6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.1. Sự phân cấp quản lý tại các doanh nghiệp
a. Khái niệm về sự phân cấp quản lý
Theo PGS.TS. Ngô Hà Tấn, TS. Đƣờng Nguyễn Hƣng (năm 2013) cho rằng: “Mỗi đơn vị, bộ phận được phân quyền gắn với trách nhiệm và quyền hạn nhất định, từ đó hình thành nên các cấp quản lý trong Doanh nghiệp được gọi là phân cấp quản lý.” [9, trang 10]
Nhƣ vậy, phân cấp quản lý hay còn gọi là phân quyền trong quản lý đƣợc hiểu là sự phân chia quyền lực xuống cấp dƣới, quyền ra quyết định không còn của một ngƣời hay một nhóm ngƣời mà trải rộng trên toàn tổ chức. Qua đó các cấp quản lý khác nhau đƣợc quyền ra quyết định liên quan đến phạm vi trách nhiệm của họ.
Mỗi cấp độ sẽ có ngƣời quản lý riêng và có thể thuộc về một trong các trung tâm từ thấp lên cao nhƣ sau: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tƣ. Ngƣời quản lý sẽ điều phối các nguồn lực và hoạt động trong trung tâm mình để thực hiện các chỉ tiêu do cấp trên đã giao.
Có nhiều cách phân quyền quản lý mà chủ yếu là phân chia theo chức năng kinh doanh, theo sản phẩm sản xuất kinh doanh, và theo khu vực địa lý. Đối với doanh nghiệp phân chia theo chức năng kinh doanh ta có các phòng ban nhƣ tiếp thị, sản xuất, nghiên cứu và phát triển,... Đối với cách phân chia theo sản phẩm hay khu vực địa lý, các phòng ban đƣợc chia theo các loại sản phẩm kinh doanh, khu vực địa lý, và thƣờng mỗi sản phẩm kinh doanh và khu
vực đó gắn với các đầu vào và đầu ra riêng để xác định hiệu quả kinh doanh của nó.
Nội dung phân cấp quản lý trong một DN thƣờng đƣợc tập trung ở các mặt chủ yếu sau:
- Phân cấp về quản lý, sử dụng các loại tài sản trong hoạt động kinh doanh.
- Phân cấp về huy động các nguồn vốn trong hoạt động kinh doanh. - Phân cấp về quản lý chi phí, doanh thu, thu nhập trong hoạt động kinh doanh.
- Phân cấp về phân phối kết quả hoạt động kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ tài chính với ngân sách, với cấp trên.
b. Tác động của phân cấp quản lý
Hệ thống KTTN chỉ tồn tại, hoạt động có hiệu quả nhất trong các tổ chức phân quyền, ở đó quyền ra quyết định và trách nhiệm đƣợc trải rộng trong toàn tổ chức. Các cấp quản lý khác nhau đƣợc quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm với phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của họ. Hoạt động của tổ chức gắn liền với hệ thống quyền hạn, trách nhiệm của tất cả các bộ phận, thành viên. Khi quy mô, phạm vi, trình độ của các tổ chức ngày càng phát triển thì sự phân cấp quản lý có những mặt tác động tích cực và tiêu cực sau:
* Tác động tích cực:
- Sự phân cấp quản lý trải rộng việc quyết định cho nhiều cấp quản lý. Ban quản lý cấp cao hơn không phải giải quyết các vấn đề vụ việc xảy ra hàng ngày, họ tập trung vào những việc hoạch định các chiến lƣợc trung và dài hạn, điều phối các hoạt động của các bộ phận trong tổ chức, đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu chung.
tƣơng đối trong điều hành công việc của mình, nâng cao kiến thức chuyên môn, tăng khả năng ứng xử các tình huống để tăng tốc độ hoạt động của mỗi bộ phận, toàn tổ chức. Nhà quản lý ở các cấp đều có quyền ra quyết định ở các mức độ khác nhau và chịu trách nhiệm về công việc của mình nên thúc đẩy họ phát huy khả năng quản lý.
- Việc ra quyết định đƣợc giao cho nhà quản lý tại nơi xảy ra công việc nên tính đúng đắn và khả thi của các quyết định là rất cao. Phân cấp quản lý gắn liền với việc xác định quyền hạn và trách nhiệm ở từng cấp một cách rõ ràng nên có cơ sở đánh giá kết quả hoạt động của mỗi bộ phận, dễ tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục.
- Phân cấp quản lý gắn liền với xác định quyền hạn và trách nhiệm ở từng cấp một cách rõ ràng nên có cơ sở khi đánh giá kết quả hoạt động của từng bộ phận. Khi trung tâm trách nhiệm đƣợc xác định kết quả, hiệu quả làm việc của mỗi con ngƣời đƣợc ghi nhận sẽ khuyến khích họ làm việc tốt hơn. Bên cạnh đó, tạo ra môi trƣờng thi đua lành mạnh giữa các cá nhân, các đơn vị trong việc hoàn thành mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
* Tác động tiêu cực:
- Hạn chế lớn nhất của sự phân cấp quản lý là việc phân cấp càng nhiều thì càng khó có thể kiểm soát đƣợc. Điều tất nhiên là việc ủy quyền đi chung với việc ít kiểm soát hơn đối với các quyết định của các bộ phận. Quyết định của các trung tâm có ảnh hƣởng lẫn nhau hay đến cả công ty nói chung. Nhà quản lý có thể khó điều hành và phối hợp giữa các trung tâm. Thậm chí nếu kiểm soát không tốt, phân cấp trách nhiệm có thể dẫn đến tuân thủ sai lệch các mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Do giám đốc các trung tâm trách nhiệm chỉ tập trung vào lợi ích của đơn vị, không xem xét quyết định đó có ảnh hƣởng đến doanh nghiệp nhƣ thế nào, làm lệch mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Do sự tách biệt về quyền lợi và trách nhiệm giữa các bộ phận nên dẫn đến sự cạnh tranh thành tích giữa các bộ phận, ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động của toàn tổ chức.
Chính từ những mặt tích cực và tiêu cực trên nhà quản lý cần phải xác định đúng đắn mức độ phức tạp của tổ chức để từ đó thực hiện phân quyền cho phù hợp. Nếu quyền lực đƣợc phân tán quá rộng thì nhà quản trị sẽ khó kiểm soát hoạt động của các bộ phận. Ngƣợc lại, nếu nhà quản lý áp dụng mô hình tập trung quyền lực thì sẽ không có thời gian tập trung cho các kế hoạch chiến lƣợc. Do vậy, mục đích nhà quản lý cấp cao là thiết kế mạng lƣới các TTTN của tổ chức sao cho nhà quản lý các bộ phận có trách nhiệm đối với các hoạt động mà họ có quyền kiểm soát.