6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 5
thông 5
a. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Tổng công ty
Nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ của Tổng Công ty, Bộ Giao thông Vận tải là đại diện chủ sở hữu Nhà nước. Hội đồng Quản trị do Bộ Giao thông Vận tải bổ nhiệm, đại diện trực tiếp chủ sở hữu tại Tổng Công ty. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và pháp luật về mọi hoạt động của Tổng Công ty. Hội đồng quản trị gồm 6 thành viên, trong đó có 1 Chủ tịch Hội đồng Quản trị và 5 ủy viên Hội đồng Quản trị.
Hội đồng quản trị bầu ra Ban kiểm soát viên gồm 4 thành viên, trong đó có 1 Trưởng ban kiểm soát và 3 chuyên viên. Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị ban hành quy chế cụ thể về hoạt động của Ban kiểm soát.
Hội đồng quản trị bầu ra Ban kiểm soát viên gồm 4 thành viên, trong đó có 1 Trưởng ban kiểm soát và 3 chuyên viên. Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị ban hành quy chế cụ thể về hoạt động của Ban kiểm soát.
Hội đồng Quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm Ban Giám đốc sau khi được Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải chấp thuận, gồm 1 Tổng Giám đốc và 4 Phó tổng Giám đốc. Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng ngày của Tổng Công ty theo mục tiêu, kế hoạch và các nghị
chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụđược giao.
Bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty còn bao gồm các phòng chức năng: Văn phòng tổng hợp, Phòng Tổ chức cán bộ
lao động, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Kế hoạch - Dự án, Phòng Kỹ thuật Công nghệ, Ban Sắp xếp và đổi mới doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Tổng Công ty
* Hội đồng quản trị
Là cơ quan quyền lực cao nhất của Tổng công ty, Hội đồng quản trị
(HĐQT) có nhiệm vụ vạch ra chiến lược phát triển cho Tổng Công ty, ra quyết định về bổ nhiệm nhân sự. HĐQT là đại diện sở hữu cho nhà nước đối
với các tài sản Tổng Công ty. Chủ tịch hội đồng quản trị là người do Bộ
trưởng Bộ giao thông Vận tải bổ nhiệm, Hội đồng quản trị làm việc theo nguyên tắc bỏ phiếu kín.
* Kiểm soát viên
Ban kiểm soát là cơ quan kiểm tra, giám sát toàn diện mọi hoạt động của Công ty theo quy định tại Điều 123 Luật doanh nghiệp 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Ban kiểm soát thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn
đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổđông lớn. Ban kiểm soát báo cáo Đại hội đồng cổđông về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và hoạt động của hệ
thống kiểm soát nội bộ.
Các kiểm soát viên có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát, theo dõi những hoạt
động SXKD của Tổng Công ty. Phát hiện những điểm bất hợp lý trong qúa trình hoạt động, trên cơ sở đó đề xuất những phương án giải quyết với Hội
đồng quản trị.
* Ban giám đốc:
Tổng giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty theo định hướng do Hội đồng quản trị đề ra. Tổng giám đốc cũng có quyền đề xuất hoặc ra các quyết định về nhân sự khi cần thiết mà không cần thông qua Hội đồng quản trị. Tuy nhiên phải chịu trực tiếp về những quyết định của mình trước Hội đồng quản trị và phải giải trình trước Hội đồng quản trị về những quyết định đó. Tổng Giám đốc là người đại điện theo pháp luật của Tổng Công ty, chịu trách nhiệm quản lý điều hành hoạt
động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Tổng Công ty. Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng thuê.
Các phó Tổng giám đốc: giúp việc cho Tổng giám đốc theo các mảng công việc được giao và trực tiếp giải quyết một số công việc cụ thể có liên quan theo sự phân cấp của Tổng giám đốc, ngoài ra còn phụ trách những công việc đặc theo sự phân công của Tổng giám đốc.
* Các phòng ban chức năng: Văn phòng tổng hợp:
Thực hiện công tác hành chính, nhân sự, các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên và người lao động của Tổng Công ty.
Quản lý lao động tiền lương, trang thiết bị dụng cụ văn phòng, thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
Phòng Tổ chức cán bộ lao động:
Tham mưu cho Tổng giám đốc trong lĩnh vực đào tạo, tuyển chọn lao
động, xây dựng các nội quy, quy chế. Thực hiện các chế độ chính sách theo luật lao động.
Phòng Kế hoạch dự án:
Tham mưu, giúp Tổng giám đốc trong việc đàm phán ký kết các hợp
đồng kinh tế, tham gia trực tiếp lập dự toán đấu thầu công trình, theo dõi tiến
độ các công trình, lập hồ sơ hoàn công các công trình đã hoàn thành.
