7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.3.4.Hoàn thiện việc đánh giá trách nhiệm tại trung tâm đầu tư
Hiện tại ở Công ty đểđánh giá trách nhiệm tại trung tâm đầu tư thì Công ty chủ yếu dựa vào đánh giá được số lượng bán ra ( Bảng 2.17), tiết kiệm chi phí hay là không qua bảng ( Bảng 2.19), báo cáo doanh thu ( Bảng 2.18), báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( Bảng 2.20). Nhưng qua những bảng báo cáo này chỉ đánh giá được một phần trách nhiệm tại trung tâm mà chưa đánh giá được toàn diện trung tâm đầu tư và đặc biệt là nó can thiệp quá sâu đến các trung tâm khác. Vì vậy, để đánh giá trung tâm đầu tư là có thực hiện tốt trách nhiệm của mình hay không Công ty nên đánh giá dựa trên các chỉ tiêu
82
như : Tỷ suất hoàn vốn (ROI), hay số vòng quay vốn. Dựa vào việc so sánh các chỉ tiêu này giữa thực tế và kế hoạch để biết được trung tâm đầu tư có hoàn thành trách nhiệm hay không? Nếu các chỉ tiêu này càng lớn hơn so với kế hoạch thì càng tốt và ngược lại.
Minh họa sau đây là báo cáo đánh giá trách nhiệm tại trung tâm đâu tư
mà tác giả thiết lập
Bảng 3.6. Đánh giá thực hiện đầu tư
ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM ĐẦU TƯ
STT CHỈ TIÊU ĐVT DỰ TOÁN (1) THỰC TẾ (2) CHÊNH LỆCH (3) =(2)- (1) TỶ LỆ % (4) = (3)/(1)
1 Doanh thu thuần Đồng X X X X
2 Lợi nhuận trước thuế Đồng X X X X
3
Thuế thu nhập doanh nghiệp ( 2
x 22%) Đồng X X X X
4 Lợi nhuận sau thuế (2) - (3) Đồng X X X X
5 Vốn đầu tư Đồng X X X X
6 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (2)/(5) % X X X X
7 Tỷ suất chi phí vốn % X X X X
8 Chi phí vốn sử dụng (5) / (7) Đồng X X X
9 Số vòng quay vốn (1) / (5) vòng X X X X Dựa vào bảng này Công ty có thểđánh giá được Công ty đã đầu tư vốn hiệu quả hay là không? Qua đó có những biện pháp để cải thiện nhằm nâng cao các chỉ tiêu đểđạt được mục tiêu của Công ty.
83
3.4. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN GẮN LIỀN VỚI CÁC TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁN LẺ KỸ
THUẬT SỐ FPT
3.4.1. Hoàn thiện công tác lập dự toán tại các trung tâm doanh thu của Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT
Hiện tại ở Shop đã thiết lập được các dự toán như: Dự toán doanh thu, dự toán số lượng hàng bán ra. Ngoài các bảng dự toán đó ra thì các Shop nên có dự toán doanh thu khách hàng dự kiến trong tháng và kèm thêm chỉ tiêu tốc độ tăng trưởng doanh thu dự kiến vì doanh thu từ khách hàng là chủ yếu. Sau đây là mẫu doanh thu từ khách hàng mà tác giả lập tại các Shop.
Bảng 3.7. Dự toán doanh thu từ khách hàng
CHỈ TIÊU ĐVT DỰ TOÁN
1.Doanh thu từđiện thoại các loại
Trong đó: Đồng X
Doanh thu từ hãng Samsung Đồng X
Doanh thu từ hãng Microsoft(Nokia) Đồng X
…….. Đồng X
2.Doanh thu từ laptop Đồng X
3.Doanh thu từ Máy tính bảng Đồng X 4.Doanh thu từ phụ kiện Đồng X
5.Doanh thu từ Apple Đồng X
Tổng Cộng: X
Doanh thu từ khách hàng tháng 4 Đồng X Dự toán doanh thu từ khách hàng tháng 5 Đồng X Tốc độ tăng trưởng doanh thu từ khách hàng % X
84
Như vậy theo bảng dự toán trên thì việc tính dự toán doanh thu cho khách hàng tháng 5 dựa trên số lượng hàng hóa bán ra bao gồm: Điện thoại, Laptop, Máy tính bảng, phụ kiện, Apple.
