang 1,234,568,400 1,238,654,721 1,254,750,000 9 Lãi tiền vay 1,235,482,300 1,354,789,000 1,360,457,000 10 Công tác phí, vé máy bay + tàu xe 2,845,654,712 2,854,712,564 2,925,142,000 11 Chi phí điện thoại, fax 2,345,785,213 2,452,321,457 2,516,234,000 12 Đào tạo nhân viên 2,366,650,795 2,388,778,624 2,395,232,000 13 Chi phí tiếp khách, quà biếu 2,505,865,547 2,529,295,014 2,536,128,000 14 Chi phí quản lý khác 104,452,093 214,567,894 320,021,000 15 Khấu hao TSCĐ 2,923,509,805 2,950,844,183 2,958,816,000
III. GIÁ VỐN HÀNG BÁN 197,258,362,128 201,687,459,234 230,150,000,000
39
Ø Dự toán lợi nhuận
Dựa trên các báo cáo về doanh thu và chi phí trong tháng thì kế toán dễ
dàng lập dự toán lợi nhuận trong tháng toàn Công ty. Dự kiến tháng 5 đạt lợi nhuận 62,6 tỷđồng.
Bảng 2.4. Dự toán lợi nhuận tại Công ty tháng 5/2015
DỰ TOÁN LỢI NHUẬN
ĐVT: Đồng
STT CHỈ TIÊU THÁNG 5/2015
1 Doanh thu 539,730,200,125
2 Các khoản giảm trừ 10,794,604,003
3 Doanh thu thuần 528,935,596,123
4 Giá vốn hàng bán 230,150,000,000
5 Lãi gộp 298,785,596,123
6 Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp 236,146,000,000 7 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 62,639,596,123
(Nguồn:Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT)
b. Đối với các chi nhánh( Cấp quản lý thứ hai)
Các Chi nhánh sẽ phải xây dựng các dự toán và phân bổ về số lượng hàng bán ra cho các Shop, dự toán doanh thu, chi phí phát sinh tại Chi nhánh của mình, dựa trên kết quả đã thực hiện được trong tháng trước để xây dựng dự toán trong tháng tới, và dự toán này phải được Công ty thông qua.
Sau đây là các dự toán mà Chi nhánh tiến hành lập trong tháng
Ø Dự toán về số lượng máy bán ra trong tháng
Tại các Chi nhánh việc xây dựng dự toán số lượng hàng bán ra được dựa trên kế hoạch dự toán toàn Công ty, Công ty phân bổ cho từng Chi nhánh và các Chi nhánh áp dụng số liệu đó để phân bổ dự toán cho từng Shop trong khu vực Chi nhánh quản lý.
40 Bảng 2.5. Dự toán số lượng hàng bán tháng 5/2015: MT- TN DỰ TOÁN SỐ LƯỢNG BÁN HÀNG THÁNG 5/2015 TÊN MẶT HÀNG ĐVT Thực tế t3 Thực tế t4 KẾ HOẠCH THÁNG 5 Tổng Shop Đà Nẵng Shop Huế ….. II. ĐIỆN THOẠI (1) (2) (3) 1.Hãng Samsung Cái 9,886 10,980 11,200 2,000 1,800 … 2.Hãng Microsoft (Nokia) Cái 7,938 8,255 8,400 1,500 1,000 … 3.Hãng Q-mobile Cái 2,978 3,052 3,360 600 400 … 4.Hãng HTC Cái 1,982 2,046 2,240 400 300 … 5. Hãng Philips Cái 653 747 840 150 150 … 6. Hãng Asus Cái 3,868 3,978 4,200 750 600 … 7. Hãng Lenovo Cái 4,532 4,863 5,040 900 700 … 8. Hãng Mobiistar Cái 9,087 9,560 11,760 1002 800 …
9. Hãng Wing Call Cái 298 439 560 100 100 …
10. Hãng Sony Cái 7,268 7,587 7,840 1,400 1,200 …
11. Hãng Oppo Cái 5,746 5,932 6,160 1,100 850 …
