6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3. NỘI DUNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP
1.3.1. Tổ chức các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp
a. Khái niệm trung tâm trách nhiệm
Hệ thống kế toán trách nhiệm đƣợc xây dựng trên cơ sở xác định trách nhiệm của mỗi đơn vị, bộ phận trong tổ chức. Mỗi đơn vị hoặc bộ phận của tổ chức có một nhà quản lý chịu trách nhiệm về những kết quả tài chính của đơn vị hoặc bộ phận. Một đơn vị hoặc bộ phận nhƣ vậy gọi là một trung tâm trách nhiệm.
Theo TS. Huỳnh Lợi ( năm 2009), cho rằng: “Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý của một tổ chức mà người quản lý ở cấp đó có quyền và chịu trách nhiệm đối với kết quả của các hoạt động thuộc phạm vi quản lý của mình.” [5, trang 215]
Tùy thuộc vào tính phức tạp của cơ cấu tổ chức và mức độ phân cấp quản lý mà doanh nghiệp thiết lập các trung tâm trách nhiệm phù hợp. Các TTTN này tạo thành một hệ thống cấp bậc: ở cấp thấp nhất của tổ chức là các trung tâm trách nhiệm của từng bộ phận, từng khu vực, mỗi công việc hay nhóm nhỏ các công việc nhƣ cấp phân xƣởng sản xuất, cửa hàng... Nhà quản lý ở cấp này là các quản đốc phân xƣởng, cửa hàng trƣởng. Ở cấp cao hơn là các bộ phận hoặc các thành phần bao gồm nhiều đơn vị nhỏ hơn nhƣ khu vực kinh doanh theo vùng, miền hay các nhà máy phân bổ ở các tỉnh... Và xét theo quan điểm của các nhà lãnh đạo cấp cao thì cả công ty là một trung tâm trách nhiệm, nhà quản lý cấp cao nhất chính là nhà quản trị trách nhiệm của trung tâm này.
b. Bản chất của trung tâm trách nhiệm
Một TTTN có bản chất nhƣ một hệ thống, mỗi hệ thống đƣợc xác định để xử lý một công việc cụ thể. Hệ thống này sử dụng các đầu vào là các giá trị vật chất nhƣ nguyên vật liệu, số giờ công của các loại lao động và các dịch vụ
khác. Kết quả là các trung tâm trách nhiệm sẽ cho ra các đầu ra là các loại hàng hóa nếu nó là sản phẩm hữu hình, là dịch vụ nếu đó là sản phẩm vô hình.
Bản chất của trung tâm trách nhiệm đƣợc mô tả nhƣ sau:
Hàng hoá và dịch vụ tạo ra bởi một trung tâm trách nhiệm này có thể là đầu vào của một trung tâm trách nhiệm khác trong cùng một tổ chức và cũng có thể đƣợc bán ra bên ngoài. Vì vậy, đôi khi nó là đầu vào của một trung tâm trách nhiệm và đôi khi nó là đầu ra của cả tổ chức.
Để đo lƣờng mức độ hoàn thành của một trung tâm trách nhiệm thƣờng dựa vào hai tiêu chí: hiệu quả và hiệu năng.
Hiệu quả: là mối quan hệ giữa đầu ra của một trung tâm trách nhiệm và mục tiêu của trung tâm trách nhiệm đó. Đó chính là mức độ hoàn thành mục tiêu của một trung tâm trách nhiệm.
Hiệu năng: là tỉ lệ giữa đầu ra so với đầu vào của trung tâm trách nhiệm, hay có thể nói đó là tỉ lệ giữa kết quả thực tế đạt đƣợc với nguồn lực thực tế mà trung tâm trách nhiệm đã sử dụng để tạo ra kết quả đó.
Nhƣ vậy, để có thể xác định đƣợc hiệu quả và hiệu năng của các trung tâm trách nhiệm, vấn đề đặt ra là phải lƣợng hoá đƣợc đầu vào và đầu ra của các trung tâm trách nhiệm. Trên cơ sở đó sẽ xác định đƣợc các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá kết quả hoạt động của trung tâm cụ thể. Việc đo lƣờng thành quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm sẽ tạo điều kiện cho việc đánh giá chất lƣợng hoạt động của các giám đốc trung tâm, đồng thời khích lệ họ điều
Công việc Trung tâm trách nhiệm
Đầu vào Đầu ra
Nguồn lực Sản phẩm /
dịch vụ Vốn
Sơ đồ 1.3. Mối quan hệ đầu vào và đầu ra của trung tâm trách nhiệm
khiển hoạt động trung tâm của mình phù hợp với mục tiêu cơ bản toàn công ty.
