6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.1. Phân cấp quản lý tại Tổng Công ty 789/Bộ Quốc phòng
a. Mô hình cơ cấu tổ chức theo các trung tâm trách nhiệm tại Tổng Công ty
bao gồm: khối hạch toán tập trung và khối hạch toán độc lập.
Qua tìm hiểu chế độ pháp lý về vốn, tổ chức bộ máy, và phân cấp quản lý có thể khái quát sơ đồ tổ chức các trung tâm trách nhiệm theo phân cấp quản lý về vốn trong Tổng Công ty nhƣ sau:
Theo sơ đồ trên, Tổng Công ty 789/Bộ Quốc phòng (khối hạch toán tập trung) gồm các phòng ban tham mƣu trở thành trung tâm đầu tƣ cấp I: mục tiêu chính là phân phối nguồn lực một cách hiệu quả nhất vào các công ty thành viên và đầu tƣ ra bên ngoài. Các phòng ban tham mƣu giúp việc cho lãnh đạo Tổng Công ty thực hiện tốt chức năng đầu tƣ của mình.
Công việc thực hiện đầu tƣ của Tổng Công ty đƣợc giao cho các công Cơ cấu tổ chức quản lý Hệ thống kế toán trách nhiệm
Tổng Công ty Trung tâm đầu tƣ cấp 1
Đơn vị thành viên hạch toán độc lập
Trung tâm lợi nhuận cấp 1/ Trung tâm đầu tƣ cấp 2
Đơn vị thành viên hạch
toán phụ thuộc Trung tâm lợi nhuận cấp 2
Xí nghiệp, Chi nhánh Trung tâm lợi nhuận cấp 2
Phòng ban chức năng, đội xây lắp
Trung tâm chi phí
Sơ đồ 2.6. Mô hình các trung tâm trách nhiệm tại Tổng Công ty 789/Bộ Quốc phòng
ty thành viên thực hiện thông qua việc ký kết hợp đồng. Các công ty thành viên trở thành các trung tâm lợi nhuận cấp I. Bên cạnh đó, các công ty thành viên hạch toán độc lập có bộ máy tổ chức tƣơng tự nhƣ Tổng Công ty khi tham gia đầu tƣ dự án, mua sắm máy móc thiết bị phục vụ thi công thực hiện dự án đầu tƣ thì trở thành trung tâm đầu tƣ cấp II.
Các công ty thành viên, chi nhánh hạch toán phụ thuộc đƣợc phân cấp thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh của mình hình thành trung tâm lợi nhuận cấp II.
Các phòng ban chức năng, đội xây lắp trực thuộc Tổng Công ty là những đơn vị trực tiếp tham gia thực hiện các dự án đầu tƣ khi đƣợc cấp trên giao trở thành trung tâm chi phí.
b. Phân cấp về công tác kế hoạch
Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty chịu trách nhiệm đƣa ra các chỉ tiêu kế hoạch về doanh thu, lợi nhuận, đầu tƣ. Kế hoạch năm đƣợc báo cáo, trình bày trƣớc Đại hội đồng cổ đông thƣờng niên và Hội nghị ngƣời lao động.
Hàng năm, căn cứ vào báo cáo tổng kết thực hiện kế hoạch sản lƣợng của năm trƣớc, theo dõi thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc, kết quả phân tích hoạt động kinh doanh và các chỉ tiêu phát triển, phòng Kế hoạch - Kỹ thuật lập kế hoạch sản lƣợng năm của Tổng Công ty. Dựa vào chỉ tiêu kế hoạch sản lƣợng năm của Tổng Công ty và năng lực của mỗi Chi nhánh, phòng Kế hoạch lập kế hoạch sản lƣợng thực hiện năm giao cho mỗi Chi nhánh. Sau đó phòng Kế hoạch hoàn chỉnh và trình Tổng Giám đốc xem xét, phê duyệt.
Các đơn vị thành viên có quyền và trách nhiệm chủ động xây dựng kế hoạch của đơn vị mình; Tổng Công ty có quyền phân bổ kế hoạch cho các đơn vị thành viên. Quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch hàng năm của Tổng Giám đốc đối với các đơn vị thành viên là căn cứ pháp lý để xác định mức độ
hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị khi kết thúc năm kế hoạch.
Vào ngày 25 hàng tháng, các đơn vị và phòng, ban chức năng lập báo cáo về tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch trong tháng và dự kiến kế hoạch tháng tiếp theo gửi tới Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật. Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật tiếp nhận, thẩm tra và tổng hợp báo cáo tại Hội nghị giao ban vào ngày thứ 2 tuần đầu tiên của tháng, Tổng Giám đốc chủ trì giao ban để đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch trong tháng và triển khai kế hoạch tháng tới.
c. Phân cấp về công tác đấu thầu
* Công tác đấu thầu: Trong lĩnh vực xây dựng cơ bản đấu thầu là việc các doanh nghiệp cạnh tranh nhau để nhận đƣợc các công trình dự án. Quá trình đấu thầu phản ánh năng lực của Tổng Công ty, khả năng của nhà quản trị trong việc thực hiện mục tiêu tìm kiếm, mở rộng thị trƣờng, lĩnh vực thi công xây lắp nhƣ quy mô, giá trị dự án và mục tiêu lựa chọn công trình dự án, và quyết định mức giá bỏ thầu sao cho có lợi nhất. Công tác đấu thầu của Tổng Công ty do Tổng Giám đốc trực tiếp điều hành.