Căn cứ vào mục tiêu định hướng chiến lược của công ty lập, theo dõi thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn - trung - dài hạn, kế hoạch
đầu tư, hoàn tất các thủ tục đầu tư, quản lý và phát triển dự án, tổ chức và triển khai thực hiện các dự án đầu tư, đề xuất các giải pháp thực hiện trình Hội đồng quản trị và ban Tổng Giám đốc Công ty để kịp thời chỉ đạo điều hành chung.
Đề xuất các giải pháp, chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh năm của Công ty trình Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt.
Tư vấn, tham mưu cho Ban Tổng giám đốc về công tác kế hoạch. Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tác kế hoạch.
Tiếp nhận, quản lý hồ sơ hạng mục công trình tổng thầu, nhận thầu để
giao cho đơn vị thi công.
Phối hợp cùng phòng Kỹ thuật công nghệ theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát kỹ thuật chất lượng, tiến độ thi công công trình tổng thầu, nhận thầu. Tham gia xử lý các vấn đề kỹ thuật, khối lượng phát sinh trong thi công và kiến nghị xử lý các vi phạm theo quy định của pháp luật.
Phòng Kỹ thuật công nghệ:
Nghiên cứu các dự án đầu tư, đề xuất phương án đầu tư trình Hội đồng quản trị phê duyệt, nghiên cứu ứng dụng giải pháp công nghệ thi công tiên tiến, các vật liệu xây dựng mới.
Tham mưu giúp Tổng Giám đốc trong việc thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về hệ thống xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật, xây dựng giao thông cầu đường bộ.
Thường trực Hội đồng Khoa học kỹ thuật và sáng kiến cải tiến kỹ thuật, bồi dưỡng nghiệp vụ, công tác thi nâng bậc công nhân hàng năm.
Chịu trách nhiệm quản lý và bảo vệ tài sản Nhà nước được giao theo quy
định của pháp luật và của đơn vị.
Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát kỹ thuật chất lượng, tiến độ thi công công trình tổng thầu, nhận thầu. Tham gia xử lý các vấn đề kỹ thuật, khối lượng phát sinh trong thi công và kiến nghị xử lý các vi phạm theo quy
định của pháp luật.
Định kỳ kết hợp với các phòng ban có liên quan để kiểm kê, kiểm tra kỹ
thuật thiết bị đề xuất thanh xử lý tài sản cố định hư hỏng, không sử dụng đến hoặc không còn sử dụng được.
Phòng Tài chính kế toán:
Tham mưu trực tiếp cho Tổng giám đốc trong công tác tài chính, chấp hành các nguyên tắc quản lý tài chính, đồng thời kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn công tác kế toán cho các đơn vị trực thuộc. Lập báo cáo theo quy định.
Tham mưu giúp Tổng Giám đốc trong việc thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tài chính kế toán, hạch toán kế toán, thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế, kiểm soát tài chính kế toán tại Tổng Công ty. Thực hiện chức năng kiểm soát viên nhà nước tại Tổng Công ty. Quản lý và sử dụng vốn ngân sách và các nguồn vốn do Tổng Công ty huy động.
Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty, trình Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị phê duyệt.
Tư vấn, tham mưu cho Tổng Giám đốc về các chiến lược tài chính ngắn, trung và dài hạn trên cơ sở các Dự án đang và sẽ triển khai.
Kiểm tra, giám sát tình hình, công tác tài chính kế toán đểđảm bảo tuân thủ
quy chế của Công ty và các quy định liên quan của Pháp luật. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực phản ánh đầy đủ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị.
Hướng dẫn các đơn vị thực hiện chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, báo cáo tài chính kế toán tại các đơn vị trực thuộc, tự kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách và kỷ luật thu chi tài chính để hạn chế và tránh những sai sót trong việc sử dụng vốn và quản lý tài sản.
* Các đơn vị thành viên:
Các đơn vị hạch toán độc lập: Là những đơn vị chịu sự quản lý của Tổng công ty về mặt hành chính tổ chức. Những đơn vị này tự hạch toán kinh doanh, nộp về Tổng Công ty các quỹ theo quy chế quản lý tài chính, chi phí quản lý cấp trên và các chi phí liên quan đến tổ chức đấu thầu các công trình mà Tổng công ty thực hiện. Các công ty hạch toán độc lập vẫn phải chịu sự
chi phối từ Tổng công ty trong việc vay vốn để đầu tư và tổ chức liên kết để
tham gia đấu thầu những công trình có quy mô lớn.
Các đơn vị hạch toán phụ thuộc: Là những đơn vị chịu sự quản lý của Tổng công ty về tất cả các mặt hoạt động. Các đơn vị này cũng hạch toán riêng, nhưng chịu sự điều phối chung về lợi nhuận, thuế thu nhập doanh
nghiệp. Các hoạt động của giám đốc phải được thực hiện dưới ủy quyền của Tổng giám đốc. Tổng công ty là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết qủa kinh doanh của những đơn vị này.
