6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
2.2.4. Thực trạng trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình tài chính
chính
Hoạt động huy động vốn: Để bổ sung vốn cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có thể huy động vốn từ các nguồn: vay ngân hàng, tín dụng thương mại hoặc phát hành trái phiếu. Tại Công ty, đối với hoạt động huy động vốn từ nguồn vay ngân hàng, kế toán tiền vay ngân hàng phải theo dõi các khoản vay của từng ngân hàng, từng dự án. Tính và trả
lãi vay cho các đối tượng, hạch toán chênh lệch ngoại tệ, lập hồ sơ bão lãnh và xác nhận vay vốn, theo dõi vốn góp.
Hoạt động đầu tư và mua sắm TSCĐ: Tài sản cố định đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. TSCĐ được hình thành là kết quả của quá trình đầu tư của doanh nghiệp. Có thể nói rằng đầu tư là hoạt động có vai trò quan trọng, quyết định sự phát triển và khả
năng tăng trưởng của doanh nghiệp. Về mặt tài chính, đây là quyết định tài trợ
dài hạn, có tác động lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tại Công ty Cổ phần vận tải Đa phương thức, công tác đầu tư được chú trọng trong những năm qua được Công ty chú trọng. Sau khi phương án đầu tư và kế hoạch tài chính cho việc mua TSCĐ đã được ban lãnh đạo phê duyệt. Việc mua sắm TSCĐ sẽ do Phòng kỹ thuật phụ trách.
+ Trong trường hợp mua TSCĐ có giá trị nhỏ, việc mua, nhận bàn giao TSCĐ và thanh toán sẽ được thực hiện như việc mua hàng hóa trong chu trình mua hàng và thanh toán.
+ Trong trường hợp thực hiện đầu tư các dự án lớn, khi TSCĐ mua về
bàn giao đưa vào sử dụng, các bên giao nhận phải lập Biên bản giao nhận TSCĐ kèm theo các hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ liên quan.
Kế toán TSCĐ và quản lý các dự án đầu tư sẽ tập hợp chứng từ, theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định trong năm, lập bảng tính khấu hao văn phòng Công ty, tại đơn vị phụ thuộc, hạch toán báo sổ và những tài sản cố định cấp cho đơn vị phụ thuộc hạch toán tự trang trải, tham gia quyết toán công trình đầu tư xây dựng cơ bản.
Hạch toán tổng hợp và lập Báo cáo tài chính: Đối với các hoạt động nội bộ, định kỳ hàng quý các đơn vị thụ thuộc sẽ bàn giao chứng từ. Kế toán theo dõi công nợ nội bộ nhận hồ sơ, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế thu hộ, chi hộ Công ty tại các đơn vị phụ thuộc.
Định kỳ, hàng quý, hàng năm kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu kế
toán từ các phần hành, lập báo cáo tài chính trình Phó phòng tài chính kế toán kiểm tra, phê duyệt. Sau đó kế toán trưởng kiểm tra, kí duyệt.
Đối với việc hợp nhất Báo cáo tài chính sẽ do Phó phòng kế toán phụ
trách. Do đặc thù của công ty có nhiều công ty con mà phần mềm kế toán tại công ty chưa có khả năng hợp nhất số liệu để lập Báo cáo tài chính hợp nhât.
Điều này gây mất thời gian và khó khăn, vất vả cho bộ phận kế toán tại tổng công ty trong công tác lập báo cáo tài chính hợp nhất. Hơn nữa, rất mất thời gian trong công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu, chứng từ giữa bộ phận kế toán tại trụ sở chính và tại các công ty con.
2.2.5.Thực trạng tổ chức dữ liệu và mã hóa dữ liệu tại Công ty Cổ
phần Vận tải Đa phương thức
a. Thực trạng tổ chức dữ liệu
Tại Công ty, Phòng Tài chính-Kế toán hiện đang sử dụng phần mềm Fast, phòng Tổ chức lao động sử dụng phần mềm SSP, còn các bộ phận liên
quan lưu trữ thông tin dưới dạng bằng file Word hay Excel, nên cơ sở dữ liệu chưa được tích hợp với nhau. Chứng từ được lưu trữ tại nhiều bộ phận, phòng ban do đó việc trao đổi thông tin giữa các kế toán viên và giữa bộ phận kế
toán với các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp bị hạn chế. Điều này dẫn đến việc thu thập, xử lý thông tin bị chồng chéo nhau, thông tin cung cấp thường chậm, làm giảm hiệu quả công tác kế toán của doanh nghiệp. Đồng thời gây khó khăn trong công tác đối chiếu số liệu giữa bộ phận kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, làm hạn chế việc truy xuất thông tin để
lập các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý. Cụ thể:
- Thông tin về báo giá, công nợ khách hàng tại Phòng Tài chính kế toán không được luân chuyển kịp thời đến bộ phận Trung tâm tiếp thị, phòng Kinh doanh làm ảnh hưởng đến quá trình ký kết hợp đồng với khách hàng.