- Ban đấu thầu/ Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật lập hồ sơ đấu thầu và tham gia mở thầu. Ban đấu thầu, Giám đốc đơn vị, Đội trƣởng đội trực thuộc Tổng Công ty có gói thầu tham gia đấu thầu chịu trách nhiệm trực tiếp trƣớc Tổng Giám đốc về chất lƣợng hồ sơ đấu thầu và kết quả đấu thầu.
- Các phòng, ban chức năng căn cứ yêu cầu của hồ sơ mời thầu phối hợp với Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật cung cấp các thông tin, văn bản, bảo lãnh tài chính... trong phạm vi quản lý để đảm bảo chất lƣợng của hồ sơ dự thầu, đồng thời chịu trách nhiệm liên đới về chất lƣợng thông tin cung cấp.
d. Phân cấp quản lý công tác giao khoán
Tổ chức giao khoán: Quy trình tổ chức thực hiện công tác giao khoán đƣợc thể hiện theo các bƣớc sau:
- Bƣớc 1: Tổng Công ty (Trung tâm đầu tƣ), chịu trách nhiệm là Tổng Giám đốc cùng các phòng ban tham mƣu có nhiệm vụ thực hiện các dự án đầu tƣ, trong đó trực tiếp thực hiện đấu thầu các công trình, dự án.
- Bƣớc 2: Tổng Công ty giao khoán dự án cho các đơn vị thành viên (Trung tâm lợi nhuận) đứng đầu là các Giám đốc công ty, chi nhánh thực hiện thi công dự án thông qua hợp đồng xây lắp. Giá trị giao thầu đƣợc xác định bằng giá trị trúng thầu nhân với tỷ lệ %, thông thƣờng là 95%, Tổng Công ty
TỔ Phòng Tổ chức Lao động Phòng Kế hoạch Kỹ thuật Phòng Tài chính Kế toán Phòng Tổng hợp Chuẩn bị danh sách hồ sơ năng lực, nhân sự chủ chốt
Chuẩn bị hồ sơ đấu thầu: Kiểm tra dự toán, thiết kế biện
pháp thi công Chuẩn bị hồ sơ năng lực tài chính, cung cấp bảo lãnh dự thầu... Lập hồ sơ đấu thầu, hồ sơ đề xuất
Tham gia quá trình bỏ thầu
Sơ đồ 2.7. Sơ đồ phân công chức năng, nhiệm vụ trong công tác đấu thầu
thu 5% dùng để chi cho bộ phận quản lý của Tổng Công ty.
- Bƣớc 3: Các đội xây lắp (Trung tâm chi phí) chịu trách nhiệm là đội trƣởng sẽ trực tiếp nhận thầu thi công các công trình thông qua bản khoán đƣợc công ty giao.
- Bƣớc 4: Sau khi thi công xong khối lƣợng công việc giao khoán, đội xây lắp phải quyết toán công trình giao khoán. Giá trị quyết toán đƣợc phê duyệt theo nguyên tắc không đƣợc vƣợt giá trị giao khoán.
Trƣờng hợp các công ty thành viên trực tiếp tham gia đấu thầu công trình, dự án thì tổ chức giao khoán giống nhƣ bƣớc 2, bƣớc 3 và bƣớc 4.
Hình thức giao khoán: Hình thức khoán trọn gói và hình thức giao khoán theo biện pháp thi công.
+ Hình thức khoán trọn gói: Áp dụng cho những đội xây lắp có đủ kinh nghiệm, năng lực, tài chính có thể thi công hoàn thành công trình. Tổng Giám đốc sẽ ký hợp đồng giao khoán công việc trên cơ sở thỏa thuận với đội về mức thu để duy trì hoạt động quản lý (Tỷ lệ thu nằm trong khoảng từ 90-95% giá trị trúng thầu). Đội xây lắp có trách nhiệm hoàn thành công việc đƣợc giao, có thể tự mình quyết định huy động các nguồn lực phục vụ thi công: mua vật tƣ, thuê lao động, máy móc thiết bị ... chủ động giao dịch với chủ đầu tƣ, tƣ vấn giám sát, các bên liên quan để nghiệm thu, thu hồi vốn. Tổng Công ty có trách nhiệm kiểm tra, giám sát, hỗ trợ đội xây lắp khi cần thiết. Chi phí phát sinh liên quan đƣợc tập hợp hết cho đội xây lắp và cho từng công trình.
