2. Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh của khách sạn Phương Nguyên.
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn.
* Giám Đốc.
Chức năng nhiệm vụ của Giám đốc: Chịu sự lãnh đạo của hội đồng quản
trị, nghiêm túc chấp hành các phương châm chính sách, pháp luật của Nhà nước, đề ra và tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh và thực hiện kế hoạch kinh doanh của khách sạn, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khách sạn.
2.1. Bộ phận kinh doanh ăn uống.
Chức năng: Kinh doanh mặt hàng ăn uống cho khách lưu trú trong khách sạn và khách ngoài khách sạn.
Nhiệm vụ: Kinh doanh hàng ăn uống phải đảm bảo tính tuyệt đối về vệ sinh an toàn thực phẩm, các món ăn phải phù hợp với thị hiếu, khẩu vị của khách hàng.
Các món ăn phải đủ về số lượng, chất lượng và có tính thẩm mỹ cao.
Nhà ăn phải được giữ gìn sạch sẽ, khi bày bàn phải gọn gàng sạch sẽ và đẹp mắt đúng tiêu chuẩn, phù hợp với từng bữa ăn và yêu cầu của khách hàng.
Đề xuất những ý kiến đóng góp với ban Giám đốc về cách bố trí đón tiếp khách cũng như cách thiết kế các trang thiết bị phục vụ cần thiết có lợi cho việc hoạt động kinh doanh của khối.
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ và ngành hàng kinh doanh.
2.2. Bộ phận kinh doanh lưu trú.
- Bộ phận buồng.
Chức năng: Thực hiện các chức năng kinh doanh dịch vụ buồng ngủ.
Trực tiếp quản lý các tài sản và thực hiện các nghiệp vụ ở buồng đồng thời quản lý bán hàng tại minibar.
Nhiệm vụ: với 32 phòng ngủ, bộ phận buồng có trách nhiệm đảm bảo phục
vụ khách một cách tốt nhất trong suốt quá trình khách lưu trú tại khách sạn. Tiến hành làm vệ sinh buồng theo đúng trình tự và kỹ thuật đảm bảo vệ
sinh sinh hoạt và kỹ thuật của các trang thiết bị trong buồng đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách.
Đảm bảo tuyệt đối về tài sản hiện có trong phòng của khách sạn cũng như tài sản của khách hàng.
Quản lý chặt chẽ số lượng, chất lượng các tài sản được giao, cũng như số buồng, buồng cho thuê còn trống, phối hợp với các bộ phận có liên quan cùng bảo dưỡng sửa chữa trang thiết bị trong buồng.
Phải phối hợp với lễ tân trong việc đón, tiễn khách ở khách sạn và không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
Quản lý và bảo quản hàng hóa.
- Bộ phận lễ tân: Bộ phận này được coi là trung tâm thần kinh của khách sạn. Là cầu nối giữa khách hàng với các bộ phận trong khách sạn. Đây là bộ phận đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, thông qua các nghiệp vụ của mình như đặt buồng, đăng ký khách sạn, phục vụ khách trong thời gian lưu trú, thanh toán, tiễn khách… Bộ phận lễ tân đại diện cho các bộ phận khác trong khách sạn cung cấp thông tin và các dịch vụ cho khách. Ngoài ra bộ phận lễ tân còn có vai trò quan trọng trong việc tuyên truyền, quảng cáo về khách sạn tới khách hàng. Bên cạnh đó, bộ phận này còn đóng vai trò cố vấn cho ban giám đốc khách sạn trong việc đề ra chiến lược, chính sách kinh doanh trong khách sạn vì họ là người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên có thể dễ dàng nắm bắt được sở thích, nhu cầu, thị hiếu…của khách, giúp nhà quản trị đưa ra được những chiến lược kinh doanh phù hợp. Bộ phận lễ tân được đặt ở vị trí tiền sảnh của khách sạn và trang bị những trang thiết bị hiện đại và tiên tiến giúp cho việc bán buồng đạt hiệu quả cao nhất làm tăng doanh thu cho khách sạn.