12. Hãng Mobell Cái 6,538 6,800 7,000 1,250 1,000 …
II. LAPTOP Cái 3,821 3,954 4,200 750 450 …
III. MÁY TÍNH BẢNG Cái 5,695 5,879 6,440 1,150 1,000 … IV. PHỤ KIỆN Cái 16,409 15,320 16,800 3,000 2,800 … V. APPLE Cái 2,385 2,238 2,520 450 300 … VI. PHẦN MỀM CÁC LOẠI Bộ 11,529 12,700 14,000 2,500 2,400 … (Nguồn: FPT Shop MT_ TN
41
Minh họa sau đây là dự toán về doanh thu tại chi nhánh Miền Trung- Tây Nguyên
Bảng 2.6. Dự toán doanh thu tháng 5/2015: MT- TN
DỰ TOÁN VỀ DOANH THU THÁNG 5/2015
ĐVT: Đồng
STT CHỈ TIÊU THÁNG 3 THÁNG 4
KẾ HOẠCH THÁNG 5
1 Doanh thu từ khách hàng 93,615,358,614 94,934,873,170 95,675,000,000 2 Doanh thu nội bộ 2,080,341,303 2,109,663,848 2,150,000,000 3 Doanh thu phần mềm 4,243,896,257 4,219,327,696 5,160,000,000 4 Doanh thu hoạt động thu hộ 2,080,341,303 2,109,663,848 2,150,000,000 5 Doanh thu từ hoạt động thẻ cào, bắn tiền 790,529,695 843,865,539 1,075,000,000 6 Doanh thu hoạt động tài chính 603,298,978 611,802,516 623,500,000 7 Thu nhập khác 603,298,978 653,995,793 666,500,000
Trong đó: Doanh thu từ các Shop ở các tỉnh
1 Shop Quảng Bình 2,865,145,689 2,946,098,478 3,500,000,000 2 Shop Quảng Trị 2,738,095,487 3,045,986,167 3,500,000,000 3 Shop Huế 13,398,145,243 13,568,982,431 14,000,000,000 4 Shop Đà Nẵng 27,446,189,000 27,600,328,134 28,000,000,000 5 Shop Quảng Nam 5,943,284,165 5,876,234,118 6,000,000,000 6 Shop Quảng Ngãi 7,684,324,135 7,738,068,158 8,000,000,000 7 Shop Ninh Thuận 6,834,184,466 6,528,074,467 6,500,000,000 8 Shop Khánh Hòa 6,723,186,948 6,934,125,659 7,000,000,000 9 Shop Gia Lai 3,386,135,068 3,298,168,315 3,500,000,000 10 Shop Đăklăk 7,158,424,354 7,818,684,368 7,000,000,000 11 Shop Đắc Nông 3,395,160,725 3,490,628,186 3,500,000,000 12 Shop Lâm Đồng 13,978,654,458 14,001,685,477 14,000,000,000 13 Shop Kontum 2,466,135,389 2,636,128,453 3,000,000,000 Tổng doanh thu 104,017,065,127 105,483,192,411 107,500,000,000 (Nguồn:FPT Shop MT_TN)
42
Sau khi lập dự toán về số lượng máy bán ra trong tháng Chi nhánh Miền Trung – Tây Nguyên sẽ căn cứ vào doanh thu đạt được trong tháng trước cũng như số lượng máy dự toán bán trong tháng này để lập nên dự toán doanh thu mà Chi nhánh của mình dự kiến đạt được trong tháng. Thông qua dự toán này thì tháng 5/2015 này Chi nhánh Miền Trung – Tây Nguyên phải đạt được 107,500 triệu đồng về chỉ tiêu doanh thu. Và dự toán về doanh thu này phải
được Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT phê duyệt
Ø Dự toán về chi phí
Chi phí tại Chi nhánh bao gồm các chi phí mà tại đó các Chi nhánh quản lý được. Chi phí tại các Chi nhánh là các chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt
động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác.