+ Hình thức giao khoán theo biện pháp thi công: Đƣợc áp dụng sau khi Tổng Công ty và đội xây lắp thống nhất đƣợc biện pháp tổ chức thi công phù hợp, giá trị giao khoán đƣợc xây dựng căn cứ vào biện pháp tổ chức thi công đƣợc phê duyệt và khối lƣợng công việc đƣợc giao. Đội xây lắp phải lập dự toán “Kế hoạch chi phí toàn bộ” để xác định toàn bộ chi phí có thể phải chi phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình đƣợc giao. Tổng Công ty
chịu trách nhiệm cung cấp vật tƣ, máy móc, thiết bị, nhân lực cho đội, hỗ trợ đội xây lắp các công việc nghiệm thu, thanh toán, thu hồi vốn và các công việc khác khi cần thiết và thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát hoạt động của đội xây lắp theo quy định. Toàn bộ chi phí cũng đƣợc tập hợp cho từng đội xây lắp và từng công trình dự án. Đội xây lắp chịu trách nhiệm sản xuất, tổ chức thi công theo đúng biện pháp thi công thống nhất, thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo kế toán, thống kê theo quy định của “Quy chế hạch toán kinh tế đội xây lắp”. Trách nhiệm của đội trƣởng đội xây lắp là phải thực hiện thi công theo đúng biện pháp thi công đã đƣợc duyệt và đảm bảo chi phí không vƣợt giá trị giao khoán.
Giá trị giao khoán:
- Giao khoán theo biện pháp tổ chức thi công mức giao khoán giao động từ 83% - 85% giá trị trúng thầu.
- Giao khoán trọn gói: Giám đốc công ty ủy quyền toàn bộ công việc, quyền lợi, trách nhiệm cho đội trƣởng đội xây lắp. Tỷ lệ thu thấp hơn so với hình thức giao khoán khoán theo biện pháp tổ chức thi công trong khoảng từ 90% - 95% giá trị trúng thầu.
e. Phân cấp công tác quản lý tài chính
Đối với khối văn phòng tại Tổng Công ty: Quản lý và sử dụng vốn; quản lý và sử dụng tài sản; quản lý doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty. Việc quản lý đƣợc thực hiện theo Quy chế quản lý tài chính do Tổng Công ty ban hành.
Các xí nghiệp trực thuộc đƣợc giao quyền sử dụng vốn và tài sản, còn Tổng Công ty là chủ sở hữu các tài sản đó nhằm nâng cao năng lực đấu thầu. Tổng Công ty và các phòng ban chức năng có trách nhiệm thực hiện các dự án đầu tƣ, trực tiếp đấu thầu các công trình, dự án. Tùy theo năng lực thi công của mỗi xí nghiệp trực thuộc, Tổng Công ty sẽ thực hiện giao khoán các công
trình, dự án lại cho các Xí nghiệp thông qua các hợp đồng giao khoán nội bộ. Tỷ lệ hạch toán đƣợc quy định tùy theo mức độ cạnh tranh và sự phức tạp của công trình, điều kiện thi công mà hai bên thỏa thuận theo hợp đồng giao khoán.
- Đối với các đơn vị trực thuộc:
Quản lý sử dụng, bảo quản và thực hiện chế độ trích khấu hao theo quy định đối với từng loại tài sản đƣợc giao. Giá trị tài sản đƣợc giao là giá trị tài sản đƣợc đánh giá lại tại thời điểm bàn giao cho đơn vị, trích khấu hao cơ bản nộp vể Tổng Công ty theo kỳ quyết toán.
Các đơn vị trực thuộc tổ chức sản xuất kinh doanh quản lý mọi vật tƣ, tài sản thiết bị của đơn vị đƣợc giao, chịu trách nhiệm quản lý và hạch toán các chi phí: các chi phí trực tiếp về vật liệu, nhân công, máy, chi phí khấu hao, các chi phí phục vụ sản xuất của từng đơn vị. Giám đốc tại các đơn vị trực thuộc là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc Tổng Giám đốc Tổng Công ty về tổ chức thi công các công trình đúng tiến độ, đảm bảo chất lƣợng, bàn giao công trình theo đúng hợp đồng đã ký.
Các đơn vị đƣợc quyền tự chủ trong việc thu, chi của mình, thực hiện tốt việc thanh quyết toán hàng tháng, giải quyết thu hồi công nợ kịp thời. Định kỳ các đơn vị lập báo cáo hiệu quả kinh doanh và báo cáo tài chính gửi về văn phòng Tổng Công ty.
Chủ động trong việc bố trí, sắp xếp lực lƣợng lao động do Tổng Công ty giao quản lý trong đơn vị phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ, khả năng lao động của từng ngƣời và phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị. Đƣợc ký hợp đồng lao động thời vụ để giải quyết công việc kinh doanh. Căn cứ vào quy chế trả lƣơng cho cán bộ, nhân viên theo quy định của Tổng Công ty, các đơn vị thực hiện phân phối tiền lƣơng theo lƣơng tối thiểu và hiệu quả kinh doanh. Tiền lƣơng của cán bộ nhân viên phụ thuộc vào kết
quả kinh doanh và năng suất lao động, hiệu quả, chất lƣợng lao động, ý thức chấp hành kỷ luật, nội quy, quy chế lao động của từng ngƣời. Đối với các khoản trích theo lƣơng thì đơn vị hạch toán theo thang bảng lƣơng Nhà nƣớc đang áp dụng.