6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1. TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY 789/BỘ QUỐC PHÒNG
2.1.1. Giới thiệu về Tổng Công ty 789/Bộ Quốc phòng
a. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty 789
Tổng Công ty 789 tiền thân là Xí nghiệp xây dựng và sửa chữa, gọi tắt là Xí nghiệp 789, đƣợc thành lập theo quyết định số 526/69-QĐ ngày 17/09/1989.
Ngày 30/05/1990, Tổng tham mƣu trƣởng đã có quyết định số 180- QĐ/TM về việc thành lập Xí nghiệp 789 hoạt động theo cơ chế hạch toán độc lập, có tƣ cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng.
Ngày 11/02/1992, Bộ Quốc phòng đã ra quyết định số 120/QĐ-QP chuyển Xí nghiệp 789 thành Công ty thuộc loại hình kinh tế quốc doanh, có đầy đủ tƣ cách pháp nhân.
Ngày 26/03/1993 Bộ trƣởng Bộ Quốc phòng ra quyết định số 575/QĐ-QP thành lập doanh nghiệp Nhà nƣớc đối với Công ty 789, giấy phép kinh doanh số 10988, ngày 31/10/1993, cho phép Công ty đƣợc hoạt động kinh doanh trên phạm vi toàn quốc và đƣợc mở chi nhánh tại 3 miền Bắc - Trung - Nam.
Đến năm 1996 chính thức đƣợc thành lập lại theo quyết định số 478/QĐ-QP ngày 18/05/1996 trên cơ sở sáp nhập 3 Doanh nghiệp:
- Công ty 584 - BQP
- Công ty xây lắp 789 - BQP
- Xí nghiệp khảo sát thiết kế 199 - BQP
Đến ngày 29/9/2003 Bộ Quốc phòng quyết định sáp nhập Công ty 198 vào công ty 789 theo quyết định số 244/2003/QĐ-BQP.
Nam nói chung. Có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nƣớc, Công ty đƣợc bộ xây dựng cấp chứng chỉ hành nghề xây dựng số 70 ngày 20/03/1997 - SHĐK: 0101-20-0-1-081. Chứng chỉ hành nghề tƣ vấn đầu tƣ số 128 ngày 08/04/1997 - SHĐK: 0101-20-00-01-159, đƣợc Bộ Kế hoạch Đầu tƣ cấp chứng chỉ hành nghề dịch vụ tƣ vấn đầu tƣ nƣớc ngoài số 45/CCHN ngày 22/12/1997. Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 110840 ngày 13/05/2004 của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thành phố Hà Nội.
Công ty là Doanh nghiệp nhà nƣớc có tƣ cách pháp nhân thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tại ngân hàng, có con dấu riêng.
Tên giao dịch: Tổng Công ty 789/Bộ Quốc phòng
Địa chỉ: Số 147 đƣờng Hoàng Quốc Việt - P. Nghĩa Đô - Q. Cầu Giấy - Tp. Hà Nội
Với lợi thế là một tổ chức xây dựng lớn của Quân đội, có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nƣớc. Qua 26 năm hoạt động Tổng Công ty 789/Bộ Quốc phòng không ngừng phát triển, mở rộng địa bàn trong toàn nƣớc cũng nhƣ nhận đƣợc các đánh giá tích cực của các đơn vị cấp trên, chủ đầu tƣ, các đơn vị bạn trong và ngoài ngành.
b. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty
Tổng Công ty 789/Bộ Quốc phòng là một Doanh nghiệp nhà nƣớc hạng I, lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty chủ yếu là xây dựng các hạng mục công trình thuộc dân dụng và quốc phòng.
Cụ thể:
- Đầu tƣ phát triển hạ tầng và kinh doanh nhà;
- Trang trí nội thất, lắp đặt điện nƣớc, lắp đặt thiết bị cho các công trình;
- Khảo sát thiết kế và tƣ vấn đầu tƣ xây dựng; - Vận tải đƣờng bộ;
- Khai thác đá, cát, sỏi, sản xuất kinh doanh vật tƣ, vật liệu xây dựng, kinh doanh vật tƣ thiết bị tồn đọng, thanh xử lý;
- Xây dựng các công trình quốc phòng, công nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy lợi, công trình ngầm, công trình thủy cầu cảng, nhà máy nƣớc, hệ thống cấp thoát nƣớc, hạ tầng cơ sở, đƣờng dây tải điện đến 35KV;
- Nhập khẩu vật tƣ thiết bị phục vụ sản xuất của công ty;
- Lắp đặt hệ thống điện; Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nƣớc, lò sƣởi và điều hòa không khí; Lắp đặt máy móc thiết bị công nghiệp; Lắp đặt hệ thống xây dựng khác.
