6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
1.3.6.Tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệ u
a. Tổ chức cơ sở dữ liệu
Khái niệm cơ sở dữ liệu
Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ trên giá mang, có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng. Với hệ
thống kế toán thông thường xử lý thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên giá mang là giấy, và cấu trúc của các dữ liệu chính là các mẫu chứng từ, sổ sách. Với hệ thống kế toán dùng máy tính, dữ liệu được lưu trữ trên giá mang là
đĩa/băng dưới dạng tập tin và cấu trúc của các dữ liệu chính là cấu trúc của tập tin cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu giữ trong các tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất thành một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là xử lý dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế
Tổ chức cơ sở dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán theo ERP
Hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc: nếu bước hoạt động trước chưa được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn cứ để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực hiện. Hệ thống ERP tích hợp tất cả các dữ liệu và quy trình của một tổ chức vào trong một hệ thống hợp nhất. Một hệ thống ERP sẽ sử dụng nhiều thành phần của phần mềm và phần cứng máy tính để thực hiện việc tích hợp này.
Trong hệ thống ERP, tất cả các dữ liệu được tích hợp chặt chẽ với nhau và sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất để lưu trữ dữ liệu cho các module hệ
thống khác nhau. Do đó các phân hệ đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, không mâu thuẫn với nhau, các dữ liệu
được sử dụng hiệu quả cao. Hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng. Nhờ có sự liên kết dữ liệu nên các thông tin tài chính của doanh nghiệp có thể thay đổi từ thông tin tĩnh thành thông tin
động và cung cấp thông tin kịp thời, do đó thời gian trễ của thông tin quản lý
đã được giảm thiểu .
Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết các hệ thống ERP giúp cho việc hợp nhất số liệu của các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh trở nên thuận tiện và dễ
dàng hơn bao giờ hết. Việc duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp. Đáp ứng mọi khả năng mở rộng quy mô của doanh nghiệp cả về chiều dọc lẫn chiều ngang. Nhờ tính chất linh hoạt trong cấu trúc quản lý, việc thêm mới một đơn vị thành viên cũng như
một cấp quản lý trong hệ thống ERP được thực hiện rất đơn giản, dễ dàng và không gây khó khăn trong việc tổng hợp cũng như đồng nhất số liệu.
Hình 1.5 Sự thu thập dữ liệu và chia sẻ dữ liệu trong môi trường ERP
Có nhiều mô hình dữ liệu đã được xây dựng cho các hệ cơ sở dữ liệu như mô hình thực thể mối liên kết (Entity_Relationship Model – ER), mô hình dữ liệu quan hệ (Relational Data Model – RD), mô hình mối liên kết thực thể mở rộng (Extended Entity Relationship Model – EER). Trong đó, mô hình mối liên kết thực thể mở rộng được đánh giá là hiệu quả và dễ sử dụng hơn cả. Mô hình này do P.Chen công bố năm 1976 rồi được hoàn thiện và phát triển bởi Teory và Fry năm 1982.
Theo mô hình EER (mô hình mối liên kết thực thể mở rộng), việc thiết kế cơ sở dữ liệu phải được thực hiện qua các bước:
Bước 1: Phân tích các yêu cầu về dữ liệu và xây dựng biểu đồ mô hình mối liên kết thực thể mở rộng, gồm hai việc
+ Xác định các tập thực thể và các thuộc tính
Để nhận ra tập thực thể, phải đặt câu hỏi để ghi nhận thông tin về thực thể: Cái gì mà ta cần lưu thông tin về nó? Cái gì là cốt yếu trong hệ thống? Cái gì mà ta nói về nó trong hệ thống?
Một tập thực thể có thể thuộc một trong ba loại:
Thông tin liên quan tới một giao dịch chủ yếu của hệ thống, ví dụ hóa
Thông tin liên quan đến thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống, ví dụ
như khách hàng, nhà cung cấp….
Thông tin đã được khái quát dưới dạng thống kê liên quan tới lập kế
hoạch hoặc quản lý. Chẳng hạn bảng chấm công, lịch trực… + Xác định các mối liên kết và các thuộc tính
Quan hệ giữa các tập thực thể thường được diễn tả bởi các động từ. Để
xác định được các mối quan hệ giữa các tập thực thể cần chú ý:
-Nếu cần phải lưu giữ thông tin về tập thực thể này trong tập thực thể (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
kia thì sẽ có một quan hệ xuất hiện để tạo mối liên kết.
-Khi quan hệ giữa hai thực thể là gián tiếp thì ta không cần phải xây dựng mối quan hệ giữa chúng
-Nên loại bỏ các mối liên kết dư thừa: hai hoặc nhiều mối liên kết được dùng để biểu diễn cùng một quan niệm. Một trường hợp quan trọng của mối liên kết dư thừa là tính phụ thuộc bắc cầu hay tính phụ thuộc chuyển tiếp.
Bước 2: Biến đổi biểu đồ mô hình mối liên kết thực thể mở rộng thành các quan hệ
Khi biến đổi các EER thành các quan hệ, ta có các loại quan hệ: Quan hệ thực thể: là tập thực thể được biến đổi thành quan hệ. Quan hệ liên kết: chính là mối liên kết được biến đổi thành quan hệ.
Bước3:Chuẩn hóa các quan hệ
Chuẩn hóa là quá trình chuyển một quan hệ có cấu trúc dữ liệu phức hợp thành các quan hệ có cấu trúc dữ liệu phức hợp thành các quan hệ có cấu trúc dữ liệu đơn giản và vững chắc hơn.