- Việc cập nhật thông tin về hành trình của tàu, xe rất quan trọng, giữa các bộ phận phải phối hợp với nhau một cách đồng bộđể tránh tình trạng tàu
đến nhưng kho bãi vẫn chưa chuẩn bị xong cũng như việc thuê kho bãi đã sẵn sàng nhưng tàu vẫn chưa cập cảng gây tốn kém trong việc thuê kho bãi, thời gian tàu cập cảng lâu làm chí phí sản xuất tăng.
-Dữ liệu, chứng từ được lưu trữ ở nhiều bộ phận, nhưng vẫn chưa hiệu quả, chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý. Vẫn còn tình trạng xe báo cáo tốt nhưng khi điều động lại không vận hành được gây trở ngại cho sản xuất, ảnh hưởng đến tiến độ. Công tác quản lý vật tư còn nhiều yếu kém, bị thất thoát, gây lãng phí là do công tác đối chiếu dữ liệu chỉ được thực hiện định kỳ, không thường xuyên. Khi bộ phận kỹ thuật cần xem xét tình hình công nợ nhà cung cấp thì phải chờ báo cáo do bộ phận kế toán cung cấp, ngược lại, khi vật tư nhập kho hay xuất kho thì bộ phận kế toán phải chờ chứng từ do Phòng kỹ
thuật vật tư chuyển sang mới cập nhật dữ liệu. Do đó số liệu tồn kho thường chênh lệch so với thực tế.
b. Công tác mã hóa dữ liệu
Công tác mã hóa dữ liệu tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức
được thực hiện khá đơn giản. Một số bộ mã hiện có tại Công ty như sau:
Mã khách hàng: cùng một đối tượng nhưng ở 2 bộ phận là Phòng Tài chính kế toán và phòng Kinh doanh lại xây dựng các bộ mã khác nhau, cụ thể:
Phòng Tài chính kế toán Phòng Kinh doanh - Là Mã số thuế - 0100101298: Công ty Du lịch và Thương mại TKV - Có dạng: KHXXX trong đó KH: Khách hàng, XXX: Số thứ tự của khách hàng - KH101: Công ty Du lịch và Thương mại TKV
Mã nhân viên: Do sử dụng hai phần mềm khác nhau nên phòng Tài chính kế toán, và Phòng Tổ chức Lao động xây dựng bộ mã theo yêu cầu quản lý của mình mà chưa có sự thống nhất với nhau.
Phòng Tài chính kế toán Phòng Tổ chức Lao động - Có dạng: NV-XXXX trong đó
NV: Nhân viên, XXXX: Số thứ
tự của nhân viên
- NV-0294: Nguyễn Văn An
- Sử dụng chữ cái đầu tiên trong tên nhân viên và số thứ tự khi tạo mã.
- NVA0294: Nguyễn Văn An
Mã phí: bộ mã này do phòng kế toán xây dựng, trong đó: Ba chữ sốđầu là tên tài khoản Chi phí
Các Chữ cái tếp theo là viết tắt của tên chi phí phát sinh Ví dụ: 621-NLDAU: 621- Nhiên liệu dầu Diezl
627-CVC: 627 – Cước thuê ngoài vận chuyển 627-DMPSC: 627 – Dầu mỡ phụ sữa chữa
Mã vụ việc: sử dụng chữ cái viết tắt của vụ việc VCHANGHOAVT2 – Vận chuyển hàng hóa VT2 MBKHO: Cho thuê mặt bằng kho
Mã vật tư : Do phòng kỹ thuật vật tư xây dựng, là tên viết tắt của các laọi vật tư
DTL: Dầu thủy lực NHOT: Nhớt ô tô
Cùng một khách hàng nhưng tồn tại hai mã khác nhau do hai bộ phận khác nhau tạo ra, điều này gây cản trở trong công tác đối chiếu, kiểm tra số
liệu. Đồng thời việc truy xuất dữ liệu khi cần tổng hợp thông tin về tình hình công nợ của khách hàng cũng như của nhà cung cấp cũng gặp khó khăn bởi mã số thuế dài, khó nhớ.
Việc xây dựng bộ mã xây dựng như hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu quản lí, các bộ mã không thể hiện được thuộc tính của đối tượng, chưa có sự
thống nhất giữa các phòng ban với nhau.