Các loại chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và các chi phí liên quan đến Chi nhánh bao gồm:
- Chi phí nhân viên
- Chi phí nguyên vật liệu, điện nước - Chi phí tiếp thị, quảng cáo
- Chi phí khấu hao TSCĐ
- Chi phí bảo hành sản phẩm - Chi phí thường xuyên khác.
Trong đó: Chỉ tiêu chi phí nhân viên thì dựa trên mức nhân viên và hợp
đồng lao động thì có thể dự toán một cách chính xác. Chỉ tiêu về chi phí khấu hao TSCĐ cũng được dự toán một cách chính xác do xuyên suốt năm dùng một cách tính khấu hao và khi mua thêm TSCĐ mới thì phải có kế hoạch trước đó nên dự toán khoản này cũng khá chính xác. Đối với chi phí điện nước, chi phí tiếp thị, quảng cáo, chi phí bảo hành sản phẩm thì đã có định mức rõ ràng. Riêng về phần chi phí khác như các chi phí phát sinh ngoài hay chi phí cho văn phòng phẩm là chưa có định mức cụ thể, nên việc lập ra kế
43
hoạch chỉ dựa trên ước lượng chi phí mà Chi nhánh đã sử dụng tháng trước để
lập nên, ngoài ra nó còn chưa có căn cứ rõ ràng để tính toán các giá trị nên số
liệu trên bảng kế hoạch chỉ mang tính định hướng cho các Chi nhánh. Các Chi nhánh phải lập dự toán chi phí trong tháng gửi về văn phòng Công ty và dự
toán này phải được Công ty thông qua mới có hiệu lực.
Minh họa sau đây là việc lập dự toán chi phí tại chi nhánh Miền Trung – Tây Nguyên. Bảng 2.7. Dự toán chi phí tháng 5/2015: MT- TN DỰ TOÁN VỀ CHI PHÍ THÁNG 5/2015 ĐVT: Đồng STT CHỈ TIÊU THÁNG 3 THÁNG 4 KẾ HOẠCH THÁNG 5 I.CHI PHÍ BÁN HÀNG 18,165,436,584 19,248,598,745 21,476,550,000
1 Chi phí nhân viên 12,715,805,609 13,474,019,122 15,463,116,000 2 Chi phí giao nhận, vận chuyển 217,985,239 250,231,784 214,765,500 3 Chi phí quảng cáo 726,617,463 769,943,950 859,062,000 4 Chi phí tiếp thị khuyến mại 399,639,605 423,469,172 429,531,000 5 Chi phí bảo hành 1,453,234,927 1,539,887,900 1,718,124,000 6 Chi phí triển khai hợp đồng 236,150,676 230,983,185 214,765,500 7 Chi phí tiếp khách, quà biếu 254,316,112 250,231,784 214,765,500 8 Chi phí khác 345,143,295 384,971,975 214,765,500 9 Chi phí khấu hao TSCĐ 1,816,543,658 1,924,859,875 2,147,655,000
II.CHI PHÍ QUẢN LÝ 13,158,765,877 13,854,798,815 14,317,700,000
1 Chi phí nhân viên 9,856,788,124 10,254,787,325 10,738,275,000 2 Chi phí đồ dùng, văn phòng 224,466,500 224,784,258 257,718,600 3 Thuế phí, lệ phí 100,587,498 100,987,521 114,541,600 4 Phí bảo hiểm 1,034,962,753 1,076,752,669 1,127,518,875 5 Chi phí thuê nhà, điện nước 632,311,698 764,587,657 959,285,900 6 Chi phí sửa chữa TSCĐ 123,658,473 135,478,051 143,177,000
44
7 Chi phí hành chính:VPP+ bảo vệ 100,650,000 120,568,789 143,177,000 8 Phí ngân hàng 13,521,487 12,589,687 14,317,700 9 Lãi tiền vay 98,458,588 124,789,568 143,177,000 10 Công tác phí, vé máy bay + tàu xe 90,587,987 108,567,686 114,541,600 11 Chi phí điện thoại, fax 120,589,657 135,866,247 143,177,000