2.3. Bộ phận hành chính.
Chức năng: Là cơ quan tham mưu cho ban Giám đốc về tổ chức nhân sự, lao động tiền lương, các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước và thực hiện các công tác khác như: Y tế, vệ sinh, quản trị, bảo vệ.
trong đó phải xây dựng nội quy, quy chế quản lý, chính sách của khách sạn.Phổ biến các chế độ chính sách mới của Đảng, Nhà nước và các quyết định của Giám Đốc khách sạn đến các đơn vị thuộc khách sạn.
Thực hiện công tác về tổ chức bộ máy và tuyển dụng lao động, kỷ luật. Xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ chính trị quả lý nghiệp vụ, ngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên.
Tổng hợp các số liệu của các bộ phận về hoạt động của khách sạn, chuẩn bị nội dung báo cáo sơ kết, tổng kết về chuyên môn, về hoạt động của khách sạn.
Thực hiện giám sát các kế hoạch đầu tư và nâng cấp trong toàn khách sạn và tiến hành mua sắm nâng cấp, cải tạo phương tiện ở nơi làm việc của ban Giám đốc, các phồng chức năng và lãnh đạo các khối trong khách sạn. Đề xuất với Giám đốc phương hướng đầu tư và lập các kế hoạch đầu tư trên cơ sở các số liệu cho phép.
2.4. Bộ phận bảo trì bảo dưỡng.
Chức năng: Đảm bảo kỹ thuật các hệ thống trong khách sạn 24h/24h
Cung cấp đầy đủ máy móc trang thiết bị phục vụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Giúp Giám đốc khách sạn trong lĩnh vực kỹ thuật điện, nước.
Nhiệm vụ: Phối hợp với các bộ phận, phòng ban chức năng khác thường xuyên
kiểm tra sửa chữa các trang thiết bị trong khách sạn để có chất lượng tốt. 2.5. Bộ phận tài chính kế toán.
Chức năng: Chịu sự quản lý và giám sát của ban Giám đốc. Là cơ quan tham
mưu giúp Giám đốc tổ chức bộ máy tài chính kế toán của khách sạn.Đồng thời đôn đốc và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính – kế toán – thông tin kinh tế và tổ chức hạch toán kinh tế trong toàn bộ khách sạn theo chế độ chính sách pháp luật.
Nhiệm vụ:
Tổ chức bộ máy kế toán: Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của khách sạn để chọn hình thức tổ chức kế toán tập trung hay phân tán và bộ máy kế toán thích
hợp nhất.Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài sản, lưu trữ sổ kế toán, báo cáo kế toán và chứng từ kế toán một cách khoa học.
Xây dựng kế hoạch huy động vốn đảm bảo cho việc kinh doanh, thanh toán tiền hàng và thu hồi nợ kịp thời và đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến hoàn thiện hệ thống quản lý vốn trong khách sạn.
Phải chịu trách nhiệm đối với mọi sự thất thoát về tài sản và vốn của khách sạn nếu có.
2.6. Bộ phận dịch vụ bổ sung.
Chức năng: Kinh doanh các dịch vụ như Karaoke, giặt là, massage và các dịch vụ khác đồng thời tham mưu cho Giám đốc về các dịch vụ bổ sung nhằm ngày càng hoàn thiện các dịch vụ của khách sạn.
Bộ phận này làm việc 24/24 khi khách có yêu cầu, giúp đem lại cảm giác thoải mái nhất cho khách hàng, góp phần tăng mức độ hài lòng của khách hàng với khách sạn, tạo ấn tượng tốt đẹp với khách.
2.7. Bộ phận an ninh.
Đây là bộ phận mang tính chất rất đặc thù của bộ phận kinh doanh khách sạn, do yêu cầu cần phải đảm bảo an ninh, an toàn tuyệt đối cho du khách trong thời gian lưu trú cả về người, tài sản và danh dự của họ, đảm bảo tuyệt đối tài sản và an ninh của khách sạn, là một phần trong cơ cấu chữ tín của khách sạn.Bộ phận an ninh phải duy trì công tác bảo vệ trực 24h/24h kiểm soát luồng người ra vào khách sạn, quản lý hệ thống báo động của khách sạn, hệ thống chiếu sáng, hệ thống két an toàn.