Sau khi tiến hành lập dự toán doanh thu thì tiến hành thì vấn đề quan tâm tiếp theo là vấn đề chi phí. Do ở Shop không được kiểm soát tất cả các loại chi phí mà chỉ kiểm soát một số chi phí phát sinh tại Shop. Do đó không thể đánh giá được doanh thu thu được so với chi phí bỏ ra có tương ứng hay không,vì vậy Shop cần phải phân loại chi phí thành 2 loại kiểm soát và không kiểm soát được. Qua đó, tác giả thiết lập được bảng mục phân loại các khoản chi phí tại Shop như sau:
Bảng 3.8. Dự toán về chi phí
DỰ TOÁN VỀ CHI PHÍ
STT CHỈ TIÊU SỐ TIỀN KIỂM SOÁT KHÔNG KIỂM SOÁT
I. CHI PHÍ BÁN HÀNG Đồng
1 Chi phí nhân viên Đồng X 2 Chi phí giao nhận, vận chuyển Đồng X 3 Chi phí quảng cáo Đồng X 4 Chi phí tiếp thị khuyến mại Đồng X
5 Chi phí bảo hành Đồng X 6 Chi phí triển khai hợp đồng Đồng X 7 Chi phí tiếp khách, quà biếu Đồng X 8 Chi phí khác Đồng X 9 Chi phí khấu hao TSCĐ Đồng X
II. CHI PHÍ QUẢN LÝ Đồng
1 Chi phí nhân viên Đồng X 2 Chi phí đồ dùng, văn phòng Đồng X
3 Thuế phí, lệ phí Đồng X
4 Phí bảo hiểm Đồng X 5 Chi phí thuê nhà, điện nước Đồng X
85
DỰ TOÁN VỀ CHI PHÍ
STT CHỈ TIÊU SỐ TIỀN KIỂM SOÁT KHÔNG KIỂM SOÁT
6 Chi phí sửa chữa TSCĐ Đồng X 7 Chi phí hành chính Đồng X
8 Phí ngân hàng Đồng X 9 Lãi tiền vay Đồng X 10 Công tác phí, vé máy bay + tàu xe Đồng X 11 Chi phí điện thoại, fax Đồng X
12 Đào tạo nhân viên Đồng X
13 Chi phí tiếp khách, quà biếu Đồng X 14 Chi phí quản lý khác Đồng X 15 Khấu hao TSCĐ Đồng X
III. GIÁ VỐN HÀNG BÁN Đồng X
Qua bảng dự toán chi phí này sẽ giúp Công ty có thểđánh giá chính xác hơn
được trung tâm doanh thu có hoàn thành tốt trách nhiệm thực sự hay không.
3.4.2. Hoàn thiện dự toán ở các trung tâm chi phí linh hoạt tại Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT
Bộ phận văn phòng xây dựng dự toán chi phí bằng cách căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh tháng trước và kế hoạch làm việc của tháng này để xây dựng dự toán chi phí cho từng phòng ban. Các Chi nhánh lập báo cáo dự toán chi phí phát sinh tại Chi nhánh của mình. Minh họa sau đây là bảng dự toán chi phí ở phòng nhân sự chi nhánh MT - TN mà tác giả lập.
86
Bảng 3.9. Dự toán chi phí nhân sự: MT- TN
DỰ TOÁN CHI PHÍ PHÒNG NHÂN SỰ
STT CHI PHÍ THÁNG 4 K THÁNG 5 Ế HOẠCH
1 Chi phí nhân viên X X
2 Chi phí hành chính X X
3 Chi phí tuyển dụng X X
4 Chi phí điện nước X X
5 ….
6 Tổng X X
Trên cơ sở xây dựng các dự toán chi phí như vậy, mỗi cấp độ bộ phận
đều có thể tự kiểm tra, phân tích, từ đó lập báo cáo tổng hợp từ cấp dưới lên cấp trên một cách đầy đủ và cụ thể hơn. Báo cáo dự toán chi phí sản xuất do các trung tâm chi phí tại các Chi nhánh lập. Kế toán tại văn phòng Công ty tổng hợp thành các báo cáo tổng quát hơn. Minh họa sau đây là bảng báo cáo dự toán chi phí phòng nhân sự
Bảng 3.10. Dự toán chi phí nhân sự tại Công ty
DỰ TOÁN CHI PHÍ NHÂN SỰ TOÀN CÔNG TY
TT CHI PHÍ CHI NHÁNH MIỀN BẮC CHI NHÁNH MT- TN CHI NHÁNH MIỀN NAM TỔNG KẾ HOẠCH T4 Kế hoạch T5 T4 Kế hoạch T5 T4 Kế hoạch T5
1 Chi phí nhân viên X X X X X X X
2 Chi phí hành chính X X X X X X X
3 Chi phí tuyển dụng X X X X X X X
4 Chi phí điện nước X X X X X X X
5 … … … …
6 Tổng X X X X X X X
Qua bảng này có thể thấy được chi phí cho bộ phận nhân sự trong tháng là bao nhiêu, có phù hợp với kế hoạch tuyển dụng và chiến lược của Công ty trong tháng hay không. Các phòng ban khác cũng lập dự toán chi phí tương tự
87
như phòng nhân sự để có thể nắm được tình hình chi phí cần sử dụng trong tháng để có kế hoạch chuẩn bị ngân sách cho các hoạt động đó.