c. Quy trình công nghệ sản xuất
Sản phẩm xây lắp là những công trình, nhà cửa xây dựng và sử dụng tại chỗ. Sản phẩm mang tính đơn chiếc, có kích thƣớc lớn và chi phí lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Xuất phát từ đặc điểm đó nên quy trình sản xuất các loại sản phẩm chủ yếu của công ty đều phải tuân theo một quy trình công nghệ nhƣ sau:
Sơ đồ 2.1. Quy trình công nghệ sản xuất tại Tổng Công ty 789
Trên cơ sở hồ sơ mời thầu, kế toán Tổng Công ty tiến hành lập dự toán bóc tách tiên lƣợng dự toán, tính toán khối lƣợng vật liệu, nhân công, máy, thời gian thi công cần thiết để hoàn thành công trình. Từ đó đƣa ra kết quả cung ứng vật tƣ, nhân lực để thực hiện thi công công trình, các xí nghiệp đƣợc phân công xây lắp công trình. Khi công trình hoàn thành Tổng Công ty sẽ bàn giao, thanh toán với chủ đầu tƣ hoặc các đối tƣợng khác.
Nhận thầu thông qua đấu thầu hoặc đƣợc giao thầu Ký hợp đồng kinh tế với chủ đầu tƣ công trình Tổ chức sản xuất và thi công công trình Công trình hoàn thành bàn giao
2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý tại Tổng Công ty 789/Bộ Quốc phòng
a. Cơ cấu tổ chức quản lý tại Tổng Công ty
.
Sơ đồ 2.2. Tổ chức quản lý điều hành Tổng Công ty 789/Bộ Quốc phòng
Bộ máy hoạt động và điều hành của Tổng Công ty 789 gồm: Chủ tịch Tổng Công ty kiêm Tổng Giám đốc; 05 Phó tổng giám đốc; 07 phòng ban chức năng, các công ty con và chi nhánh phụ thuộc đƣợc quy định rõ chức năng, nhiệm vụ theo sơ đồ sau:
b. Cơ cấu tổ chức quản lý tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc
đốc; Phó giám đốc; Khối cơ quan (Ban Tài chính - Kế toán; Ban Kế hoạch - Kỹ thuật; Ban hành chính); Khối sản xuất (Các đội thi công; Công trƣờng trực thuộc; Các xƣởng sản xuất, thiết kế, các tổ sản xuất, dịch vụ...).
Sơ đồ 2.3. Tổ chức quản lý điều hành của đơn vị hạch toán phụ thuộc tại Tổng Công ty 789/Bộ Quốc phòng
c. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
- Chủ tịch Tổng Công ty kiêm Tổng Giám đốc: Là ngƣời điều hành cao DOANH)
nhất của Tổng Công ty, có quyền quyết định các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của mình, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Bộ Tổng tham mƣu về kết quả sản xuất kinh doanh cũng nhƣ những vấn đề liên quan đến pháp luật. Tổng Giám đốc trực tiếp quản lý các Phó Tổng Giám đốc, các trƣởng phòng, các Giám đốc, phó giám đốc các đơn vị phụ thuộc. Đồng thời phân quyền và trách nhiệm cho các Phó Tổng Giám đốc chỉ đạo các phòng ban và có trách nhiệm tham mƣu cho Tổng Giám đốc trong việc xây dựng quy định điều hành, tổ chức sản xuất kinh doanh, dịch vụ.
- Phó Tổng Giám đốc: các Phó Tổng Giám đốc là ngƣời giúp Tổng Giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh của Tổng Công ty trong lĩnh vực đƣợc Tổng Giám đốc phân công, trực tiếp giải quyết công việc từ các phòng chức năng công ty và các đơn vị trực thuộc trong quyền hạn của mình. Ngoài ra, còn liên đới chịu trách nhiệm cùng Tổng Giám đốc trƣớc Bộ Tổng tham mƣu về hoạt động kinh doanh của Tổng Công ty.
- Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật: có trách nhiệm tham mƣu cho Ban Tổng Giám đốc trong công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch trung hạn, dài hạn; Tổ chức xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng kỳ và các phƣơng án, biện pháp thực hiện kèm theo, đề xuất xử lý hoặc điều chỉnh những phát sinh trong quá trình thực hiện; Tổ chức hệ thống quản lý kỹ thuật, ứng dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất; Xây dựng và phát triển mô hình thi công chuyên phù hợp với định hƣớng của Tổng Công ty; Chỉ đạo nghiệp vụ, hƣớng dẫn và tổ chức, triển khai, kiểm tra, đôn đốc bảo đảm cho các hoạt động thi công, sản xuất của Tổng Công ty đạt tiến độ, chất lƣợng, đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, môi trƣờng.
- Phòng Tổ chức - Lao động: tham mƣu cho ban lãnh đạo phƣơng án sắp xếp lại tổ chức nhân sự, đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, công nhân viên Tổng Công ty. Theo dõi, thực hiện, kiểm tra, giải quyết các
chế độ chính sách về lao động, hƣớng dẫn các đơn vị trực thuộc các vấn đề liên quan đến lao động, quản lý và bảo quản tài liệu, hồ sơ nhân sự toàn Tổng Công ty. Xây dựng biên chế, tổ chức lực lƣợng theo từng thời kỳ phù hợp với định hƣớng phát triển trung hạn, dài hạn của Tổng Công ty trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Phối hợp cùng các phòng chức năng xây dựng, bổ sung quy chế chức danh nhiệm vụ, quy định tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ các chức danh trong Tổng Công ty.
- Phòng Tài chính - Kế toán: có chức năng tham mƣu, giúp việc cho Ban lãnh đạo Tổng Công ty tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo đúng pháp luật của Nhà nƣớc, quy định của Quân đội, quy chế của Tổng Công ty và hƣớng dẫn của cơ quan nghiệp vụ cấp trên.
+ Quản lý chặt chẽ mọi nguồn vốn, tham mƣu cho Ban Tổng Giám đốc về việc sử dụng, huy động đảm bảo vốn cho hoạt động SXKD của Tổng Công ty. Thực hiện các biện pháp bảo toàn và phát triển vốn; đánh giá hiệu quả sử dụng vốn. Cấp kinh phí cho các đơn vị theo kế hoạch và tiến độ đƣợc duyệt và cân đối vốn cho các chi nhánh.
+ Tham mƣu đề xuất cho Tổng Giám đốc thƣơng thảo và quản lý trực tiếp các hợp đồng kinh tế và các hồ sơ pháp lý khác có liên quan. Tham gia quản lý các loại tài sản, công cụ dụng cụ của Tổng Công ty, xác định rõ nguồn vốn của từng loại tài sản đồng thời đăng ký đầy đủ vào sổ kế toán và tính đầy đủ khấu hao theo chế độ quy định; thu hồi kinh phí thanh lý tài sản.
+ Kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính kế toán trong Tổng Công ty, chịu trách nhiệm về tính đúng đắn, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ kế toán.
+ Thực hiện công tác tài chính, kế toán trong toàn Tổng Công ty theo đúng chế độ của Nhà nƣớc, xác định đầy đủ các khoản phải thu, phải trả và các loại thuế phải nộp Nhà nƣớc và các khoản phải nộp khác.
+ Lập và tổng hợp kế hoạch báo cáo tài chính năm với cấp trên. Phân tích, tổng hợp các hoạt động kinh tế của các đơn vị trực thuộc và của Tổng Công ty hàng quý, năm.
+ Xây dựng kế hoạch tài chính để đáp ứng kịp thời và có hiệu quả kế hoạch hoạt động của Tổng Công ty. Phải có kế hoạch quản lý và sử dụng các nguồn vốn hợp lý và tiết kiệm.
+ Hƣớng dẫn và phân bổ kế hoạch tài chính, giám sát chế độ hạch toán, thu chi quản lý tài chính tại các đơn vị phụ thuộc và lập báo cáo tài chính theo thời gian quy định.
- Văn phòng: Là cơ quan hành chính, hậu cần giúp Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty quản lý công tác văn phòng; hậu cần; huấn luyện quân sự; duy trì điều lệnh, kỷ luật quân đội, nền nếp chế độ theo quy chế, quy định của Tổng Công ty. Thực hiện toàn bộ các nghiệp vụ hành chính: Quản lý con dấu; lƣu trữ các tài liệu đi và đến; mở sổ ghi chép đăng ký thu và phát công điện, công văn, tài liệu, bƣu phẩm ... theo đúng nguyên tắc bảo mật; truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh của Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty đến các đơn vị; thực hiện sao chép tài liệu, văn bản theo yêu cầu của khối cơ quan Tổng Công ty và các công trƣờng, đội trực thuộc Tổng Công ty.
