Phần 4 Kết quả và thảo luận
4.3. Đánh giá công tác đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất,
4.3.1. Thực trạng nguồn nhân lực làm công tác đăng ký giao dịch bảo đảm
Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội huyện Chương Mỹ, tiền thân là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc phịng Tài ngun và Mơi trường huyện Chương Mỹ được thành lập tại Quyết định số 455/QĐ-UBND ngày 13/6/2006 của UBND huyện Chương Mỹ, trực thuộc và chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện. Thực hiện Quyết định số 1358/QĐ-UBND ngày 31/3/2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc thành lập Văn phòng đăng ký Đất đai Hà Nội trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường trên cơ sở tổ chức lại Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc UBND các quận, huyện, thị xã; Trong đó có Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai Hà Nội huyện Chương Mỹ là đơn vị sự nghiệp dịch vụ cơng, có con dấu và hạch tốn phụ thuộc Văn phịng đăng ký đất đai Hà Nội. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Thông tư liên tịch số 15/2015/TTLT-BTNMT-BNV-BTC ngày 04 tháng 4 năm 2015 của Liên Bộ Tài nguyên và Môi trường - Bộ Nội vụ - Bộ Tài chính hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.
Tổng số cán bộ, viên chức của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội huyện Chương Mỹ tính đến tháng 6 năm 2017 có 04 viên chức, và 17 người lao động. Trình độ chun mơn của cán bộ Văn phịng cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao, gồm 05 cán bộ có trình độ Thạc sỹ, 15 cán bộ có trình độ Đại học (trong đó có 3 người đang học Thạc sỹ) và 01 cán bộ trình độ Trung cấp (đang học Đại học). Lãnh đạo quản lý có: 01 Giám đốc và 02 Phó giám đốc. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính về đất đai có 01 viên chức của Văn phịng, làm cơng tác kiêm nhiệm.
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính về đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận (gọi tắt là Bộ phận một cửa) thuộc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Chương Mỹ chính thức được thành lập và đi vào hoạt động kể từ ngày 16/02/2012, trải qua 4 năm hoạt động sau đó đổi tên thành Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính về đất đai thuộc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội huyện Chương Mỹ, được sự quan tâm
của Huyện ủy, UBND huyện Chương Mỹ đã bố trí bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cửa ngồi vị trí chung phịng tiếp nhận (diện tích 15 m2 )với Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính của UBND huyện Chương Mỹ. Trung bình mỗi ngày làm việc có khoảng 35 đến 40 lượt người đến nộp hồ sơ và nhận trả kết quả theo thứ tự xếp số bằng thẻ phát số được Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội đầu tư trang bị cho các hệ thống Chi nhánh Văn phòng đăng ký.
Hiện nay, bộ phận một cửa có 01 Phó Giám đốc phụ trách và 01 viên chức và 01 hợp đồng chun mơn có quần áo đồng phục do Văn phòng đăng ký Hà Nội trang bị, luân phiên trực tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính về đất đai trong đó có thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất. Tại bộ phận một cửa có bảng cơng khai các danh mục thủ tục hành chính hướng dẫn quy định thực hiện việc đăng ký, quy định phí, lệ phí…
4.3.2. Trình tự, thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất
* Trình tự thực hiện việc đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất bao gồm 06 bước được thể hiện tại hình sơ đồ 4.3.
Hình 4.3. Sơ đồ quy trình giao dịch đảm bảo bằng quyền sử dụng đất
Công dân nộp hồ sơ đăng ký Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Lãnh Đạo bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Bộ phận đăng ký cấp GCN Lãnh đạo Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ Cán bộ chuyên môn thụ lý (Nhập cơ sở dữ liệu trên phần mềm Vilis,
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người đi đăng ký giao dịch bảo đảm nộp hồ sơ tại bộ phận “một cửa” thuộc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội huyện Chương Mỹ.
- Hồ sơ đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất gồm có:
+ Đơn yêu cầu đăng ký thế chấp: 02 bản chính (Theo mẫu: 01/ĐKTC - Phụ lục số 01);
+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, có cơng chứng, chứng thực hoặc có xác nhận theo quy định của pháp luật (01 bản chính);
+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (01 bản chính và 01 bản sao);
+ Văn bản ủy quyền trong trường hợp người yêu cầu đăng ký thế chấp là người được ủy quyền (01 bản sao có cơng chứng hoặc chứng thực);
+ Chứng minh nhân dân, hộ khẩu (01 bản sao).
- Hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung thế chấp đã đăng ký:
+ Đơn yêu cầu đăng ký thay đổi nội dung thế chấp đã đăng ký: 02 bản chính (Theo mẫu 02/ĐKTĐ-SCSS - Phụ lục số 02);
+ Hợp đồng về việc thay đổi trong trường hợp các bên thỏa thuận bổ sung, rút bớt tài sản thế chấp, thỏa thuận rút bớt, bổ sung, thay thế một trong các bên ký kết hợp đồng thế chấp (01 bản chính) hoặc văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong trường hợp thay đổi tên, thay đổi loại hình doanh nghiệp, thay đổi một trong các bên ký kết hợp đồng thế chấp theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (01 bản sao có chứng thực);
+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (01 bản chính).