3.4.3. Hoàn thiện công tác lập dự toán tại các trung tâm lợi nhuận tại Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT
Các dự toán đã được lập ở trung tâm lợi nhuận là: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí, số lượng hàng bán ra đó chính là cơ sở để đánh giá kết quả đạt được tại Chi nhánh.
Hiện tại ở các Chi nhánh đã thiết lập được các dự toán về lợi nhuận, doanh thu, chi phí, số lượng hàng bán ra nhưng trong doanh thu ở Chi nhánh thì doanh thu chủ yếu là doanh thu từ khách hàng vì vậy tác giảđề xuất Chi nhánh nên lập thêm doanh thu từ khách hàng căn cứ vào dự toán số lượng hàng bán ra.
Bảng 3.11. Dự toán doanh thu từ khách hàng
ĐVT: Đồng
Chỉ tiêu THÁNG 4 KẾ HOẠCH
THÁNG 5
1.Doanh thu từđiện thoại các loại
Trong đó: X X
Doanh thu từ hãng Samsung X X
Doanh thu từ hãng Microsoft(Nokia) X X
…….. X X
2.Doanh thu từ laptop X X
3.Doanh thu từ Máy tính bảng X X
4.Doanh thu từ phụ kiện X X
5.Doanh thu từ Apple X X
Tổng cộng X X
Doanh thu từ khách hàng tháng 4 X X Dự toán doanh thu từ khách hàng tháng 5 X X Tốc độ tăng trưởng doanh thu từ khách
88
Sau khi lập dự toán về doanh thu vấn đề quan tâm tiếp theo là về chi phí một trong những vấn đề quan trọng của phân cấp quản lý đó là quản lý, kiểm soát chi phí một cách có hiệu quả nhất. Như vậy, để ứng dụng và thực thi quy trình công tác KTTN cần phải phân loại chi phí phù hợp với yêu cầu quản lý, kiểm soát chi phí theo từng cấp quản lý. Vì vậy Chi nhánh có thể phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức nhưng phân loại chi phí theo khả năng kiểm soát và cách thức ứng xử của các loại chi phí là cần thiết. Qua việc phân l loại chi phí này thì Chi nhánh sẽ kiểm soát được các khoản mục chi phí phát sinh
được một cách chặt chẽ hơn.
Dự toán chi phí ở các Chi nhánh đều là dự toán tĩnh và trên cơ sở một mức hoạt động nhất định, nếu số lượng thay đổi sẽ không điều chỉnh được. Do đó, thông tin chưa đáp ứng được yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình biến động chi phí cũng như các quyết định của nhà quản trị. Chính vì vậy, khi lập dự toán cần phải xây dựng theo biến phí và định phí để đáp ứng các yêu cầu trên khi có sự biến động về sản lượng, doanh thu thì ta có thể điều chỉnh chi phí dự toán theo mức hoạt động để đánh giá chính xác trách nhiệm của nhà quản lý. Trước khi lập dự toán chi phí cần phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí. Qua đó, tác giả thiết lập được bảng mục phân loại các khoản chi phí tại Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT như sau:
89
Bảng 3.12. Bảng phân loại chi phí tại các Chi nhánh Công ty cổ phần bán lẻ
kỹ thuật số FPT theo cách ứng xử STT CHỈ TIÊU BIẾN PHÍ ĐỊNH PHÍ I.Chi phí bán hàng
1 Chi phí nhân viên X
2 Chi phí giao nhận, vận chuyển X
3 Chi phí quảng cáo X
4 Chi phí tiếp thị khuyến mại X
5 Chi phí bảo hành X
6 Chi phí triển khai hợp đồng X
7 Chi phí tiếp khách, quà biếu X
8 Chi phí khác X
9 Chi phí khấu hao TSCĐ X
II.Chi phí quản lý doanh nghiệp
1 Chi phí nhân viên X
2 Chi phí đồ dùng, văn phòng X
3 Thuế phí, lệ phí X
4 Phí bảo hiểm X
5 Chi phí thuê nhà, điện nước X
6 Chi phí sửa chữa TSCĐ X
7 Chi phí hành chính X
8 Phí ngân hàng X
9 Lãi tiền vay X
10 Công tác phí, vé máy bay + tàu xe X
11 Chi phí điện thoại, fax X
12 Đào tạo nhân viên X
13 Chi phí tiếp khách, quà biếu X
14 Chi phí quản lý khác X
15 Khấu hao TSCĐ X
90
Sau khi lập các dự toán như trên, thì các Chi nhánh cần lập thêm bảng dự toán tổng hợp các khoản mục chi phí theo cách ứng xử của chi phí. Ví dụ
sau đây là dự toán chi phí theo cách ứng xử của chi phí tại Chi nhánh mà tác giả lập:
Bảng 3.13. Bảng dự toán các khoản mục chi phí theo cách ứng xử :MT - TN
STT CHỈ TIÊU ĐVT SỐ TIỀN
A TỔNG BIẾN PHÍ Đồng X
1 ….. Đồng
B TỔNG ĐỊNH PHÍ Đồng X
B. 1 Định phí không kiểm soát được Đồng X
1 …. Đồng 2 Đồng B. 2 Định phí kiểm soát được Đồng X 1 …. Đồng 2 Đồng C TỔNG CHI PHÍ Đồng X
Như vậy thông qua bảng dự toán về chi phí theo cách ứng xử ta có thể
biết rõ được trách nhiệm của người quản lý tại Chi nhánh đó. Khi chi phí tăng lên so với dự toán thì sẽ có sự so sánh, đối chiếu với khoản mục chi phí đó là
định phí hay biến phí. Và biến phí thì sẽ được điều chỉnh lại dự toán theo mức biến động của số lượng hàng bán ra được.