c. Phân loại các trung tâm trách nhiệm
Căn cứ vào sự khác biệt trong việc lƣợng hóa giữa “đầu vào” và “đầu ra” của các TTTN cũng nhƣ mức độ trách nhiệm của ngƣời quản trị trung tâm, có thể chia thành 4 loại trung tâm trách nhiệm:
* Trung tâm chi phí:
Trung tâm chi phí là một TTTN thể hiện phạm vi cơ bản của hệ thống xác định chi phí, là điểm xuất phát của các hoạt động nhƣ: lập dự toán chi phí, phân loại chi phí thực tế phát sinh, so sánh chi phí thực tế với định mức chi phí. Nhà quản lý có quyền ra quyết định và chỉ chịu trách nhiệm đối với các chi phí phát sinh thuộc phạm vi quản lý của mình. Có 2 dạng trung tâm chi phí là: TTCP định mức và TTCP linh hoạt.
- Trung tâm chi phí định mức: là TTCP mà các yếu tố chi phí và các mức hao phí về các nguồn lực sử dụng để sản xuất một đơn vị sản phẩm, dịch vụ đều đƣợc xây dựng định mức cụ thể. Nhà quản trị trung tâm chi phí định mức có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh, để vẫn đảm bảo kế hoạch sản xuất cũng nhƣ đảm bảo kế hoạch chi phí cho từng đơn vị sản phẩm, dịch vụ và tính cho toàn bộ. Đối với trung tâm này thì hiệu suất đƣợc đo lƣờng bởi mối liên hệ giữa đầu vào và đầu ra, còn tính hiệu quả đƣợc đo lƣờng bằng mức độ trung tâm đạt đƣợc sản lƣợng mong muốn tại những mức độ về chất lƣợng và thời gian đã định.
Công việc
Đầu vào Đầu ra
Mối quan hệ tối ƣu có thể đƣợc thiết lập rõ
ràng
(Tiền tệ) (Hiện vật)
Sơ đồ 1.4. Mối quan hệ đầu vào và đầu ra của trung tâm chi phí định mức
- Trung tâm chi phí linh hoạt: là TTCP mà các yếu tố đƣợc dự toán và đánh giá căn cứ trên nhiệm vụ đƣợc giao tính chung, không thể xác định cụ thể cho từng đơn vị sản phẩm hoặc cho từng công việc của trung tâm. Nhà quản trị TTCP này có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh sao cho phù hợp với chi phí dự toán, đồng thời đảm bảo thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao. Đặc điểm của trung tâm chi phí linh hoạt là các đầu ra không thể đo lƣờng bằng các chỉ tiêu tài chính, hoặc không có sự liên hệ rõ ràng giữa các chi phí đã đƣợc sử dụng để tạo ra các kết quả đầu ra tƣơng ứng. Đánh giá hiệu quả của trung tâm này thƣờng bằng cách so sánh chi phí giữa dự toán ngân sách đã định và thực tế thực hiện. Tuy nhiên, cách so sánh này chỉ cho kết quả tƣơng đối, nên cần phải kết hợp một số chỉ tiêu phi tài chính về mức độ và chất lƣợng của các dịch vụ mà trung tâm này cung cấp.
* Trung tâm doanh thu:
Trung tâm doanh thu là TTTN mà đầu ra đƣợc lƣợng hóa bằng tiền còn đầu vào thì không. Nhà quản lý có quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm đối với việc tạo ra doanh thu, không chịu trách nhiệm với lợi nhuận và vốn đầu tƣ.
Trung tâm này thƣờng gắn với bậc quản lý cấp trung hoặc cấp cơ sở, đó là các bộ phận kinh doanh trong đơn vị nhƣ các chi nhánh tiêu thụ, khu vực tiêu thụ, cửa hàng tiêu thụ,… Trên thực tế khi xác định chỉ tiêu đánh giá trung tâm doanh thu, cần xem xét giá thành sản phẩm để khuyến khích trung tâm
Công việc
Đầu vào Đầu ra
Mối quan hệ tối ƣu không thể đƣợc thiết lập rõ ràng
(Tiền tệ) (Hiện vật)
Sơ đồ 1.5. Mối quan hệ đầu vào và đầu ra của trung tâm chi phí linh hoạt
này tạo ra lợi nhuận chứ không đơn thuần là tạo ra doanh thu. Các quản lý bán hàng thƣờng chiết khấu giảm giá hàng bán khi bán hàng số lƣợng lớn, hay thực hiện các chiến dịch quảng cáo, khuyến mại. Các hoạt động này sẽ làm tăng doanh thu nhƣng đều làm giảm lợi nhuận mà Doanh nghiệp chỉ chấp nhận trong một thời gian kinh doanh có hạn. Nhƣ vậy, trung tâm này phải có chính sách bán hàng, không chỉ dựa trên tình hình thị trƣờng mà còn dựa trên giá thành, chi phí và các mục tiêu lâu dài của Công ty.