Ngoài các phòng chức năng ở Tổng công ty, các đơn vị trực thuộc hình thành bộ máy quản lý: chẳng hạn công ty cổ phần 565 có bộ máy quản lý như sau:
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ tổ chức quản lý Công ty cổ phần 565
Giám đốc trong việc quản lý Công ty gồm : Phòng Kế hoạch kinh doanh, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Kỹ thuật chất lượng, Phòng Tổ chức hành chính. Ngoài ra Công ty còn các đội sản xuất như: Đội sản xuất đá, Đội thi công thảm Bê tông nhựa, 04 đội thi công công trình. Khi có công trình cụ thể
công ty mới thành lập Ban chỉ huy công trường và các đội thi công theo từng công trình.
b. Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty * Đặc điểm bộ máy kế toán Tổng Công ty
Bộ máy kế toán Tổng Công ty được tổ chức theo mô hình phân tán. Văn
ĐỘI SẢN XUẤT ĐÁ THẢM BÊ TÔNG ĐỘI THI CÔNG
NHỰA
04 ĐỘI THI CÔNG CÔNG TRÌNH BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ HOẠCH – KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH PHÒNG KỸ THUẬT CHẤT LƯỢNG
phòng Tổng Công ty gồm kế toán trưởng, phó phòng kế toán, các kế toán viên theo dõi các phần hành và một thủ quỹ. Các đơn vị trực thuộc tùy vào quy mô lớn nhỏ mà có số lượng kế toán viên và thủ quỹ phù hợp. Kỳ kế toán lập báo cáo tài chính theo quý. Các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty sau khi đã quyết toán theo quý sẽ truyền file dữ liệu đồng thời chuyển chứng từ gốc về văn phòng Tổng Công ty tổng hợp lập báo cáo tài chính. Hình thức kế toán áp dụng tại Tổng Công ty là Chứng từ ghi sổ. Hiện tại phòng kế toán Tổng Công ty và dưới các đơn vị trực thuộc đều được trang bị hệ thống phần mềm kế
toán KTSYS để ghi sổ.
Sơđồ 2.4. Sơđồ tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty
Bộ máy kế toán của Tổng Công ty gồm 6 thành viên, đứng đầu là Kế
toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán của Tổng Công ty, giúp Tổng giám đốc giám sát tài chính tại Tổng Công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền, lập Báo cáo tài chính tổng hợp của Tổng Công ty. Phó phòng Kế toán chịu trách nhiệm tổng hợp sổ sách từ các phần hành để tập hợp chi phí, tính giá thành và tiêu thụ, lập Báo cáo tài chính Khối phụ thuộc và Văn phòng Tổng công ty. Ngoài ra, bộ máy kế toán tại Tổng công ty còn
Kế toán vật tư, tài sản cố định, công nợ và thuế Kế toán thanh toán Kế toán dự án KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN
chia thành các phần hành: Kế toán vật tư, tài sản cốđịnh, công nợ và thuế, Kế
toán thanh toán, Kế toán dự án. Mỗi phần hành được giao cho một kế toán viên phụ trách, riêng phần hành kế toán dự án do hai nhân viên kế toán đảm nhiệm. Các kế toán viên có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành của mình phụ trách.
* Đặc điểm bộ máy kế toán tại các đơn vị thành viên
Tại các đơn vị thành viên: Các đội xây lắp vừa có thể trực thuộc xí nghiệp, chi nhánh hoặc là đội thi công trực tiếp cho công ty. Tại mỗi đội không có tổ chức bộ máy kế toán riêng, chỉ có một nhân viên kế toán thống kê với nhiệm vụ tổng hợp chứng từ, ghi chép ban đầu và định kỳ thực hiện báo cáo theo hình thức báo sổ về phòng kế toán chi nhánh, xí nghiệp hoặc công ty. Tại các xí nghiệp, chi nhánh trực thuộc các đơn vị thành viên có tổ chức bộ máy kế toán riêng, công việc kế toán các hoạt động sản xuất kinh doanh do phòng kế toán ở chi nhánh, xí nghiệp đó thực hiện, định kỳ hàng qúy tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán gửi phòng tài chính - kế toán công ty để tổng hợp số liệu.
Tại các công ty, phòng tài chính - kế toán viên thực hiện tập hợp số liệu báo cáo các xí nghiệp, chi nhánh, đội xây lắp trực thuộc, theo dõi, phân bổ các khoản chi phí chung toàn công ty, hạch toán chi phí sản xuất giá thành cho các đội và lập báo cáo kế toán định kỳ hàng quý, năm. Đứng đầu phòng kế
toán là kế toán trưởng điều hành chung, giúp việc cho kế toán trưởng có các phó phòng kế toán và các nhân viên kế toán. Nhân viên kế toán thực hiện phần hành kế toán theo sự phân công của kế toán trưởng. Tổ chức kế toán ở
Ghi chú: Quan hệ chỉđạo Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.5. Bộ máy kế toán công ty thành viên
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TỔNG CÔNG TY