Trên cở sở dự toán về doanh thu, chi phí, thì kế toán tại các Chi nhánh phải lập các dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, theo dự toán về chi phí và doanh thu trong tháng, nhằm phản ánh lợi nhuận dự kiến thu được, đồng thời là cơ sở để so sánh, đánh giá quá trình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh khi kết thúc kỳ thực hiện dự toán, chịu trách nhiệm chính về báo cáo này là Giám đốc các Chi nhánh. Các chỉ tiêu đểđánh giá hiệu quả như:
Lợi nhuận kiểm soát được = Doanh thu – ( Tổng biến phí + Định phí kiểm soát được) Lợi nhuận thuần = Lợi nhuận kiểm soát được – Định phí không kiểm soát được.
Sau đây là bảng dự toán trung tâm lợi nhuận tại Chi nhánh MT- TN theo cách
91
Bảng 3.14. Dự toán trung tâm lợi nhuận :MT- TN
STT CHỈ TIÊU ĐVT DỰ TOÁN
1 Doanh thu Đồng X
2 Tổng biến phí Đồng X
3 Định phí kiểm soát được Đồng X 4 Lợi nhuận kiểm soát được ( 4= 1- 2 - 3) Đồng X 5 Định phí không kiểm soát được Đồng X 6 Lợi nhuận thuần (6 = 4 – 5) Đồng X
Trong đó:
Số dưđảm phí theo số lượng hàng bán ra Đồng X
Lợi nhuận kiểm soát được, được xem là chỉ tiêu đánh giá tốt nhất quá trình sinh lợi của từng Chi nhánh, vì đó chính là những khoản chi phí phát sinh thực tế ở từng Chi nhánh mà Giám đốc ở các trung tâm đó có thể kiểm soát được. Qua bảng dự toán lợi nhuận này thì Giám đốc Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT có thể biết được lợi nhuận tạo ra của từng Chi nhánh, các khoản mục chi phí phát sinh biến động như thế nào.
3.4.3. Hoàn thiện công tác lập dự toán tại trung tâm đầu tư của Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT
Ở phương diện này thì văn phòng Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số
FPT đã lập được các dự toán về doanh thu, chi phí, lợi nhuận ở Chương 2.
Đối với chi phí phát sinh tại văn phòng Công ty, những khoản này không thuộc quyền kiểm soát của các Chi nhánh hay Shop. Do đó lợi nhuận thuần của toàn bộ Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT là hiệu số giữa tổng lợi nhuận của các Chi nhánh và chi phí phát sinh tại văn phòng Công ty. Sau đây theo tác giả thiết lập dự toán lợi nhuận theo cách ứng xử chi phí tại Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT.
92 Bảng 3.15. Dự toán lợi nhuận STT CHỈ TIÊU ĐVT DỰ TOÁN 1 Doanh thu Đồng X 2 Tổng biến phí Đồng X 3 Tổng định phí Đồng X
4 Lợi nhuận thuần từ các Chi nhánh (4 = 1- (2 + 3) Đồng X 5 Chi phí tại Văn phòng Công ty Đồng X 6 Lợi nhuận thuần toàn Công ty
( 6 = 4 – 5) Đồng X
Theo bảng dự toán lợi nhuận này thì có thể biết được lợi nhuận thuần toàn Công ty là bao nhiêu và trong đó lợi nhuận thuần từ các Chi nhánh là bao nhiêu.
Theo phân cấp quản lý của Tập đoàn FPT, Công ty cổ phần bán lẻ kỹ
thuật số FPT có quyền quyết định đầu tư trong phạm vi quyền hạn của mình. Do vậy, để có cơ sở đánh giá hiệu quả của các hoạt động đầu tư, Công ty cổ
phần bán lẻ kỹ thuật số FPT cần phải lập báo cáo dự toán về hiệu quả đầu tư.