- Hồ sơ xóa đăng ký thế chấp:
+ Đơn yêu cầu xóa đăng ký thế chấp: 01 bản chính (Theo mẫu 03/XĐK - Phụ lục số 03);
+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (01 bản chính);
+ Văn bản đồng ý xóa đăng ký thế chấp của bên nhận thế chấp trong trường hợp người yêu cầu xóa đăng ký là bên thế chấp (01 bản chính);
+ Văn bản ủy quyền trong trường hợp người yêu cầu đăng ký là người được ủy quyền (01 bản sao có chứng thực).
- Hồ sơ yêu cầu sửa chữa sai sót nội dung đăng ký thế chấp do lỗi của người thực hiện đăng ký:
+ Đơn yêu cầu sửa chữa sai sót (Mẫu số 02/ĐKTĐ-SCSS - 02 Bản chính); + Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất nếu nội dung đăng ký thế chấp đã ghi trên Giấy chứng nhận đó có sai sót (01 bản chính);
+ Đơn yêu cầu đăng ký có chứng nhận của cơ quan đăng ký nếu phần chứng nhận nội dung đăng ký có sai sót (01 bản chính);
+ Văn bản ủy quyền trong trường hợp người yêu cầu sửa chữa sai sót là người được ủy quyền (01 bản sao có chứng thực).
Bước 2. Kiểm tra hồ sơ
Sau khi nhận được hồ sơ yêu cầu đăng ký, cán bộ tiếp nhận và trả kết quả thực hiện các việc sau đây:
- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký (rà soát, đối chiếu, đầu mục hồ sơ). + Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì nhập hồ sơ trên phần mềm 1 cửa của hệ thống Chi nhánh văn phòng đăng ký; ký và ghi rõ họ, tên vào phần cán bộ tiếp nhận hồ sơ; vào sổ tiếp nhận hồ sơ đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; sau đó cấp cho người yêu cầu đăng ký phiếu hẹn trả kết quả hồ sơ.
+ Trường hợp hồ sơ khơng hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ từ chối nhận hồ sơ đăng ký và hướng dẫn người yêu cầu đăng ký thực hiện theo đúng quy định;
- Chuyển hồ sơ đăng ký lên Lãnh đạo Chi nhánh để ký bàn giao cho cán bộ chuyên môn thụ lý, thẩm định hồ sơ.
Thời gian thực hiện: 0,5 ngày.
Bước 3: Bàn giao hồ sơ cho bộ phận đăng ký cấp Giấy chứng nhận Chi nhánh huyện Chương Mỹ
Sau khi cán bộ thuộc bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra chuyển hồ sơ. Trưởng bộ phận đăng ký cấp Giấy chứng nhận giao hồ sơ cho cán bộ chuyên môn thụ lý.
Bước 4: Thẩm định hồ sơ
Cán bộ chuyên môn thuộc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Chương Mỹ có trách nhiệm kiểm tra tồn bộ hồ sơ, đối chiếu với các văn bản theo quy định.
Đối với hồ sơ đủ điều kiện xác nhận các nội dung theo yêu cầu: đăng ký thế chấp, xóa đăng ký thế chấp, thay đổi nội dung đăng ký… của công dân (ghi nội dung xác nhận của Chi nhánh văn phòng đăng ký trên trang bổ xung kèm theo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất được quy định tại Điểm a khoản 2 Điều 20 của Thông tư số 23/2014 TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường) nhập cơ sở dữ kiệu trên phần mềm Vilis, vào sổ theo quy định và chuyển hồ sơ trình Lãnh đạo Chi nhánh Văn phịng ĐKĐĐ ký duyệt.
Còn trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện (về nội dung) hay có thơng tin ngăn chặn đăng ký theo quy định thì cán bộ thực hiện việc đăng ký làm văn bản trình lãnh đạo ký duyệt theo thẩm quyền và chuyển hồ sơ kèm theo văn bản cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cửa.
Thời gian thực hiện: 1 ngày. Bước 5: Ký duyệt hồ sơ
Sau khi cán bộ chuyên môn thụ lý thẩm định hồ sơ đủ điều kiện, Lãnh đạo Chi nhánh Văn phòng đăng ký kiểm tra hồ sơ sau đó ký duyệt và trả hồ sơ về bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Thời gian ký, duyệt: 0,75 ngày. Bước 6: Trả kết quả
- Cán bộ bộ phận một cửa đóng dấu.
- Cán bộ một cửa kiểm tra phiếu hẹn, trả kết quả cho người đi đăng ký. - Viết biên lai, thu lệ phí theo quy định và thu lại phiếu hẹn đã đưa cho người đi đăng ký, sau đó là lưu trữ hồ sơ.
Ghi chú: trong quá trình thực hiện các bước trên đến bước nào ngồi việc chuyển hồ sơ dạng giấy còn phải chuyển hồ sơ (tích hồ sơ) theo phần mềm đã cài đặt để quản lý và theo dõi việc thực hiện đăng ký báo cáo tháng, quý, năm.
Tổng thời gian giải quyết tối đa hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất là không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.