* Trung tâm lợi nhuận:
Trung tâm lợi nhuận là TTTN mà nhà quản lý có trách nhiệm đối với lợi nhuận đạt đƣợc trong phạm vi mình quản lý. Nhà quản lý trung tâm phải kiểm soát đƣợc chi phí và doanh thu tạo ra. Đặc điểm của TTLN là đầu ra và đầu vào có thể lƣợng hóa đƣợc bằng tiền.
Loại trung tâm trách nhiệm này thƣờng đƣợc gắn với bậc quản lý cấp trung, đó là Giám đốc điều hành trong Công ty, các đơn vị kinh doanh trong Tổng Công ty nhƣ các Công ty phụ thuộc, chi nhánh… Nhà quản lý chịu trách nhiệm với kết quả sản xuất và tiêu thụ của trung tâm. Trong trƣờng hợp này nhà quản lý có thể ra quyết định loại sản phẩm nào cần sản xuất, sản xuất nhƣ thế nào, mức độ chất lƣợng, giá cả, hệ thống phân phối và bán hàng. Nhà quản lý phải quyết định các nguồn lực sản xuất đƣợc phân bổ nhƣ thế nào giữa các sản phẩm, điều đó cũng có nghĩa là họ phải đạt đƣợc sự cân bằng
Công việc
Đầu vào Đầu ra
Đầu vào không liên quan đến đầu ra
Chỉ là chi phí liên quan trực tiếp
Doanh thu
trong việc phối hợp giữa các yếu tố giá cả, sản lƣợng, chất lƣợng và chi phí. Nếu nhà quản lý không có quyền quyết định mức độ đầu tƣ tại trung tâm của họ, thì tiêu chí lợi nhuận đƣợc xem là tiêu chí thích hợp để đánh giá kết quả thực hiện của trung tâm này.
* Trung tâm đầu tư: * Trung tâm đầu tư:
Trung tâm đầu tƣ là TTTN mà nhà quản lý không chỉ chịu trách nhiệm về chi phí, doanh thu, lợi nhuận của trung tâm mà còn phải chịu trách nhiệm với vốn đầu tƣ và khả năng huy động nguồn tài trợ. Do vậy, nhà quản lý trung tâm có quyền ra các quyết định về vốn đầu tƣ và sử dụng vốn lƣu động. Trung tâm đầu tƣ không những lƣợng hóa đƣợc bằng tiền đầu vào và đầu ra mà cả lƣợng tài sản đầu tƣ vào trung tâm.
Đây là loại trung tâm trách nhiệm gắn với bậc quản lý cấp cao nhƣ Hội đồng quản trị, các Công ty con độc lập… Đó là sự tổng quát hóa của các trung tâm lợi nhuận, trong đó khả năng sinh lời đƣợc gắn với các tài sản đƣợc sử dụng để tạo ra lợi nhuận đó.
Tóm lại bƣớc đầu tiên và cơ bản của việc thực hiện kế toán trách nhiệm Công việc
Đầu vào Đầu ra
Đầu vào có liên quan với đầu ra
Chi phí Lợi nhuận
Sơ đồ 1.7. Mối quan hệ đầu vào và đầu ra của trung tâm lợi nhuận
Vốn đầu tƣ
Đầu vào Đầu ra
Lợi nhuận có liên quan vốn đƣợc sử dụng
Chi phí Lợi nhuận
là xây dựng các trung tâm trách nhiệm. Doanh nghiệp nên tổ chức thành các trung tâm lợi nhuận và đầu tƣ hay nên hình thành các trung tâm chi phí? Điều này phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, mức độ phân quyền cũng nhƣ thái độ và quan điểm của nhà quản trị cấp cao. Vì vậy, vấn đề tổ chức kế toán trách nhiệm mang tính linh hoạt hơn mặc dù nó phải đảm bảo tuân thủ những nguyên tắc cơ bản của kế toán trách nhiệm.