- Phòng Dự án đầu tư và xuất nhập khẩu: có chức năng tham mƣu, giúp việc cho Ban Tổng Giám đốc về tiếp thị, khai thác dự án và trình các luận chứng kinh tế kỹ thuật, kế hoạch đầu tƣ và hiệu quả đầu tƣ các dự án của Tổng Công ty trong năm kế hoạch. Thu thập, phân tích và xử lý phân tích các thông tin nhận đƣợc các dự án, thiết kế các khu lán trại tạm phân. Trực tiếp giao dịch, quan hệ, đàm phán với các chủ dự án và các đơn vị có liên quan để tiến hành các công việc. Tham mƣu với Ban Tổng Giám đốc quan hệ với đơn vị bạn hình thành các hợp đồng liên doanh, nắm bắt đƣợc các thông tin về các dự án đầu tƣ, báo cáo với Ban Tổng Giám đốc để có kế hoạch dự thầu. Nắm
bắt tình hình biến động của thị trƣờng xây dựng trong từng thời kỳ, đồng thời đƣa ra những chiến lƣợc kinh doanh ngắn hạn và dài hạn.
- Phòng chính trị: đảm nhiệm công tác Đảng - công tác chính trị của Tổng Công ty. Hoạt động dƣới sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng ủy cơ sở Tổng Công ty và sự chỉ đạo trực tiếp của cơ quan Chính trị cấp trên. Căn cứ vào kế hoạch của cơ quan chính trị cấp trên, Nghị quyết của Đảng ủy, Ban chính trị tham mƣu cho Đảng ủy quyết định nội dung công tác Đảng - công tác chính trị đồng thời trực tiếp tiến hành công tác Đảng - công tác chính trị trong Tổng Công ty.
- Phòng tổng hợp: là cơ quan tổng hợp, kiểm soát, tham mƣu đề xuất, giúp Chủ tịch Tổng Công ty, Ban Tổng Giám đốc trong công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh và các mặt hoạt động của Tổng Công ty. Chủ trì tổng hợp và lập các chƣơng trình, kế hoạch hoạt động định kỳ (hàng tuần, tháng, quý, năm) của Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty. Tổ chức theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân liên quan đến thực hiện chƣơng trình, kế hoạch đƣợc duyệt.
- Các đơn vị trực thuộc:
Là các đơn vị sản xuất chuyên ngành của Tổng Công ty, có các chức năng nhận thầu xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, quốc phòng có quy mô đến cấp 1, lắp đặt thiết bị điện nƣớc thông dụng, san đắp nền và hoàn thiện trang trí nội thất…
Giám đốc các đơn vị là ngƣời điều hành và chịu trách nhiệm trực tiếp về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Các đơn vị có trách nhiệm quản lý, sử dụng hiệu quả tài sản của Tổng Công ty đƣợc giao và có nhiệm vụ tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tất cả các đơn vị này đều chịu sự quản lý của Tổng Công ty về tài chính cũng nhƣ công tác hạch toán. Đồng thời các đơn vị này phải lập báo cáo
chi tiết về tình hình thu chi và thực hiện quyết toán vào cuối mỗi quý.
2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty 789/Bộ Quốc phòng
Do Tổng Công ty có quy mô khá lớn: công ty con, chi nhánh, xí nghiệp, đội thi công... sản xuất kinh doanh trên nhiều địa bàn khác nhau. Đồng thời, năng lực trình độ các kế toán viên ở một số đơn vị trực thuộc cũng chƣa đƣợc đáp ứng nếu cho phép phân cấp quản lý tài chính độc lập. Vì vậy, hiện nay Tổng Công ty đang áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán gồm bộ máy kế toán tại Tổng Công ty và bộ máy kế toán tại các đơn vị phụ thuộc. Hàng tháng, quý, năm các đơn vị trực thuộc nộp báo cáo quyết toán lên văn phòng kế toán Tổng Công ty để làm báo cáo toàn Tổng Công ty.
a. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty
Do những đặc điểm riêng biệt của ngành xây dựng nên tổ chức bộ máy