-Chuẩn hóa dạng 1: có chứa thuộc tính lặp phân rã quan hệ thành hai quan hệ
Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính lặp + phần khóa xác định chúng Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại + toàn bộ khóa
-Chuẩn hóa dạng 2: có chứa thuộc tính phụ thuộc vào một phần của khóa phân rã quan hệ thành hai quan hệ
Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần của khóa + phần khóa xác định chúng
Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại + toàn bộ khóa
-Chuẩn hóa dạng 3: Có tồn tại phụ thuộc bắc cầu trong quan hệ ta
thực hiện phân rã
Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu + thuộc tính cầu Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại + thuộc tính cầu + khóa
b. Tổ chức mã hóa dữ liệu
Khái niệm mã hóa dữ liệu
Mã hoá dữ liệu là sử dụng một hoặc nhiều kí tự (số, chữ) đại diện cho
đối tượng cần mã hoá.
Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán là thực hiện việc phân loại, sắp xếp các đối tượng kế toán thông qua việc biểu diễn các đối tượng theo những quy ước ngắn gọn nhưng bao hàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó.
Mục tiêu của việc xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán
-Nhận diện rõ ràng, không nhập nhằng một đối tượng trong tập hợp các
đối tượng.
-Biễu diễn đối tượng bằng những kí hiệu ngắn gọn và tuân thủ các quy tắc đã được thống nhất trong đơn vị.
-Biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng
-Cho phép thực hiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu khi nhập liệu.
-Đảm bảo tính bảo mật
Các phương pháp xây dựng bộ mã: Tùy thuộc vào mức độ đơn giản hoặc phức tạp của việc thiết kế các yếu tố cấu thành nên bộ mã, người ta phân thành hai nhóm: mã sơđẳng và mã phức tạp.
+ Mã sơ đẳng: gồm có các loại là mã số tuần tự và mã số tuần tự theo từng khoảng cách, mã số có ý nghĩa, mã số tự kiểm tra.
- Mã số tuần tự: Nguyên tắc tạo mã là cứ mỗi đối tượng mới xuất hiện thì người ta gán cho nó một con số kế tiếp theo thứ tự thời gian xuất hiện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Mã số tuần tự theo từng khoảng cách: Người ta dùng một loạt số liên tiếp để mã hóa những đối tượng có cùng đặc điểm bằng cách để dành những số trống để giữ cho bộ mã không bị xáo trộn trong quá trình chèn thêm mã.
- Mã số có ý nghĩa: Thông thường mã số có ý nghĩa bao gồm hai loại là mã số gợi nhớ và mã số mô tả.
Mã số gợi nhớ: Những kí hiệu lựa chọn để mã hóa cho phép người sử
dụng ghi nhớ dễ dàng ý nghĩa vì chúng gợi nhớ đối tượng mã hóa.
Mã số mô tả: Những kí hiệu được chọn làm mã cho phép mô tả những
đặc tính vĩnh cữu của đối tượng.
- Mã số tự kiểm tra: Nguyên tắc xây dựng bộ mã này là gán cho mã số
một mục khóa kiểm tra. Giá trị mục khóa này được tính toán từ giá trị mã số
và được kiểm tra mỗi lần nhập hoặc sử dụng mã đối tượng.
+ Mã phức tạp: sử dụng mã phức tạp để biểu diễn nhiều thuộc tính của
đối tượng. Việc xây dựng bộ mã phức tạp được xây dựng theo các cách sau: - Mã ghép nối: Bộ mã được chia thành nhiều vùng, mỗi vùng tương ứng với một thuộc tính của đối tượng.
- Mã số phân cấp: Khi xây dựng bộ mã phân cấp cần cho phép kéo dài các kí tự của mã số về phía bên phải đểđi sâu vào chi tiết cần biểu thị.
Cách thức tiến hành xây dựng bộ mã
Bước 1: Xác định vấn đề giải quyết
-Xác định tập hợp đối tượng phải xây dựng bộ mã, trong bước này cần chú ý đến thuộc tính nào của đối tượng cần được mã hóa và tổng sốđối tượng
-Xác định những ưu tiên cần được thực hiện: đó là bộ mã phải giúp nhận diện không nhập nhằng, biểu diễn được một số thuộc tính quan trọng và cho phép thống kê theo nhiều phương thức khác nhau.
Bước 2: Lựa chọn phương pháp xây dựng bộ mã
-Xác định một trật tựưu tiên cho các tiêu thức lựa chọn
-Tận dụng các bộ mã sẵn có
-Tham khảo ý kiến của người sử dụng trước khi xây dựng mã
-Kiểm tra độ ổn định của các của các thuộc tính đưa vào mã số
-Kiểm tra khả năng nới rộng và chèn thêm của mã số
Bước 3: Triển khai thực hiện
-Ban hành quy tắc sử dụng cho tất cả các đối tượng liên quan đến việc cấp mã và sử dụng mã
-Thông báo cho tất cả các bộ phận liên quan trong đơn vị về thời gian vận hành bộ mã mới, loại bỏ các mã đã lỗi thời.
Trong hệ thống ERP, thông tin kế toán không chỉ được cập nhật bởi bộ
phận kế toán trong doanh nghiệp mà còn do các bộ phận nghiệp vụ khác thực hiện và các dữ liệu sẽ tự động luân chuyển giữa các bộ phận. Chính vì vậy, để
dữ liệu được nhất quán và các bộ phận khác nhau có thể truy xuất các dữ liệu cần thiết liên quan thì bộ mã xây dựng cho các đối tượng phát sinh phải nhất quán, thống nhất chung toàn bộ hệ thống.