12 Đào tạo nhân viên 138,647,989 152,080,000 171,812,400
13 Chi phí tiếp khách, quà biếu 151,256,841 170,500,400 186,130,100 14 Chi phí quản lý khác 42,747,282 42,927,957 31,319,225 15 Khấu hao TSCĐ 429,531,000 429,531,000 429,531,000
III.GIÁ VỐN HÀNG BÁN 56,687,487,589 58,415,258,747 58,955,750,000
(Nguồn:FPT Shop MT_TN)
Các dự toán về chi phí này đều phải được Công ty cổ phần bán lẻ kỹ
thuật số FPT phê duyệt. Căn cứ vào mức chi phí đó mà Giám đốc Chi nhánh có định hướng về việc thực hiện kế hoạch kinh doanh trong tháng như thế nào cho phù hợp với nguồn kinh phí đã được giao. Nếu có khoản chi phí phát sinh thêm thì cần phải giải trình lên Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT.
Ø Dự toán lợi nhuận
Căn cứ vào dự toán về doanh thu và dự toán về chi phí, Chi nhánh cũng lập dự toán lợi nhuận như sau:
Bảng 2.8. Dự toán lợi nhuận tháng 5/2015: MT- TN
DỰ TOÁN LỢI NHUẬN
ĐVT: Đồng
STT CHỈ TIÊU THÁNG 5
1 Doanh thu 107,500,000,000
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 2,150,000,000
3 Doanh thu thuần 105,350,000,000
4 Giá vốn hàng bán 58,955,750,000
5 Lãi gộp 46,394,250,000
6 Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp 35,794,250,000 7 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 10,600,000,000
45
c. Đối với các Shop( Cấp quản lý thấp nhất)
Căn cứ vào số lượng máy bán ra, doanh thu của tháng trước Shop tiến hành lập dự toán số lượng máy bán ra, doanh thu của từng nhân viên trong Shop trong tháng tới sau khi được Giám đốc Chi nhánh thông qua.
Ø Dự toán doanh thu và số lượng bán ra
Minh họa sau đây là dự toán về số lượng bán và doanh thu cho từng nhân viên tại Shop FPT Đà Nẵng.
Bảng 2.9. Dự toán bán hàng tháng 5/2015: Shop Đà Nẵng DỰ TOÁN BÁN HÀNG STT MÃ NV TÊN NV MẶT HÀNG ĐVT: Cái/ bộ Doanh thu (tr.đồng) Điện thoại Laptop Máy Tính Bảng Phụ Kiện Apple Phmềầm n 1 10507 Trần Xuân Thành 141 10 15 38 7 32 350 2 11434 Hoàng Trường 141 10 15 38 7 32 350 3 11442 Đinh Thúy Vân 141 10 15 38 7 32 350 … … … … … … … … … … 80 12115 Đỗ Hường 141 10 15 38 7 32 350
Tổng 11,280 800 1,200 3,040 560 2,560 28,000
(Nguồn: FPT Shop Đà Nẵng)
Qua bảng dự toán này thì từng nhân viên có thể biết được trong tháng mình cần đạt được bao nhiêu doanh thu trong tháng và phải bán đạt được số
lượng bao nhiêu để đạt chỉ tiêu đề ra, qua đó để nhân viên cố gắng nổ lực trong khâu bán hàng.
Ở Shop không lập dự toán chi phí, chi phí phát sinh ở Shop bao gồm: Chi phí nhân viên, chi phí điện nước, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí văn phòng phẩm các chi phí này đã được Chi nhánh định mức căn cứ dựa trên doanh thu cho từng Shop.
46